Nó organizando (I): o checklist

O que foi até agora abordado sobre a característica efêmera do meetup pode causar a percepção de desorganização ou de existência de retrabalho por parte dos organizadores para identificarem quais atividades precisam ser realizadas para que um evento ocorra. No entanto, como pesquisadora em campo, percebi a existência de processos muito bem estruturados e a utilização de artefatos para apoiar as atividades.

Antes de discorrer acerca desses processos e de como eles estão organizados, exponho como o organizar acompanha os meetups ao longo do tempo, evoluindo de modo a deixar os organizadores cada vez mais livres de atividades operacionais para pensarem sobre novos temas e formatos de eventos. “A gente já tem uma organização bem consolidada, e a gente já tem um processo que foi se inteirando ao longo dos meetups” (E02).

O entrevistado 05 relatou que, para os eventos mais tradicionais – em formato de palestra –, os processos já estão bem consolidados, no entanto novos formatos antes não executados carecem de processos de organização.

A gente tem um template, que deve tá obsoleto já porque é o mesmo que a gente faz pra todos os eventos. Nos eventos normais assim que é apresentação é tudo bem fechadinho já, a gente tem até os slides da abertura assim, pra olhar no celular assim, ‘agradecer a presença do público, aos palestrantes’, já tem o roteiro de boas vindas, tudo. Isso é muito paradinho assim já, a gente não mexe. (...) Mas talvez agora que a gente quer testar alguns eventos em formatos diferentes, como o próximo que a gente quer testar diferente, que não vai ser um evento de palestra, vai ser um pouquinho diferente, talvez precise pensar mais na organização. (E05)

Os primeiros eventos a serem planejados exigem dos organizadores, para se estruturarem, ou um trabalho de organização mais denso ou uma busca por referências de outros meetups. “A gente faz assim ó, no primeiro a gente foi meio que descobrindo o processo, a gente foi meio que copiando como elas faziam em São Paulo” (E06).

Para sustentar a consolidação das atividades a serem desempenhadas, os organizadores dispõem de uma série de ferramentas de apoio na sistematização e na divulgação do que precisa ser feito. “Então a gente tem um Trello28 _{onde a gente}

tem o checklist com o antes, durante e depois do evento. A gente tem nesse Trello

28 _{Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza, em quadros, as atividades de um projeto.}

Ele informa o que está sendo feito naquele momento, quem está fazendo o quê, e em que etapa cada atividade se encontra.

todas as atividades e normalmente o que gente faz é dessas atividades a gente já lista responsáveis” (E06).

A Figura 9 mostra o checklist inicial do meetup ‘Negócios, metodologia ágil & facilitação Brasil’, em formato Excel e disponibilizado no Google Drive. Com o passar do tempo, ele foi substituído por outra ferramenta de organização de atividades, o Trello.

A gente tem lá no Google Drive uma planilha e diz lá tudo que a gente precisa fazer pra organizar os meetups, são coisas que as pessoas que passaram por aquilo construíram, é uma documentação básica, então todo mundo sabe o que precisa fazer, a agenda, o que tem de evento já organizado, pessoas que mandaram propostas de palestra, então a gente vai colocando isso numa ordem e faz um cronograma assim, uma agenda pro ano todo. (E03)

Geralmente a gente tem esse checklist e a gente vê quem pega o que ali, subdividia os itens e no fim as coisas se uniam e davam certo no final. Faz uns três meses mais ou menos que nós organizamos um Trello, porque assim, tem os stakeholders29 _{e tem os membros ativos, os membros ativos}

ali giram em torno de seis, somos seis bem ativos assim, que estamos em praticamente todos os eventos, pra fazer com que as coisas deem certo, orquestrar de forma bacana. Nós temos um Trello em que nós procuramos ter os itens lá, nosso backlog30_{. (...) A gente tem lá tudo que precisa ser}

feitos pros eventos até Dezembro. (E01)

A existência de uma lista de atividades a serem cumpridas a cada evento é reconhecida como um artefato que auxilia sua organização. Dois dos grupos pesquisados utilizam o Trello para isso. Embora não use a mesma ferramenta de

checklist que os demais grupos, o ‘Meetup de Produto’ também possui uma lista de

atividades no Google Drive e orienta-se por ela para a organização dos eventos, formalidade suficiente para sua realidade, conforme depoimento de um dos organizadores:

No final é o WhatsApp, a gente usa o Google Drive pra arquivo, planilha, pra botar algumas informações lá de organização do evento e a gente usa o próprio site do meetup que tem melhorado assim bastante, desde que a gente começou a usar melhorou muita coisa, eles têm feito ações e tudo mais. Atualmente tem sido o suficiente, a gente tentou usar algumas ferramentas mais complicadas, mais pra gerenciar, mas no final meio que desnecessário assim pros eventos que a gente organiza. (E05)

29 _{Stakeholder (em português, parte interessada) é um termo utilizado especialmente nas disciplinas}

de gestão de projetos e, de maneira ampla, refere-se a todos os envolvidos em um processo ou um projeto.

30 _{Backlog é um conceito que surgiu nas indústrias de manufatura. Hoje é muito utilizado em projetos}

de desenvolvimento de sistemas como um repositório, uma lista de requisitos e de atividades que deverão ser desenvolvidas e entregues ao demandante do sistema.

Figura 9 - Checklist de atividades I

Fonte: registro de campo (2018).

Na Figura 10, apresento a lista de atividades do meetup ‘Mulheres de Produto’. Além de incluir no Trello a organização de quais atividades devem ser feitas, ele também utiliza esta ferramenta para listar todos os eventos que acontecem em diferentes estados (Figura 11).

Figura 10 - Checklist de atividades II

Fonte: registro de campo (2018). Figura 11 - Organização dos eventos

Extrapolando a discussão do checklist apenas como ferramenta para sistematização das atividades, observa-se a existência de diversos outros materiais que sustentam e agilizam as etapas do processo de organização.

A gente tem um e-mail de boas vindas, onde tem todas as coisas que a gente faz pra abrir um meetup, desde os cartazes que precisam ser colados pra direcionar pra salas, mandar a lista de abertura, pra galera poder entrar no TECNOPUC, pra organizar o coffee. (E02)

Figura 12 - Modelo de texto para divulgação do evento no website meetup.com

Fonte: registro de campo (2018).

Figura 13 - Modelo para cartaz de sinalização da sala

Fonte: registro de campo (2018).

Figura 14 - Modelo de apresentação do evento para participantes

Fonte: registro de campo (2018).

Então a gente tem um onboarding de coordenador desse meetup, então por exemplo assim, se tu falar ‘ah, eu quero participar da organização, posso?’. A gente conversa internamente, então eu levo teu nome por exemplo, te indico, a gente conversa, eu converso com o grupo internamente, falo de ti, e ai o pessoal diz ‘ah, legal, bora’, e aí você recebe um e-mail de onboarding, muito legal assim. Daí nesse e-mail de boas vindas tem os links, porque a gente tem tudo no Google Drive, templates, quando a gente vai mandar um e-mail de convite pra um palestrante, eu fiz um PPT agora na semana passada pra apresentar o meetup pras empresas nos receberem, entenderam o que a gente faz, quem a gente é, qual é o nosso objetivo dentro da comunidade, qual é o ganho deles com isso, solicitando o espaço físico e o patrocínio de coffee. Então assim, a gente tem vários materiais que a gente vai construindo colaborativamente para que o meetup ganhe força né. (E04)

Existem, em todos os meetups pesquisados, dezenas de modelos de materiais disponíveis para que algumas etapas do processo de organização sejam cumpridas mais rapidamente. As Figura 12, Figura 13 eFigura 14 são alguns exemplos disso. Além dos materiais que agilizam a execução das atividades, as citações dos organizadores reforçam a importância da forma de apresentação e divulgação desses processos aos novos integrantes do grupo organizador do

meetup, a fim de garantir a harmonia do grupo e execução das atividades.

A gente faz um onboarding quando as pessoas entram, a gente faz um e- mailzinho cheio de instruções, e eu acho que tu tem que ficar atenta a todas aquelas coisas que tem ali, os locais onde a gente armazena os arquivos é uma forma de tu te preparar pro dia a dia da organização porque quando precisa fazer alguma coisa tu tem que ser rápido assim, tu tem que saber onde é que tá, onde procurar e tem gente que entra no grupo, não lê todas as instruções e depois fica perguntando, e aí meio que atrapalha o grupo sabe, então a dica que eu te daria é prestar atenção nas instruções. É claro

que sempre tem ali que vai rápido e responde, mas nem todo mundo tem essa disponibilidade pra ir ali e te orientar, então é bom ler. (E03)

Figura 15 - Modelo de e-mail para novos organizadores

Fonte: registro de campo (2018).

Figura 16 - Apresentação para interessados em participar da organização

Qual é a parte que não dá certo? Pessoas que se oferecem pra participar do meetup, e aí a gente insere no grupo do Whatsapp, e aí gente manda o e-mail de boas vindas, com os processos e como que a gente organiza as coisas, quais são as responsabilidades, parece uma coisa muita formal que eu tô falando, mas é bem informal, mas tá tudo escrito ali, e a pessoa vai dá uma lida e vai entrar no grupo do WhatsApp, que é onde a coisa acontece na prática, e aí as vezes as pessoas não se apegam tanto, elas não se enxergam na participação do dia a dia. (E02)

O checklist e os modelos de materiais facilitam o dia a dia dos organizadores, havendo a expectativa de que todos os organizadores sempre acessarão os materiais logo que os receberem ou quando alguma atividade surgir, aprendendo individualmente como as tarefas são executadas. Esse ponto leva à discussão de como os organizadores entendem que os processos são realizados, tendo os entrevistados escolhido o termo orgânico para denominar seu modo de organizar.