Planejamento, execução e controle

Segundo Ackoff (1976), o planejamento compreende o ato de tomar decisões de forma antecipada para o que deve ser realizado, assim, em antecedência as atividades de execução e de controle. O autor contribui no sentido de que o planejamento é um tipo especial de tomada de decisão sob três formas: a) é algo que se faz antes de agir; b) é necessário quando a consecução do estado futuro que se deseja compreende um conjunto de decisões interdependentes, ou seja, um sistema de decisões; e c) é um processo que se destina a produzir um ou mais estados futuros desejados e que não devem ocorrer, a menos que algo seja feito.

Frezatti (2009) acrescenta que, após o planejamento, a organização passa a ter o controle, por meio de algum tipo de padrão, que pode ser comparado em relação ao desempenho verificado, se é superior ou inferior ao esperado. Para Lunkes e Schnorrenberger (2009), a ação de planejar compreende a escolha de um curso de ação, utilizando-se o desenvolvimento de objetivos e metas de curto prazo (operacional), e de longo prazo (estratégico). Estes mesmos autores, também, defendem a ideia de que é importante que a organização tenha sistemas para medir a evolução do planejado e, assim, acompanhar pelo conjunto de indicadores as variações e contribuições para o alcance dos objetivos propostos.

Após o planejamento, a organização passa para a fase da execução do que foi planejado que, para Frezatti (2009), representa a operacionalização das atividades planejadas. A execução se encontra no campo das ações das atividades operacionais. Nesta fase se encontram

os processos de comprar ou vender um produto e definir o preço, bem como a gestão de pessoal, contratar, terceirizar, marketing, dentre outras decisões (LUNKES e SCHNORRENBERGER, 2009).

Já, o termo controle é empregado com diferentes significados. É definido por Ferreira (1999) como o ato ou poder de controlar, ou a fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos etc., para que não se desviem das normas pré-estabelecidas.

Para Boisvert (1999), na França, o controle significa originalmente um registro, para verificar outro registro, portanto duplo, o rolê. Segundo o autor, este termo no plural significa um conjunto de técnicas e ferramentas de verificação. E, principalmente a verificação a posteriori do que foi feito, como se exerce o controle interno tradicional.

No sentido administrativo ou de gestão, Frezatti (2009) define controle como o ato de verificar o que foi ou está sendo executado, comparar com os padrões pré-estabelecidos, identificar desacordos e corrigir os desvios. Lunkes e Schnorrenberger (2009), com relação a definição do conceito baseado em “padrões previamente estabelecidos” acrescentam que o controle possui caráter restritivo, devido ao termo não pressupor, necessariamente, um planejamento. De acordo com os autores, a medida a ser verificada não tem a necessidade de estar já definida; o controle pode ser acompanhado por outros meios, como por exemplo, pelos valores reais. Já, a comparação é considerada regra.

Entretanto, Küpper (2005 apud Lunkes e Schnorrenberger, 2009) caracteriza o controle como uma atividade de processamento de informações executada de forma sistemática e que vai além da análise comparativa e da apreciação.

Ackoff (1976, p. 79) complementa no sentido de que “planejar é tomar decisões. Controlar é avaliar as decisões, inclusive aquelas de não fazer nada, desde que tenham sido implantadas”. Para o autor, o processo de controle compreende quatro etapas:

a) Prever os resultados de decisões por meio de medidas de desempenho;

b) Reunir informação sobre o desempenho real; c) Comparar o desempenho real com o previsto; e

d) Verificar quando uma decisão foi deficiente e buscar corrigir o procedimento que a produziu e suas consequências. Nakagawa (1995) define esta forma sistemática, também, em quatro elementos principais: a) conhecer a realidade, b) compará-la com o que supostamente “deveria ser”, c) identificar as divergências e suas origens, e d) tomar decisões para sua correção. Diante do exposto pelos

autores, as características de controle são definidas pelos atos de analisar, comparar, apreciar, verificar desvios e desenvolver medidas que possibilitam a correção dos desvios.

Na concepção de Gomes e Salas (1997), a estruturação do controle de gestão consiste na arquitetura do sistema de informações e na determinação de indicadores de desempenho. Definir os objetivos e o planejamento para cada área consiste no processo, na execução desse plano e, também, na avaliação e análise dos resultados. Por meio da Figura 2, os autores sintetizam a sua visão com relação a forma da estruturação do controle de gestão, bem como incluem as ações necessárias para o controle de gestão.

Fonte: Adaptado de Gomes e Salas (1997). Figura 2 – Estrutura e processo de gestão

De acordo com a Figura 2, a realização do processo de controle pressupõe a existência de informações internas e externas que passam a ser necessárias para o estabelecimento dos objetivos e para o planejamento, no sentido de alcançar aquilo que foi traçado. A estrutura do sistema possibilita a obtenção das informações que são importantes e relevantes ao controle e ao processo de tomada de decisão.

Conforme Frezatti (2009), o processo de gestão exige informações prévias e posteriores às ocorrências, tanto para atender o público interno como o externo. É aí que a contabilidade se revela um importante recurso que permite o entendimento da situação econômica, financeira e patrimonial da entidade, a sua análise e decisões, nas mais diversas perspectivas, que podem ser do gestor, do credor, do governo, do investidor, do cidadão, enfim, de todos os stakeholders.

Neste sentido, para dar suporte informativo ao processo de gestão, nos diversos níveis da organização, o sistema de informação é

CONTROLE DE GESTÃO ESTRUTURA DE CONTROLE REALIZAÇÃO DO PROCESSO DE CONTROLE Indicadores de Controle Sistema de Informações Objetivo e Planejamento Análise e Avaliação ação

responsável pelo registro, pelo processamento dos dados e pela conversão dos mesmos em informação.