Planilha desenvolvida: aspectos, necessidades e funcionalidades

A planilha foi desenvolvida tomando por base as necessidades do dia-a-dia da empresa Black and White, sempre buscando atingir os objetivos da pesquisa e qualificar a gestão do negócio como um todo. Com a sua implementação e a manutenção dos lançamentos que se fizerem necessários, ela deve gerar resultados em médio e longo prazo, já que o monitoramento dos indicadores criado servirá, sem dúvidas, para manter o estabelecimento alinhado com o planejamento do administrador.

Primeiramente, o software escolhido para o desenvolvimento do objeto da pesquisa foi o Microsoft Excel 2010, principalmente, por se tratar de um programa que é encontrado facilmente nas micro e pequenas empresas, o que não exigiria maiores investimentos, elemento importante para aceitabilidade da planilha desenvolvida. Em um segundo aspecto, a ferramenta escolhida se deu pelo conhecimento prévio do acadêmico, que facilitou a construção e criou melhores possibilidades para a pesquisa.

Superada esta etapa, passou-se a classificação das despesas da empresa que foi realizada em três meses de trabalho, período curto para que houvesse um detalhamento

completo de todos os gastos da empresa, o que pode ocasionar a necessidade de algum aprimoramento ou adequação dos tipos estabelecidos – que foram citados no subitem anterior. Agrupadas, passaram a compor os Custos Fixos e Custos Variáveis do negócio possibilitando, assim, a criação dos indicadores e de análise de formação de preço.

Para que a planilha fosse amigável ao usuário, criaram-se planos de entrada de dados e de saída de informações bem separadas e definidas. Acredita-se que assim possa se evitar erros de lançamentos e preservar a qualidade da informação prestada.

O acompanhamento dos indicadores foi concebido de forma mensal e sintética em relação aos produtos, tratando-os de maneira geral e não isolada. Esta opção se mostrou a mais razoável, porque descomplexificou o trabalho realizado, embora não seja descartado que esse aprimorando seja realizado em um momento a posteriori, visto a sua grande utilidade. É interessante salientar que este tipo de análise resumida facilita o aprendizado e o uso do instrumento que se está desenvolvendo, especialmente, quando o administrador nunca teve contato com a contabilidade gerencial.

Apontado os caminhos seguidos, passou se o foco para quais são necessidades da empresa.

A primeira delas, era devido a impossibilidade do gestor determinar que quantia de lucro o empreendimento gerava, dificultando a decisão de quando e que quantia era disponível para investimentos. Não era possível, da mesma maneira, monitorar o retorno que este traria e saber se este efetivamente compensou ou não. Como solução foi proposto a análise de custos e receitas gerando o indicador de Lucro. Este se mostrou importante, pois agora era possível saber que resultado a empresa produzia e verificar o impacto de diversas decisões sobre ele. A forma de cálculo utilizada foi:

No mesmo grau de importância de como quantificar o Lucro é conhecer a Lucratividade da empresa, que é imprescindível para a análise pessoal do gestor sobre qual a

sua posição perante o mercado e qual é a fatia do giro que o negócio se apropria para se manter sustentável. A Lucratividade foi alcançada por este método:

A Rentabilidade é um dos indicadores mais importantes para qualquer negócio, pois é por ela que se pode descobrir se a empresa está ou não correspondendo às expectativas dos investidores. Ou seja, se o capital investido confere o retorno adequado ao risco que se corre na realização das atividades da empresa. No caso estudado a figura dos investidores se confunde com a dos administradores trazendo a tona se os esforços que este empenham está tendo resultado satisfatório ou se a melhore opção é reaver o dinheiro que se tem aplicado e busca outras formas de rentabiliza-lo.

O primeiro passo para alcançar este indicador foi descobrir a quantia de todos ativos que a empresa possui investida, em outras palavras, quanto de capital ela precisa para continuar em operação. Após isto, basta correlacionar esse capital com o Lucro que a empesa atinge, o que é feito deste modo:

É bom salientar que ativos são as contas que representam o que a empresa possui de fato somado aos valores intangíveis que possa converter em moeda.

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A margem de contribuição foi outro indicador a se fazer interessante, uma vez que com ele se poderia desvendar os limites de descontos, fazer uma análise interna de preço e detectar eventuais anomalias. Lembrando que, a priori, ele foi exposto de maneira sintética e não por grupo de produtos, tendo em vista que a empresa ainda não possui a clara classificação dos produtos. Mesmo assim, foi salientada a importância de se classificar os itens da loja para definir quais mercadorias merecem prioridade, que linhas devem ser ampliadas ou restringidas, dentre outros benefícios. A equação usada para o seu aferimento foi:

E, em percentual:

Outro indicador que se fez importante para situação estudada foi o Ponto de Equilíbrio, pois ele garante ao administrador uma visão mais segura do negócio a medida que lhe demonstra em que valor que os gastos da empresa equivalerão a sua receita. Por outro lado, verificada a dificuldade do gestor em criar metas e prêmios por objetivos atingidos, esta ferramenta será de extrema utilidade para o negócio, uma vez que é através dela que serão definidas as metas dos vendedores, as comissões praticadas e, também, os prêmios pelos objetivos de venda alcançados. Ressalta-se que este tipo de relacionamento com a equipe de vendedores não é novo, pelo contrário, é muito comum e bem sucedido em outras lojas do ramo e, por isto, entende-se que se possa e se deva implantar na Black and White. A fórmula de cálculo realizada para sua obtenção é a seguinte:

Tendo em vista a necessidade já retratada, acredita-se que a elaboração de metas para a equipe de vendas mereça um acompanhamento diário, assim, a planilha elaborada calcula o Ponto de Equilíbrio Diário se referenciando pelos dias úteis de cada mês. O que o faz pela seguinte fórmula:

Nesta situação, o Ponto de Equilíbrio Econômico é outro referencial interessante e tem como principal objetivo auxiliar o gestor a definir a que quantia de Lucro se planeja atingir com base na estratégia da empresa. Subsidiariamente, auxilia as decisões na formação do preço do produto e na viabilidade de projetos futuros. Para o seu aferimento, o cálculo realizado foi:

A dificuldade constatada de controlar o volume de estoque da empresa deve ser mitigada com o monitoramento do indicador de Giro de Estoque. No caso em estudo, existem poucas informações colhidas, então, mais uma vez se optou pela generalização dos produtos não os monitorando individualmente, mas sim, agrupados em uma grande classe. Pelo que se indica a fórmula de obtenção:

Ainda assim, foi sugerido que, futuramente, seja implantando um sistema de classificação de mercadorias que possibilite a criação de uma Curva ABC pelo negócio, podendo identificar a importância de cada produto sobre o faturamento da empresa e sobre os tickets emitidos de modo que garanta a melhor distribuição do estoque por mercadoria.

Com base no diagnóstico exposto, foi criada a planilha eletrônica que servirá de ferramenta para o gestor da empresa Black and White. Avalia que com essas informações serão atendidas as necessidades prioritárias do negócio, mas, para um momento posterior, restam alguns aprimoramentos que demandam mais tempo e implicam em investimentos e mudanças de processos internos.

Tabela 5: Planilha Desenvolvida

Fonte: Dados obtidos pela pesquisa na empresa.

Data janeiro (...) junho (...) dezembro (...) ANO %

2006 R$ 41.603,91 R$ 54.066,59 R$ 76.567,70 R$ 677.116,84 2007 R$ 51.221,90 R$ 74.584,52 R$ 76.222,70 R$ 797.319,53 17,75% 2008 R$ 53.807,63 R$ 86.485,17 R$ 104.637,29 R$ 924.030,46 15,89% 2009 R$ 52.944,03 R$ 85.235,56 R$ 132.023,43 R$ 1.018.301,71 10,20% Custos Fixos R$ 20.625,43 R$ 21.867,24 R$ 23.678,99 R$ 262.464,53 2010 R$ 63.691,67 R$ 110.849,30 R$ 130.320,58 R$ 1.176.664,60 15,55% 2011 R$ 72.443,63 R$ 107.753,52 R$ 143.624,19 R$ 1.300.471,57 10,52% Variação R$ 8.751,96 -R$ 3.095,78 R$ 13.303,61 R$ 123.806,97 % 13,74% -2,79% 10,21% 10,52% Custos Fixos 23,19% 13,91% 11,80% 14,45% Mini-Gráficos Custos Variáveis % Impostos - Simples R$ 6.592,37 R$ 9.805,57 R$ 13.069,80 R$ 118.342,91 9,10% C. Mercadoria Vendida R$ 37.504,77 R$ 58.123,44 R$ 79.657,89 R$ 681.920,54 52,44% Inadimplência R$ 560,21 R$ 489,90 R$ 354,00 R$ 5.629,00 0,43% Vendas Cartão R$ 873,34 R$ 1.008,07 R$ 1.456,93 R$ 12.819,83 0,99% Comissões Outras Despesas Total R$ 45.530,69 R$ 69.426,98 R$ 94.538,62 R$ 818.712,28 62,96% Custos Fixos %

Rúbricas jan jun dez Total

Salários R$ 11.798,54 R$ 12.506,60 R$ 12.506,60 R$ 147.246,96 11,32% Trib. sobre a folha R$ 943,88 R$ 1.000,53 R$ 1.000,53 R$ 11.779,76 0,91% Provisões R$ 1.664,91 R$ 1.764,82 R$ 1.764,82 R$ 20.778,18 1,60% Luz R$ 1.925,87 R$ 865,32 R$ 1.341,04 R$ 13.530,49 1,04% Água R$ 324,56 R$ 298,45 R$ 312,60 R$ 3.889,65 0,30% Telefone R$ 584,94 R$ 487,65 R$ 457,80 R$ 6.358,91 0,49% Téc. da Informação R$ 195,00 R$ 195,00 R$ 195,00 R$ 2.340,00 0,18% Despesas Operacionais R$ 1.254,69 R$ 987,00 R$ 1.576,00 R$ 14.249,80 1,10% Marketing R$ 315,00 R$ 740,00 R$ 1.100,00 R$ 8.168,00 0,63% Aluguel - M. cartão R$ 130,08 R$ 130,08 R$ 130,08 R$ 1.560,96 0,12% Despesas com Veículos R$ 555,65 R$ 169,80 R$ 166,43 R$ 2.637,60 0,20% Outras Despesas R$ 715,38 R$ 764,44 R$ 921,12 R$ 7.858,08 0,60% Aluguel - Sala R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 5.000,00 R$ 60.000,00 4,61% Total R$ 25.408,50 R$ 24.909,69 R$ 26.472,02 R$ 300.398,39 23,10% T O T A L R$ 70.939,19 R$ 94.336,67 R$ 121.010,64 R$ 1.119.110,67 86,05% Indicadores Financeiros % LUCRO PROPORCIONAL R$ 1.803,52 R$ 14.884,06 R$ 28.172,34 R$ 181.360,90 13,95% LUCRO REAL R$ 1.504,44 R$ 13.416,85 R$ 22.613,55 R$ 181.360,90 13,95% Acima ou abaixo o PE R$ 4.049,62 R$ 37.720,94 R$ 66.167,16 R$ 489.569,58 Margem contribuição 37,15% 35,57% 34,18% 37,04% 37,04% P. Equilíbrio - Mensal R$ 68.394,01 R$ 70.032,58 R$ 77.457,03 R$ 810.901,99 P. Equilíbrio - Diário R$ 2.630,54 R$ 2.693,56 R$ 2.868,78 R$ 32.436,08 P. Equilíbrio -Econômico R$ 114.154,22 R$ 117.827,40 R$ 127.198,96 R$ 1.361.584,06 Lucratividade 2,08% 12,45% 15,74% 13,95% Rentabilidade 0,17% 1,59% 2,84% 21,90%

Ativos e Outras Informações %

Estoque R$ 635.450,99 R$ 595.038,29 R$ 546.480,42 Patrimonio R$ 885.450,99 R$ 845.038,29 R$ 796.480,42 Compras no Período R$ 29.856,87 R$ 43.980,76 R$ 65.784,22