5 MODELO PROPOSTO UMA NOVA PROPOSTA PARA O
5.6 PRESTAÇÃO DE CONTAS
Conforme explicado no Modelo Atual, esta fase consta apenas da geração de relatórios mensais e esporadicamente a liberação de documentos e dados para auditorias e
inventários. Dessa forma, não foi gerado fluxograma para a etapa e nenhum problema foi levantado. Assim, também não é proposto nenhum plano de ação para esta fase.
De acordo com o que foi analisado sobre o setor do almoxarifado, muitos problemas foram levantados na pesquisa, por meio de observação da pesquisa-ação, da aplicação das ferramentas propostas no trabalho e da análise documental. Concluiu-se que existem questões que se originam dentro do próprio setor e no campus IFPB de Picuí e as originadas externamente ao órgão e relacionadas aos fornecedores.
Quando o usuário final (qualquer servidor que necessite de algum material ou o próprio setor do almoxarifado) não faz seu pedido anual de itens de consumo geral, causa um problema no início do processo de trabalho do Almoxarifado que repercute negativamente em todo o trabalho do setor, pois o material não estará disponível para o solicitante quando ele precisar. Para Siqueira et al. (2017, p.13) “ é possível afirmar que as atividades de suprimentos estão diretamente relacionadas, tendo impacto direto uma sobre as outras quando ocorre falha em algum elo da cadeia”, assim, este problema identificado no início do processo pode interferir em todo o restante.
Outro fator que interfere em todas as etapas é o fato de o governo federal não programar o envio do orçamento, que gera a “compra do final de ano”. Com a concentração das compras em um único período, recaem problemas sobre todas as etapas, pois todo o trabalho que deveria ser diluído durante o ano concentra-se em apenas um período. Dessa forma, a falta de pessoal para acompanhar o processo ou de local para armazenar o material seria uma demanda sazonal.
Existem problemas que também são originados e resolvidos externamente (os ligados aos fornecedores) para os quais a legislação descreve os procedimentos a serem feitos pela Administração, mas, como o contato com os fornecedores também se concentra no final do ano, falta pessoal para esse acompanhamento. Outro ponto observado é a não utilização por completo do SUAP tanto por parte do Almoxarifado, que não o utiliza para controlar os empenhos ou os estoques, quanto dos solicitantes (demais servidores) que não o utilizam para solicitar materiais nem conferir se existe estoque de algum material necessário.
Por fim, um ponto levantado como problema que interfere no dia a dia do setor diz respeito ao espaço físico para guardar materiais que necessitem de um
acondicionamento especial, tanto porque são delicados ou nocivos, quanto grandes e pesados, além da distância entre o galpão do almoxarifado e sua coordenação.
Assim, das sugestões feitas no trabalho, existem proposições internas ao setor, como as seguintes: criar uma programação, para que os pedidos sejam feitos ao longo do ano e calculados conforme estipula a norma vigente; acompanhar os pedidos, utilizando o sistema SUAP, com o fim de criar a cultura de notificação e abrir um processo para apurar fatos; solicitar compras de material para acondicionar pallets, suportes e estrados; solicitar um projeto para construir um local apropriado para guarda material e aproximar a coordenação do galpão do almoxarifado; e enviar uma lista mensal aos solicitantes dos itens constantes no estoque ou os que foram recebidos naquele período.
Existem sugestões que não competem somente ao setor de almoxarifado, mas também a uma instância maior, como a direção administrativa ou outra direção, quando couber, que são: a obrigatoriedade de passar os pedidos de compras pelo almoxarifado e conferir se os materiais já existem no estoque; incentivar os servidores a confeccionarem suas solicitações, treinando os solicitantes ou não, comprando material de quem não solicitou, assim como incentivar e treinar os solicitantes a usarem o SUAP para requisitar material. Outro ponto que recai sobre as direções, que não devem ser responsabilizadas por esse acontecimento, são as compras no final do ano, porquanto essa prática interfere em todo o trabalho do almoxarifado e de toda a cadeia de suprimentos. Não basta comprar por meio do SRP, que foi criado com a intenção de ser um “estoque” fora do órgão se só é solicitado todo de uma vez e para superlotar o almoxarifado.
Analisando a viabilidade das propostas apresentadas, percebe-se que algumas das propostas são passíveis de realizarem em um curto prazo, como o levantamento de itens do estoque, a conferência da existência do material solicitado em estoque, a confecção de programação de pedidos, o acompanhamento efetivo dos pedidos feitos pelo sistema SUAP, a aquisição de pallets e suportes para guarda correta de materiais e a comunicação entre Almoxarifado e usuário dos itens constantes no estoque. Como propostas de médio prazo foi apresentado o incentivo aos usuários realizarem os seus próprios pedidos, e com isso seriam repassados aos usuários a forma correta de se solicitar através dos cursos, seminários ou a política de boas vindas, apresentando já aos novatos a maneira de se solicitar material para compra e do almoxarifado. Outro ponto de Médio prazo, mas de
grande impacto é a realização das compras conforme cronograma e a não concentração de compras no final do ano. Já como ações de longo prazo são as ações relacionadas à questão física, aos projetos de adequação do espaço físico ao recomendado pela norma. Esta proposta, inclusive, é a que requer um orçamento específico para ser realizada.
Convém enfatizar que, apesar de o setor adotar práticas feitas conforme a norma e cumprir com alguns de seus propósitos, ainda existem alguns pontos que precisam ser melhorados e que foram traçados planos no referido trabalho como sugestão para tentar resolvê-los.
6 ANÁLISE COMPARATIVA DOS DOIS MODELOS
Neste capítulo, analisam-se os resultados encontrados na pesquisa. Para isso, procedeu-se a uma análise comparativa entre o modelo atual do almoxarifado e o modelo proposto, com base nas análises dos procedimentos indicados pela IN nº 205/88, do Manual de Almoxarifado do IFPB e da análise da identificação dos problemas, assim como a seleção do que foi considerado prioritário com a análise de suas causas.
O modelo atual apresenta limitações, como não ter fluxograma, as quantidades que devem ser adquiridas não estão sendo calculadas conforme a norma, a compra ser feita apenas por SRP de outros órgãos, e o fato de as compras se concentrarem em apenas um período, devido aos cortes orçamentários e à incerteza no orçamento. Isso prejudica muitos procedimentos, que não são realizados conforme a norma, por causa da quantidade de empenhos feitos em uma única época, além de alguns problemas na estrutura física para guardar o material. Apesar de pontos positivos, como o recebimento realizado de acordo com as normas, o planejamento dos quantitativos, que, mesmo não tendo sido feito conforme a norma, ainda atende à maioria dos pedidos dos materiais de responsabilidade do almoxarifado, existe o zelo pelo material recebido, e o sistema operacional (SUAP) utilizado dispõe de muitas ferramentas que, se utilizadas, poderão facilitar o trabalho do setor.
Assim, considerando esses aspectos mencionados, a proposta deste trabalho é de implementar um modelo por meio do qual seja possível corrigir as limitações encontradas com sugestões para cada etapa do processo de trabalho do almoxarifado, incentivar a seguir as normas que norteiam o trabalho do setor, tanto para a quantidade de itens quanto para o acompanhamento de pedidos, fazer o planejamento de cada coordenação, para solicitar material e incentivar que sejam feitos os pedidos para que o material comprado seja o realmente necessário, e estimular a participação de todos os envolvidos no planejamento da compra e nas requisições do almoxarifado.
Quadro 15 – Demonstrativo de alteração do modelo atual para o proposto
MODELO ATUAL MODELO PROPOSTO
Planejamento apenas orçamentário
Usuário não descreve itens para pedidos
Almoxarifado não planeja pedido
Compra conforme estimativa de uso
Não é feito levantamento de estoque adequado
Compras de final de ano
Pedidos conforme IN nº 205/88 com
levantamento periódico, estudo de estoque e cronograma
Pedidos das outras coordenações conferidos no estoque do Almoxarifado
Treinamento de solicitantes para realizarem seus pedidos corretamente
Cronograma de entrega de pedidos
Campus não segue a norma de notificação e abertura de processo para apurar fatos Envio de empenho sem
acompanhamento efetivo em razão da quantidade de pedidos ao mesmo tempo
Entrega atrasada do fornecedor
Acompanhamento efetivo dos pedidos pelo sistema SUAP
Instituir a cultura de notificação e posterior abertura de processo para apuração dos fatos quanto à entrega atrasada do fornecedor Cronograma de pedidos para não gerar as
compras do final de ano
Não há local apropriado para guarda de materiais específicos (nocivos ou de manutenção) Guarda de material disposto no
chão
Falta local para guarda de materiais advindos de compras de final de ano
Distância entre galpão e coordenação.
Projeto para guarda de materiais conforme a norma específica
Coordenação do almoxarifado em sala próxima ao galpão
Compra de palllets e material de apoio Cronograma para as compras serem diluídas
durante o ano
Falta de comunicação entre usuários e almoxarifado Distribuição de material a
solicitante sem análise prévia Unidade de medidas diferentes
Comunicação mensal aos usuários de materiais recebidos no Almoxarifado
Participação em semanas, cursos informando como se pedir material, e implementando a prática de Boas Vindas com novos servidores para já capacitá-los
Estímulo ao uso de SUAP pelos usuários. Fonte: Elaboração Própria
Ressalta-se que a implementação do modelo proposto no projeto de intervenção depende do envolvimento de diversos setores e direções. Os resultados da pesquisa serão levados ao conhecimento dos interessados.
No que diz respeito às limitações da pesquisa, uma delas foi a quantidade de entrevistados, pois, devido à lotação de apenas duas pessoas no setor, e de uma delas ser a pesquisadora, as entrevistas foram realizadas com servidores que já pertenceram ao setor, mas, como vivem hoje em outro contexto, talvez não retratem ao certo os problemas atuais. Outra limitação é o fato de o problema apontado como o maior do setor não se originar nele - a não solicitação de materiais pelo usuário, pois o almoxarifado pode participar de alguma ação para incentivar o usuário a fazer essa solicitação, porém a única tarefa a ser realizada por ele é fazer a própria solicitação.
Para outras pesquisas futuras, sugere-se que seja investigada a fase de planejamento da compra, apontada como a mais problemática e não só atrelada ao almoxarifado, ou que seja feita a análise de uma futura aplicação desse modelo proposto, caso seja conveniente para a Direção do campus, mensurando as contribuições desse modelo.
REFERÊNCIAS
ABRANTES, J. Gestão da qualidade. Rio de Janeiro: Interciência, 2009.
BERTOLINO, M. T. Gerenciamento da qualidade na indústria alimentícia: ênfase na segurança de alimentos. Porto Alegre: Artmed, 2010.
BARDIN, L. Análise de conteúdo. 6 ed. Lisboa: Edições 70, 2011
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília - DF: Senado, 1988.
______. Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da administração pública e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 22 jun. 1993.
______. Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002. Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências.
______. Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal.
______. Lei nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013. Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
______.Decreto nº 3.555, de 08 de agosto de 2000. Aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns.
______. Decreto nº 5.378., de 23 de fevereiro de 2005. Institui o Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização - GESPÚBLICA - e o Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização, e dá outras providências.
CARPINETTI, L. C. R. Gestão da qualidade: conceitos e técnicas. São Paulo: Atlas, 2010.
CARVALHO, M. S. M. V.; TONET, H. C. Qualidade na administração pública. Revista de Administração Pública, v. 28, n. 2, p. 137-152, 1994
CHOPRA, S.; MEINDL, P. Gerenciamento da cadeia de suprimentos – Estratégia, planejamento e operação. São Paulo: Prentice Hall, 2003.
COSTIN, C. Administração Pública. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.
DEMING, W. E. Qualidade: a revolução da Administração. Rio de Janeiro: Marques- Saraiva, 1990.
DIAS, M. A. P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
ENAP. Escola Nacional de Administração Pública Diretoria de Comunicação e Pesquisa. Gestão de Materiais. SAIS – Área 2-A – 70610-900 — Brasília/DF, 2015.
ERDMANN, R. H. Gestão da Qualidade no Setor Público. Florianópolis: Departamento de Ciências da Administração: CAPES: UAB, 2011.
FERNANDES, A. C. G. Governo eletrônico e compras governamentais eletrônicas no Brasil: como funcionam os principais sistemas em operação. BNDES. Área de Assuntos Fiscais e de Emprego. Informe-se. AFE n. 39. 2002 Disponível em:
<www.federativo.bndes.gov.br>. Acesso em: 12 jul. 2017.
FERNANDES, W. A. O movimento da qualidade no Brasil. São Paulo: Essential Idea Publishing, 2011.
FISCHER, G. et al. Gestão da qualidade: segurança do trabalho e gestão ambiental. 2. ed. São Paulo: Blucher, 2009.
FITZSIMMONS, J. A.; FITZSIMMONS, M. J. Administração de serviços: operações, estratégica e tecnologia da informação. 6. ed. Porto Alegre: Bookman, 2010.
FOWLER, E. D. Investigação sobre a utilização do Programa de Qualidade (GESPÚBLICA) nas Universidades Federais de Ensino Superior. 2008. 163f. Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção) – Universidade Federal de Itajubá, Itajubá, 2008.
GIL, A. C. Métodos e técnicas de pesquisa social. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2012.
______. Como elaborar projetos de pesquisa. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
GONZALES, M. K. O sistema de acompanhamento em compras e logística numa organização pública. Semina: Ciências Sociais e Humanas, Londrina, v. 24, n. 1. p. 53- 74. 2003. Disponível em:
<http://www.uel.br/revistas/uel/index.php/seminasoc/article/view/3837>. Acesso em: 11 ago. 2017.
GURGEL, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. 2. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2013.
IFPB. Manual de Gestão Almoxarifado, 2017
JUSTEN FILHO, M. Comentários à lei de licitações e contratos administrativos. 15. ed. São Paulo: Dialética, 2012.
LAS CASAS, A. L. Qualidade total em serviços: conceitos, exercício, casos práticos. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2008.
LOURENÇO, K. G; CASTILHO, V. Nível de atendimento dos materiais classificados como críticos no Hospital Universitário da USP. Revista Brasileira de Enfermagem; Vol. 60, nº01, p 15-20, 2007
MARCONI, M. de A.; LAKATOS, E. M. Fundamentos de Metodologia Científica. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
MARANHÃO, M. & MACIEIRA, M. E. B. O processo nosso de cada dia: Modelagem de processos de trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark Ed., 2004.
MENDONÇA, G. A. de A.; SELIG, P. M. O desdobramento da função qualidade - QFD - na gestão educacional como apoio à responsabilidade social do CEFET - GO. XXVI ENEGEP, 2006.
MINISTÉRIO da Transparência e Controladoria Geral da União. Sistema de Registro de Preços: perguntas e respostas. 2014. Disponível em:
<http://www.daf.unb.br/images/DCO/CGU-Sist-Reg-Precos-2014.pdf.> Acesso em: 12 jul. 2017.
MIRANDA, H. S. Curso de Direito Administrativo. 4. ed. Brasília: Senado Federal, 2006.
MONTEIRO, J. A. Qualidade total no serviço público: questionamentos e recomendações segundo os 14 pontos de W. E. Demig. Brasília: Editora QA&T Consultores Associados, 1991.
NIEBUHR, J. de M. Pregão presencial e eletrônico. 6. ed. Belo Horizonte: Fórum, 2011.
NOGUEIRA, L. C. L. Gerenciando pela qualidade total na Saúde. 3 ed. Nova Lima: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2008.
OLIVEIRA, R. C. R. Licitações e contratos administrativos. Rio de Janeiro: Forense; São Paulo: Método, 2012.
PALADINI, E. P. Gestão da qualidade: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
PALUDO, A. V. Orçamento público e administração financeira e orçamentária e LRF. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.
PEDROSA, F. E. Orçamento participativo: da elaboração à avaliação: uma proposta para o Campus Picuí do Instituto Federal da Paraíba: como funcionam os principais sistemas em operação. 2017. 147f. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão Pública) UFRN, Natal, 2017.
PRIMO, M. A. M; ALBUQUERQUE, A. E. C. Gestão da cadeia de suprimentos no Setor Público: uma discussão sobra viabilidade. ENEGEP. 2011. Disponível em:
<http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2011_TN_STP_135_855_17941.pdf> Acesso em:
12 ago. 2017.
SECRETARIA de Administração Pública da Presidência da República. Instrução Normativa 205, de 08 de abril de 1998.
SEVERINO, A. J. Metodologia do trabalho científico. 23. ed. São Paulo: Cortez, 2007.
SILVA, R. F.; BARBOSA, A. F. B. Aplicação das ferramentas da qualidade em uma empresa de serviços de saúde da região metropolitana do Recife. Revista de Engenharia e Pesquisa Aplicada. v. 2, n 4. 2017.
SIQUEIRA, C. R. et al. Gestão da cadeia de suprimentos: uma análise sobre as
modalidades de aquisição no setor público, suas falhas e sugestões para uma reposição de estoque mais eficiente junto ao setor de farmácia. SBIJ 72- 2017.
THIOLLENT, M. Metodologia da pesquisa-ação. 5. ed. São Paulo: Cortez: Autores Associados, 1992.
TRIDAPALLI, J. P.; FERNANDES, E.; MACHADO, W. V. Gestão da cadeia de
suprimento do setor público: uma alternativa para controle de gastos correntes no Brasil. Revista de Administração Pública. Rio de Janeiro, v. 45(2), 401- 433, 2011.
VIANA, J. J. Administração de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2011.
WONG, K. C. Using an Ishikawa diagram as a tool to assist memory and retrieval of relevant medical cases from the medical literature. J Med Case Rep. 2011;29(5):120.
REFERÊNCIAS COMPLEMENTARES
ALVES, V. L. de S. Gestão da qualidade: ferramentas utilizadas no contexto contemporâneo da saúde. 2. ed. São Paulo: Martinari, 2012.
ALMEIDA, A. V. C. et al. Melhorias no ressuprimento de itens de consumo em uma universidade pública no estado do Pará. Perspectivas on line: Exatas & Engenharia. Campos dos Goytacazes, vol. 16. 2016.
ANDRADE, L. F. P; RIBEIRO, C. A. Ferramentas e técnicas para o processo de
gerenciamento da qualidade. Caderno de Estudos de Sistema de Informação. Juiz de Fora, v. 3, n. 2. 2016.
CAMPOS, V. F. TQC – Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). Nova Lima – MG: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2004.
CARVALHO, M. S. M. V.; TONET, H. C. Qualidade na Administração Pública. RAP, vol. 2, 1994.
CORRÊA, H. L. Gestão de redes de suprimentos: integrando cadeias de suprimento no mundo globalizado. São Paulo: Atlas, 2010.
LIMA, V.S., FIGUEIREDO, V. S.; SANTOS, W. J. L. O impacto dos restos a pagar na diminuição dos recursos financeiros durante a execução do orçamento público federal. XIV Congresso USP de Iniciação Científica em Contabilidade. São Paulo, 2017.
MIGUEL, P. A. C. Qualidade: enfoques e ferramentas. São Paulo: Artliber Editora, 2001.
PIRES, S, R. I. Gestão da cadeia de suprimentos: conceitos, estratégias, práticas e casos - Supply chain management. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
POZO, H. Administração de recursos materiais e matrimoniais: uma abordagem logística. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2010.
TRIDAPALLI, J. P.; BORINELLI, B. Gestão da cadeia de suprimento do setor público brasileiro: um estudo exploratório das funcionalidades e do nível de maturidade em governo eletrônico. Revista ADMpg Gestão Estratégica, Ponta Grossa, v. 3, n. 2, p. 103-111, 2010.
WERKEMA, M. C. C. As ferramentas da qualidade no gerenciamento de processos. 6. Ed. Belo Horizonte, MG: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 1995.
APÊNDICE A
ROTEIRO DE ENTREVISTA SEMIESTRUTURADA COM SERVIDORES QUE TRABALHAM OU TRABALHARAM NO SETOR DE ALMOXARIFADO E
PATRIMÔNIO DO IFPB- PICUÍ 1. Como funciona a gestão de materiais no IFPB - Picuí? 2. Qual a função do setor de almoxarifado nessa cadeia?
3. Até que ponto o atual modelo é eficiente? Atende aos usuários? O que poderia melhorar?
4. Quais os problemas internos ao setor de almoxarifado? Quais suas possíveis causas?
5. Como o setor de almoxarifado impacta no elo da cadeia da gestão de materiais? Quais são os problemas originados nele que refletem em outros setores?
6. Quais os problemas que advêm de outros setores da gestão de material que impactam no setor de almoxarifado? Quais seriam as causas?
7. O que pode ser feito para melhorar tais problemas, sejam internos ou externos ao setor de almoxarifado?
8. Quais seriam os problemas prioritários para se estudarem as possíveis causas nesse setor?
APÊNDICE B
ROTEIRO DE ENTREVISTA SEMIESTRUTURADA COM O DIRETOR ADMINISTRATIVO DO IFPB- PICUI
1. Como funciona a gestão da cadeia de materiais no IFPB – Picuí? 2. Qual a função das direções nessa cadeia?
3. Até que ponto o atual modelo é eficiente? Atende aos usuários? O que poderia melhorar?
4. Como sua direção repercute no elo da cadeia?
5. Quais os problemas da gestão de materiais como um todo no IFPB- Picuí? Quais seriam as causas?
6. Qual a etapa com mais problemas? Quais os problemas?
7. O que pode ser feito para melhorar tais problemas, sejam internos ou externos aos setores ligados a sua direção?
8. Quais os maiores problemas relacionados ao setor de almoxarifado?
9. Quais as causas desses problemas citados na pergunta anterior? Onde essas causas se iniciam?
APÊNDICE C
TERMO DE CONSENTIMENTO LIVRE E ESCLARECIDO – TCLE
Esclarecimentos
Este é um convite para você participar da pesquisa: Gestão de materiais do IFPB -