Pesquisa Documental no SIAFI

A coleta de dados foi realizada entre os anos de 2014 a 2017. Limitou-se ao ano de 2014, pois foi neste ano que a pesquisadora passou a ter vínculo com a instituição pesquisada e, consequentemente, passou a ter acesso ao sistema do governo federal, o SIAFI. Deste modo, para realização dos procedimentos de coleta de dados e desenvolvimento da pesquisa, foi pedido autorização, através do “Termo de Anuência”, dos diretores gerais de cada campus e do pró-reitor de administração. Todos concordaram e estão cientes dos procedimentos que serão utilizados.

A instituição pesquisada possui atualmente 11 unidades, sendo uma reitoria, sete campi e três unidades avançadas. Os campi avançados são ligados à reitoria, logo, não constituem ainda uma UG, ou seja, não possuem o poder de gerir recursos orçamentários e financeiros, não tendo adquirido independência administrativa. Deste modo, não ocorrem registros de CC e CRG nas unidades avançadas.

A CC dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial de cada UG é realizada por contadores lotados em cada campi, com exceção de um campus, cujo registro de conformidade é realizado pela Coordenação Geral de Contabilidade da reitoria. Trata-se do campus mais novo pertencente à instituição, que começou a fazer registros das conformidades somente a partir do ano de 2016. Em virtude destes fatores, esta unidade não foi considerada na coleta de dados do SIAFI, fazendo parte somente os demais campi, que realizaram as atividades de conformidade durante todo o período analisado, totalizando sete UG’s.

O primeiro passo da pesquisa consistiu no levantamento de dados no SIAFI de todas as restrições referentes à CC, por meio da transação “>CONRESTCON” e das restrições que se referem à CRG, por meio da transação “>CONRESTREG”, extraídas no SIAFI2017. Tais dados encontram-se disponíveis no Anexo A e no Anexo B, respectivamente. Estas transações apresentam a lista e os detalhes referentes a cada código de restrição que pode ser registrado pelos conformistas. O levantamento da lista de restrições foi realizado no SIAFI2017. Verificou-se que houve pequenas alterações nesta listagem entre os anos de 2014 a 2017, com a inclusão ou exclusão de restrições. No entanto, essas alterações não impedem e nem prejudicam a análise dos dados, uma vez que a pesquisa não tem por objetivo analisar cada código de restrição individualmente.

Comparando-se os Anexos A e B, constata-se que a CC a CRG possuem vários códigos de restrições que se correlacionam, alguns deles foram apresentados, a título de exemplo, no Quadro 5.

Quadro 5 - Códigos de restrições consultados no SIAFI referentes à CC e à CRG que se correlacionam

Restrições Referentes à CC Restrições Referentes à CRG

Código Restrição Código Restrição

302 Falta e/ou Atraso de Remessa do RMA_RMB7 6 e 901 ₉₀₃ Falta de Remessa de RMA _{Falta de Remessa do RMB}

603 Saldo Contábil do Almoxarifado não _{confere com RMA} 920 Saldo Contábil do Almoxarifado não _{Confere com RMA} 640 Saldo Contábil de Bens Móveis não _{confere com RMB} 921 Saldo Contábil de Bens Móveis não _{confere com RMB} 703 Erro na Classificação da Natureza Despesa 015 Erro na Natureza de Despesa

Fonte: Elaborada pela autora, com base nos dados extraídos do SIAFI, 2018.

O registro da CC é mensal, conforme calendário pré-definido pela STN, e poderá ser “com restrição” e “sem restrição”. O comando para o registro é o “>ATUCONFCON” (atualiza conformidade contábil). A ausência do registro gera o tipo “sem conformidade”.

Assim como na CC, a CRG é “com restrição” ou “sem restrição”, e deve ser registrada no SIAFI por meio do comando ">ATUCONFREG" (atualiza conformidade de registros de gestão). A CRG é uma conformidade diária, no qual o conformista tem o prazo máximo de três dias úteis para registro do procedimento. No entanto, a CRG “com restrição”

6 _{RMA: Relatório Mensal de Almoxarifado.}

pode ser alterada até o fechamento do mês, observado o prazo de fechamento do calendário mensal da UG, caso as inconsistências sejam corrigidas dentro do prazo. O calendário pode ser consultado no SIAFI através do comando “>CONFECMES”.

Para análise dos documentos, o conformista de gestão deve observar todas as movimentações, pois é um procedimento que não se trata de amostragem. As movimentações mais frequentes na instituição pesquisada são descritas no Quadro 6.

Quadro 6 - Movimentações mais frequentes para análise da CRG

Documentos Definição

Correta emissão de

documentos no SIAFI Evitar erros de digitação, ausência de dados essenciais etc. Respeito aos estágios da

despesa (empenho, liquidação e pagamento)

Verificar se a data de emissão da nota fiscal, da fatura ou de outro documento legal é igual ou posterior à data de emissão do empenho, para não haver inversão nos estágios da despesa. Não se deve liquidar uma despesa que não foi empenhada, e é vedado pagar uma despesa que não foi liquidada.

Conferência do documento fiscal

Conferência de CNPJ do emitente e do destinatário, valores, quantidade, etc. Verificar se a empresa é optante pelo simples. Analisar se o documento foi devidamente atestado pelo servidor que recebeu a mercadoria ou acompanhou a prestação do serviço, e devidamente autorizado pelo Ordenador de Despesa para pagamento, considerando a data igual ou posterior à liquidação.

Nota de Lançamento Conferência do registro da apropriação/liquidação de receitas e despesas, além de outras transações referentes a ajustes contábeis.

Nota de Empenho

A nota de empenho indica o nome do credor, a especificação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria (PI, PTRES, Fonte, Natureza de Despesa). O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos.

Composição dos processos licitatórios e seus prazos

Os processos licitatórios devem ser analisados observando o que dispõe as bases legais bem como as instruções internas da instituição, averiguando o tipo de contratação (pregão, dispensa, inexigibilidade...) utilizado.

Acompanhamento dos contratos

Os termos de contrato devem ter seus registros no SIAFI, conforme o processo licitatório de origem, apresentando clareza nas condições para sua execução. Além disso, deve ser conferida a baixa da conta de contratos a cada novo documento fiscal.

Ordem Bancária Verificar a documentação de autorização de pagamento, conferência do credor e dos valores pagos. Em caso de cancelamento da OB, analisar os motivos, bem como a devida regularização.

Demonstrativo dos relatórios - RMA e RMB

Verificar se estão lançados os dados relativos ao mês e exercício, o saldo atual e anterior e se os dados são compatíveis. A ausência desses demonstrativos será objeto de restrição no último dia útil ao mês subsequente a que se refere.

Registro da depreciação e amortização

Verificar o registro de depreciação dos bens móveis e da amortização do ativo intangível que perdem seus valores com o passar do tempo.

Acompanhamento do

pagamento de diárias Análise do beneficiário, da descrição da viagem efetuada e as justificativas. Acompanhamento do

pagamento de bolsas Análise dos pagamentos relativos aos diversos tipos de bolsas ofertadas pela instituição. Dedução e Encargos Verificação da retenção dos impostos e contribuições sobre os documentos fiscais, analisando a legislação pertinente, bem como a alíquota e o código de

retenção utilizados. Fonte: Elaborado pela autora (2018).