O ciclo do BPM

O BPM, de acordo com Baldam et all (2009), é um conceito que unifica gestão de negócios e tecnologia da informação com a finalida- de de melhorar os processos de negócios das organizações pelo uso de métodos e de ferramentas que servem para modelar, analisar, publicar e controlar processos de negócios envolvendo os aspectos estratégicos,

organizacionais, sistemas aplicativos e humanos fazendo com que esta forma de organização tenha um maior resultado produtivo vindo dos processos como um todo. O termo processos operacionais se refere aos processos repetitivos que fazem parte da rotina desempenhada pelas organizações, ao contrário de processos de decisão estratégica, que são executadas pela alta direção.

Conforme Baldam et all (2009), o ciclo do BPM é composto por planejamento, modelagem e otimização de processos, execução de pro- cessos e controle e análise de dados.

A fase de planejamento tem o propósito de definir as atividades que contribuirão para o alcance das metas organizacionais e vão dos ní- veis estratégicos até os operacionais. Através disso, pode-se fazer a verifi- cação dos pontos de falha nos processos que causam danos à organização tais como financeiros, imagem, prazos, satisfação de clientes, etc, além de possibilitar a definição de planos de ação para a sua implantação.

A modelagem e otimização de processos englobam as atividades que permitem gerar informações sobre o processo atual (As Is) e/ou sobre a proposta de processo futuro (To Be) bem como permite documentar os processos e prover dados de integração entre esses processos, empregar metodologias para otimizar os processos, fazer simulações, inovações e redesenhos, adotar melhores práticas e modelos de referência e gerar especificações para implementação, configuração e customização para execução e controle dos processos.

A fase de execução de processos engloba atividades que garan- tirão a implementação e a execução dos processos, como implantação dos planos de transferência de tecnologia, treinamentos, ajuste de equi- pamentos e softwares (se necessários), acompanhamento do processo implantado, monitoria e controle da execução de instâncias de processo.

ASSUERO FONSECA XIMENES - ANDRÉ FELIPE DE ALBUQUERQUE FELL

Já a fase decontrole e análise de dados é responsável pelas ativi- dades relacionadas ao controle geral do processo que se utiliza de indi- cadores (BAM, BI, BSC, métodos estatísticos, diagramas de causa e efeito, etc.) que fornecem informações para ajudar as atividades de otimização e planejamento, servindo como retroalimentação para a fase de planeja- mento.

Para Cruz (2010), entender o ciclo do BPM é importante por re- presentar um modelo de gestão de melhoria contínua, que deve estar sempre alinhado aos objetivos estratégicos do negócio e, por este mo- tivo, permite relacionar diferentes departamentos, áreas e unidades de negócio de toda uma organização e, com isto, otimizando todas as suas atividades.

Mesmo sendo um consenso da importância da implantação do BPM em uma organização, operacionalizar a sua implantação não é tarefa trivial. Existem diversas ferramenta que ajudam a entender os processos e colaboram para que uma organização alinhe seus processos de negócio com a sua estratégia organizacional, levando a um desempenho dinâmico devido às melhorias das atividades.Além disso,essas ferramentas pro- movem a possibilidade de uma maior agilidade organizacional, supor- tando esforços humanos para as rápidas mudanças e inovações nos pro- cessos e, com isto, diminuindo o tempo do período de trabalho através da otimização dos processos. Com o uso de ferramentas de BPMN ocorre a diminuição do risco de erros ocasionados nos processos manuais, além de permitir a aceleração do fluxo de resposta às mudanças nos negócios.

6.2.4 BPMN (Business Process Modeling Notation)

O Business Process Modeling Notation (BPMN) é uma notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócio que representa uma padronização para o desenho de processos com a finalidade de faci-

litar o entendimento para as pessoas. A modelagem é uma fase de suma importância pelo fato que os processos são descobertos e desenhados. Nesta fase é que pode ser feita alterações no percurso do processo visan- do a sua otimização.

O BPMN realiza especificações do processo de negócio por meio de gráficos que representam a sua lógica, empregando o modelo de Dia- grama de Processo de Negócio (DPN). A proposta é fazer com que a no- tação BPMN seja utilizada como referência por todos os sistemas de Bu-

siness Process Management System (BPMS). Com sua utilização espera-se

que muitas barreiras sejam reduzidas e ocorra a interatividade entre o projeto lógico e o projeto físico no âmbito dos processos de negócio, pois isto é normalmente um grande problema para a área de engenharia de software (DE SORDI, 2014).

Conforme Campos (2013), os benefícios de se utilizar ferramen- tas de BPMN são: formalizar processos existentes e promover melhorias necessárias; facilitar a automatização do fluxo dos processos; aumentar a produtividade; reduzir a mão de obra excessiva e auxiliar as organi- zações a construírem processos auditáveis cumprindo os requisitos de regulamentação e conformidades.

Em seus estudos, Cruz (2010) observa que existem várias razões de se utilizar o BPMN, sendo as principais: documentar claramente um processo existente, utilizar como suporte de treinamento, utilizar como uma avaliação versus padrões e conformidades requeridas, entender como um processo se comportará em diferentes situações ou em res- posta a alguma mudança antecipada, servir como base para a análise na identificação de oportunidades de melhoria, desenhar um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente e fornecer uma base para comunicação e discussão.

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Segundo De Sordi (2014), com a utilização do BPMN pode-se re- presentar três modelos de processos que são o mapa de processos, a des- crição do processo e o modelo de processo. O mapa de processos são os diagramas de fluxo de atividades com detalhes de cada atividade e suas condições para execução. Já a descrição de processos é a representação das informações mais completas do processo, como pessoas envolvidas, dados e informações. Por último, o modelo de processos é a representa- ção na forma de diagramas dos fluxos detalhados, com informações para analisar e simular o processo.

Os modelos de BPMN, conforme Harmon (2010), podem se rela- cionar com outros modelos de arquitetura empresarial e oferecer a pos- sibilidade para a ampliação, relacionando com outros objetos dentro da arquitetura organizacional pelo fato de ser aplicado na representação de qualquer processo de negócio. Em face disto, quando se inicia o ma- peamento do processo de uma organização, pode-se aplicar a notação BPMN para representar todos os seus processos, permitindo a criação de uma visão simples e compreensível para todos os envolvidos. Esse mapeamento auxilia as organizações a identificarem os pontos fortes e fracos dos processos com a finalidade de melhorar a execução do negócio (PAIM, 2009).

6.3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

Com o objetivo de apreender as dificuldades e obstáculos que permeiam o objeto estudado, optou-se pela pesquisa de abordagem do tipo exploratório. A pesquisa exploratória permite maior aproximação do pesquisador com o objeto investigado. Ela ainda possibilita a coleta de informações sobre determinado tema; contribui para aprofundar concei- tos ainda preliminares, permite construir as respostas ou refutar as hi- póteses levantadas inicialmente pelo investigador. Seu principal objetivo

é o aprimoramento das ideias e o seu planejamento flexível, permitindo que se considere a variedade de aspectos identificados em relação ao fato estudado (GIL, 2008).

Para esta pesquisa foi utilizada o estudo de caso, caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetivos, de ma- neira a permitir o seu conhecimento amplo e detalhado, tarefa pratica- mente impossível mediante os outros tipos de delineamentos considera- dos (GIL, 2008). No presente caso, foi feito o estudo em uma prefeitura que, por motivos de confidencialidade, o nome foi omitido, utilizando-se no seu lugar a denominação de organização pública.

Como fonte de dados que subsidiou a pesquisa exploratória fo- ram utilizados artigos de revistas científicas que trataram sobre o tema e livros que já possuem uma maturidade sobre o objeto de estudo (GIL, 2008). Nesses termos, para entender o tema em questão utilizou-se a pesquisa bibliográfica que foi o levantamento sobre a gestão por proces- sos de negócio, sendo feitas pesquisas em bases de dados nacionais e internacionais que continham artigos de revistas, livros, teses e outros documentos.

Além da pesquisa exploratória, fez parte da presente investigação a observação participante, como técnica de coleta de dados que é discu- tida por vários autores, entre os quais Marconi e Lakatos (2010), Minayo (2010). Para que se tornasse válida e fidedigna, foi feito um planejamento em relação ao que observar e como observar. Uma das vantagens da utili- zação dessa técnica neste estudo foi a possibilidade de contato direto do pesquisador com o objeto de investigação, permitindo acompanhar mais de perto as experiências diárias dos sujeitos e apreender o significado que atribuem à realidade e às suas ações (MARCONI; LAKATOS, 2010); nesse caso, sobre como os sujeitos realizavam os processo de negócio na organização.

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Para a coleta de dados foram utilizadas também entrevistas com servidores e gestores selecionados de acordo com seu cargo dentro da organização, sendo entrevistado, no mínimo, um servidor relacionado a cada cargo. Todos os secretários foram entrevistados, para ter uma vi- são mais ampla dos processos, visto que, este é o foco desse estudo, pois conforme Michel (2015) a entrevista é considerada um instrumento de excelência de investigação, pois estabelece uma conversação face a face, de maneira metódica, proporcionando ao entrevistado, verbalmente, a possibilidade de passar a informação necessária. Por isso, notou-se que os melhores resultados de uma entrevista seriam obtidos se aplicada aos grupos tático e gerencial da organização (chefes, gerentes, coordenado- res) e ao grupo estratégico (alta administração) envolvido com o proble- ma em questão, ou de modo excepcional, com algum tipo de liderança informal atuante na organização.

Os principais objetivos desse estudo de caso podem ser assim sin- tetizados:

1. Fazer um estudo da organização aqui relatada, identificando os principais problemas e dificuldades em relação aos proces- sos de negócio.

2. Relacionar os principais fatores que causam mais impactos para a implementação de processos por negócios segundo a literatura.

3. Relatar as soluções adotadas para a implantação de gestão por processos de negócios da organização.