Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Controlo de Registos Data: 07-05-2012 Pág.: 1/5 1. Objectivos
Este procedimento tem como objectivo, assegurar que todos os registos (internos e externos) necessários ao funcionamento do SGSA são adequados, e se encontram disponíveis. O mesmo pretende ainda, definir a metodologia utilizada pela organização, no que respeita a elaboração verificação, aprovação, distribuição, implementação, revisão, controlo e arquivo de todos os registos utilizados na gestão de todos os processos intervenientes no SGSA da organização.
2. Âmbito de Aplicação
O mesmo aplica-se a todos os registos a utilizar nos locais, processos e produtos relacionados com a actividade da empresa e que dentro dela se enquadram no SGSA.
3. Documentos de referência NP EN ISO 22000:2005
Outros a definir pela organização. 4. Definições
Registos Internos: documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidências das actividades internas realizadas;
Registos externos: documento que expressa resultados ou fornece evidências de actividades externas realizadas.
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5. Descrição do processo operativo
A organização realiza o controlo de todos os seus registos internos e externos. Todos os registos gerados a partir das necessidades de evidenciar os controlos afectos ao funcionamento da organização e do SGSA encontram-se devidamente identificados (IMPxxx).
5.1. Registos internos
Todos os registos internos são devidamente preparados, tendo por objectivo a estandardização dos processos a que respeitam. As responsabilidades quanto à sua elaboração, aprovação, verificação, distribuição, revisão e arquivo são as definidas no IMPxxx. A identificação das necessidades de elaboração de novos registos, ou de alterações/actualizações que possam resultar do aperfeiçoamento do sistema interno da organização, pode provir de qualquer um dos seus colaboradores, sendo a execução da sua proposta realizada por escrito à gestão (IMPxxx).
A gestão conjuntamente com o responsável pelo controlo documental e o responsável do processo, procederá à análise do motivo justificativo da proposta de modo a verificar a sua adequação, sendo de igual modo analisada possíveis situações de incongruência documental que possam por em causa o desempenho do SGSA ou dos dados a obter.
No caso de obter a aprovação favorável quanto à sua elaboração/revisão, o respectivo registo é codificado, sendo actualizada a respectiva listagem de registos relativos ao SGSA (IMPxxx) procedendo-se posteriormente à sua distribuição pelos locais onde o mesmo será utilizado. No caso da decisão de elaboração/revisão do respectivo registo ter parecer negativo, a mesma ficará registada sendo posteriormente o seu pedido devidamente arquivado.
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No que respeita à distribuição dos registos, a mesma poderá ocorrer sobre a forma/designação de “cópia controlada”, através de registo de entrega da mesma ao responsável do processo a que respeita ou a outros colaboradores se lhes for aplicável (IMPxxx).
Quando da introdução/alteração de um novo registo do sistema, o responsável pelo processo a que o mesmo respeita, procede às devidas explicação consideradas necessárias, relativas ao registo em causa, e avalia a sua correcta eficácia e compreensão ao nível do pretendido, por parte dos seus descendentes hierárquicos.
Posteriormente o mesmo elaborará um parecer, sobre a sua correcta aplicação (IMPxxx) nos 15 dias seguintes à introdução do mesmo nas práticas diárias da empresa, afim de ser realizada qualquer acção de seguimento considerada necessária ou então concluir o respectivo processo de implementação.
Sempre que um determinado registo for revisto, a versão anterior é retirada de circulação, procedendo-se à recolha e eliminação da mesma, de todos os locais onde ela se encontra disponível e à sua substituição pela nova versão. O original da versão substituída irá ser posteriormente, arquivada em pasta própria para o efeito, designada de arquivo de obsoletos.
5.2. Registos externos
No caso de registos externos a identificação e feita através do nome original (ex.: certificado de calibração). O responsável ou colaborador designado para este efeito efectua a verificação dos registos externos recebidos e procede ao seu encaminhamento para quem de direito, sendo uma cópia do mesmo armazenada em pasta própria para o efeito, de acordo com o tipo de formato em que o mesmo se apresente.
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Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Controlo de Registos Data: 07-05-2012 Pág.: 4/5 6. Arquivo
Todos os registos são mantidos em bom estado de armazenamento, conservação e prontamente identificáveis durante o seu período de vigência (o estipulado por lei, ou o definido pela organização). Todos os registos em formato digital, são devidamente armazenados em dois servidores externos, subcontratados a empresas da especialidade que garante o seu correcto acesso e recuperação.
6.1. Destruição
Após o término do período de retenção em arquivo, os registos poderão ser removidos do arquivo e destruídos. A sua destruição é efectuada por trituração para os registos em papel ou por eliminação para os registos informáticos, ficando a mesma registada (IMPxxx).
7. Documentos Anexos
Listagem de registos do sistema (IMPxxx);
Responsabilidades da gestão dos registos (IMPxxx); Proposta de elaboração/alteração de registos (IMPxxx); Listagem de distribuição de registos (IMPxxx);
Parecer de adequação de registos (IMPxxx); Registo de eliminação de registos (IMPxxx); Outros documentos, a definir pela organização.
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Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Controlo de Registos Data: 07-05-2012 Pág.: 5/5 8. Fluxograma do processo
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Data de elaboração: Data de aprovação:
Controlo dos Registos
Registos do SGSA
Registos externos Registos internos
Elaboração/revisão Verificação Destruição Recuperação Acesso e disponibilidade Armazenamento e Manutenção Fim IMPxxx IMPxxx Distribuição IMPxxx IMPxxx
Apêndice VII: Procedimento documentado – Correcções/tratamento de produto