Planejamento Organizacional

A fim de atingir os objetivos deste trabalho, buscou-se pesquisar se as Micro e Pequenas empresas do Município de Três Passos/RS, utilizam-se do Planejamento em sua gestão. Segundo Chiavenato (1995) o planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente o que se deve fazer e quais objetivos devem ser alcançados, e visa dar condições racionais para que se organize e dirija a empresa ou seus departamentos ou divisões a partir de certas hipóteses a respeito da realidade atual e futura. A seguir, serão apresentados os resultados obtidos através da aplicação do questionário.

Apesar da grande importância para a gestão das empresas, o planejamento nem sempre é formalizado em documentos escritos. Principalmente em organizações pequenas, é comum existir um tipo de planejamento informal. Esse estilo é caracterizado por uma definição vaga dos objetivos. Além disso, não se apresenta na forma escrita e pode ser altamente mutável ou variável.

Dentre as empresas pesquisadas, no Gráfico 2, pode-se verificar que 54% alegam possuir um planejamento informal em sua empresa, 41% possuem um planejamento formalizado e apenas 5% possuem um planejamento com alto grau de formalização.

Gráfico 2: Grau de formalização Fonte: A autora

Ao tomar decisões, o gestor procura ponderar e pesar alternativas, muitas das quais envolvem eventos futuros difíceis de predizer, como o comportamento dos consumidores, a reação dos concorrentes, as taxas de juros, a confiabilidade em um novo fornecedor. Para Ackoff (1976), as dificuldades surgem uma vez que a atividade de planejamento é complexa em decorrência da própria natureza de se pensar o futuro. O autor reconhece que planejamento é uma das atividades intelectuais mais complexas e difíceis nas quais um homem pode se envolver.

Ao serem questionados sobre o grau de importância do Planejamento para sua empresa, 77% dos respondentes consideram o Planejamento muito importante e 23% apenas importante. Este resultado pode ser visualizado no Gráfico 3.

Gráfico 3: Considera o Planejamento Fonte: A autora

Em relação a periodicidade em que o Planejamento é elaborado, 64% responderam elaborar o Planejamento em menos de um ano, 21% entre 1 a 2 anos e 15% elaboram o Planejamento a mais de três anos. Já em relação ao período, o planejamento é feito para menos de um ano para 55% das empresas pesquisadas, de 1 a 2 anos para 33%, seguido de mais de 3 anos para 7% e mais de 5 anos apenas para 5% das empresas. Estas informações, podem ser vistas no Gráfico 4.

Gráfico 4: Periodicidade do Planejamento Fonte: A autora

Conforme demonstra o Gráfico 5, no que diz respeito ao responsável pelo Planejamento, 90% das respondentes informaram que é o Proprietário, 5% um setor específico, 3% um funcionário específico e 2% o Escritório de Contabilidade. Em relação ao responsável pela coordenação do processo de elaboração e implantação do planejamento, 87% responderam ser de responsabilidade do Proprietário, 5% o Escritório de Contabilidade, também 5% um funcionário específico e apenas 3% um setor específico.

Gráfico 5: Responsável pelo Planejamento Fonte: A autora

Além de planejar, é necessário que a empresa consiga seguir o que foi proposto. Sendo assim, quando questionada se a empresa consegue seguir o seu planejamento 44% das empresas conseguem seguir o que foi planejado, enquanto que 56% nem sempre conseguem seguir o seu planejamento, conforme observa-se no Gráfico 6.

Gráfico 6: Planejamento para a empresa Fonte: A autora

Também se mostrou relevante pesquisar se os empresários ou gestores destas empresas, acreditam que o Planejamento possui pontos positivos, 95% dos respondentes responderam que sim e apenas 5% acreditam que parcialmente. As respostas destas perguntas, estão demonstradas no Gráfico 6.

Sobre a avaliação dos resultados obtidos pelo planejamento, se podem contribuir para o processo de tomada de decisão, 64% das empresas responderam que podem contribuir muito e 36% acreditam que contribuem de maneira satisfatória, conforme demonstra o Gráfico 7.

Gráfico 7: Resultados do Planejamento Fonte: A autora

Ainda sobre o Gráfico 7, porém, em relação ao aumento da eficiência, eficácia e efetividade da empresa, através dos resultados obtidos pelo Planejamento, 57% das empresas responderam que podem aumentar muito, 38% satisfatoriamente e apenas 5% das respondentes acreditam que aumenta pouco.

A eficiência está voltada para a melhor maneira pela qual as atividades devem ser feitas ou executadas. Preocupa-se com os meios, com os métodos e procedimentos mais indicados, que precisam ser devidamente planejados e organizados, a fim de que os recursos humanos, materiais e financeiros sejam aplicados da forma mais racional possível.

A eficácia preocupa-se em fazer as coisas adequadas para atender às necessidades da organização e do ambiente que a circunda, seja para obter recursos ou colocar o resultado de suas operações. A eficácia se concentra no sucesso quanto ao alcance dos objetivos empresariais e tem a atenção voltada para os aspectos externos da organização (DRUCKER, 1998).

A efetividade representa a capacidade de a empresa coordenar constantemente, no tempo, esforços e energias, tendo em vista o alcance dos resultados globais e a manutenção da empresa no ambiente. Assim, para que a empresa seja efetiva, ela precisa ser eficiente e

eficaz. Sendo assim, o planejamento procura proporcionar à empresa uma realidade organizacional de eficiência, eficácia e efetividade na conquista de uma posição no mercado competitivo (ANSOFF, 1991).

Para finalizar, neste capítulo tratamos sobre o Planejamento nas Micro e Pequenas Empresas da cidade de Três Passos/RS, conclui-se que, o planejamento só se torna insignificante quando o gestor não avalia e adapta suas estratégias às evoluções que atinjam direta e/ou indiretamente a organização. Planejar requer não só previsibilidade, como também uma postura revolucionária dos empresários ao inovar a posição do negócio pretendido.

Nos capítulos seguintes, falaremos sobre os três níveis do Planejamento. Não existe uma linha divisória, perfeitamente definida, a partir da qual o executivo possa efetuar uma distinção nítida entre as três modalidades de planejamento. Os três tipos de planejamento coexistem e devem ser operados continuamente, independente se a empresa é uma prestadora de serviços, produtora de bens de consumo, se é de grande, médio ou pequeno porte. (WRIGHT et al., 2000).

5.4.1 Planejamento Estratégico

Segundo Costa (2007), o planejamento estratégico é conceituado como um processo sistemático, gerenciado, executado e acompanhado pela alta administração. Esse planejamento busca sistematizar os objetivos da empresa, formalizando processos e procedimentos para que a empresa saiba exatamente aonde quer chegar e o caminho a seguir.

Primeiramente foi verificado se existe uma preocupação em se desenvolver o Planejamento Estratégico por parte das empresas pesquisadas, 72% responderam que sim e 28% responderam que não possuem nenhuma preocupação em desenvolvê-lo. Conforme demonstra o Gráfico 8.

Gráfico 8: Planejamento Estratégico Fonte: A autora

O Planejamento Estratégico é sempre voltado para o futuro e está intimamente relacionado com a previsão. Relaciona-se com o mais longo prazo, com a organização global, e está voltado para um futuro incerto que envolve riscos mais elevados. Drucker (1975) define planejamento estratégico como um processo continuo de tomadas de decisões organizacionais, no momento presente, de forma a se ter, da melhor maneira, o conhecimento do futuro, bem como o empenho, para se cumprir tais decisões.

Em outra conceituação, Oliveira (2010, p.17) define ”planejamento estratégico como o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa, visando ao otimizado grau de interação com os fatores externos não controláveis e atuando de forma inovadora e diferenciada[...]”.

Seguindo com a análise do Gráfico 8, as empresas foram questionadas se são realizadas reuniões para se discutir o Planejamento Estratégico, 71% das empresas responderam sim e 29% responderam que não. De acordo com Hindle (1999), as reuniões podem ser definidas como qualquer encontro entre pessoas, tendo como objetivo a resolução de um problema ou a tomada de uma decisão.

Quando questionados se os planos e decisões do Planejamento Estratégico são descritos em algum documento, apenas 36% dos respondentes afirmaram que sim e 64% responderam que não. Em relação aos mesmos serem comunicados a toda a empresa, 57% responderam que sim e 43% responderam não. Conforme demonstra o Gráfico 8.

Segundo Lunardi Filho, Lunardi e Paulitsch (1997, p. 64), “ comunicar significa tornar comum a uma ou mais pessoas uma determinada informação ou conjunto de dados, com um significado que reduz a incerteza ou aumenta o conhecimento acerca de alguma coisa. Por outro lado, o ato de comunicar não deve ser visto apenas como um processo de transmissão e entendimento de informação, mas, também, como uma maneira de possibilitar o entendimento entre as pessoas. ”

Sobre o grau de conhecimento dos empresários e gerentes sobre o Planejamento Estratégico, podemos visualizar no Gráfico 9 que 4% responderam que possuem pouco conhecimento, 14% responderam possuir um conhecimento avançado sobre o assunto, 32% um conhecimento regular e 50% um conhecimento básico.

Gráfico 9: Grau de conhecimento sobre o Planejamento Estratégico Fonte: A autora

Para finalizar, podemos dizer que o objetivo do Planejamento Estratégico é desenvolver conhecimento sobre os fundamentos estratégicos imprescindíveis para a formulação do planejamento na realidade turbulenta, incerta e caracterizada por rápidas mudanças do mundo de hoje.

O planejamento estratégico, portanto, pode ser considerado um processo organizacional que compreende a adaptabilidade da organização ao ambiente em constante modificação, possui visão de futuro, abrange a organização de forma sistêmica e consensual, convertendo-se em um despertar constante para a aprendizagem e inovação organizacional.

Conforme Oliveira (1996), para a organização desenvolver seu planejamento estratégico precisa, inicialmente, definir aonde quer chegar; posteriormente, avalia como se encontra, para que seja possível determinar como alcançar a situação almejada.

5.4.2 Planejamento Tático

Oliveira (2010, p.17,18) explica que “planejamento tático é a metodologia administrativa que tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas do planejamento[...]”.

Inicialmente, verificou-se a preocupação por parte das empresas em se desenvolver o Planejamento Tático, 79% responderam que se preocupam em desenvolvê-lo e 21% responderam que não. Estas informações estão expressas a seguir no Gráfico 10.

Gráfico 10: Planejamento Tático Fonte: A autora

Outro assunto pesquisado, é relacionado ao Planejamento Tático contemplar todas as áreas da empresa, que de acordo com Chiavenato (2004), o Planejamento Tático abrange apenas uma parte da organização, que pode ser um departamento ou uma divisão. Tem duração de médio prazo, aproximadamente um ano e é desenvolvido pelo nível intermediário da organização. O planejamento tático é correlacionado às diversas áreas da organização, tais como marketing, contabilidade, finanças, pessoal e produção. 64% das empresas pesquisadas disseram que ele contempla todas as áreas e 36% que não, conforme demonstra o Gráfico 10.

Ainda em relação ao Gráfico 10, quando questionados se a empresa programa estratégias formais com metas, objetivos e cronogramas estruturados, 71% responderam que sim e 29% responderam que a empresa não realiza este tipo de programação.

No que tange ao grau de conhecimento sobre o Planejamento Tático, pode-se verificar no Gráfico 11 que 14% das empresas responderam possuir um grau avançado de conhecimento, 48% um básico conhecimento, seguido de 19% que possuem um

conhecimento regular e outros 19% que possuem pouco conhecimento sobre o Planejamento Tático.

Gráfico 11: Grau de conhecimento sobre o Planejamento Tático Fonte: A autora

Ainda sobre o Planejamento Tático, também foi importante verificar se a empresa realiza acompanhamento dos objetivos e metas estipuladas, 45% das empresas responderam que quando possível são acompanhadas, também outros 45% responderam que sempre há a acompanhamento e análise e apenas 10% disseram que os objetivos e metas nunca são acompanhados. Estes dados podem ser visualizados no Gráfico 12.

Segundo Drucker (1997, p. 47) “Quando a empresa traça objetivos e metas, e busca alcançá-los, ela tem claramente definido do porque ela existe, o que e como faz, e onde quer chegar. ”

Crepaldi (1998) salienta que para executar suas atividades, uma empresa precisa de elementos que lhe permitam cumprir seu ciclo operacional e que lhe forneçam também uma estrutura básica. Segundo esse mesmo autor, em qualquer organização e, como tal, em qualquer empresa, devem existir os seguintes itens: um número de pessoas; um ou mais objetivos básicos e certas metas, que surgem com os mesmos; a execução de atividades que

permitam o cumprimento dessas metas e objetivos; e recursos com os quais deve contar para alcançar seus objetivos.

Gráfico 12: Acompanhamento dos objetivos e metas Fonte: A autora

Denota-se que o planejamento tático é voltado para a utilização eficaz e eficiente dos recursos organizacionais, dentro de um nível médio de tempo, para que a organização possa alcançar os objetivos e metas pretendidos.

Pode-se considerar o planejamento tático como o elo entre o planejamento estratégico e operacional das organizações, por estar em um nível intermediário, tanto próximo do planejamento estratégico, quanto do planejamento operacional.

5.4.3 Planejamento Operacional

O planejamento operacional é voltado para o curto prazo, abarcando as operações organizacionais de caráter rotineiro e direciona-se para a otimização dos resultados, conforme os procedimentos determinados pela organização, para atingir os seus objetivos (CHIAVENATO, 2004).

Neste nível de planejamento é implantado o plano de ação da organização anteriormente definido no nível tático, com o apoio dos recursos humanos, recursos financeiros e recursos físicos disponíveis, no sentido de se obter a melhor relação custo/benefício para a organização (CARMO; PONTES, 1999).

Em relação ao Planejamento Operacional, primeiramente procurou-se saber se os empresários ou gerentes das empresas pesquisadas, possuem algum conhecimento sobre este Planejamento, 58% responderam possuir um conhecimento básico, 21% um conhecimento regular, 12% pouco conhecimento e apenas 9% um conhecimento avançado, conforme demonstra o Gráfico 13.

Gráfico 13: Grau de conhecimento Planejamento Operacional Fonte: A autora

Conforme o Gráfico 14, também se considerou relevante pesquisar, se existe na empresa, uma preocupação em se desenvolver o Planejamento Operacional, 87% dos respondentes informaram que sim e 13% responderam que não.

Segundo Oliveira (1999), os Planejamentos Operacionais correspondem a um conjunto de partes homogêneas do Planejamento Tático, em seu conteúdo está descrito quais os recursos necessários para o desenvolvimento e implantação, assim como os procedimentos básicos, os produtos ou resultados almejados, além dos prazos estabelecidos e dos responsáveis pela execução.

Gráfico 14: Planejamento Operacional Fonte: A autora

Quanto ao questionamento sobre a empresa possuir uma equipe capacitada de funcionários para desenvolver o Planejamento Operacional, 85% responderam que consideram sua equipe capacitada e 15% responderam que não, conforme pode ser visto no Gráfico 14.

No entendimento de Cerqueira (2009), é necessário estabelecer nas organizações programas com o intuito de desenvolver as pessoas em sua plenitude, realizando a orientação e a educação, objetivando o estímulo e o desenvolvimento de suas habilidades comportamentais e competências técnicas.

Na mesma linha de pensamento, Felicíssimo (2001) relembra que investir no bem- estar e na satisfação do funcionário, além do processo de humanização e ética profissional, representa uma economia clara e especifica de pessoas trabalhando satisfeitas com a atividade que desenvolvem, com isso acarretam uma maior produção e com mais qualidade, menos desperdício e sem ressentimentos.

A pesquisa também verificou se a empresa possui um Planejamento Operacional para cada tarefa executada, 56% das empresas disseram que possuem e 44% responderam que

não. Além disso, também considerou-se relevante verificar se para cada tarefa executada, a empresa possui metas e prazos para o seu desenvolvimento, 70% dos entrevistados

responderam sim e 30% responderam não. Estes dados podem ser visualizados no Gráfico 14.

Deste modo, conforme os resultados apresentados, entende-se que o Planejamento Operacional contempla a formalização das diversas informações previstas na organização, de forma a nortear e monitorar as atividades básicas da organização.

Neste sentido, percebe-se que no Planejamento Operacional, as estratégias são desdobradas em ações, através de etapas com a finalidade de execução de um plano que garante que a organização possa alcançar as metas estabelecidas. Ao fazer intervenções de curto prazo e mudanças no plano, os gerentes procuram equilibrar a qualidade, a rapidez, a confiabilidade, a flexibilidade e os custos das operações, caso a caso.