12.2. Descrever as regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais, indicando: a. Prazos de convocação
A Companhia não adota políticas diferenciadas às determinadas pela legislação para a convocação de suas Assembleias Gerais.
As Assembleias Gerais da Companhia são convocadas com, no mínimo, 15 dias corridos de antecedência em primeira convocação e com oito dias corridos de antecedência em segunda convocação, nos termos da legislação vigente. A Assembleia Geral Ordinária é habitualmente convocada com, pelo menos, 30 dias de antecedência, por liberalidade.
b. Competências
A Assembleia Geral terá as seguintes atribuições, além daquelas previstas em lei:
(a) eleger e destituir, a qualquer tempo, os membros do Conselho de Administração e Conselho Fiscal, quando instalado;
(b) fixar a remuneração global dos membros do Conselho de Administração e da Diretoria Executiva, nos termos do artigo 152 da Lei das Sociedades por Ações, assim como a remuneração dos membros do Conselho Fiscal, quando instalado, cabendo ao Conselho de Administração deliberar sobre a distribuição de tal montante;
(c) tomar, anualmente, as contas dos administradores e deliberar sobre as demonstrações financeiras por eles apresentadas;
(d) deliberar, de acordo com a proposta apresentada pela administração, sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos;
(e) ratificar o orçamento anual, aprovado e apresentado pelo Conselho de Administração; (f) deliberar sobre a avaliação de bens com que o acionista concorrer para a formação do capital social;
(g) deliberar sobre transformação, fusão, incorporação e cisão da Companhia, sua dissolução e liquidação, eleger e destituir liquidantes, bem como o conselho fiscal que deverá funcionar no período de liquidação, e julgar-lhes as contas;
(h) Deliberar sobre a saída da Companhia do Novo Mercado, da BM&FBOVESPA e sobre o cancelamento de registro de companhia aberta da Companhia;
(i) Escolher a instituição responsável pela preparação de laudo de avaliação das ações da Companhia, dentre as empresas indicadas pelo Conselho de Administração, nos casos e na forma prevista no Estatuto Social da Companhia;
(j) aprovar planos de outorga de opção de compra ou subscrição de ações aos administradores, empregados, prestadores de serviço da Companhia ou de suas controladas; (k) criar novas ações fora do limite do capital autorizado, e
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
c. Endereços (físico ou eletrônico) nos quais os documentos relativos à Assembleia Geral estarão à disposição dos acionistas para análise
Os documentos relativos à Assembleia Geral são colocados à disposição dos acionistas na sede da Companhia situada na Avenida General Valdomiro de Lima, 508, Jabaquara, São Paulo/SP, e nos seguintes endereços eletrônicos:
www.fleury.com.br/ri | www.cvm.gov.br | www.b3.com.br
d. Identificação e administração de conflitos de interesses
Os Acionistas que possuírem eventual conflito de interesses em relação aos temas trazidos à deliberação da Assembleia Geral ou que tenham sua independência comprometida, deverão comunicar tal fato e abster-se da discussão e da votação da matéria. De igual modo, os Acionistas presentes que tiverem ciência de conflito de interesse de outro acionista deverão manifestar-se.
Caso o Acionista conflitado se recuse de abster-se das deliberações, o presidente da Assembleia Geral deverá determinar a anulação dos votos conflitados proferidos, ainda que posteriormente ao conclave..
Não há mecanismo formal de identificação e administração dos conflitos de interesses.
e. Solicitação de procurações pela administração para o exercício do direito de voto Nos exercícios sociais anteriores a Companhia não solicitou procurações para o exercício do direito de voto nas Assembleias Gerais, bem como não possui regras, políticas ou práticas de solicitação institucional de procurações. Entretanto, poderá solicitar procurações para exercício de voto em uma determinada Assembleia Geral, caso necessário, de acordo com os procedimentos da Instrução CVM 481.
f. formalidades necessárias para aceitação de procurações outorgadas por acionistas, indicando se o emissor exige ou dispensa reconhecimento de firma, notarização, consularização e tradução juramentada e se o emissor admite procurações outorgadas por acionistas por meio eletrônico
A Companhia solicita aos acionistas que quiserem constituir procurador para representá-lo em Assembleia Geral, que deposite o instrumento de mandato na sede da Companhia, aos cuidados da Diretoria de Relações com Investidores, preferencialmente com 48 horas de antecedência da realização da Assembleia. As procurações e documentos de representação devem seguir os procedimentos necessários para comprovação de sua autenticidade devendo ter firma reconhecida, e serem notariados e consularizados quando necessário.
Nos termos do art. 126 da Lei nº 6.404/76, o acionista pode ser representado na Assembleia Geral por procurador constituído há menos de um ano. O acionista ou seu procurador deverá comparecer à Assembleia Geral munido de documentos que comprovem sua identidade e propriedade das ações.
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
A Companhia não possui canais para emissão de procurações por meio eletrônico, para que sejam outorgadas pelos acionistas.
g. formalidades necessárias para aceitação do boletim de voto a distância, quando enviados diretamente à companhia, indicando se o emissor exige ou dispensa reconhecimento de firma, notarização e consularização
A Companhia solicita aos acionistas que quiserem votar mediante boletim de voto a distância em Assembleia Geral, que envie o respectivo boletim por email e à na sede da Companhia, aos cuidados da Diretoria de Relações com Investidores.
O Boletim deverá vir acompanhado de cópia autenticada dos seguintes documentos de identificação:
- pessoas físicas: documento válido de identidade com foto do acionista.
- pessoas jurídicas: (a) último contrato ou estatuto social consolidado; (b) ata de eleição, procuração ou outro documento que comprove poderes do(s) representante(s) legal(is), nos termos do contrato ou estatuto social; e (c) documento válido de identidade com foto do(s) representante(s) legal(is).
- fundos de investimento: (a) último regulamento consolidado do fundo; (b) estatuto ou contrato social do seu administrador ou gestor, conforme o caso, observada a política de voto do fundo e documentos societários que comprovem os poderes de representação; e (c) documento de identidade com foto do representante legal.
A Companhia exige reconhecimento de firma nos documentos apresentados, e os documentos dos acionistas expedidos no exterior devem ser traduzidos por tradutor juramentado matriculado na Junta Comercial e registrados no Registro de Títulos e Documentos, para aceitação do boletim de voto a distância.
Conforme dispõe a Instrução CVM nº 481/09, a Companhia comunicará ao acionista, no prazo de 3 dias contados do recebimento do boletim de voto, se os documentos recebidos são suficientes ou não para que o voto seja considerado válido e os procedimentos e prazos para eventual retificação e reenvio, caso necessário.
h. se a companhia disponibiliza sistema eletrônico de recebimento do boletim de voto a distância ou de participação a distância
A Companhia não disponibiliza sistema eletrônico de recebimento de boletim de voto a distância ou de participação a distância.
i. instruções para que acionista ou grupo de acionistas inclua propostas de deliberação, chapas ou candidatos a membros do conselho de administração e do conselho fiscal no boletim de voto a distância
Caso o acionista queira incluir propostas de deliberação, chapas ou candidatos a membros do conselho de administração ou do conselho fiscal no boletim de voto a distância, será necessário
12.2 - Regras, políticas e práticas relativas às assembleias gerais
apresentar tais propostas conforme a regulamentação vigente, em especial, nos prazos lá estabelecidos e juntamente com os documentos nela referidos.
A Companhia solicita que os documentos acima sejam enviados aos cuidados de seu Departamento de Relações com Investidores, preferencialmente para o endereço eletrônico: ri@grupofleury.com.br. Em caso de envio de documentos via correio, tal documentação deve ser direcionada à sede da Companhia, na Av. General Valdomiro de Lima, 508, Jabaquara, São Paulo-SP, CEP 04344-903, aos cuidados do Departamento de Relações com Investidores.
j. se a Companhia disponibiliza fóruns e páginas na rede mundial de computadores destinados a receber e compartilhar comentários dos acionistas sobre as pautas das Assembleias
A Companhia não dispõe de fóruns e páginas na rede mundial de computadores destinados especialmente a receber e compartilhar comentários dos acionistas sobre as pautas das Assembleias, mas disponibiliza um e-mail de contato em sua página de relações com investidores destinado a receber todo e qualquer contato dos acionistas inclusive sugestões de pauta.
k. Outras informações necessárias à participação a distância e ao exercício do direito de voto a distância