PRINCIPAIS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Tipo Sistema Modo de utilização/ Informações Continuidade Responsável

IN FOR M A TI ZA D O S GCOS

Comercial - acessar o histórico do consumidor através da matrícula, como melhoria está sendo introduzida a localização através do CPF.

Todos os serviços relacionados ao sistema de abastecimento: Inclusão de cliente, Religar, Desligar, ligações novas, alteração cadastral, parcelamento de débito, histórico do consumo, consulta de

credibilidade, emissão de 2ª via, refaturamento, substituição e implantação de hidrômetros, acompanhamento de faturamento e

arrecadação.

Operacional - os serviços executados em campo, são emitidos pela RA. Melhoria: serviços mecânicos e eletrotécnicos.

1988 CCO - UN

Bacia Leiteira

GCR

Comercial (coordenação, supervisão e chefes de núcleo). Emite relatórios: situação cadastral (o cadastro, cpf, cnpj, consumo, tarifa

social, dentre outros). 1988

CCO - UN Bacia Leiteira

AGS

Análise Gerencial de Saneamento: sistema responsável pelo fornecimento de informações comerciais executivas, necessárias à

tomada de decisões. 2002 Diversas áreas da UN Bacia Leiteira SITE

Informações de notícias diárias, além de serviços como emissão de 2ª via, denúncias, Fale Conosco, Resultados das análises físico-química

e bacteriológica, licitações presencial ou eletrônica. Página: www.casal.al.gov.br 2006 UN Bacia Leiteira/Socie dade Pirâmide

Acessado pela CAF e gerência, dividido em vários módulos, sendo eles: financeiro, aquisição de materiais, protocolo, controle de estoque, orçamento, comercial (mas não é usado pelo setor), os

módulos são semelhantes aos programas do Windows.

2006

Áreas administrativa s da UN Bacia

Leiteira

Intranet Site corporativo, alimentado pela Ascom e Getin, disponibiliza

informações aos usuários internos, visualização do contra-cheque 2007

UN Bacia Leiteira

FTP

Através da leitura feita por uma maquineta, que armazena os dados colhidos num sistema que é lido pela PROCENGE, que filtra as

anormalidades de leitura e lança no FTP, disponibilizando as informações apenas como leitura, não podendo ser alterada pelo

funcionário.(Feito por empresa terceirizada - Emissão).

2010 Terceirizados da UN Bacia Leiteira Email corporativo

Correio eletrônico, comunicação interna e externa para troca de

mensagens, agendamento de eventos e outros serviços. 2010

UN Bacia Leiteira N Ã O IN FOR M A TI ZA D O S Jornal "Bom dia Casal"

Jornal corporativo, disponibilizado para toda força de trabalho impresso e digitalizado através da INTRANET e do SITE,

mensalmente.

2009 Casal/ UN

Bacia Leiteira

Murais Quadro fixado na unidade com notícias e informações para

conhecimento tanto da força de trabalho e dos clientes. 2009

UN Bacia Leiteira Atas de

reunião

Documento redigido durante as reuniões mensais da unidade e, posteriormente, fixado no mural e enviado por email para força de

trabalho da unidade

2009 UN Bacia

Leiteira CIs, RDs,

RCA.s

Comunicações Internas, Resoluções de diretoria, Resoluções do Conselho Administrativo, documentos administrativos de

conhecimento interno 2009 UN Bacia Leiteira Jornal "UNBL Informa"

Jornal da unidade, disponibilizado para toda força de trabalho impresso e digitalizado através da INTRANET e do SITE,

mensalmente.

2010 UN Bacia

Leiteira

Quadro 5.a.1. Principais sistemas de informação.

b) Compatibilidade entre infraestrutura para a disponibilização das informações, crescimento do negócio e demanda por informações

Para a disponibilização dos recursos de TI na UN Bacia Leiteira são observados alguns critérios: necessidade de utilização dos sistemas existentes, análise da viabilidade (custo/benefício) para disponibilização dos serviços, viabilidade técnica para implantação da estrutura de rede de computadores e estrutura adequada para acomodação dos equipamentos, veja figura 5.b.1.

A análise dessas premissas é feita corporativamente pela Getin, através de técnicos especializados. Em 2010, foi criada a norma “Administração e uso dos recursos de tecnologia da informação-TI” que disciplina a utilização dos recursos em toda organização, inclusive na unidade, definindo responsabilidades e punições por procedimentos inadequados.

Iden tificação das n ecessidades de sistema An álise da viabilidade econ ômica An álise da viabilidade técn ica Dispon ibilidade de estru tu ra adequ ada

Dispon ibilização de recu rsos de TI Figu ra 5.b.1 Flu xo para dispon ibilização dos recu rsos de TI

INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO UN Bacia Leiteira – PNQS 2012 – Nível1

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O acesso ao Sistema Informatizado é extensivo aos setores da sede da UN Bacia Leiteira e em alguns Núcleos. As necessidades individuais de informações, tais como abertura de correio eletrônico (e-mail), Intranet, Internet ou acesso a qualquer sistema de informação são encaminhadas pelos usuários ao gerente da unidade que, após análise de coerência com a atividade do funcionário, solicita abertura de chave para Getin via Intranet.

Atualmente estão disponibilizados 17 equipamentos de informática para a força de trabalho da Unidade, com acesso ao sistema de informação liberado para 20% das pessoas em níveis técnico-administrativos e para 20% dos funcionários de nível operacional. Para fornecedores de serviços comerciais (corte e religação) é disponibilizado o sistema FTP, visando a agilização dos serviços por parte destes, e a integração com o gestor de contrato.

Em 2010, a Getin junto a U.N. Bacia Leiteira e U.N. Agreste viabilizou outro meio de comunicação para aumentar a abrangência atendendo alguns municípios que são abastecidos com água e não possuíam serviços de TI. A solução pesquisada e adotada é chamada de VPN – Virtual

Private Network, que utiliza a plataforma da internet para prover a comunicação dos municípios de

São José da Tapera, Campo Grande e Traipú aos sistemas de informação da Controladora, ampliando a integração entre as Unidades de Negócios com seus respectivos núcleos.

No mesmo ano, foi iniciada uma consultoria visando a melhoria dos processos da área comercial. Nela foram identificadas e tratadas questões de riscos ao negócio da companhia que impactam no faturamento e arrecadação, promovendo um maior controle de perdas. Esta prática atende aos projetos estratégicos do PEG (ação A1). Após esse trabalho, foi criado um plano de ação para customização no Sistema Comercial com o objetivo de mitigar ou eliminar os riscos identificados. Participaram desse processo diversas unidades da área Comercial, TI e Planejamento.

Para interligar os sistemas que não são terceirizados junto a PROCENGE, foram feitas, em 2010, aquisições de servidores para acomodar alguns sistemas, a saber: Sistema de RH, intranet, sistema de pesquisa, helpdesk e outros novos que venham a ser implantados.

Em 2011, foi implementado um sistema de interligação através de fibra ótica, proporcionando melhor performance no tráfego das informações entre os prédios da Controladora (Casal) e PROCENGE (prestadora de serviço de TI). Paralelamente a rede de comunicação da Casal agregou- se a INFOVIA (Rede de Comunicação de Dados do Estado), desta forma obteve uma melhoria na velocidade de comunicação de todos os prédios da Casal atendidos com sistema de comunicação informatizado, melhor gerenciamento da rede e alinhamento com o 2º Ciclo do PEG (2011-2014).

A satisfação dos usuários é avaliada através de pesquisa de opinião executada no portal da intranet e site da Controladora e em eventos internos. As informações são disponibilizadas aos usuários internos conforme sistemas apresentados em 5.a. As informações geradas pelos sistemas informatizados e das ocorrências que acontecem na unidade são antecipadas através desses sistemas, fornecendo subsídios para que a força de trabalho busque alternativas e promova planos de ação para correção de não-conformidades e proporcionar o crescimento do negócio. Quanto aos clientes externos, as informações são geradas pelo site da empresa, mensagens inseridas nos recibos de água, nas lojas de atendimento dos núcleos da unidade, e mídias impressas e televisiva. c) Segurança das informações

A segurança da informação é garantida por sistemas de backups, credenciais com login e senha individual por funcionário e perfis de acesso para todos os sistemas, nobreaks que fornecem autonomia elétrica em caso de falta de energia e com antivírus em todos os computadores. A Getin é responsável pela disponibilização dos acessos, sendo que a permissão é feita em comum acordo com o gerente da UN Bacia Leiteira.

Os Sistemas de Informações mais relevantes (Pirâmide e GCOS) tem seus dados e informações armazenados e protegidos através de serviços de fornecedor especializado, sendo realizados contatos rotineiros para monitorar a qualidade da prestação do serviço e a garantia da segurança das informações. Essas práticas foram implantadas em 2006 através da Assessoria de Informática e atualmente é gerido pela Gerência de Tecnologia da Informação. Anteriormente, essas medidas de proteção restringiam-se apenas ao sistema de gestão comercial, porém ampliada para os demais sistemas utilizados pela unidade.

Desde 2007, os servidores administrados pela área de TI são atendidos por nobreaks que garantem a continuidade do serviço em caso de falta de energia. Em 2011, adquiriu-se um nobreak de maior potência, 5 Kva, proporcionando maior cobertura e, consequentemente, aumentando a proteção dos equipamentos contra ruídos, surtos e baixas tensões da rede elétrica.

Ainda nesse mesmo ano, deu-se início ao projeto intitulado de Matriz de Acesso, através de uma consultoria externa. Este trabalho reviu os perfis de acesso do Sistema Comercial, permitindo maior segurança das informações e ganho de produtividade.

INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO UN Bacia Leiteira – PNQS 2012 – Nível1

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A segurança das informações eletrônicas e cópias físicas (papel) para assegurar as atualizações, confidencialidade, integridade e disponibilidade, acontecem através dos mecanismos apresentados no Quadro 5.c.1.

Mecanismos de Segurança Descrição da Prática

Backups / Cópias de Segurança

As informações armazenadas são gravadas em mídias com alta capacidade de armazenamento de dados.

Sistema antivírus Monitoramento gerencial de vírus em todas as estações de trabalho, sendo o programa

antivírus atualizado continuamente. Prevenção contra ataques

externos

A empresa conta com sistema de firewall e servidor proxy, e filtro de controle para prevenir permanentemente o acesso de hackers e outras possíveis ataques que venham a comprometer a segurança dos sistemas da empresa.

Controle de Acesso Todos os sistemas informatizados estão protegidos com login e senhas de acesso restrito

com diferentes níveis de permissões. Através das tecnologias implantadas somente usuários cadastrados tem acesso as estações de trabalho conectadas a rede.

Controle de Documentos Físicos

Os padrões de trabalho ficam armazenados na Intranet disponível para os usuários e protegidos, os documentos técnicos e os confidenciais e legais ficam arquivados na sala do arquivo técnico, em caixas sendo identificados os conteúdos. O acesso é restrito.

Os outros documentos em papel são protegidos conforme definido pelos gestores a depender de sua criticidade.

Prestador de Serviço Armazena os dados e informações dos Sistemas de Informações.

Quadro 5.c.1 – Mecanismos de segurança da informação e descrição da prática.

Além de todos estes mecanismos, a UN Bacia Leiteira tem intensificado a cultura de confidencialidade, integridade e imparcialidade com a força de trabalho e partes interessadas, desde a sua instituição, através de suas políticas, código de ética, crenças e valores, de forma que todos se comprometam com o sigilo das informações.

As informações são disponibilizadas para a força de trabalho por meio dos sistemas apresentados em 5.a, visando assegurar que cheguem a todos os níveis da unidade.

Os dados disponibilizados, a partir das informações em sua origem, permitem conhecer a produtividade dos processos da empresa, o crescimento econômico-financeiro, o perfil da força de trabalho, as informações sobre clientes e fornecedores, gestão do sistema integrado, entre tantas outras, aumentando a capacidade de análise e controle dos dados possibilitando a implantação de novas ações e a identificação de melhorias.

d) Compartilhamento e retenção dos conhecimentos

Em 2011, a UN Bacia Leiteira empenhou-se em buscar a implantação do MEG na unidade. Para isso, foi necessário verificar, na sua força de trabalho, funcionários que estivessem dispostos a disseminar a busca pela excelência. Dessa forma, vários funcionários destacaram-se e, ainda, disponibilizaram-se em compor a equipe que trabalharia em favor de trazer a cultura da inovação para a unidade.

Muitos funcionários visando melhorias para a unidade, não se prenderam apenas as suas funções e respectivos cargos, tomaram a iniciativa de agregar seus valores, contribuindo com seus conhecimentos adquiridos na própria organização, como também, externo a ela.

A UN Bacia Leiteira possui um celeiro de pessoas capacitadas. E percebendo isso, a unidade utiliza-se das habilidades que elas possuem para determinadas ações, vê-se a seguir:

 Funcionário com habilidade na escrita: redige a ata de reunião;

 Funcionário com boa oratória: apresenta-se em palestras e seminários;

 Funcionário que tem conhecimento em informática: auxilia na utilização dos sistemas informatizados;

Estes são alguns de uma gama de exemplos que podem ser citados dentre outros mais como valorização da mão de obra interna.

As práticas de gestão do conhecimento são aplicadas na UN Bacia Leiteira com a participação da força de trabalho anualmente. Desde 1990, é realizado o levantamento das necessidades de treinamento para estruturação do Programa de Treinamento e Capacitação Pessoal e Profissional, sob a responsabilidade da Suptdep, aprovado pela alta gestão. As capacitações realizadas vem promovento inovações nos produtos, serviços e métodos de gestão da empresa e gerando habilidades.

A Getin, em 2007, desenvolveu e implantou a Intranet sendo de grande relevância para a empresa, possibilitando uma melhor organização da informação, tornando-se a principal ferramenta para selecionar, disseminar, compartilhar e reter o conhecimento, facilitando a localização para consultas às Resoluções, Normas e Procedimentos internos elaborados com base em experiências e treinamentos teóricos práticos realizados pela força de trabalho, assegurando a utilização de um conhecimento que foi gerado e que encontra-se disponível na organização. Estas informações ficam armazenadas de forma segura e são atualizadas sempre que necessário, pela Sudeo e Getin com a

INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO UN Bacia Leiteira – PNQS 2012 – Nível1

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colaboração da força de trabalho. Além dos padrões internos os funcionários tem acesso as notícias do setor e do mercado, através da Internet, do relacionamentos com os clientes, fornecedores, governo e comunidades.

Em 2012, a UN Bacia Leiteira determinou que as capacitações ocorridas a partir deste ano, promovidas pelo corporativo, serão repassadas para a força de trabalho da unidade através da promoção de seminários semestrais de benchmark internos. E ainda, como integração dos diversos setores da unidade, nestes seminários, cada setor é responsável em disseminar as atividades desenvolvidas por sua área.

Como forma de valorizar sua força de trabalho, compensar o tempo de serviço prestado a organização e, ainda, bonificar pelo conhecimento retido na empresa, a Controladora lançou seu PCS - Plano de Cargos e Salários em 2011 e implantou em 2012. Todos os funcionários foram beneficiados de acordo com sua categoria, tendendo a transição de faixa salarial.

Outra maneira de estimular, principalmente, melhorar o nível educacional é a coparticipação no auxílio educacional promovido pela Controladora ao incentivar a realização de cursos de: fundamental para médio/técnico, médio/técnico para graduação, graduação para pós- graduação/mestrado e consequentemente doutorado, dentre outros.