PROCESSO DE COMPRAS PELA CONAB

2.5.1 Procedimentos

Desde o surgimento do pregão eletrônico em 2.002 a CONAB passou a utilizar essa modalidade de licitação para realizar suas compras administrativas internas, são elas para materiais de expedientes, materiais permanentes e prestação de serviços. Nessa modalidade são vários fornecedores ao qual estão concorrendo, vence aquele que apresentar menor valor de seus produtos, nenhum conhece ao outro, nem o pregoeiro (servidor público escolhido) nem os fornecedores, porque estão acessados ao sítio

www.comprasgovernamentais.gov.br.

Analisando os procedimentos do processo de compras, observa-se que o setor de compras do órgão faz um levantamento interno de materiais em falta no almoxarifado para realizar as compras, tendo um resultado de materiais de expediente ou permanente, ele faz uma pesquisa de mercado em Cuiabá em ao menos (três) empresas, anotando os valores e aquele que houver o menor valor ele faz um Termo de Referência, que é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do menor valor encontrado das empresas pesquisadas, isto serve para os fornecedores participantes (os fornecedores são de toda a região do Brasil, com entrega aqui em Cuiabá sem nenhum custo para a CONAB), saberem do valor encontrado pelo órgão daquele material, portanto os valores dos fornecedores devem ser menores ao valor encontrado e especificado no termo, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva. E serve também para providências a autuação do processo de contratação e serve de parâmetros para o pregoeiro na elaboração do edital.

Portanto o Termo de Referência é um documento essencial para qualquer procedimento de compra ou contratação de serviço, até porque é nele que constam os principais dados do procedimento.

Conforme Justen Filho (2005:71)

A função e a natureza do termo de referência equivalem às do projeto executivo, previsto na Lei nº 8.666. Aliás, é irrelevante a denominação atribuída, eis que o fundamental é a satisfação do dever administrativo de planejamento sério e satisfatório acerca da futura contratação.

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De acordo com o estudo realizado do órgão, os procedimentos se realizam da seguinte forma:

1º - o setor de compras chamado SETAD (setor administrativo) verifica no almoxarifado se há falta de alguns materiais, e também se alguns setores precisam de materiais ou serviços, o servidor faz um andamento interno, chamado requisição de materiais para solicitar aquilo que está em falta em seu setor;

2º - o pregoeiro faz um levantamento de custo (preço), em ao menos 3 (três) empresas, para saber os valores de mercado e ter o menor preço por item dentre eles, para então assim dar início ao pregão;

3º - cria-se o Termo de Referência, neste termo constam os itens especificados por produtos/materiais/serviços, as unidades, as quantidades e os valores, este termo vai em anexo ao Edital do pregão eletrônico;

4º - com o valor total cotado, o SETAD comunica o setor contábil/financeiro chamado SECOF para disponibilizar os recursos financeiros;

5º - ATO de Superintendência – a Gerência Administrativa elabora um ato e pede autorização superior (superintendente) para autorizar/ratificar a indicação do(s) pregoeiro(s). Este ato é para indicar os empregados relacionados para atuarem como pregoeiros nas licitações na modalidade pregão, sob a coordenação do primeiro e, na ausência deste, do segundo. E também designar outros para comporem a equipe de apoio aos pregoeiros, o ATO tem a vigência de 1 (um) ano.

6º - o pregoeiro elabora um Edital, conforme anexo A, que consta todos os procedimentos do pregão, as regras, documentação, dia e hora, e em anexo I – o termo de referência, em anexo II – modelo de proposta comercial, em anexo III – contrato simplificado (ordem de compra), e por último o anexo IV – termo de retirada de edital pela internet, estes anexos fazem parte do edital. Assim feito o edital, encaminha via autoridade competente para análise do setor jurídico, para comprovar a veracidade dos dados, ou para correção, e também conferir se há algo abusivo, não havendo nada de errado o setor chancela o edital, e volta para o SETAD.

7º - providencia a publicação do aviso da licitação, nos seguintes veículos: é disponibilizado no D.O.U. (Diário Oficial da União) que e gerada automaticamente no site www.comprasgovernamentais.gov.br que é chamado Comprasnet, no site da CONAB, logo após a publicação da licitação no Comprasnet, via publicador

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8º - chegado o dia e a hora estabelecidos no edital, o pregoeiro e os fornecedores acessados ao sitio do Comprasnet, o pregoeiro no link SIASG (Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais) e depois em produção, faz o login por meio do CPF e senha, depois acessa os serviços do governo Pregão/Pregão Eletrônico, e no link operar, informa o numero do pregão a ser aberto, abre os itens para lance. Tudo é registrado, os lances são feitos virtualmente onde todos que estão acessados possam ver os lances e aquele que ofertar o menor que está abaixo da referência, vence por item. Como determinado no edital, há certo período de tempo para ocorrer o pregão on-line.

9º - iniciar o fechamento iminente dos itens abertos, atribuindo o tempo de 1 a 60 minutos. Após este prazo o sistema inicia o fechamento aleatório, atribuindo o tempo de 1 a 30 minutos. Nas fases de encerramento os licitantes podem enviar lances e o pregoeiro excluir lances que não podem ser realizados. Portanto nessa fase o pregoeiro já tem um resultado das propostas do vencedor (fornecedores), por item selecionado.

10º - fase de aceitação: convocação para proposta e os documentos. Negociar com o fornecedor o melhor preço, a negociação ocorre no sistema eletrônico, via chat, com a informação do valor negociado, esse chat permite somente o acesso de um licitante por vez, ou seja, aquele que estiver selecionado analisa as propostas se estão de acordo com o termo de referência. A fase dos documentos ocorre um determinado prazo.

11º - os documentos são enviados on-line para o pregoeiro pelo sítio do Comprasnet, e são analisados pelos competentes para homologação. Todos os documentos necessários estão informados no edital.

12º - esta é a fase da adjudicação, onde o pregoeiro confere se está tudo certo com a proposta e os documentos recebidos.

13º - com os documentos do licitante em mãos, o SETAD encaminha um despacho para a autoridade competente que é a superintendência, junto com o relatório do pregoeiro que constam todos os fatos relevantes acontecidos durante o processo de licitação, tanto fase interna quanto externa.

14º - com os documentos na superintendência, faz-se a homologação do processo, com a chancela jurídica, e retorna ao SETAD.

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15º - ordem de compra com os dados dos fornecedores, especificação detalhada dos itens, para cada fornecedor, casa tenha sido vários fornecedores. Pagamento, e entrega com Nota Fiscal. Tudo como descrito no edital, com data de pagamento e entrega.

16º - almoxarifado: recebe as mercadorias, confere, da à entrada no sistema e estoca.

Os volumes de compras são feitos mensal, conforme anexo B, ou de acordo com as necessidades (12 meses), as espécies de compras são: os materiais de expediente, combustíveis, água mineral, café/açúcar, toners/cartuchos e prestação de serviço (vigilância e limpeza). E as modalidades são: Pregão Eletrônico ou a Cotação Eletrônica, que também é feita pelo sítio

www.comprasgovernamentais.gov.br.

A Cotação Eletrônica está prevista na Portaria nº 306 de 2001, é a dispensa de licitação é uma forma rápida de compras, da administração indireta, as aquisições de bens de pequeno valor deverão ser realizadas dos órgãos que compões o SISG. Esta dispensa de licitação tem um valor estimado de até 16.000,00. Esta cotação tem um prazo menor de acontecimento, o sistema disponibiliza a data, não tem edital, os fornecedores devem ser cadastrados pelo Comprasnet, a utilização dura até em 5 (cinco) dias.

Comparando os procedimentos adotados pelo órgão público em relação à lei, a CONAB cumpre de acordo com a lei, da modalidade pregão eletrônico, e variando os volumes de compras utiliza-se a dispensa de licitação que é a cotação eletrônica.

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