Gestão de materiais do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba - Campus Picuí: uma proposta de intervenção

Texto

(1)UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM GESTÃO PÚBLICA. PAULA BARRÊTO DE AZEVÊDO MAIA. GESTÃO DE MATERIAIS DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA PARAÍBA – CAMPUS PICUÍ: UMA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO. NATAL 2018.

(2) PAULA BARRÊTO DE AZÊVEDO MAIA. GESTÃO DE MATERIAIS DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA PARAÍBA – CAMPUS PICUÍ: UMA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO. Proposta de intervenção apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Gestão Pública da Universidade Federal do Rio Grande do NorteUFRN, como requisito para a obtenção do título de Mestre em Gestão Pública. Orientador: Prof. Dr. Richard Medeiros de Araújo. NATAL 2018.

(3) Universidade Federal do Rio Grande do Norte - UFRN Sistema de Bibliotecas - SISBI Catalogação de Publicação na Fonte. UFRN - Biblioteca Setorial do Centro Ciências Sociais Aplicadas - CCSA Maia, Paula Barreto de Azevedo. Gestão de materiais do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba - Campus Picuí: uma proposta de intervenção / Paula Barreto de Azevedo Maia. - 2018. 113f.: il. Dissertação (Mestrado em Gestão pública) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Cento de Ciências Sociais Aplicadas, Programa de Pós Graduação em Gestão Pública. Natal, RN, 2018. Orientador: Prof. Dr. Richard Medeiros de Araújo.. 1. Gestão pública - Dissertação. 2. Almoxarifado Dissertação. 3. Fluxograma - Dissertação. 4. Diagrama de Causa e Efeito - Dissertação. 5. Ferramenta 5W3H - Dissertação. I. Araújo, Richard Medeiros de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título. Elaborado por Eliane Leal Duarte - CRB-15/355.

(4) PAULA BARRÊTO DE AZEVÊDO MAIA. GESTÃO DE MATERIAIS DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA PARAÍBA – CAMPUS PICUÍ: UMA PROPOSTA DE INTERVENÇÃO. Proposta de intervenção apresentada ao Programa de PósGraduação em Gestão Pública da Universidade Federal do Rio Grande do Norte – UFRN, como requisito para a obtenção do título de Mestre em Gestão Pública.. Aprovado em: 09 / 02 / 2018.. BANCA EXAMINADORA. _____________________________________________ Prof. Dr. Richard Medeiros de Araújo (Orientador - PPGP - UFRN). _____________________________________________ Profa. Dra. Jomária Mata de Lima Alloufa (Examinador Interno - UFRN). _____________________________________________ Profa. Dra. Alba de Oliveira Barbosa Lopes (Examinador Externo - IFPE).

(5) AGRADECIMENTOS. Agradeço a Deus e a minha família pelo apoio, não só nessa fase do Mestrado, mas também em toda a minha vida; Ao meu esposo, Márcio, pelo companheirismo e pela compreensão nesses anos tão intensos de estudos e de viagens; Aos meus pais, Anselmo e Lina, pelo apoio incondicional em tudo o que faço para meu melhor; A minha irmã, Myriam, sempre tão carinhosa comigo; Aumentando a família, agradeço a Luísa, que está comigo nessa jornada, curtindo, dentro de minha barriga, todas estas últimas animações de final de Mestrado. Deixo registrado meu pedido de desculpas a ela por ter que dividir sua chegada com este outro filho, que é o projeto de intervenção; A todos os que compõem o PPGP; Aos professores, que nos transmitiram tantos conhecimentos. Aos colegas de curso, que fizeram essa fase parecer mais leve. Agradeço, em especial, a Isabellle, a Daniele, a Kafran e a Jessyka, com quem dividi minhas angústias por mais tempo, sempre nos ajudando uns aos outros. A Bel e a Dani agradeço, ainda, por me levarem junto nos estudos e nos poucos momentos de diversão nas viagens a Natal: Bel, que fazia dupla comigo e embelezava nossos trabalhos; e Dani, que sempre me motivava, mesmo sem saber, todas as vezes em que pensei em desistir. Muito obrigada! Não posso deixar de agradecer a Jussier, a Fábio, a Cláudio e a Thiago que, apesar de não sermos da mesma turma, contribuíram muito, já que tinham uma visão mais experiente dessa fase; A todos os que compõem o IFPB – Picuí, pela colaboração e pela compreensão nesse período em que fui uma “servidora pela metade”; Por fim, agradeço à banca examinadora, pelas contribuições que deu a este trabalho e, principalmente, ao meu orientador, Richard, que, sempre tão solícito, rápido e objetivo em suas respostas, deixava-me segura de que tudo iria dar certo..

(6) RESUMO. Este trabalho apresenta uma análise do setor de almoxarifado do IFPB – Picuí – por meio de ferramentas da Gestão da Qualidade, a fim de levantar os problemas encontrados em todas as suas etapas de trabalho, identificar as possíveis causas e, através da ferramenta 5W3H, propor soluções para resolver esses problemas, tornar o setor mais eficiente e, consequentemente, com menos desperdício do dinheiro público. O almoxarifado tem o papel de planejar aquisições comuns, acompanhar o pedido de material, recebê-lo, conferí-lo e guardá-lo até que seja distribuído para o usuário final. Foi elaborado um fluxograma de cada etapa de trabalho nesse setor, que é analisado conforme as normas vigentes e o Manual de Almoxarifado da instituição. Foram identificados os problemas de cada etapa e selecionado um como prioridade para encontrar suas causas, usando-se ferramentas como o diagrama de causa e efeito ou diagrama de Ishikawa e os 5W3H. Para propor soluções para os problemas constatados, foi utilizada a ferramenta 5W3H. A metodologia adotada envolveu a pesquisa bibliográfica e a documental, para posterior coleta de dados através de entrevistas semiestruturadas. Depois dessa discussão, apresenta-se uma proposta de intervenção para o Campus estudado, visando traçar possíveis soluções para os problemas encontrados, sugerir novos procedimentos e apresentar novos fluxogramas. Palavras-chave: Almoxarifado. Fluxograma. Diagrama de causa e efeito. 5W3H..

(7) ABSTRACT. The present paper proposes to analyze the Warehouse sector of the IFPB - Picuí through Quality Management tools in order to raise the problems encountered in all the steps of the sector. With this, we seek to identify the possible causes again through the 5W3H tool, seek to propose solutions in order to remedy such problems and make the sector more efficient and consequently with less waste of public money. The Warehouse has the role of planning common acquisitions, tracking the order, receiving it, conferencing, and keeping up the distribution to the end user. Thus, the present work constructs the flow chart of each stage of work in the Warehouse, analyzed according to the current norms and the Warehouse Manual of the institution. After this, the problems of each step are identified and one is selected as a priority to find its causes from tools like Cause and Effect Diagram or Ishikawa Diagram and 5W3H. To propose solutions, the 5W3H tool was used. The methodology adopted was through bibliographical and documentary research, for later data collection through semistructured interviews. After this discussion is presented a proposal of intervention to the studied Campus with the intention of tracing possible solutions to the problems found suggesting new procedures and presenting new flowcharts. Keywords: Warehouse. Flow chart. Cause and effect diagram. 5W3H..

(8) LISTA DE ABREVIATURAS ABNT CEFET CONIF DOU EAD ENAP FNQ IFPB IN INB IRP ISO LDB PAT PDI PBQP PNQ ProQP PQGF SIAFI SIASG SICAF SUAP SRP TQM. Associação Brasileira de Normas Técnicas Centro Federal de Educação Tecnológica Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica Diário Oficial da União Educação à Distância Escola Nacional de Administração Pública Fundação Nacional da Qualidade Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba Instrução Normativa Indústrias Nucleares do Brasil Intenção de Registro de Preços International Organization for Standardization Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional Plano Anual de Trabalho Plano de Desenvolvimento Institucional Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade Prêmio Nacional da Qualidade Programa da Qualidade e Produtividade Prêmio da Qualidade do Governo Federal Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores Sistema Unificado da Administração Pública Sistema de Registro de Preços Total Quality Management.

(9) LISTA DE FIGURAS. Figura 1 – Passos da cadeia de suprimentos de material................................................. Figura 2 – Exemplo de diagrama de causa e efeito.......................................................... Figura 3 – Abrangência do IFPB …………………………………………..……….. Figura 4 – Organograma do IFPB – Picuí…………………………………………... Figura 5 – Fluxograma da gestão de materiais do IFPB – Picuí..................................... Figura 6 – Fluxograma do setor de almoxarifado do IFPB – Picuí................................ Figura 7 – Fluxograma do planejamento das aquisições - Modelo atual....................... Figura 8 – Fluxograma do acompanhamento dos pedidos de material- Modelo atual Figura 9 – Fluxograma do recebimento do material - Modelo atual......................... Figura 10 – Fluxograma da armazenagem de material...............................………..... Figura 11 – Fluxograma de distribuição dos materiais……............................................ Figura 12 – Diagrama de causa e efeito - Falta de controle dos estoques..................... Figura 13 – Fluxograma para planejamento das aquisições - Modelo atual e Modelo proposto........…………………………………………………………………………. Figura 14 – Diagrama de causa e efeito para entrega atrasada pelo fornecedor........... Figura 15 – Fluxograma do contato com o fornecedor - Modelo atual e Modelo proposto................……………………………………………………………………. Figura 16 – Diagrama de causa e efeito do fornecedor que não entrega o material ... Figura 17 – Diagrama de causa e efeito do espaço físico................................................ Figura 18 – Fluxograma de armazenagem e guarda de material - Modelo atual e Modelo proposto…………………………………………………………………… Figura 19 – Diagrama de causa e efeito para falta de comunicação entre o almoxarifado e o usuário........................................................................................................ Figura 20 – Fluxograma de distribuição para o usuário final - Modelo atual e Modelo proposto.....…………………………………………………………………. 18 40 44 46. 53 55 57 60. 62 63 66 70 77 78 82 84 87 91 92 96.

(10) LISTA DE QUADROS. Quadro 1 – Representação de formas em um fluxograma.......................................... Quadro 2 – Significado do 5W3H.................................................................................. Quadro 3 – Sujeitos da pesquisa.................................................................................... Quadro 4 – Relação das ferramentas e sua finalidade................................................. Quadro 5 – 5W3H de análise das causas do problema Falta de Controle dos estoques………………………………………………………………………......... Quadro 6 – 5W3H para planejamento das aquisições - Interno ao Setor............. Quadro 7 – 5W3H com plano de ações para planejamento das aquisições Externo ao setor................................................................................................................. Quadro 8 – 5W3H de análise das causas de entrega atrasada pelo fornecedor....... Quadro 9 – 5W3H com plano de ações para contato com fornecedor corretamente....................................................................................................................... Quadro 10 – 5W3H - Causas de o fornecedor não entregar o material corretamente....................................................................................................................... Quadro 11 – 5W3H das causas da falta de espaço físico............................................ Quadro 12 – 5W3H para armazenagem/guarda de material...................................... Quadro 13 – 5W3H das causas para Falta de Comunicação entre usuário e Almoxarifado...................................................................................................................... Quadro 14 – 5W3H para distribuição com o usuário final......................................... Quadro 15 – Demonstrativo de alteração do modelo atual para o proposto............. 41 42 49 50 71 73 74 79 81 85 87 89 92 94 101.

(11) SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO................................................................................................................. 1.1 OBJETIVOS..................................................................................................................... 1.1.1 Objetivo geral.............................................................................................................. 1.2 JUSTIFICATIVA.............................................................................................................. 12 14 14 15. 2 REVISÃO DE LITERATURA....................................................................................... 2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMONIAIS - GESTÃO DE MATERIAIS........................................................................................................................... 2.1.1 Planejamento na gestão de materiais..................................................................... 2.1.2 Compra de material................................................................................................... 2.1.3 Contato com o fornecedor......................................................................................... 2.1.4 Recebimento e armazenagem................................................................................... 2.1.5 Distribuição interna de material............................................................................. 2.2 QUALIDADE................................................................................................................... 2.3 A QUALIDADE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA.............................................. 2.4 FERRAMENTAS DA GESTÃO DA QUALIDADE.................................................. 17 17 19 24 26 28 32 33 35 38. 3 INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA 43 PARAÍBA- PICUÍ................................................................................................................ 4 MODELO ATUAL............................................................................................................ 4.1 ASPECTOS METODOLÓGICOS................................................................................ 4.2 O ATUAL MODELO DO ALMOXARIFADO NO CAMPUS DE PICUÍ DO IFPB.......................................................................................................................................... 4.2.1. Planejamento das Aquisições………………………………………………….. 4.2.2. Acompanhamento dos Pedidos de Materiais………………………………….. 4.2.3 Recebimento de Material………….…………………………………………… 4.2.4 Armazenagem de Material……………………………………………………... 4.2.5 Distribuição dos Materiais……….…………………………………………….. 4.2.6 Prestação de Contas…………..……………………………………………….... 47 47 51 56 59 61 63 65 67. 5 MODELO PROPOSTO - UMA NOVA PROPOSTA PARA O ALMOXARIFADO DO IFPB – PICUÍ........................................................................... 5.1 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES…………….………………………….. 5.2 ACOMPANHAMENTO DOS PEDIDOS DE MATERIAIS …………………… 5.3 RECEBIMENTO DE MATERIAL………………………………………………. 5.4 ARMAZENAGEM DE MATERIAL…………………………………………….. 5.5 DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAL………………………………………………. 5.6 PRESTAÇÃO DE CONTAS…………………………………………………….... 69 69 78 83 86 91 96. 6ANÁLISE COMPARATIVA DOS DOIS MODELOS........................…….......... 100. REFERÊNCIAS.................................................................................................................... 103 REFERÊNCIAS COMPLEMENTARES....................................................................... 108 APÊNDICE A........................................................................................................................ APÊNDICE B........................................................................................................................ APÊNDICE C........................................................................................................................ APÊNDICE D......................................................................................................................... 110 111 112 115.

(12) 12. 1 INTRODUÇÃO. Com a inclusão do princípio da eficiência na Constituição Federal como pilar para a Administração Pública, alguns conceitos da área privada foram incorporados às práticas de órgãos públicos. A avaliação por desempenho, a gestão da qualidade, o planejamento e outros conceitos foram introduzidos de maneira adaptada, mas com a valorização das ideias principais, a fim de tornar o serviço público mais eficiente, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade e reduzir os custos. Nesse contexto, uma das áreas do setor público onde essas práticas e conceitos podem ser incorporados para gerar bons resultados é na gestão de materiais. As organizações públicas precisam buscar formas para atender melhor e com mais eficiência os cidadãos. Para isso, devem encontrar novas tendências, a fim de gerenciar a contento o bem público. Assim, a Gestão de materiais, que, segundo Costin (2010, p. 183), “é uma área da gestão que visa assegurar que a organização disponha, de modo contínuo, de insumos necessários para suas atividades”, tem um papel importante na busca pelo bom serviço. Viana (2006, p. 35) diz que “o objetivo fundamental da Administração de Materiais é de determinar quando e quanto adquirir, para repor o estoque”, portanto, o planejamento é fator de sucesso na Gestão de materiais. Em uma instituição pública de ensino, a gestão de materiais deve ser analisada tendo em vista sua proximidade com a forma de adquirir bens e serviços e não envolve somente a compra do bem ou contratação do serviço. Para Costin (2010, p. 185), “integram o processo de administração de materiais e patrimoniais as funções de: compras governamentais e contratação de serviços, armazenamento e administração de estoques, distribuição, e administração patrimonial.” Neste trabalho, a gestão de materiais consiste em fazer o planejamento orçamentário de compra e de solicitação de materiais para compra, comprar o material, enviar o empenho ao fornecedor ganhador, cobrar sua entrega, recebê-lo e conferí-lo, para saber se está conforme o pedido, guardar o material no almoxarifado e entregá-lo ao usuário final. Mas a fase analisada com mais dedicação foi a que é realizada no setor de almoxarifado e patrimônio, tendo em vista este ser, o elo final da Cadeia de Materiais, que fecha o ciclo e onde os problemas originados em toda a cadeia impactam no seu.

(13) 13. funcionamento. Neste setor as atividades vão do planejamento das aquisições, passando pelo envio de empenho até a entrega do material ao usuário final. Dada a importância do referido setor, o estudo de problemas como a não solicitação de materiais conforme as normas, a falta de planejamento dos cálculos dos quantitativos a serem comprados, estoques elevados de alguns materiais, a não entrega de material no prazo devido, o acompanhamento deficitário dos pedidos, dentre outros problemas pertencentes ao dia a dia do setor, se faz necessária a análise dos problemas para encontrar as possíveis causas que os originam. Para analisar os problemas encontrados no setor de almoxarifado e patrimônio, chamado, a partir de agora, de almoxarifado, é preciso identificar suas possíveis causas e sugerir um plano de ações, e uma das formas possíveis é usando ferramentas da Gestão da Qualidade, que são técnicas e métodos por meio dos quais é possível analisar os erros, encontrar gargalos, propor melhorias e traçar planos para conseguir a qualidade desejada. A qualidade, hoje em dia, é considerada como um diferencial, um valor agregado, os “bons olhos do cliente”. No serviço público, segundo Carvalho e Tonet (1994), também pode ser entendida como cidadania, a capacidade de prover a sociedade dos bens e dos serviços dos quais necessita, já que os cidadãos clamam por melhores condições e pela boa qualidade no serviço prestado, que é pago pela sociedade através de impostos. Os servidores públicos devem prestar os serviços que eles querem receber, os governantes devem proporcionar condições para que os serviços sejam prestados da maneira correta, e a sociedade deve exigir que esses serviços sejam prestados de forma eficiente e com boa qualidade. A aplicação da qualidade em organizações públicas vem sendo praticada e incentivada gradativamente. Nesse contexto, no IFPB - Campus Picuí, local onde foi realizado o estudo, devem ser analisadas e aperfeiçoadas as práticas de gestão de material, para melhorar o serviço prestado ao usuário final, tendo em vista os problemas que foram constatados no desenvolvimento do estudo, como o fato de os usuários não solicitarem as compras com a descrição do material, este direcionado a algumas coordenações, e a outras, não, poucos pregões da instituição, falta de material específico para aulas de laboratório, estoques elevados de algum tipo de material que não é usado, não entrega dos materiais pelos.

(14) 14. fornecedores, o que gera um grande número de empenhos inscritos em ‘Restos a pagar’, incertezas no orçamento, compras no final de ano, entre outros. Ressalte-se, porém, que, como o foco do trabalho foi no almoxarifado, os problemas estudados de forma aprofundada são os que impactam diretamente em seu funcionamento e os que se originam nele. Então, o norte desta pesquisa foi o de identificar problemas. Para isso, foram analisadas ferramentas da gestão de qualidade, como o fluxograma e o diagrama de causa e efeito, por meio dos quais pode-se identificar erros e gargalos e propor melhorias também com a ferramenta 5W3H.. 1.1 OBJETIVOS. Com o intuito de criar o projeto de intervenção, foram estabelecidos o objetivo geral e seus objetivos específicos.. 1.1.1 Objetivo geral. Analisar os problemas encontrados no setor de almoxarifado do IFPB – Campus Picuí - com ferramentas da Gestão da Qualidade, o que culminou com uma proposta de intervenção para sugerir melhorias para o setor estudado, apontar possíveis soluções e criar ações que tragam benefícios para o trabalho executado no setor.. 1.1.1.1 Objetivos específicos. . Descrever os procedimentos do setor de almoxarifado no modelo atual;.  Analisar o modelo atual pela Instrução Normativa 205/88, que rege os procedimentos do setor, e o Manual de Gestão do Almoxarifado do IFPB; . Identificar os problemas do setor e selecionar os que são prioritários para encontrar suas possíveis causas;.

(15) 15.  Identificar as causas dos problemas encontrados, dentre elas as mais prováveis, para que por meio de análise de cada uma delas, seja traçado um plano de metas a fim de saná-las;  Apontar possíveis soluções traçando um plano de ações que resulte em melhorias para o setor;  Sugerir novos procedimentos para o setor de almoxarifado e elaborar um fluxograma de proposta de um novo modelo de gestão de material para o IFPB – Picuí.. 1.2 JUSTIFICATIVA. O interesse pelo estudo surgiu de nossa vivência em setores diferentes da gestão de materiais em campus diferentes, ao constatar que as reclamações dos usuários quanto ao trabalho da Gestão de Materiais eram sempre voltadas para áreas parecidas, e apesar de cada setor ter sua especificidade, o elo final dos problemas era o setor de almoxarifado e patrimônio, pois o planejamento errado, a compra errada e o próprio recebimento e armazenamento errados interferem negativamente no trabalho desse setor. Assim, com a responsabilidade de funcionar como final de uma cadeia, alguns erros de outros setores acabam repercutindo mais no trabalho deste setor, além dos possíveis erros que lhe são inerentes. Neste trabalho, analisar-se-ão os problemas encontrados pelos servidores que trabalham no Setor de almoxarifado, através de uma entrevista semiestruturada, e os relatados feitos pelo diretor ligado diretamente ao setor como superior hierárquico. A partir deste levantamento, encontrar-se-ão as causas, empregando as ferramentas da Gestão da Qualidade, como o diagrama de causa e efeito, e, por meio da ferramenta 5W3H, serão propostas soluções para resolver os problemas. Este trabalho se justifica porque foram ouvidos os servidores lotados no setor, os que já foram lotados e o diretor superior. Assim, tivemos uma visão de parte da execução das tarefas e de um diretor da instituição para ter uma ideia do setor na cadeia toda, a fim de encontrar as lacunas em cada visão e de encontrar o melhor meio de estabelecer que os procedimentos do setor sejam feitos de forma correta, seguindo as normas, com o.

(16) 16. conhecimento de todos os envolvidos, para que a atividade-fim da instituição, que é de prestar educação de boa qualidade, seja realizada sem problemas no tocante ao material. O fato de a análise desse processo ser feita com ferramentas da Gestão da Qualidade se justifica porque essa temática vem se destacando como forma de propor melhorias para os processos. Existem ferramentas que são utilizadas para identificar problemas, outras, para solvê-los, e outras, para ambas as funções. Nesta pesquisa, as ferramentas ajudaram a analisar inicialmente as causas dos problemas do processo e a propor melhorias para ele, visando alcançar a eficiência da gestão de materiais na instituição estudada e oferecer ao seu público-alvo um serviço público de melhor qualidade, com o mínimo de erros, na perspectiva de que o dinheiro público seja utilizado para as demandas reais dos servidores do órgão. O estudo versa sobre um tema relevante, em razão da ineficiência do serviço público caso falte um item de extrema importância ou da manutenção de estoques elevados de itens que não são necessários, já que, para que a atividade-fim de uma instituição de ensino, que consiste em proporcionar educação de boa qualidade aos alunos seja cumprida de maneira eficaz, é necessário que o material seja bem gerido. Quanto às contribuições técnicas, a maior delas é a melhoria do trabalho no Setor de almoxarifado e, consequentemente, um bom funcionamento da Gestão de materiais, pois, como o setor é um elo da cadeia de materiais, se funcionar com excelência, poderá incentivar os outros a também buscarem sua excelência. Quanto às contribuições de cunho científico, este estudo fortalecerá o pequeno número dos que são voltados para a Gestão de materiais na área pública, assim como a aplicação de ferramentas da qualidade na prática, também na área pública, tendo em vista a deficiência na pesquisa, conforme citam Lourenço e Castilho (2007), Tridapalli, Fernandes e Machado (2011). Espera-se que os resultados gerem uma reflexão no IFPB – Picuí sobre a importância do funcionamento da Gestão de materiais e que incentivem a participação dos servidores no processo, pois, devido à contenção de gastos que ocorre na atualidade, os recursos devem ser bem planejados e acompanhados..

(17) 17. 2 REVISÃO DE LITERATURA. Neste capítulo, apresentam-se alguns conceitos que embasaram a pesquisa. Para isso, utilizaram-se publicações feitas nas áreas de Gestão de materiais, de Gestão de materiais na Administração Pública, da Qualidade, da Qualidade na Administração Pública e ferramentas da qualidade. Porém, só foram expostas de maneira pormenorizada as ferramentas que serão utilizadas na execução do projeto.. 2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E PATRIMONIAIS - GESTÃO DE MATERIAIS. Um conceito importante para o bom funcionamento de uma organização - privada ou pública - que vem sendo a cada dia mais difundido é o de administração de materiais e patrimoniais. A este respeito, a cartilha da ENAP (2015, p. 09) diz:. Ao nos voltarmos à administração de recursos materiais – espécie no gênero dos recursos organizacionais – vem à baila a multiplicidade de processos envolvidos, que guardam expressiva transversalidade no âmbito das instituições. Gestão de estoques, compras, guarda e acondicionamento de bens, distribuição e administração patrimonial moldam o cerne de uma das principais atividades-meio de órgãos e entidades públicos, basilar ao bom desempenho institucional.. Gerir material significa gerenciá-lo, administrá-lo. Segundo a IN nº 205/88, material é uma. designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.. Assim, a gestão de materiais tem a função de administrar todos esses elementos. Diante do exposto, na instituição pública que é o alvo deste estudo, a gestão de materiais envolve aspectos como a necessidade do material pelo servidor ou setor.

(18) 18. solicitante, o planejamento do pedido e sua realização, a compra do material ou contratação do serviço solicitado, o acompanhamento do pedido ao ser entregue pelo fornecedor, sua chegada ao almoxarifado e a disponibilização ao solicitante, que se estende ao acompanhamento da utilização do material em razão de garantias e de sua avaliação. Costin (2010, p. 185) cita que “integram o processo de Administração de Materiais e Patrimoniais as funções de: compras governamentais e contratações de serviço; armazenagem e administração de estoques; distribuição; e administração patrimonial.” Em órgãos públicos, a Gestão de materiais perpassa diversos setores, cada um com suas especificações. Tridapalli, Fernandes e Machado (2011, p. 407) asseveram que, em uma instituição pública, “as fontes seriam os fornecedores públicos cadastrados de acordo com a legislação, e os usuários seriam a população em geral e servidores públicos que executam os serviços para a população.” Dessa forma, já está posto quem são os fornecedores e os usuários. Segundo Fernandes (2002, p. 09), o gerenciamento deve ser integral, porque “cada compra passa a ser vista não como um evento isolado, mas como parte de uma política de compras com múltiplos objetivos, especialmente os de redução de custo, maior segurança e melhor qualidade dos bens adquiridos”.. Figura 1 – Passos da cadeia de suprimentos de material. Fonte: Elaboração própria. A relação entre os órgãos e os fornecedores acontece de forma diferente na gestão de materiais do Setor Público, pois, por exemplo, é inviável que haja relacionamentos colaborativos com fornecedores-chaves. Segundo Primo e Albuquerque (2011, p.02):.

(19) 19. características do processo de compras/contratações públicas, tais como impessoalidade e igualdade de condições para todos os concorrentes, podem se apresentar como um entrave para o desenvolvimento e relacionamento com fornecedores nos quais sejam compartilhados processos, informações e ganhos.. Fatores como transparência, impossibilidade de obter vantagens ao se aproximar do fornecedor e contratos de curto prazo são características do Setor Público que asseguram a legitimidade do processo, mas enfraquecem a possível relação de parceria entre o órgão e o fornecedor.. 2.1.1 Planejamento na gestão de materiais. O detalhamento da gestão de materiais inicia-se pelo planejamento orçamentário, que é a fase inicial, pois, devido as suas definições e direções, as demais fases serão baseadas para serem realizadas. Sem esse planejamento, a organização não terá orçamento para fazer as atividades. Siqueira et al (2017, p. 13) explicam que “o planejamento é condição sine qua non para uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos. Planejando estrategicamente é possível criar condições para linhas de ação, deixando margem para atuação em momentos de crise.” Nessa etapa, o planejamento envolve o planejamento orçamentário, em que será destinada cada parcela do orçamento para cada solicitante e determinados os atos que deverão ser feitos para que o material solicitado seja entregue no prazo. O planejamento feito no Setor de almoxarifado refere-se a compras para uso comum dos outros setores, portanto cada setor deve ficar responsável por seus pedidos específicos de material tendo em vista seus conhecimentos e o planejamento. Numa instituição pública, em razão do princípio da anualidade, o orçamento só pode ser utilizado no período referente ao seu exercício financeiro. Segundo Paludo (2008, p. 48), “esse princípio impõe que o orçamento deve ter vigência limitada no tempo, sendo que, no caso brasileiro, corresponde ao período de um ano.” Assim, o planejamento se inicia no ano anterior à utilização dos recursos adquiridos, quando o gestor “receberá” o valor do orçamento que será destinado à instituição e deverá gastá-lo no ano vigente. Esse fato acontece por causa do ciclo orçamentário, cuja elaboração é.

(20) 20. feita no ano anterior, a execução e o controle, no ano vigente, e no ano posterior, controla-se e avalia-se o que foi feito. Pedrosa (2017, p. 25) assevera que “a proposta orçamentária dos Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia é anualmente elaborada pelo CONIF, sendo identificada e formalizada por campi e Reitorias, exceto no que diz respeito a despesas com pessoal”, que, a partir de uma matriz orçamentária, reparte, de maneira proporcional, o teto orçamentário para os IFs, os CEFETSs e o Colégio Pedro II. Depois de separar os valores para o funcionamento da instituição, os diretores definem os valores que serão destinados a cada segmento da instituição. Aos usuários finais cabe separar o valor dos quantitativos que serão utilizados para fazer compras e pagar serviços. Definido o orçamento que foi designado ao órgão público, é importante que a equipe diretora defina, juntamente com os usuários, quais serão as prioridades para se usar o referido recurso. O orçamento já é recebido pelas Unidades Administrativas em determinadas rubricas, onde já é separado o valor de orçamento para cada área de interesse. Essa etapa deve ser realizada em conjunto com o solicitante e a direção do órgão ou setor/departamento responsável pelo controle dos valores a serem gastos do orçamento. Depois de se definir em que gastar, com suas devidas justificativas e o quantitativo de cada item ou serviço, deve-se encaminhar essa lista com o pedido de compras para o setor responsável pela licitação. Para Chopra e Meindl (2003, p. 67), “as previsões de demanda futura são essenciais para os processos de decisão e planejamento da cadeia de suprimentos conduzidos pelos gerentes”. Assim, descrever detalhadamente o objeto a ser solicitado e a previsão de demanda, com seu quantitativo, é sobremaneira importante para se planejar a gestão de materiais. O cálculo do quantitativo a ser solicitado pelo almoxarifado e pelos demais setores deve obedecer às normas fixadas pela IN nº 205/1988, que estabelecem parâmetros como consumo médio, tempo de aquisição, intervalo de aquisição, estoque mínimo, estoque máximo, ponto de pedido e quantidade a suprir. Tridapalli, Fernandes e Machado (2011, p. 413) entendem que “uma compra bem-sucedida significa comprar bens e serviços na quantidade e qualidade certa, no momento certo, no preço mais econômico possível para a administração pública.” Por isso, é importante planejar a.

(21) 21. compra, para que os recursos públicos sejam gastos de maneira eficiente e com o que realmente está precisando, e não apenas para que o orçamento seja utilizado. Siqueira et al (2017, p. 15) afirmam que “o Setor de Compras é, na realidade, um prestador de serviços dentro da instituição, que visa atender à demanda do requisitante.” Esse pedido já deve ser formalizado em forma de Termo de Referência. Segundo Niebuhr (2011, p. 96), “é necessário que o setor ou agente administrativo requisitante, junto com a área de compras, encaminhe à autoridade competente, acompanhado da requisição, o denominado termo de referência.” Segundo o Manual de Gestão de Almoxarifado (IFPB, 2016),. independentemente dos critérios racionais utilizados no planejamento das aquisições, todo pedido de material deve ser devidamente justificado pelo requisitante e criteriosamente especificado em seu termo de referência, a fim de ser licitado com qualidade e atender à finalidade a que se destina.. O Termo de Referência só será obrigatório se a contratação for por meio de pregão para compras de bens. Caso contrário, as informações devem ser enviadas. Segundo o artigo 8º do Decreto nº 3.555 de 2000, em seu inciso II,. o termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato.. Então, o solicitante e o setor de compras devem formalizar tal documento, de maneira que o objetivo da contratação fique claro, preciso e suficiente. Esse documento inicia a fase interna do pregão, e por que não dizer, o planejamento da compra. Niebuhr (2011, p. 97) explicita que “o termo de referência requer o planejamento da licitação e da contratação, definindo os seus elementos básicos”. É importante mencionar as tarefas que devem ser feitas para que um bom termo de referência seja confeccionado. E como a Lei de licitações 8.666/93, que trata das modalidades como concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão, não dispõe de dispositivo sobre a obrigatoriedade do termo de referência e só fala de projeto básico.

(22) 22. para obras e serviços, a obrigatoriedade para realizar o documento termo de referência só é especificada no Decreto nº 3.555 de 2.000, que regulamenta a modalidade de licitação, denominada de pregão. No artigo nº 21 dessa lei, consta:. Art. 21. Os atos essenciais do pregão, inclusive os decorrentes de meios eletrônicos, serão documentados ou juntados no respectivo processo, cada qual oportunamente, compreendendo, sem prejuízo de outros, o seguinte: (...) II - termo de referência, contendo descrição detalhada do objeto, orçamento estimativo de custos e cronograma físico-financeiro de desembolso, se for o caso. BRASIL (2000). Niebuhr (2011, p. 97) enfatiza que, além das definições do objeto, “deve-se realizar pesquisa de mercado para orçar o valor estimado da futura contratação”. A lei de licitações cita essa pesquisa de mercado, mas não especifica qual deve ser o procedimento realizado. Geralmente se faz pesquisa com, no mínimo, três fornecedores diferentes, porém não é regra. Para Justen Filho (2012, p. 232), a cautela da ampla pesquisa de mercado “destina-se a evitar o risco de preços muito elevados a serem objeto de registro”. Ainda sobre o Termo de Referência, a lei diz que existe um cronograma físico-financeiro de modo que fique proposto como seria a entrega do material solicitado ou, pelo menos, como se propõe que seja entregue o material. Para Oliveira (2012, p. 102), “a requisição do objeto é o ato que inaugura a licitação e influencia decisivamente na modalidade que será utilizada”. Conforme já dito, a Lei 8.666/ 93 não cita a obrigatoriedade da confecção do Termo de Referência, porém, em seu inciso 7º da alínea V do artigo 15º, especifica o que deve ser observado na realização de uma compra, a saber:. I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca; II - a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação; III - as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do material..

(23) 23. De toda forma, seja com o nome Termo de Referência ou não, a lei impõe que devem ser relacionadas algumas características básicas, portanto deve ser feito algum planejamento prévio à compra de materiais. Niebuhr (2011, p. 97) finaliza complementando que “o termo de referência é o primeiro documento da fase interna da licitação, e não o último”. A descrição do objeto a ser contratado é uma fase que requer muita atenção pelo requisitante, tendo em vista que, se a solicitação for feita de forma errada, a compra é errada, e os recursos públicos são desperdiçados. Corroborando essa afirmação, Niebuhr (2011, p. 100) explica:. Por um lado, a Administração Pública não pode restringir em demasia o objeto contratado, sob pena de frustrar a competitividade. Por outro, ela não pode definir o objeto de maneira excessivamente ampla, haja vista que, nesse caso, além de falecerem critérios objetivos para o julgamento das propostas, a própria consecução do interesse público é posta em segundo plano.. Outro ponto a se observar no planejamento da compra é a parte orçamentária, pois a Administração não pode contratar algo que não tenha condição de pagar. Niebuhr (2011, p.101) explica que. a exigência de previsão orçamentária decorre da Lei nº 8.666/93 (cuja aplicação é supletiva), mais precisamente do inciso III do §2º do seu artigo 7º, cujo texto revela que “as obras e os serviços somente poderão ser licitados quando houver previsão de recursos orçamentários que assegurem o pagamento das obrigações decorrentes de obras ou serviços a serem executadas no exercício financeiro em curso, de acordo com o respectivo cronograma”. Também o caput do artigo 14 da Lei nº 8.666/93 determina que “nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento”.. A planilha orçamentária, segundo a lei de licitações, é um anexo obrigatório ao edital de licitação. Essa conferência do possível valor da contratação pretendida é importante, segundo Oliveira (2012), por duas razões: serve como parâmetro para se escolher a modalidade de licitação e para (des)classificar as propostas que serão apresentadas pelos licitantes. A estimativa de valor também serve para autorizar ou não o.

(24) 24. processo de compra, pois o ordenador de despesa (que aprova a contratação) precisa conferir se existe recurso orçamentário para a realização da compra. Continuando a fase de planejamento, ou fase interna da licitação, depois de aprovado pela autoridade competente, deve ser elaborado um edital da licitação. A Lei de Licitações, em seu artigo 40, traz as informações obrigatórias que devem ser dispostas no edital, entre elas: o objeto da licitação, os prazos, as sanções, as condições de participação da licitação, os critérios de julgamento, de aceitação e de reajuste, as limites e as condições de pagamento, e outras indicações. Oliveira (2012, p. 104) diz que, “com a publicação do instrumento convocatório, inicia-se a fase externa da licitação”. Assim, depois de publicada, a licitação deixa de pertencer à fase de planejamento da compra e passa à de execução do planejamento. Se o órgão não fizer seu pregão, mas, por economia e facilidade proporcionada pelo modelo de Sistema de Registro de Preços, queira participar de algum SRP, o termo de referência também é importante. Segundo publicação sobre o Sistema de Registro de Preços, Perguntas e Respostas, da CGU (2014, p. 34),. quanto ao órgão participante, a sua responsabilidade é pela manifestação de interesse em participar do registro de preços, providenciando o encaminhamento ao órgão gerenciador de sua estimativa de consumo, local de entrega e, quando couber, cronograma de contratação e respectivas especificações ou termo de referência ou projeto básico, nos termos da Lei nº 8.666/1993, e da Lei nº 10.520/2002, consoante ao contido no art. 6º do Decreto 7.892/2013.. Assim, o solicitante deve providenciar o Termo de Referência ou algum documento semelhante, independentemente da forma como será adquirido o material solicitado, e planejar o quantitativo e a estimativa de consumo. E se a contratação for feita via dispensa de licitação ou inexigibilidade, também deve haver esse planejamento através do Termo de Referência ou documento similar.. 2.1.2 Compra de material. Essa fase propõe que se faça licitação para futura compra do material. Até a fase preparatória da licitação, os procedimentos para contratar serviço ou comprar material.

(25) 25. são os mesmos. Efetivada a contratação, a natureza da prestação de serviço faz com que ele não passe pelo almoxarifado, logo, não faz parte da gestão de materiais. De acordo com sua natureza, os materiais podem ser permanentes ou de consumo. Em uma instituição pública, a compra de material, seja de consumo ou permanente, deve ser precedida de algum processo licitatório, que pode ser por meio de concorrência, de tomada de preços, de convite, de concurso, de leilão, de pregão ou dos demais tipos, ou ser dispensada ou inexigível. Nesse caso, é feito um processo para documentar e justificar que a lei permite que a licitação não seja realizada. O processo de compra em organizações públicas se baseia na Lei nº 8.666 de 1993, no Decreto nº 3.555 de 2000, no Decreto nº 7.892 de 2013, na Lei nº 10.520 de 2002, no Decreto nº 5.450 de 2005 e na Lei nº 12.462 de 2011, além de outras tantas leis que podem ser correlacionadas porque tratam de contratações ou assuntos semelhantes. Outras formas de se adquirirem bens, sem ser por meio de licitação ou de dispensa e inexigibilidade é através de doação de outros órgãos ou da permuta entre órgãos, de acordo com a Lei nº 8.666/93, segundo seu artigo 17, II:. a) doação, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, após avaliação de sua oportunidade e conveniência socioeconômica, relativamente à escolha de outra forma de alienação; b) permuta, permitida exclusivamente entre órgãos ou entidades da Administração Pública; (BRASIL,1993). Assim, um órgão pode receber materiais através de doação de outro órgão ou por permuta. Na gestão de materiais, a fase da licitação não é feita pelo setor de almoxarifado, por isso, nesta pesquisa, só foram apresentadas as possíveis formas de adquirir material, porquanto o estudo aprofundado sobre como funciona essa fase não é objeto deste estudo. Convém ressaltar que a Diretoria, que é responsável por gerir o material, deve estar atenta a essa fase e cuidar para que não haja desperdício de gastos na fase de compras, conforme pondera Abrantes (2009, p. 163): “Gasta-se muito dinheiro por comprar de qualquer jeito e acumular estoques desnecessários.”.

(26) 26. 2.1.3 Contato com o fornecedor. Com a compra homologada, independentemente de qual modalidade, pode-se fazer o empenho para efetivar a contratação. Algumas compras necessitam de contratos firmados, e outras não. De acordo com a Lei 8666/93,. Art. 62. O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos nos limites dessas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.. Sendo assim, o empenho em compras de menores vultos pode substituir o contrato. O empenho, segundo a Lei 4.320/64, artigo 58, “é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de pagamento pendente ou de não implemento de condição.” Ele serve para garantir ao credor que, se ele cumprir com os termos do que foi tratado com a Administração, receberá o pagamento que estará reservado para ele. Para Justen Filho (2012, p. 118), “a produção do empenho pressupõe a existência de uma obrigação, a qual pode (ou não) ser exigível.” Segundo a Lei nº 4.320, é vedada a realização de despesa sem o prévio empenho, logo, o empenho é um documento primordial na compra de materiais. O empenho de materiais é um procedimento feito no SIASG que, para ser enviado ao fornecedor, é gerada uma nota de empenho, que deverá ser assinada pelos ordenadores de despesa. Em seu artigo 61, a Lei 4.320/64 determina que, “para cada empenho, será extraído um documento denominado ‘nota de empenho’, que indicará o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem como a dedução dessa do saldo da dotação própria.” Portanto, o empenho é o procedimento feito no SIASG ou SIAFI (nesse sistema não é gerado empenho de materiais) e a nota de empenho é o documento físico do empenho. Depois de confeccionar o empenho e de colher as assinaturas necessárias na nota de empenho, ele deve ser enviado ao fornecedor, para que ele saiba qual o material e em que quantidade ele deverá entregar à Administração Pública. Essa consulta também pode.

(27) 27. ser realizada pelo fornecedor no Portal da Transparência para Entidades Federais. As Leis 8.666/93 e 10.520/02 não estipulam prazo mínimo ou máximo de entrega, devido à peculiaridade de cada item a ser adquirido, por isso a previsão de entrega deve ser definida no edital da licitação. Caso o fornecedor entenda que o prazo é menor do que o possível, deve impugnar o Edital. Porém, depois de concordar com o Edital ou Termo de Referência para compras sem licitação, ele tem a obrigação de entregar o material comprado dentro do prazo estabelecido, pois, se não o fizer, estará sujeito a sanções estabelecidas pela Lei de Licitações. Ainda assim, a lei permite que, a critério da Administração, seja prorrogado o prazo de entrega, desde que justificado. O acompanhamento da compra, também chamado de follow-up, segundo Gonzales (2003, p. 63), é “uma forma de se ter mais controle sobre o sistema de compras e como uma maneira de se efetuarem verificações periódicas e rotineiras nos suprimentos em aquisição pela organização”. Ele deve ser feito pela Administração de modo que confira se o fornecedor está cumprindo os prazos que combinados anteriormente.. Um comprador eficaz deve manter um arquivo em que deve registrar a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra, as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a indicação de um nova condição de pagamento e as entradas de mercadoria correspondentes ao pedido colocado (DIAS, 2010, p. 255).. As sanções a serem aplicadas aos fornecedores que não entregam os materiais licitados no prazo estabelecido constam na Lei 8.666/93, no capítulo IV, em seu artigo 87, a saber:. a) advertência; b) multa; c) suspensão temporária de participação em licitação e impedimento de contratar com a Administração, por prazo não superior a 2 (dois) anos; d) declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administração Pública; e) impedimento de licitar e contratar com a União, Estados, Distrito Federal ou Municípios e o descredenciamento no Sistema de Cadastramento de Fornecedores - SICAF pelo prazo de até 5 (cinco) anos, sem prejuízo das multas previstas em edital e no contrato e das demais cominações legais..

(28) 28. Dessa forma, o fornecedor fica sabendo do prazo a ser cumprido e das possíveis sanções que pode receber. Cabe à Administração aplicá-las.. 2.1.4 Recebimento e armazenagem. A etapa em que o material chega à instituição inicia-se no almoxarifado, com o recebimento do pedido e a conferência do material por meio da nota fiscal, que é emitida pelo fornecedor, em comparação com a nota de empenho emitida pelo órgão. Segundo Paoleschi (2009, p. 15), “almoxarifado é o local devidamente apropriado para armazenagem e proteção dos materiais”. Para Dias (2010, p. 05), “é o local onde ficam armazenados os materiais, incluindo os entregues pelos fornecedores para atender à produção”. Assim, o recebimento de materiais advindos da licitação e do empenho deve ser feito no almoxarifado ou em local designado para isso. Sobre o recebimento, veja-se o que diz a Instrução Normativa 205 de 1988:. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado.. Paoleschi (2009, p. 68) explica que “o recebimento de materiais deve ser padronizado para que todos os funcionários que ali trabalham executem suas tarefas seguindo a mesma rotina”. Para isso, é necessário criar um procedimento padrão de recebimento de material com check list, que deve ser cumprido no recebimento, a fim de não haver intempéries no recebimento. Porém, esse check list deve propiciar adequações de procedimentos para inspeção de itens de naturezas diferentes, como, por exemplo, o tamanho dos lotes recebidos, se os itens são críticos ou não e se são entregues amostras e outras peculiaridades do material a ser entregue. Segundo Gurgel (2013, p. 123), “a.

(29) 29. função básica do recebimento de materiais é assegurar que o produto entregue esteja em conformidade com as especificações constantes no pedido de compra.” O processo de recebimento é composto de fases que devem ser realizadas em momentos distintos: a fase de recebimento do pedido da transportadora, a conferência quantitativa, a conferência qualitativa e a regularização no sistema de controle utilizado na instituição. Na fase inicial, deve-se analisar se o material condiz com a nota fiscal e com o pedido (nota de empenho). Na Administração pública, esta fase é chamada de ‘recebimento provisório’. “As inspeções de recebimento visam constatar que as características do produto inspecionado estão de acordo, ou não, com os requisitos especificados” (GURGEL, 2013, p. 126). Nessa fase, já se pode saber se existe alguma avaria no material recebido e, em caso positivo, recusar recebê-lo. Para Viana (2011, p. 288), “o exame de avarias é necessário para o apontamento de responsabilidades”. Em alguns pedidos específicos, o almoxarife pode não saber qual o material que está recebendo, por essa razão, ele faz uma conferência primária, e o solicitante, a conferência qualitativa. Para dar prosseguimento ao processo de recebimento, é preciso analisar a quantidade do material recebido e atentar para a unidade de medida solicitada e a enviada. Paoleschi (2009, p. 70) diz que “a conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na nota fiscal corresponde à efetivamente recebida.” Em caso de o material estar conforme o pedido, o transportador pode ser liberado e partir para a terceira fase na conferência do material: a conferência qualitativa. Esse momento, também conhecido como inspeção técnica, é o de confronto das informações constantes no pedido de compra (nota de empenho) com as informações do material enviado pelo fornecedor. Geralmente, nessa fase, deve-se contar com a ajuda do solicitante ou de alguém que conheça o material solicitado. Gurgel (2013, p.122) enuncia que “o material somente será aceito após inspeções e ensaios, que são impraticáveis de ser realizados no momento do recebimento do material.” A Instrução Normativa 205/88 sugere que o exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual fará parte o encarregado do almoxarifado. Se, em alguma das fases anteriores, tiver sido constatada alguma discrepância em relação ao que foi solicitado, o fornecedor deverá ser comunicado. Segundo a IN nº.

(30) 30. 205/88, “quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou, ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação.” Nesse caso, volta para o almoxarife a responsabilidade de manter contato com o fornecedor para que essa diferença seja resolvida. Por fim, encerrando as etapas intermediárias, tem-se a regularização. Paoleschi (2012, p. 71) explica que, nesta fase, quando “nenhuma irregularidade se constatar, encaminham-se os materiais ao almoxarifado, os quais são incluídos no estoque contábil e físico, identificados mediante seu código na localização pré-determinada, onde serão guardados adequadamente.” A IN nº 205/88 define a aceitação como “[...] uma operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.” Portanto, trata-se de dar entrada da nota fiscal no sistema, confeccionar etiqueta para o material, guardá-lo e encaminhar a nota de pagamento para o setor responsável. Segundo a ENAP (2015, p. 130),. há órgãos públicos nos quais nem todos os materiais de consumo são recebidos em almoxarifados. As exceções, em geral, são alusivas aos materiais de consumo imediato, que podem não transitar fisicamente pelos almoxarifados. Nesse caso, o recebimento seria apenas comunicado ao setor de almoxarifado, para os devidos registros.. Depois que o material entrar na instituição, se for realmente para o almoxarifado, deve ser armazenado até que o solicitante precise usá-lo. Existem muitos pensamentos sobre a manutenção de estoques. Alguns acham que manter grandes estoques gera muitos custos, porque estoque é dinheiro parado. Porém, não ter determinado material em estoque também gera custo, pois o serviço prestado ou a manufatura podem parar sem o material adequado para funcionar. Em órgãos públicos, a situação é muito delicada, quando se trata de hospitais e órgãos da área de Saúde, porque, se determinado item que é primordial para uma cirurgia de emergência não estiver disponível no estoque, uma vida poderá ser prejudicada. Para Erdmann (2011, p. 85), “os estoques serão ainda mais necessários porque há muitos.

(31) 31. serviços que são realizados de forma irregular, dependentes da demanda do consumidor e sem cuidados de previsão.” Existem serviços públicos peculiares que necessitam de um estudo aprofundado sobre como manter os estoques. Existem normas e procedimentos que instituem a maneira correta de armazenar material de acordo com seu tipo, o tamanho e a perecibilidade. A Instrução Normativa 205/88 cita os principais cuidados com a armazenagem e a classifica por tipos de material.. a) Os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem. como de animais daninhos; b) Os materiais estocados há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque; c) Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário; d) Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição; e) Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger; f) A arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater o incêndio (Corpo de Bombeiros); g) Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário; h) Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação; i) Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização; j) A arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas; l) Quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes)..

(32) 32. Esses cuidados listados acima ditam normas de guarda de material para que ele não seja deteriorado e para que sejam movimentados de maneira inteligente e fácil, não perdendo sua integridade e, consequentemente, seu uso e segurança e a de quem os manipula. O layout (leiaute ou arranjo físico define onde se devem colocar os equipamentos por meio de estudos e análises) “é o gráfico que representa a disposição espacial, a área ocupada e a localização dos equipamentos, pessoas e materiais” (VIANA, 2011). E a própria norma citada antes já define alguns preceitos do layout de um almoxarifado, como por exemplo, os materiais pesados ficam em locais mais baixos, os de mesma classe devem ficar próximos, e os mais movimentados devem ser colocados em locais de fácil acesso. Além disso, devem-se usar pallets ou outro material que impeça o contato dos materiais diretamente com o chão. Outro ponto importante em um almoxarifado é o controle de estoque. Gurgel (2013, p. 160) explica que, “para que o controle de estoque seja eficaz, é necessário que haja um fluxo de informações adequado e um resultado esperado quanto ao seu comportamento”. Erdmann (2011, p.87) enuncia que “o objetivo de um bom controle de estoque é oferecer um bom serviço em qualquer parte do processo para o mercado e com baixo custo.” A IN nº 205/88 cita os meios de controlar estoques:. a) registro de pedidos de fornecimento (requisições); b) acompanhamento periódico; c) acompanhamento a cada movimentação.. Dessa forma, o controle de estoques deve ser mais uma das atividades a serem observadas pelos responsáveis pela gestão de materiais.. 2.1.5 Distribuição interna de material A etapa final é a de entrega do material ao solicitante, que, no caso da gestão de materiais em órgãos públicos, são os próprios servidores que os solicitaram. Pode acontecer de o material solicitado ser para uso imediato do solicitante, mas pode ser que.