Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Auditorias Internas Data: 07-05-2012 Pág.: 1/5 1. Objectivos
Este procedimento tem como objectivo, estabelecer a metodologia seguida pela organização para programar e realizar as suas auditorias internas, de modo a assegurar a adequação SGSA.
2. Âmbito de Aplicação
Este procedimento aplica-se a tudo o que é gerido no âmbito do SGSA.
3. Documentos de referência NP EN ISO 22000:2005; NP EN ISO 19011:2011;
Outros documentos a definir pela organização. 4. Definições
Auditado: Colaboradores que pertencem às áreas às quais são realizadas as auditorias.
Auditor: Pessoa qualificada e nomeada pela gestão para levar a cabo o planeamento, execução, análise e seguimento de uma auditoria.
Equipa auditora: Conjunto de auditores que realizam a auditoria, podendo ser constituída por auditores externos e internos.
Processo de auditoria: conjunto de acções realizadas de acordo com um plano pré estabelecido de modo a assegurar que os processos e as actividades importante para o SGSA são executadas com um nível de eficácia adequado.
Relatório de auditoria: Documento descritivo das constatações efectuadas durante o processo de auditoria.
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5. Descrição do processo operativo
A organização realiza auditorias internas de modo a assegurar a conformidade do SGSA de acordo com os requisitos estabelecidos, averiguando a sua correcta implementação, manutenção e eficácia, perspectivando a melhoria contínua do mesmo. As responsabilidades e autoridades relacionadas com a gestão das auditorias internas encontram-se definidas no IMPxxx.Todo o sistema de gestão da segurança alimentar é revisto no mínimo com uma periodicidade anual. Para a sua revisão a organização procede ao planeamento das várias áreas a auditar de acordo com o programa anual de auditorias (IMPxxx). O planeamento das mesmas é realizado em função da análise e conclusões de relatórios de auditorias anteriores, dos resultados da revisão pela gestão, de reclamações internas e externas, entre outras. No entanto, para além do disposto no respectivo plano, o responsável da segurança alimentar pode propor à gestão a realização de auditorias “extras” (IMPxxx), resultantes de alterações que se possam verificar no âmbito do SGSA e que por o seu carácter relevante, possam afectar a segurança dos produtos elaborados ou até mesmo o desempenho do próprio sistema. O plano de auditorias ou as alterações que o mesmo possa vir a sofrer são aprovadas pela gestão, sendo distribuída uma cópia do mesmo aos responsáveis dos processos, os quais deverão dar conhecimento aos seus descendentes hierárquicos
5.1. Qualificação e selecção de auditores
Os auditores poderão ter origem interna ou externa. No caso de auditores internos os mesmos deverão possuir as qualificações necessárias e evidências descritas no IMPxxx, referente às competências para a realização de auditorias internas. No caso dos auditores terem proveniência externa à empresa, os mesmos deverão possuir as qualificações necessárias e evidências descritas no IMPxxx referente às competências para a realização de auditorias externas.
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A empresa com base no seu histórico de necessidade, possui uma base de dados actualizada de auditores internos/externos (IMPxxx) que auxiliam a organização nos seus processos de auditoria, recorrendo se necessário à contratação de novos auditores. Quando da selecção dos seus auditores a empresa tem em conta a imparcialidade dos mesmos em relação aos respectivos processos/actividades a auditar. As equipas auditoras poderão ser constituídas por um ou mais auditores, sendo nomeado no caso de auditorias com mais do que um auditor, o respectivo auditor coordenado. A nomeação das equipas auditoras é feita no momento em que é elaborado o respectivo programa de auditorias.
5.2 Execução e realização da auditoria
Cada equipa auditora elabora o seu plano de auditoria de acordo com os objectivos pretendido e com o relatório de auditoria modelo elaborado para o efeito IMPxxx. Toda a documentação requerida pela equipa auditora e necessária à realização da mesma é- lhes disponibilizada. O plano de auditoria elaborado é disponibilizado a todos os intervenientes que directamente estejam envolvidos.
Na data estabelecida para a realização da mesma, a EA reúne-se com gestão, o responsável da SA e eventualmente com os responsáveis das áreas a auditar de modo a formalizar o início da mesma ou proceder a alguma alteração de última hora, no âmbito de alguma impossibilidade detectada. Nesta reunião, todo o plano de auditoria é revisto de forma a assegurar os correctos canais de comunicação, âmbito, objectivos, clarificação de alguma dúvida etc. Quando aplicável será da responsabilidade do auditor coordenador a definição das actividades a executar por cada um dos outros auditores.
Toda a informação recolhida nas entrevistas realizada, será sempre confirmada através do cruzamento de informação ou dados recolhidos na própria ou em outras áreas auditadas. Toadas as evidências de auditoria serão registadas no relatório de auditoria.
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Caso a auditoria seja realizada por auditores externos à organização, os documentos necessários para a sua correcta preparação/execução deverão ser acordados entre os mesmos e a gestão. Após a execução da auditoria a EA reúne-se em privado afim de discutir as constatações detectadas, identificar as não conformidades e as oportunidades de melhoria, preparar a reunião de apresentação dos resultados de auditoria com a gestão e elaborar o relatório de auditoria (IMPxxx). Quando da reunião de apresentação dos resultados, a EA reúne-se com a gestão e os responsáveis dos processos auditados, para dar a conhecer as constatações efectuadas no âmbito da sua realização e prestar qualquer esclarecimento necessário. No caso da auditoria ser realizada por auditores externos e o relatório ser elaborado posteriormente, o mesmo será enviado directamente para a gestão que posteriormente reúne com as partes interessadas, afim de discutir o conteúdo do mesmo. Todas as não conformidades detectadas serão tratadas de acordo com o procedimento estabelecido para o efeito. As acções decorridas objectivando o tratamento/resolução das não conformidades detectadas serão tratadas em procedimento próprio para o efeito
6. Arquivo
Toda a documentação relativa ao processo de auditoria é arquivada em pasta própria para o efeito.
7. Documentos anexos
Responsabilidades e autoridades na realização de auditorias (IMPxxx); Programa anual de auditoria (IMPxxx);
Proposta de realização de auditoria (IMPxxx) ;
Qualificação de auditores internos/externos (IMPxxx);
Base de dados de auditores (IMPxxx); Relatório de auditoria. (IMPxxx).
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Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Auditorias internas Data: 07-05-2012 Pág.: 5/5 8. Fluxograma do processo
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Data de elaboração: Data de aprovação:
Auditorias Internas IMP xxx Bolsa de auditores Fim Qualificação de auditores internos/externos Definição de acções correctivas Programa anual de auditorias Apresentação do relatório de auditoria Elaboração do relatório de auditoria Selecção de auditores Preparação do plano de auditorias Realização da auditoria IMP xxx IMP xxx IMP xxx IMP xxx Proc xxx Arquivo