Processo Ideal de CRG

Os dados apresentados no decorrer desta pesquisa contribuíram para o levantamento de informações necessárias para execução do mapeamento do processo referente à conformidade de gestão.

Mudanças devem ser iniciadas com o entendimento do estado atual. Sem a compreensão do processo atual, poderão existir falhas na compreensão das causas dos problemas, tendendo a criar desenhos que não são operacionalmente efetivos. Logo, compreender a história e a operação atual é a base para qualquer novo desenho (ABPMP, 2013). O diagnóstico do processo atual de CRG deixa evidente o problema enfrentado pela instituição.

Por conseguinte, as informações para elaboração do modelo ideal de execução do procedimento de CRG foram levantadas por meio da pesquisa bibliográfica e do estudo de caso, aliado à técnica da entrevista, realizado junto à instituição de referência. O fluxo deve ser desenhado sob o ponto de vista da área entrevistada, devendo as atividades mencionadas durante a entrevista estar evidenciadas no desenho. Em muitos casos, com uma simples análise do fluxograma do processo inicialmente mapeado já é possível identificar uma série de melhorias a ser implementadas (CNMP, 2013).

Sob esta perspectiva, a Figura 6 visa representar o panorama ideal do processo de CRG. Tal modelo foi desenhado pela autora, buscando evidenciar como deve ocorrer o processo de CRG de acordo com a IN STN n° 06/2007, e em congruência também com as informações coletadas junto à instituição de referência. O desempenho correto do procedimento de CRG contribui para que a instituição alcance seus objetivos e atenda às determinações legais.

Figura 6 - Fluxograma do processo ideal de CRG

Com efeito, o desenho do fluxo permite o devido conhecimento das atividades englobadas pelo processo, com suas devidas interações, permitindo mitigar os problemas ao qual a instituição está exposta. O controle do processo deve existir ao longo de todo o procedimento de execução, tendo em vista que uma falha no início, durante ou no fim do processo compromete o resultado alcançado, além de poder gerar perdas para a organização, como a aplicação de penalidades, devido à realização do procedimento de forma equívoca (OROFINO, 2009).

A Figura 6 abrange todos os passos que devem ser seguidos pelo conformista, para o registro da CRG dentro dos padrões legais. A fim de detalhar e aprimorar ainda mais os passos para execução do procedimento de CRG, foi desenvolvido o Quadro 11. Deste modo, o conformista designado através de portaria pelo dirigente máximo da UG e devidamente cadastrado no SIAFI, deve seguir os passos apresentados no referido quadro, que apresenta o detalhamento das atividades mencionadas no fluxograma sobre o processo ideal de registro da conformidade.

Quadro 11 - Etapas para execução da Conformidade de Registro de Gestão – Detalhamento das atividades do fluxograma

Processo Etapa Descrição da Etapa

C O N F O R M ID A D E D E R E G IS T R O D E G E ST Ã O - C R G 1. Receber os documentos para análise.

Os documentos devem ser encaminhados ao setor de CRG em até três dias úteis após a execução orçamentária, financeira ou patrimonial.

2. Imprimir o relatório no SIAFI.

Acessar o SIAFI através do link http://acesso.serpro.gov.br/. Digitar CPF e senha de acesso. Digitar o comando >CONCONFREG para visualizar os dias que necessitam de conformidade. A seguir, o conformista deve imprimir o relatório por meio do comando “>IMPCONFREG” referente a cada dia. Marcar “x” em todos os documentos listados e imprimir a tela.

3. Analisar os documentos comprobatórios.

Analisar todos os documentos. Conciliar os documentos comprobatórios com as informações constantes no relatório do SIAFI. Conferir se os documentos fiscais estão devidamente assinados pelo responsável pelo ateste e pelo ordenador de despesas. Caso esteja tudo em conformidade, assinar o relatório e proceder ao registro da conformidade no SIAFI.

Todos os documentos foram

analisados? A CRG não se vale de amostragem, logo, toda a documentação deve ser analisada. Os lançamentos apresentam

inconsistências? Havendo inconsistência nos lançamentos, os mesmos devem ser devolvidos ao setor responsável para conferência e correção. 4. Registrar a conformidade

COM restrição, passível de alteração.

Realizada a conferência de toda documentação e existindo inconsistências, o registro da conformidade deverá ser COM restrição, podendo este status ser alterado até o fechamento do mês (conforme calendário da STN).

5. Orientar como deve ser o procedimento correto.

O conformista de gestão deve informar ao setor responsável as possíveis inconsistências, orientando sobre a forma correta de proceder.

6. Solicitar formalmente a regularização.

Deve ser solicitada formalmente ao setor responsável, a correção do lançamento que apresenta inconsistência.

Regularização realizada até o final do mês corrente?

Verificar se o setor responsável realizou a correção da inconsistência até o final do mês corrente (conforme calendário pré-definido pela STN).

7. Manter o registro da CRG COM Restrição.

Se as inconformidades não forem corrigidas e a inconsistência prevalecer, o registro da conformidade de gestão deve permanecer COM restrição.

8. Registro da CRG SEM

Restrição. Não havendo nenhuma inconsistência, o registro da conformidade de gestão deve ser SEM restrição.

9. Arquivar processo.

A documentação comprobatória da execução orçamentária, financeira e patrimonial da UG deverá permanecer arquivada, à disposição dos órgãos de controle, pelo prazo de cinco anos, a contar do julgamento das contas pelo TCU, não sendo dispensada a observância dos prazos previstos em legislações específicas (tributária, previdenciária e outras).

A ausência do registro da CRG ou o seu registro com restrição, será objeto de restrição contábil. Fonte: Elaborado pela autora (2019)

É notório o quanto os mapas de processo fornecem uma visão detalhada do procedimento de CRG, demonstrando, passo a passo, como as atividades devem ser executadas para finalização exitosa do processo. Neste sentido, o fluxograma do processo ideal e o quadro de detalhamento das atividades, para realização da CRG de forma satisfatória, contribuíram para a elaboração do artefato.

O artefato denominado “Processo Gerencial para Análise e Execução da Conformidade de Registro de Gestão” foi construído com base no aprendizado adquirido no desenvolvimento desta pesquisa, considerando o disposto na legislação vigente, a consulta a outros artefatos e o fluxograma do processo ideal.

A estrutura do artefato foi elaborada buscando sintetizar todo o conteúdo que aborda a CRG, a fim de auxiliar o usuário a identificar as informações necessárias para o desempenho de suas rotinas no dia a dia. Além disso, o artefato buscou atender às sete diretrizes preconizadas por Hevner et al. (2004), visando garantir a eficiência, utilidade e confiabilidade do processo gerencial proposto, disponível no Apêndice G.

Na etapa seguinte, para fins de comparação e aprendizado, será apresentado um confronto entre o modelo atual e o modelo ideal de execução do processo de CRG, apontando os principais pontos de melhoria a serem observados pela instituição.