Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Controlo de documentos Data: 07-05-2012 Pág.: 1/5 1. Objectivos
Este procedimento tem como objectivo, assegurar que todos os documentos (internos e externos) necessários ao funcionamento do SGSA são estabelecidos e geridos de forma adequada e se encontram disponíveis nos locais definidos. O mesmo pretende ainda, definir a metodologia utilizada pela empresa, no que respeita a elaboração, verificação, aprovação, distribuição, implementação, revisão, controlo e arquivo de toda a documentação utilizada na gestão de todos os processos intervenientes no âmbito do SGSA da empresa.
2. Âmbito de Aplicação
Este procedimento aplica-se a todos os documentos geridos pela organização referentes às suas actividades, processos e produtos dentro do âmbito do SGSA.
3. Documentos de referência
ISO 22000: 2005 – Sistemas de gestão da segurança alimentar; Outra documentação a definir pela empresa.
4. Definições
Cópia não controlada: Cópia de um documento do SGSA, cujo destinatário não faz parte da lista de distribuição de cópias controladas.
Cópia controlada: Cópia de documento do SGSA enviada a um dos detentores que constam da capa e para o qual serão enviadas todas as edições e revisões do documento Documento do sistema: qualquer informação escrita, gráfica, informática que descreva, defina, especifique, relate ou ateste actividades, requisitos ou técnicas de procedimento relacionadas com a implementação e manutenção do SGSA, incluindo os de origem externa relevantes para o sistema.
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5. Descrição do processo operativo
A organização realiza o controlo de toda a sua documentação interna e externa.
5.1. Controlo da documentação interna
A documentação interna, proveniente das necessidades de gestão da informação quotidiana da organização, é aquela elaborada pelos colaboradores com vínculo à empresa, sendo a sua utilização reservada aos mesmos.
Toda a documentação interna produzida, é devidamente preparada, tendo como objectivo a estandardização de todos os processos da actividade da empresa. As responsabilidades quanto à sua elaboração, aprovação, verificação, distribuição, revisão e arquivo são as definidas no IMP xxx.
A identificação das necessidades de elaboração de novos documentos, ou de alterações/actualizações que possam resultar do aperfeiçoamento do sistema interno da organização, pode provir de qualquer um dos seus colaboradores, sendo a execução da sua proposta realizada por escrito à gestão (IMPxxx). A gestão conjuntamente com o responsável pelo controlo documental e o responsável do processo, procederá à análise do motivo justificativo da proposta de modo a verificar a sua adequação, sendo de igual modo analisada possíveis situações de incongruência documental que possam por em causa o desempenho do SGSA. No caso de obter a aprovação favorável quanto à sua elaboração/revisão, o respectivo documento é codificado de acordo com o seu nível hierárquico, sendo actualizada a respectiva listagem de documentos relativos ao SGSA (IMPxxx) procedendo-se posteriormente à sua distribuição pelos locais onde o mesmo será utilizado. No caso da decisão de elaboração/revisão do respectivo documento ter parecer negativo, a mesma ficará registada sendo posteriormente o seu pedido devidamente arquivado.
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No que respeita à distribuição de documentos, a mesma poderá ocorrer sobre a forma/designação de “cópia controlada”, através de registo de entrega da mesma ao responsável do processo a que respeita ou a outros colaboradores se lhes for aplicável (IMPxxx). No caso de necessidade de distribuição de um documento a um determinado cliente ou entidade, o respectivo documento será distribuído em formato pdf protegido com a respectiva indicação de “cópia não controlada”.
Quando da introdução/alteração de um novo documento do sistema, o responsável pelo processo a que o mesmo respeita, procede às devidas explicação consideradas necessárias, relativas ao documento em causa, e avalia a sua correcta eficácia e compreensão ao nível do pretendido, por parte dos seus descendentes hierárquicos. Posteriormente o mesmo elaborará um parecer, sobre a sua correcta aplicação (IMPxxx) nos 15 dias seguintes à introdução do mesmo nas práticas diárias da empresa, afim de ser realizada qualquer acção de seguimento considerada necessária ou então concluir o respectivo processo de implementação.
Sempre que um determinado documento for revisto, a versão anterior é retirada de circulação, procedendo-se à recolha e eliminação da mesma, de todos os locais onde ela se encontra disponível e à sua substituição pela nova versão. O original da versão substituída, irá ser arquivada em pasta própria para o efeito, designada de arquivo de obsoletos, durante o período de tempo definido para o efeito.
5.2. Controlo da documentação externa
No que respeita à documentação externa cabe ao responsável pelo controlo documental, a responsabilidade preliminar da sua análise, que de imediato o encaminha para as partes internas interessadas, procedendo posteriormente ao arquivo do original.
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Toda a documentação externa é devidamente identificada, listada e actualizada. A organização possui acordos com determinadas entidades externas no sentido de se manter actualizada face à legislação aplicável, referenciais normativos, entre outros.
Quando a organização procede à revisão/substituição de um documento de origem externa, a sua versão anterior é retirada de circulação e rubricada pelo responsável do processo a que respeita, bem como pelo responsável do controlo documental. Posteriormente a mesma é arquivada em pasta própria por um período mínimo de 3 anos ou o estipulado por lei de acordo com o documento externo em causa.
6. Documentos anexos
Matriz de responsabilidades do controlo documental (IMPxxx); Proposta de elaboração/alteração de documentos (IMPxxx); Listagem de documentação do sistema (IMPxxx);
Listagem de distribuição de documentos (IMPxxx); Parecer de adequação de documento (IMPxxx); Outros documentos, a definir pela organização.
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Logotipo da empresa Procedimento do SGSA PROC Revisão: 00 Controlo de documentos Data: 07-05-2012 Pág.: 5/5 7. Fluxograma do processo
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Data de elaboração: Data de aprovação:
S N S N Controlo dos documentos Análise de documento Criação de novos documentos Alteração de documentos existentes Documentos Internos Fontes de actualização Documentos Externos Criar Novo ou alterar Necessidade
Preparação para emissão Verificação Implementação Distribuição Arquivo Remoção de Obsoletos Fim Aprovar documento Decisão de aprovação Necessita de distribuição? IMPxxx