Sistemática para Implementação da Melhoria Contínua

A sistemática estabelecida para a implementação da Melhoria Contínua, está estruturada em dois estágios, conforme Figura 3.3. No Estágio 1 está definida a IMPLEMENTAÇÃO do modelo proposto, e no Estágio 2 está a ROTINA.

O Estágio 1 é realizado pelas etapas de Diagnóstico, Plano de Ações, Implementar as Ações e Monitorar as Ações.

As Etapas “Diagnóstico e Plano de Ações” representam o Planejar (P) do PDCA. Já a Etapa “Implementar as Ações” representa o Fazer (D) e a Etapa “Monitorar as Ações” representa o Checar (C).

Se no Monitoramento for constatada ineficácia ou não realização, retorna-se ao processo onde ocorre o Agir (A), fechando o ciclo PDCA.

Figura 3.3 – Gestão da Melhoria Contínua: Implementação e Rotina Fonte: Elaborada pela autora

A seguir são detalhadas as quatro etapas do Estágio 1- Implementação:

DIAGNÓSTICO: A implementação da Melhoria Contínua inicia com um Diagnóstico, para avaliar o grau de atendimento em que a empresa se encontra em relação às

Estágio 2 ROTINA Diagnóstico Plano de Ações Implementar as Ações Padronizar as ações implementadas Realização Monitoramento Agir corretivamente D C A S D C A P Estágio 1 - IMPLEMENTAÇÃO

GESTÃO DA MELHORIA CONTÍNUA

Monitorar as Ações Correção ou ajuste da ação Revisão do plano Revisão do diagnóstico ou mudanças nos planos da empresa OK OK N S N S

atividades da melhoria contínua. Para a realização desse Diagnóstico foi estabelecido um roteiro definido no Quadro 3.2.

ROTEIRO PARA AVALIAÇÃO DAS ATIVIDADES DE MC 1. Planejamento

Estratégico da MC

Avaliar os objetivos e estratégias definidos pela empresa com foco na melhoria da qualidade, produtividade e lucratividade, considerando o ambiente interno e externo.

2. Concorrência Identificar os pontos fortes e fracos da empresa em relação à

concorrência.

3. Clientes Avaliar o atendimento às necessidades dos clientes, ouvindo e

antecipando às expectativas.

PLANEJAMENTO _{4. Comunicação} Avaliar a sistemática definida e implementada para a

comunicação.

5. Processo Avaliar os processos internos definidos e seus monitoramento.

6. Padronização

Avaliar a execução das atividades do SGQ através de modelo referencial: ISO 9001(2000) ou ISO TS 16949 (2002) ou outro referencial.

7. Fornecedores Identificar os pontos de melhoria nos fornecedores e novas

fontes. 8. Normas

Regulamentares

Avaliar o cumprimento das normas regulamentares/ legislação ambiental.

9. Ferramentas de Apoio Avaliar a prática das ferramentas: 5S, CEP, PDCA, FMEA.

Avaliar se há implementado um Plano de Sugestões.

10. Competências Identificar as competências de toda a organização em função da

Educação, Habilidade, Experiência e Treinamento.

EXECUÇÃO

11. Tecnologia da Informação

Identificar os sistemas informatizados que são utilizados para as atividades da qualidade.

Avaliar os Indicadores de Desempenho definidos e seu monitoramento, podendo ser utilizado como referencial:

MEDIÇÃO DE _DESEMPENHO 12. Indicadores de Desempenho • Qualidade, • Produtividade, • Lucratividade, • Satisfação de Cliente, • Reclamação de Cliente, • Custo de Refugo • outros.

13. Auditoria Interna Avaliar a sistemática e implementação da auditoria interna.

14. Ação Corretiva Avaliar a sistemática e implementação da ação corretiva.

15. Ação Preventiva _{Avaliar a sistemática e implementação da ação preventiva.}

MONITORA-

MENTO

16. Ação de Melhoria _{Avaliar a sistemática e implementação de ação de melhoria.}

QUADRO 3.2 – Roteiro para o diagnóstico das atividades de MC Fonte: Elaborado pela autora

O roteiro estabelecido no Quadro 3.2 está alicerçado no Modelo proposto na Figura 3.2 na seção 3.3.1, sendo que os dezesseis itens do modelo que compõem esse roteiro devem ser amplamente explorados. O levantamento de dados pode ser feito através de entrevistas, questionários semi-estruturados, observações, reuniões, análise documental de

procedimentos, relatórios gerencias, apontamentos de produção, entre outros. O bom resultado do diagnóstico depende diretamente do grau de detalhamento com que ele for feito. É importante que o pesquisador e os participantes responsáveis pelas atividades avaliadas no diagnóstico, identifiquem as dificuldades, assim como as oportunidades de melhoria.

PLANO DE AÇÕES: Com o resultado do diagnóstico, deve ser definido um Plano de Ações para eliminar as dificuldades encontradas, assim como operacionalizar as ações para agir sobre as oportunidades de melhorias identificadas. O Plano de Ações dá estrutura à realização pretendida pela pesquisa-ação, que constitui uma exigência fundamental. A elaboração do Plano de Ações requer o envolvimento dos participantes da pesquisa ou, pelo menos, dos responsáveis pelas respectivas áreas. Esses atores passam a ter a responsabilidade de implementar o Plano, pois nele são definidos formalmente os responsáveis pela intervenção, como eles se relacionam e quem deve tomar as decisões.

IMPLEMENTAR AS AÇÕES: Com as ações definidas no Plano de Ações, os responsáveis pelas respectivas atividades definidas no mesmo necessitam atuar sobre a implementação das ações, para que elas sejam implementadas, mesmo quando as dificuldades são encontradas.

MONITORAR AS AÇÕES: Fechando o Estágio1- Implementação, nesta etapa segue o Monitorar as Ações, onde é identificado o grau de atendimento das atividades de melhoria contínua realizadas. Quando os resultados estiverem aquém do planejado, retorna-se ao processo para agir corretivamente revendo as três etapas anteriores: Implementar as Ações, Plano de Ações e Diagnóstico, levando-se em consideração:

a) Se for constatada a não Implementação das ações, o qual impede avaliar a sua eficácia, deve ser avaliado o porquê a ação definida não foi implementada, identificar a dificuldade e fazer a correção ou ajuste necessário para que ela aconteça;

b) Se for constatada que a dificuldade para a implementação da ação está na elaboração do Plano de Ações, ele deve ser revisado, fazendo-se os ajustes necessários para que a ação definida possa ser implementada, e

c) Se for constatado que a dificuldade para a implementação está no Diagnóstico, ele deve ser revisado desde a sua elaboração até eventuais mudanças nos planos da empresa decorrentes de um novo cenário.

Com o Estágio 1-Implementação validado após os ajustes necessários, a evolução das atividades da melhoria contínua entra no Estágio 2- Rotina, ambiente onde ocorrem as ações padronizadas .

No Estágio 2-Rotina, são Padronizadas as Ações Implementadas, o que representa o Padronizar (S) do SDCA. Seguidamente ocorre a sua Realização, que representa o Fazer (D), passando pelo processo de Monitoramento, onde é verificada a conformidade de todas as atividades definidas padronizadas, que representa o Checar (C). Caso no Monitoramento for constatada eficácia aquém do planejado ou não realização das atividades, ocorre o Agir corretivamente (A), fechando o ciclo SDCA, ou interagindo no monitoramento do Estágio 1- Implementação.

Com o Estágio 1-Implementação e Estágio 2-Rotina assim definidos, a sistemática para a implementação da Melhoria Contínua foi estabelecida, e aplicada em uma empresa manufatureira de médio porte, tratada no capítulo 4.

4 PESQUISA DE CAMPO: APLICAÇÃO DO MODELO PARA A