Receção de Encomendas

Com a entrada de uma encomenda pelas portas da farmácia começa um processo cuidado de conferência que irá permitir que os produtos entrem no sistema da farmácia e se tornem disponíveis para o utente, processo esse que acompanhei e realizei constantemente ao longo do meu estágio, até para ir tomando contacto com os referidos produtos.

Em primeira instância é necessário atestar que a encomenda trazida pelos transportadores se destina efetivamente à farmácia em questão, evitando trocas desagradáveis e confirmando que o número de volumes entregue corresponde ao indicado pelas guias de transporte.

Seguidamente, com recurso ao Sifarma 2000, através da leitura ótica do código de barras de cada produto ou pela introdução manual do referido produto, é feita uma conferência no sentido de assegurar que os produtos rececionados correspondem aos encomendados, quer em termos de natureza do produto, quer em termos de quantidade. Esta informação deve ser cruzada com as Guias de Remessa e Faturas que acompanham as encomendas, para assegurar que os produtos foram corretamente debitados.

Simultaneamente, é feita uma verificação da integridade das embalagens, cujo comprometimento por danos de origem ou por danos gerados pelo transporte pode inviabilizar a respetiva comercialização, primariamente devido à necessidade de garantia de qualidade do produto mas também devido à necessidade de garantir que o utente terá confiança no produto que lhe é dispensado.

É igualmente realizada uma verificação dos prazos de validade e dos preços, quer em termos do preço de compra que é introduzido no sistema para efeitos de gestão e contabilidade, quer em termos de PVP. O PVP dos MSRM são definidos a nível central, constando obrigatoriamente da respetiva embalagem, através de impressão, etiqueta ou carimbo, [4] estando igualmente registados na aplicação informática, com atualizações fixas e periódicas, havendo um período de escoamento de mercado durante o qual o mesmo produto pode ser dispensado com diferentes PVP, sendo necessário recorrer ao PIC para verificar qual o correto. No caso de MNSRM, o PVP é calculado pela aplicação de margens de lucro fixadas pelas farmácias, conforme indicado na tabela 1, sendo que o Sifarma 2000 permite a impressão de etiquetas para os mesmos, terminado que esteja o processo de conferência da encomenda e de verificação dos respetivos preços.

Tabela 1 - Margens de lucro indicativas para cálculo de PVP

Grupo de Produtos Margem de lucro

Leites 15%

IVA a 6% ou IVA a 23% 27%

No caso de constarem da encomenda Benzodiazepinas ou MEP, devem as mesmas ser acompanhadas de Documento de Requisição em duplicado e assinado pelo responsável pelo envio. Já no caso de Matérias-Primas, estas devem ser acompanhadas pelo respetivo boletim de análise.

Para finalizar este processo, é feita a aprovação de todos os dados introduzidos no sistema, sendo que os produtos que se encontrem esgotados e que assim se encontrem em falta na encomenda podem ser transferidos para uma nota de encomenda de outro fornecedor ou podem ser retirados.

2.5.4 Armazenamento

O correto armazenamento dos medicamentos e restantes produtos de saúde é essencial, antes de mais, para promover que as condições de conservação são otimizadas, mas deve ser tido em conta igualmente a funcionalidade do sistema adotado para que os mesmos se encontrem acessíveis de forma rápida e que evite erros em momentos de entropia no atendimento ao público, a fim de promover a sua excelência.

Passando a descrever o armazenamento praticado na FLS, tem primazia um sistema de gavetas apropriado para apoio ao atendimento, que se encontra na secção contígua à Sala de Atendimento. Os medicamentos aqui armazenados estão divididos segundo forma farmacêutica, encontrando-se numa primeira zona comprimidos e cápsulas, havendo uma segunda divisão dentro deste grupo entre MSRM e MNSRM, seguidos pelos injetáveis e posteriormente gotas. Na parte inferior do armário, encontram-se cremes e pomadas, sendo que na extremidade oposta estão 3 grandes gavetas que foram destinadas respetivamente a ampolas bebíveis, saquetas de pó para solução e produtos de “uso externo”. Dentro de cada grupo de medicamentos, a arrumação segue a ordem alfabética de nome comercial, com separação física ajustada ao stock mínimo e máximo de cada produto, seguindo no caso de medicamentos com diferentes dosagens disponíveis ordem crescente da mesma e seguindo, por último, ordem crescente de número de unidades. No caso de medicamentos genéricos, procura-se promover que medicamentos do mesmo grupo homogéneo se encontrem em espaços contíguos, dando-se a sua entrada na ordem alfabética por DCI. Estes critérios de ordenamento são igualmente respeitados nas restantes prateleiras de arrumação do Armazém da FLS.

A correta arrumação dos medicamentos nos seus espaços, para além de facilitar o trabalho de quem procura responder célere e adequadamente no momento do atendimento, é vital para que se diminuam erros de medicação, sendo preciso ter cuidado redobrado na arrumação de medicamentos com embalagens ou nomes semelhantes, com grande destaque para doses e número de unidades diferentes. É igualmente importante respeitar os limites de capacidade

do sistema, uma vez que os danos provocados numa embalagem encravada podem impedir a sua posterior dispensa.

Durante o meu estágio efetuei constantemente esta arrumação, conhecendo os seus fundamentos e práticas, tendo tido a oportunidade única de acompanhar paralelamente ao processo de inventário o processo de reorganização das gavetas, que tem de ser feito periodicamente uma vez que o mercado farmacêutico sofre contínuas modificações, havendo novos medicamentos a serem introduzidos enquanto outros são retirados, havendo também variações das tendências de procura que levam a ajuste dos stocks necessários de cada produto que devem ser acompanhadas pela diminuição ou aumento do espaço disponibilizado para cada um na respetiva gaveta.

Esta realização de inventário permitiu, como primeiro resultado da sua natureza, identificar as discrepâncias entre stocks reais e informáticos, gerados por erros sistemáticos que o farmacêutico deve procurar identificar e minimizar, de forma a promover o correto uso do medicamento, tendo sido os erros de stock acertados posteriormente no sistema informático.

Os xaropes, soluções e suspensões orais encontram-se arrumados num armário que lhes está reservado, justificado pelo grande volume que ocupam mas também pela grande rotação de saída que têm sobretudo no período de inverno.

A FLS possui, como não poderia deixar de ser, um frigorífico em que estão armazenados todos os produtos que necessitam de conservação no frio, como são exemplos vacinas, insulinas, probióticos, determinados colírios, certos medicamentos de uso veterinário, entre outros.

Noutro conjunto de prateleiras estão dispostos os chamados “excedentes”, ou seja, produtos que tendo o seu lugar primeiro de arrumação nas gavetas atrás referidas, se encontram presentes em número que não é possível acomodar fisicamente nas mesmas, sobretudo em momentos de reforço de stock, ficando os mesmos arrumados nestas prateleiras a partir das quais se procede depois ao enchimento das gavetas.

Estão ainda preparados espaços diferenciados de arrumação para produtos de higiene oral, cosmética, protocolo de diabetes, leites e papas e para os diferentes dispositivos médicos, consoante o seu agrupamento lógico.

Em geral, devido à grande importância do prazo de validade do produto, deve haver uma constante atenção para o mesmo, o que leva a que seja respeitada a regra FEFO privilegiando o acesso em primeira ordem à embalagem cuja data de expiração se encontre mais próxima. No entanto, para economia de tempo, a arrumação dos produtos segue muitas vezes a regra FIFO, privilegiando a embalagem há mais tempo na farmácia, devendo a embalagem que acaba de chegar ser arrumada em último lugar na linha de saída, o que maioritariamente

privilegia o respeito pelos prazos de validade. Cabe ao farmacêutico ter um sentido crítico e um olho atento que promova a gestão adequada e otimizada.