A regularização de contas tem por finalidade rectificar os saldos contabilísticos das contas. Para se proceder aos lançamentos de regularização, têm-se como ponto de partida o Balancete de Verificação de 31 de Dezembro (Anexo 15) do ano correspondente e o inventário que à mesma data deve ser feito, com vista a detectar possíveis diferenças existentes entre ambos. Os lançamentos de regularização mais comuns são os seguintes:
Lançamento das diferenças encontradas (diferenças de caixa, diferenças de saldo de depósito á ordem, quebras ou sobras de stock, entre outros);
Lançamentos relacionados com custos ou proveitos do exercício mas que não houve ainda a respectiva despesa ou receita. Como exemplo têm-se: consumo de água ou energia ainda não facturada; rendimentos da empresa relativos ao exercício findo mas ainda não documentados. Designam-se estas situações de:
- Acréscimos de Custos; - Acréscimos de Proveitos;
parte ao exercício económico seguinte; recebimento em Dezembro de uma renda correspondente ao mês de Janeiro do ano seguinte. Designam-se estas situações de:
- Custos Diferidos; - Proveitos Diferidos;
Lançamentos de constituição, reforço, anulação e reposição de provisões/ajustamentos;
Lançamentos relacionados com as quotas anuais de amortização de imobilizado;
Lançamento de rectificação das existências;
Lançamento de estimativa para impostos (IRC).
5.1.1 Amortizações
Tendo carácter de permanência, os bens do imobilizado não se consomem num só exercício, pelo contrário, vão ser úteis ao longo de um determinado período e consequentemente vão gerando benefícios económicos futuros. Neste período, devido à sua utilização os bens vão-se depreciando, daí à necessidade de proceder à sua amortização.
As amortizações consistem exactamente em imputar o custo de um imobilizado pelos vários exercícios da sua vida útil, ou seja, pelo período durante o qual se espera que o activo produza, para a empresa, todo o seu potencial de benefícios económicos.
No cálculo das amortizações há que ter em conta determinadas situações tais como, o facto de nem todas as amortizações serem aceites fiscalmente, ou o facto de existirem ou não reavaliações.
5.1.2 Ajustamentos e Provisões
De modo a fazer face a riscos futuros e prováveis, e dando cumprimento ao princípio da prudência (isto é, existindo potenciais perdas ou incertezas nas operações a empresa deverá usar um certo grau de precaução), os ajustamentos destinam-se a cobrir riscos de cobranças duvidosas, depreciação de existências, investimentos financeiros ou quaisquer outras previstas no POC. Caso haja necessidade de efectuar ajustamentos é, normalmente, no final do exercício que elas são efectuadas, mas caso haja conhecimento de tal necessidade, antes do final do ano, deve-se proceder logo aos ajustamentos.
5.1.3 Reconciliação Bancária
A conciliação de contas de depósito à ordem constitui um importante procedimento de controlo interno. Consiste na comparação entre valores contidos no extracto bancário e o saldo constante nos registos contabilísticos da empresa.
Uma conciliação bancária pressupõe as seguintes fases de trabalho:
Obter do programa informático um extracto da subconta 12x – Depósito à
ordem – Banco x, correspondente à conta bancária cuja subconta contabilística
vai ser alvo do trabalho de conciliação;
Comparar os valores que se encontram no extracto bancário com os valores contabilizados pela empresa no período em análise, assinalando-as com um visto;
Identificar as operações que ficaram em aberto em qualquer dos registos, não “picados” e proceder ás respectivas correcções, quando devidas.
As diferenças encontradas resultam do facto de muitas operações bancárias serem contabilizadas pelo banco e pela empresa em momentos diferentes (por exemplo cheques passados e ainda não descontados), ou documentos que a empresa não enviou
5.1.4 Sistemas de Inventário
5.1.4.1 Sistema de Inventário Permanente (SIP)
Como o próprio nome indica, através deste sistema é possível saber permanentemente o valor dos stocks em armazém e apurar em qualquer momento os resultados obtidos nas vendas.
5.1.4.2 Sistema de Inventário Intermitente (SII)
Neste caso, o valor dos stocks em armazém e de resultados apurados, só é determinável através das inventariações directas em armazém, efectuadas periodicamente, ou seja, enquanto pelo inventário permanente se acompanha todo o movimento dos produtos em armazém, pelo intermitente tal não acontece tendo que se recorrer a uma contagem física para o conhecimento do movimento, geralmente efectuado no final de cada ano. A empresa Sodibeiras, utiliza este tipo de inventário.
O apuramento do Custo das Mercadorias Vendidas e das Matérias Consumidas (CMVMC) é calculado da seguinte forma:
CMVMC = Existências Iniciais + Compras +/- Reg. de Existências – Existências Finais
Quadro 16: Apuramento do CMVMC Descrição Valor Existências Iniciais 75.701,86€ Compras 410.100,10€ Regularizações de Existências 0,00€ Existências Finais 55.643,96€ Apuramento do CMVMC 430.158,00€
5.1.5 Acréscimos e diferimentos
Segundo o POC, esta conta destina-se a permitir o registo dos custos e dos proveitos nos exercícios a que respeitam. Aqui está subjacente o principio do acréscimo que “os
proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente, do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitam”(POC)
A utilização da conta 27 – Acréscimos e diferimentos contribui para que as contas apresentem uma imagem verdadeira e apropriada das operações da empresa.
A conta 27- Acréscimos e diferimentos subdivide-se em:
271 – Acréscimos de Proveitos – serve de contrapartida aos proveitos a reconhecer no próprio exercício cuja receita só venha a obter-se no exercício ou exercícios posteriores;
272 – Custos Diferidos – compreende os custos que devem ser reconhecidos nos exercícios seguintes.
5.1.6 Balancete Rectificado
Depois de registadas todas as operações no diário, prepara-se o balancete de verificação. O balancete é um resumo das contas que apresenta o montante total de débito, o montante toral do crédito e também o saldo de cada uma das contas. Após os lançamentos de rectificação e de regularização, as contas expressam os saldos em conformidade com os inventários efectuados, isto é, as contas de custos/perdas e proveitos/ganhos expõem as componentes negativas e positivas do resultado do exercício. (Anexo 16)