Modelo do Peso

Após a preparação da encomenda estar finalizada, o conferente da equipa de conferência desloca-se à mesma com um porta-paletes com balança, regida por objetivos de conferência que deveriam ser revistos. Este regista no sistema o suporte em questão através de um aparelho e pesa a palete, registando no sistema o valor lido. O sistema cruza a informação introduzida pelo conferente com o peso teórico da encomenda. Caso o peso obtido na pesagem esteja dentro de um intervalo de confiança previamente definido, este suporte é dado como conferido e pronto a expedir; caso contrário, o suporte é submetido a conferência e os erros detetados são corrigidos, apenas na faturação, devido à grande dificuldade de tornar a correção física suficientemente rápida e ágil.

Este modelo assenta nos seguintes pressupostos:

• Triagem de conferência através do peso das encomendas;

• Erros detetados nos entrepostos são submetidos a correção (na faturação); • Estivas mal construídas corrigidas e marcadas como erro;

• Artigos quebrados corrigidos;

4.2 Modelos Divergentes 35

• Revisão dos objetivos de conferência.

A figura4.1apresenta a micro-ação alternativa à conferência e auditoria ao erro.

Figura 4.1: Modelo Alternativo Proposto para a Conferência e Auditoria ao erro

4.2.1.1 Vantagens e desvantagens

Como é normal, o novo modelo não apresenta só vantagens. De seguida são apresentadas em forma de lista as vantagens e desvantagens deste modelo face ao atual para uma melhor análise do mesmo.

As vantagens deste novo modelo são: benefícios monetários; possibilidade de conferên- cia por loja (no modelo atual apenas pode existir conferência por suporte); conferência mais abrangente; otimização de processos; correção de erros, não passando os erros da logística para o resto da cadeia de abastecimento; recuperação da confiança por parte das lojas; e fim de processos intermédios de tratamento de litígios nem sempre claros nem transparentes.

As desvantagens que este modelo apresenta são: investimento em equipamento; investi- mento em formação; alguns erros "escondidos" (trocas de produtos com o mesmo peso ou peso semelhante); mudanças processuais; pesos de produtos bastante variáveis; continua a existir compensação por erros de preparação, mas de valor mais reduzido; e as paletes de madeira têm peso variável.

4.2.1.2 Intervalo de confiança

Um dos grandes desafios deste modelo foi a definição do intervalo de confiança. Isto pois por um lado não deveria ser demasiado grande, devido aos artigos com peso reduzido, mas também não deveria ser demasiado pequeno, de forma a não deixar de ser significante.

Após vários testes, foi determinado que o intervalo de confiança que melhor se adaptava a este modelo seria um intervalo variável que correspondesse ao peso do mais leve artigo presente no suporte em questão.

Assim, após o registo do suporte no sistema, este calculava automaticamente o intervalo de confiança. Por exemplo, num suporte com 100 kg, em que o artigo com o peso mais reduzido

36 Proposta de Solução Futura

fosse uma caixa de desodorizante da marca xpto com 1,3 kg, então o intervalo de confiança seria [100-1,3 kg ; 100 + 1,3 kg] ou seja o intervalo seria [98,7 kg ; 101,3 kg]. Isto significaria que caso o peso real do suporte fosse menor que 98,7 kg ou superior a 101,3 Kg este seria submetido a conferência; caso contrário este seria dado como pronto a expedir.

Este intervalo de confiança demonstra-se o mais fiável para detetar todos os erros existentes, mesmo sendo sabido que existem erros que não serão detetados. Uma vantagem deste modelo seria que o intervalo de confiança seria variável e, numa fase posterior, caso se entendesse que seria vantajoso, este poderia ser ajustado de forma a serem perseguidos outros objetivos - por exemplo, o intervalo podia ser aumentado de forma a que o foco da conferência fosse a deteção de erros grosseiros.

4.2.1.3 Tratamento de litígios e divergências

Os litígios e as divergências deverão decrescer bastante. A questão da falta dos suportes com- pletos, o problema mais significante de toda a cadeia de abastecimento seria completamente re- solvido com as etiquetas RFID. Quando faltasse um suporte seria fácil detetar onde ele estava e devolver o mesmo à loja ou então realizar uma alteração na faturação à mesma.

As divergências nas encomendas continuariam a existir. Para uma melhor confiança mútua entre as operações logísticas e as lojas seria acordado que as compensações seriam calculadas através do rácio do erro e das compras centralizadas, como já acontece, com o acréscimo da componente % de mercadoria não conferida.

Como não está prevista a introdução desta tecnologia, o tratamento de litígios e divergências seria tratado da mesma forma que é atualmente.

O caso das estivas mal construídas também iria desaparecer visto que um dos pressupostos deste modelo seria que todas estas estivas seriam corrigidas e construídas de forma correta.

4.2.1.4 Tratamento dos resultados da conferência

O papel administrativo da equipa CCM não iria desaparecer. O coordenador da equipa de conferência continuaria a ter de enviar mensalmente os documentos previstos. Para a logística continuaria a ser enviado o relatório da evolução mensal do erro por entreposto. Para as operações logísticas (supervisor do entreposto) seria enviado o relatório consolidado do erro por entreposto.

4.2.1.5 Objetivos de conferência

Com este novo modelo proposto, os objetivos de conferência deveriam ser revistos. A amostra deverá ser maior e a conferência poderá passar a ser por loja. Isto poderia alterar um pouco a definição dos objetivos. Este fator não pode ser considerado propriamente mau visto que a forma como são definidos os objetivos não é clara no seio do processo, e o modelo já foi definido há muitos anos atrás.

A ideia seria incluir, além das Unidades de Negócio e das Insígnias, uma variável loja, que seria uma sub-variável das insígnias.

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4.2.1.6 Simulação do modelo

A fim de efetuar uma validação teórica do modelo foi realizada um simulação do processo caso se utilizasse este modelo de conferência. O objeto de estudo foram os erros auditados durante um mês de 2017, num entreposto que funciona a temperatura ambiente.

Esta simulação foi realizada com os seguintes pressupostos:

• O mês em estudo teve 19 dias úteis de trabalho no qual foram preparados 75% da mercadoria expedida em todo o mês - apenas nestes dias houve conferência - igual a 4040022 suportes; • Todos os dias úteis tiveram o mesmo volume de expedição, igual a 212632 suportes; • Todos os dias estiveram 3 conferentes da equipa de conferência, e trabalharam durante 6

horas e 30 minutos, num total de 1170 minutos de trabalho diário;

• A conferência demoraria 25 minutos para suportes com erros, 5 minutos para suportes sem erros e 15 minutos para suportes com estivas incorretas ou artigos quebrados. Numa primeira fase do estudo, com ajuda da equipa de conferência foram identificados todos os suportes que tiveram erros nesse mês. Com a ajuda da mesma equipa foram registados todos os artigos que pertenciam a cada um dos suportes, incluindo os artigos em falta e excessos. Após isto, com a ajuda dos responsáveis pelo sistema informático utilizado nas operações logísticas foram recolhidos os respetivos pesos e volumes dos artigos contidos em suportes em que havia anomalias.

Foi então criada uma tabela que associava o peso/volume teórico, o peso/volume real auditado, o desvio encontrado, o peso/volume do artigo com menos peso/volume, o peso/volume do artigo com mais peso/volume, a média e a mediana de pesos/volumes dos artigos em cada suporte, o número de erros encontrados e o fluxo no qual o suporte foi preparado.

A partir deste momento foram descartadas as informações acerca do volume pois não são relevantes para o estudo em questão.

De seguida foi criada uma nova tabela associando os dados obtidos com o valor do erro admi- tido pelo porta-paletes escolhido [47] - 0,1% - e verificado se os erros seriam detetado ou os erros passariam "escondidos". Foi assumida uma atitude pessimista pelo que os erros que poderiam ser ou não detetados foram assumidos como detetados. De relembrar que o intervalo de confiança representa o peso do artigo com menor peso presente no suporte.

Assim conseguiu-se verificar quais os suportes que realmente seriam marcados com erro. De forma a averiguar quão mais profunda se tornaria a conferência foi-se apurar os tempos gastos nesta conferência e o tempo de trabalho que restaria, tendo sido assumidos os tempos descritos nos pressupostos.

Como o erro não tem padrão e é aleatório foi calculada uma média ponderada de tempo que é despendido na conferência de mercadoria. Esta média ponderada seria 50% da média diária, 25% da média semanal e 25% da média mensal. Assim foi obtido o tempo médio necessário para conferir uma palete diariamente.

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Obtendo estes valores foi possível simular o crescimento (em termos de amostra conferida) que este modelo poderia introduzir no processo.

Com a análise dos dados obtidos foi possível verificar um crescimento de 0,032% sobre a mercadoria total expedida no mês de estudo. Como foi referido antes, apenas 75% da mercadoria foi preparada em dias em que a equipa de conferência trabalhou. Tendo isso em conta podemos reparar um crescimento de cerca de 0,043% da conferência. Mensalmente é conferida cerca de 4% da mercadoria total expedida em todos os entreposto, sendo que algumas unidades de negócio não são auditadas por não estarem abrangidas nas compensações mensais. Posto isto podemos considerar que o crescimento da amostra conferida é razoavelmente significativa.

De seguida foi realizada uma análise aos suportes que teriam erros grosseiros, entenda-se erros superiores a 10 caixas - de forma a averiguar qual seria a afetação que a sua correção faria no valor final da compensação mensal.

Apesar de terem sido encontrados 14 suportes com erros grosseiros foi verificado que dois deles foram corrigidos na faturação às lojas portanto só serão estudados os outros 12. Foram então agrupados estes valores consoante a sua unidade de negócio e insígnia de forma a ser possível averiguar a sua afetação nas compensações.

De seguida foram cruzados os dados obtidos com os dados de toda a conferência para se obter a influência deste tipo de erros no rácio dos erros. Para tal foi apenas realizada uma proporção.

Por fim foram associados estes resultados obtidos com as compensações finais desse mês. Para tal foi realizada uma análise profunda às compensações. Esta análise foi bastante complicada pela dificuldade de cruzar os dados. As compensações são atribuídas por insígnia, por unidade de negócio, por entreposto, como já foi visto anteriormente. Não foi possível fazer uma associação concreta entre as compensações e o rácio de erro pois não foi possível obter informação sobre as compras centralizadas.

Após análise de dados relativos ao valor pago pelos entrepostos e os recebidos por insígnia e por loja conclui-se que grande parte das compensações das Unidades de Negócio 2 e 6 foram apuradas no entreposto 104 pelo que se admitiu que apenas 20% da compensação foi aferida no entreposto. Pelo contrário, na Unidade de Negócio 1 uma grande fatia das compensações surgiu do entreposto em estudo, pelo que foi admitido que 80% da compensação foi calculada por erros aferidos neste entreposto. A tabela C.2 representa o valor pago pelo entreposto à insígnia e a influência dos erros grosseiros no mesmo.

Apesar dos valores não parecerem elevados, há que salientar que estes foram aferidos em apenas um dos entrepostos da cadeia de abastecimento, sendo que, mesmo assim, levou a um decréscimo de 0,60% do valor total que o entreposto teve de pagar às lojas por erros de preparação. Em termos de investimento, seria necessário a aquisição de um porta-paletes com balança por cada conferente. Como esta simulação só é feita para um entreposto apenas seriam necessário 3 porta-paletes, o número de FTE deste entreposto. O orçamento obtido valorizava cada porta- paletes em 1300eprefazendo um investimento de 3900 eem equipamento.

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