Um bom design começa a partir do ponto de vista de como as pessoas realmente experimentam esses serviços, e como essas experiências podem ser melhoradas, tornando-se mais rápidas e mais baratas. O estudante ou o servidor e, principalmente, a comunidade externa estão sempre em busca das facilidades de acesso a informações sobre a instituição e isso, muitas vezes, pode ser tornar um caminho penoso e repleto de dificuldades. Para tanto, é fundamental compreender sua experiência de vida e colocar-se em seu lugar, vivenciando seus percalços até chegar a seu destino ou na resolução de seus problemas. Um bom exemplo ocorre quando há a necessidade de procurar informações no portal da UTFPR sobre o ingresso nos seus cursos ofertados. A pergunta é: como a localização dessa informação pode ser simplificada?
Infelizmente, em boa parte dos projetos de design, a organização é inexistente, ocorrendo atrasos, refações e abandono devido à ausência ou à quebra das etapas constituintes do processo. É sabido que muitos servidores tem a preocupação, e procuram de um modo ou de outro, suporte na criação e desenvolvimento de materiais institucionais, a fim de realizar a comunicação de sua atividade, seja ela de qualquer natureza. Na UTFPR, a cultura do design é incipiente, amadora e não é regida por fluxos de trabalho, sendo quase sempre relegada à etapa de produção, sendo desconsideradas todas as outras anteriores.
Considerando o objetivo específico, de esclarecer as dificuldades estratégicas e metodológicas para a implantação de uma Gestão de Design da UTFPR, durante as reuniões realizadas pela comissão do PDI no ano de 2013, dentre as dezenas de sugestões, destacou-se a preocupação dos servidores quanto à identidade da Instituição.
Muitos apontaram que é necessário ter uma identidade própria, clara, definida, fortalecida e diferenciada, a qual respeite o percurso institucional como uma universidade tecnológica e considere todo o histórico institucional vivenciado até então. Sugerem o acontecimento de ações com o objetivo de promover a construção e a manutenção dessa identidade, potencializando o que é oferecido e mantendo parcerias com empresas
locais. Alguns acreditam que essa identidade se perdeu devido ao enfoque em cursos sem tamanha ênfase na área tecnológica e técnica, pois entendem que a UTFPR não é uma universidade “clássica”. A busca por essa identidade institucional deve ser amplamente discutida na comunidade, para que estabeleçam-se procedimentos padrões em todos os câmpus, tanto na área administrativa quanto acadêmica.
Outra preocupação refere-se à comunicação, tanto interna quanto externa.
Numa instituição do porte da UTFPR, a comunicação é estratégica e essencial, pois cria os elos entre todos os públicos, sejam eles estudantes, técnico-administrativos e professores. A comunicação deve ser intensificada a fim de que estabeleça-se um processo efetivo de transmissão de informações das ações institucionais. Para que isso seja determinado, uma política de comunicação aliada ao planejamento estratégico da Instituição é prioridade em toda organização, seja ela pública ou privada. E essa comunicação se reflete no marketing institucional, promovendo ações de divulgação, contemplando o tripé pesquisa, ensino e extensão, onde todas as áreas estão interligadas e trabalhando de modo colaborativo e permitindo a intensificação e transparência das informações.
Eventos como a ExpoUT, por exemplo, cujo objetivo é divulgar todos os cursos e toda a produção acadêmica da UTFPR, devem refletir essa identidade e essa política de comunicação adotada pela Instituição. Materiais institucionais como a publicação de revistas e catálogos e o uso de mídias virtuais (portais, sites, redes sociais) fortalecem esses canais de comunicação em toda a comunidade, tanto externa quanto interna.
Referente ao objetivo para determinar a receptividade da cultura organizacional da UTFPR por aprimoramentos no âmbito da Gestão de Design, assim como aconteceu nas reuniões pertinentes ao PDI, na realização da pesquisa adaptada do Questionário Atlas, havia um campo aberto para respostas, no qual os respodentes puderam expressar suas ideias, críticas e sugestões. Muito se opinou à respeito do descaso e da não preocupação com o design em várias instâncias na UTFPR. Situações relativas à dificuldade de acesso e leitura das informações no portal, a sua ergonomia e interface gráfica (uso de cores, letras pequenas, o não uso de infográficos), a falta de sinalização ambiental (identificação de locais, trajetos e direções para o deslocamento e circulação
de pessoas no ambiente da universidade) e a deficiência na divulgação das atividades oferecidas (culturais, sociais e esportivas) e das informações acadêmicas mais importantes para os estudantes, foram duramente criticadas.
Um pesquisado entende que o design até encontra-se inserido no contexto da UTFPR, no entanto, afirma faltar mais informações sobre o assunto e disponibilidade de servidores para atender as diversas áreas. Um ponto importante foi comentado sobre, algumas vezes, a visão do designer não refletir a necessidade da área, denotando a falta de envolvimento e de fluxos de trabalho, por meio de um briefing bem elaborado e uma compreensão real do designer encarregado em desenvolver o material. Outro sugere que haja a implementação do Design Thinking no gerenciamento de ações, focando nos usuários do sistema UTFPR.
Alguns lamentaram de maneira bastante evidente a falta de profissionais para atender a demanda, pois em uma instituição com o porte da UTFPR, eles são extremamente escassos. A solução paliativa, ao menos no Câmpus Curitiba, é a contratação de estagiários de design, absorvidos do curso ofertado no próprio câmpus.
Porém, apesar dessa iniciativa, esses estagiários não recebem orientação adequada, pois se cria um círculo vicioso em que o ‘deficiente continua precário’, devido à falta de conhecimento de como o fluxo dessas atividades deve ser desenvolvido e qual é movido apenas pela estética dos materiais. De todo modo, isso reflete uma situação isolada, pois nos demais câmpus, não há nem essa possibilidade, pois os materiais são produzidos por conta própria e da maneira minimamente aceitável, no entanto, sem a apreensão em contemplar os itens visuais e de conteúdo que o material requer. Aliás, esse é um problema de ordem maior, pois a gama de atividades desenvolvidas na UTFPR é vasto e realizada de modo pontual em todos os câmpus e, em grande parte, desenvolvida por pessoas inaptas e/ou servidores que não são da área de design.
Felizmente, determinados respondentes reconhecem que o design representa uma importante atividade na Instituição, porém, valorizada apenas em alguns departamentos, como o Escritório Verde e o Grupo de Teatro (TUT) do Câmpus Curitiba.
Segundo um dos relatos, já houve uma iniciativa do Programa de Empreendedorismo e Inovação (PROEM), por meio de uma empresa Empresa Junior na área de design, a qual
trabalhava diretamente com a direção do Câmpus Curitiba, envolvendo o design sob o ponto de vista estratégico na Instituição. Contudo, a duração dessa parceria tem prazo de validade, uma vez que o objetivo desse Programa é envolver profissionalmente os alunos da própria UTFPR no meio empresarial somente enquanto estiverem cursando sua graduação.
Outros compreendem que deveria existir um departamento realmente dedicado e interessado no desenvolvimento de uma Gestão de Design para contemplar de fato a universidade nos campos da pesquisa, ensino e extensão.
Na opinião de alguns, o design é visto como um custo e não como um benefício para a Instituição, refletindo a resposta predominante na estatística da questão a que se refere. Nesses termos, sugerem que seja utilizado o pessoal em formação na instituição nessa área, admitindo que, assim, o custo seria menor e o benefício maior. Outra pessoa sugere que o curso de graduação em design gráfico do Câmpus Curitiba poderia prestar serviços no desenvolvimento de materiais para os centros acadêmicos e, em conjunto, buscar recursos para as várias atividades na Universidade. Essa solução também foi abordada no Grupo Focal, como possível solução para atender as demandas.
Essa não valorização da atividade de design faz parte de um cenário não só de uma instituição pública de ensino como a Universidade Tecnológica, mas é uma realidade recorrente em muitas outras organizações. Todavia, tornar o design, e sua gestão prática comum na UTFPR, fará com que a atividade se torne mais visível, valorizada e incorporada ao meio, trazendo o benefício, não propriamente em lucros financeiros, mas num bem muito mais intangível que é o fortalecimento de sua marca, seu reconhecimento e a cultura da identidade própria, tão fomentada nas pesquisas realizadas pelo PDI.