O Portfólio de Tecnologias de CELEPAR

Empresa pública paranaense, atuando na área de informática, com mais de trinta e seis anos de serviços públicos prestados ao Estado, a CELEPAR deu início em novembro de 1997, ao desenvolvimento de um sistema de apoio a processos de colaboração e compartilhamento de conhecimentos para o processo de desenvolvimento e manutenção de sistemas. Seu objetivo era descrever as tecnologias em uso na empresa, a partir dos conhecimentos de seu corpo técnico, divulgando-as como suporte para as atividades de definições de soluções em projetos, permitindo o reuso do conhecimento, além de atuar como um instrumento de apoio gerencial, por meio de uma ferramenta que possa armazenar e compartilhar experiências, potencializando-as como conhecimento organizacional.

Denominado de Portfólio de Tecnologias, esse aplicativo consiste de uma base de dados Lotus Notes para facilitar a captura, a estruturação e a difusão das melhores práticas e experiências de sucesso dentro da empresa. Esta ferramenta é utilizada como referência no desenvolvimento de novos projetos, promovendo a interação do conhecimento entre seus detentores e aqueles que o necessitam.

No caso da CELEPAR, as fases envolvidas no processo de gestão do conhecimento da empresa, foi adaptada de uma proposta de BARTHÈS (fig. 10), estando assim distribuída (ZOTTO e OLIVEIRA, 2002):

Intermediação: Transferência do conhecimento entre detentores e usuários deste, podendo ser feita por meio de Intranets, groupware, ferramentas de pesquisa, workflow e até de forma verbal;

Externalização: Transferência do conhecimento da mente de alguém para um repositório;

Internalização: Extração do conhecimento do repositório e o uso de filtros para obter aquele de maior relevância para os usuários;

Tomada de decisão: Funcionalidade dos sistemas que suportam tomadas de decisão sobre o conhecimento existente. Ex: Sistemas especialistas.

FIGURA 10: Fases do processo de gestão do conhecimento, adaptada de BARTHÈS

Fonte: ZOTTO e OLIVEIRA, 2002

A primeira fase do projeto, consistiu de uma base Lotus Notes, que continha toda a Metodologia de Desenvolvimento de Serviços da CELEPAR e a parte de Administração de Recursos de Informação, que foi utilizado para alavancar o uso inicial do aplicativo. Foi criado um grupo de especialistas de pessoas que já atuavam como referência em cada área de conhecimento abordado os quais tinham como responsabilidade formal, alimentar e atualizar o acervo de conhecimento da empresa.

Encerrada a primeira fase, foi designado um gerente, com atribuições de coordenar sua evolução, supervisionar e cobrar dos diversos especialistas a atualização dos conteúdos, zelar pela qualidade do Portfólio e, por último, motivar e promover o envolvimento dos especialistas.

A segunda fase, foi caracterizada pelo estabelecimento formal de responsabilidades e atribuições sobre o sistema, tais como:

Definição de um processo produtivo para manter o Portfólio de Tecnologias;

Contrato formal dos grupos de especialistas para as tarefas;

Realização de diversos encontros motivacionais entre os envolvidos no projeto;

Inclusão de mais assuntos e tecnologias;

Criação de um fórum (grupo de discussão), também em Lotus Notes, integrado

ENCONTRAR DISTRIBUIR CAPTURAR _ATUALIZAR Identificar Localizar Acessar, Difundir, Explorar e Interagir Formular Modelar Arquivar Referenciar Aperfeiçoar Atualizar Conhecimento Crítico ? Estratégico

ao Portfólio, para estimular a facilitar a interação entre os especialistas;

Manutenção evolutiva da base Notes, visando facilitar a pesquisa e a atualização da informações.

As informações eram registradas segundo um framework contendo os seguintes tópicos: apresentação, características, componentes, curiosidades, dicas, especialistas, experiências, novidades, pré-requisitos para uso, recomendações de uso, referências bibliográficas e links para sites sobre o assunto.

Como fonte de pesquisa para técnicos e especialistas, requerido em diversos projetos, foram identificados aspectos de melhorias no Portfólio, aspectos esses que estavam relacionados ao conhecimento tácitos, merecendo destaque:

Aspectos relacionados à captura do conhecimento tácito, quando a pessoa não percebe que detém um conhecimento importante e diferenciado, não compartilhando-o, por conseqüência;

Aspectos relacionados à internalização do conhecimento disponível e registrado, e que no entanto, faz com que pessoas, por desconhecimento, passem por dificuldades já superadas e devidamente registradas;

Tratamento de aspectos não técnicos, comprovados pelo fato de que boa parcela do conhecimento tácito relaciona-se a aspectos humanos e de comportamento.

A prática denominada de “Projetos Assistidos”, paut ada na participação de profissionais experientes com conhecimentos técnicos e gerencial que atuam como orientadores em projetos, foi criada para superar o desafio na captura e transmissão do conhecimento tácito, considerado de elevado valor estratégico à empresa e difícil de ser externalizado, com o objetivo de:

Buscar identificar oportunidades de uso dos conhecimentos já existentes;

Identificar novos conhecimentos;

Ser a referência dos conhecimentos existentes na Empresa;

Auxiliar na manutenção do Portfólio de Tecnologias;

Identificar oportunidades e necessidade de atuação dos “especialistas” das diversas tecnologias;

Articular a transferência de conhecimento dos que o detêm para os que precisam dele;

Influenciar positivamente na condução do projeto.

A terceira fase do processo, ocorrida dois anos após sua implantação, caracterizou-se pela estabilização na quantidade de acesso ao banco de informações e pela suspeita que muitas informações pudessem estar desatualizadas, onde os especialistas praticamente não mais respondiam aos estímulos para atualização do Portfólio.

Para superar este novo desafio, abandonou-se o conceito de especialista e qualquer funcionário da empresa passou a ser considerado como potencial produtor de informações. Além disso, grupos multidisciplinares foram criados para iniciar a prospecção de projetos num novo nicho de atuação da empresa, que indicou o Portfólio como o espaço de compartilhamento dos trabalhos propostos. Posteriormente outros setores acabaram aderindo ao Portfólio, ampliando sua atuação dentro da empresa.