Validação do Artefato

Com a finalidade de avaliar a utilidade, qualidade e relevância do processo gerencial proposto, o artefato passou pelo processo de validação. A validação aconteceu através de entrevista com um gestor do setor de contabilidade.

O entrevistado, que ocupa o cargo de contador, atua como servidor público federal há dez anos, e possui aproximadamente 30 anos de experiência na área contábil. Desde que começou a trabalhar na instituição, faz uso do SIAFI.

Inicialmente foi apresentado o processo atual sobre a CRG, ressaltando-se os gargalos existentes. O entrevistado concordou com todos os problemas diagnosticados e destacou: “os conformistas desempenham outras funções além de ser conformistas. São conhecimento e tempo, duas coisas que o conformista não tem para desenvolver o processo”.

A falta de rigor na execução do procedimento de CRG pode trazer consequências graves para o conformista de gestão e para a instituição, conforme destacado no diagnóstico do problema. No entanto, o entrevistado achou importante ressaltar que o conformista contábil também pode ser penalizado, uma vez que a CRG serve de suporte para a CC. Além disso, ele destacou a responsabilidade civil, penal e ética do contador, sendo este mais um risco ao qual a instituição e seus servidores estão expostos, por não desempenhar o processo de CRG adequadamente.

Em relação ao fluxograma do processo atual, após uma análise detalhada, o entrevistado concorda que havendo ou não conferência da documentação, o registro da conformidade na instituição está sendo apenas “sem restrição”. Esse registro mostra o desenvolvimento equivocado do procedimento.

Em seguida, apanhou-se o artefato para a devida validação, sendo apresentado para o entrevistado o processo gerencial como sumário executivo e o manual de procedimentos. O gestor classifica o processo gerencial de fácil utilização e concorda que sua estrutura permite encontrar facilmente o assunto desejado. A base legal, os principais comandos para registro da CRG, as movimentações mais frequentes são adequadas e importantes para execução do procedimento. Quando perguntado se a linguagem do artefato é clara, adequada e acessível aos conformistas, o entrevistado considera que sim, mas faz uma observação: “sem conhecimento técnico-científico o conformista poderá apresentar dificuldades”.

Segundo o entrevistado, o artefato apresenta funções que podem, de fato, contribuir para melhor desempenho da função de conformista, contribuindo para resolver, ou pelo menos, minimizar os problemas encontrados no processo. No entanto, é necessário também uma conscientização por parte dos gestores ao designar os servidores para realizar o procedimento, pois um profissional que não possui conhecimento técnico não irá conseguir desenvolver a função satisfatoriamente.

De fato, é mais difícil para um servidor que não tem envolvimento com a área administrativa compreender as rotinas que regem este setor. Por esta razão, além do processo gerencial com as principais informações para registro da CRG e do fluxograma com a descrição das etapas, a autora desenvolveu checklists para auxiliar o conformista a analisar cada um dos documentos.

O processo gerencial como sumário executivo foi prontamente aprovado pelo entrevistado. Quanto ao manual de procedimentos, o gestor o considerou um documento de suma importância. Após a análise de cada checklist disposto no manual, propôs algumas correções pontuais, conforme Quadro 12.

Quadro 12 - Correções a serem efetuadas no processo gerencial recomendadas pelo gestor contábil na validação do artefato

Item a corrigir Correção a ser efetuada Autor está _{de acordo:}

3.1 Nota de Empenho e Pré- Empenho

Acrescentar a informação sobre a categoria da despesa, se refere a material de consumo ou permanente e acrescentar informações sobre os bens de TI, cuja normatização passou por atualizações recentes.

Sim

3.2 Nota de Lançamento – NL e Nota de Sistema – NS

Deverá ser acrescentado mais um item no checklist, orientando conferir a conta corrente do contrato e sua respectiva baixa. Além disso, a análise das NL/NS abrange, além das notas fiscais e faturas mencionadas, os recibos, desde que autorizados pela legislação.

Sim

3.3 Ordem Bancária – OB Houve em 2019 uma atualização sobre esse procedimento, sendo _{necessário alterar essa informação no artefato.} Sim 3.4.3 Documento de

Arrecadação de Receitas – DAR

Em relação ao ISS, deve-se relatar a importância do código tributário municipal, que deve ser consultado para fins de

definição da retenção e alíquota do imposto. Sim 3.5 Guia de Recolhimento

da União – GRU Deve-se apresentar os exemplos de GRU de pagamento de despesas e de recebimento de receitas. Sim 4.3 Relatório de

Movimentação do Almoxarifado – RMA

Foi verificado na macrofunção que não há necessidade da assinatura do ordenador de despesas, logo o entrevistado sugeriu

retirar essa informação. Sim

4.4 Relatório de Movimentação de Bens Móveis – RMB

Foi verificado na macrofunção que não há necessidade da assinatura do ordenador de despesas, logo o entrevistado sugeriu retirar essa informação.

Sim Fonte: Elaborado pela autora (2019)

Neste contexto, as sugestões de melhoria dispostas no Quadro 12 foram apontadas pelo entrevistado, estando a pesquisadora de acordo com todas as recomendações. Sobre a proposição de mais alguma solução para o problema enfrentado pela instituição referente ao registro da CRG, o entrevistado destacou, mais uma vez, a necessidade de indicação de um contabilista para o desempenho da função, em razão de seus conhecimentos técnicos, e/ou a disponibilização de capacitações mais complexas e aprofundadas, que realmente possam instruir o conformista a executar o procedimento corretamente, evitando penalizações para todos os envolvidos.

“Recomendo a indicação de um contabilista para ser conformista de gestão, porque possui um conhecimento especializado em direito tributário, trabalhista, comercial, em contabilidade e que cada ato e fato realizado influenciarão na efetividade das demonstrações contábeis e todas as declarações acessórias, que consistem nas prestações de contas dos órgãos externos fiscalizadores, que serão finalizados pelo responsável contábil de cada unidade”.

O entrevistado sugeriu ainda que seja criado, em todas as UG’s, um setor específico de CRG, ligado hierarquicamente à coordenação de contabilidade de cada campus. Além do conformista de gestão conferir os lançamentos de execução orçamentária, financeira e patrimonial, que alimentam as demonstrações contábeis, essa prática otimizaria as atividades do conformista contábil e evitaria retrabalhos.

Em relação ao fluxograma do processo ideal de CRG, o entrevistado concorda que o desenho representa precisamente os passos para realização do procedimento de conformidade de gestão, abarcando devidamente o que a legislação determina. Segundo o gestor, “o manual está muito bom” e poderá ser realmente útil para a instituição pesquisada, bem como para outros órgãos que também realizam a conformidade de gestão.

Por fim, o gestor entrevistado ressaltou a importância de manter o processo gerencial sempre atualizado e ainda informou que o Conselho de Administração, Desenvolvimento Institucional e Gestão de Pessoas (CONAD) está determinando a elaboração de manuais para orientar o desenvolvimento de todas as rotinas administrativas. O CONAD é um órgão deliberativo da instituição pesquisada, que propõe normas referentes às políticas orçamentária, financeira, patrimonial e outras.

Deste modo, deverá ser desenvolvido pelos contadores ainda neste ano, um processo gerencial referente à CC. O entrevistado assegurou que processo de CC a ser confeccionado, aliado ao processo gerencial da CRG resultante desta pesquisa, será muito útil para a instituição e contribuirá com desenvolvimento satisfatório das atividades desempenhadas por todos os envolvidos nos processos de CC e CRG.