Sistema de Informação Gerencial

“São sistemas de informação automatizados que permitem a integração de dados coletados de fontes heterogêneas, de maneira transparente ao usuário final” (BATISTA, 2006, p. 27).

Por serem o foco deste trabalho, os sistema de informação gerencial, serão melhor detalhados na subseção a seguir.

3.1.1 Sistema de Informação Gerencial

Os Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) são assim chamados por que são eles os responsáveis pela eficiência no gerenciamento das informações sobre o passado, presente e o futuro projetado de uma determinada organização. Além disso, os SIGs permitem especular eventos relevantes dentro e fora da organização. Através dele é possível formalizar e disponibilizar as informações para a administração, facilitando assim a tomada de decisão e garantindo que os processos operacionais da organização sejam executados de forma eficaz (OLIVEIRA, 2007).

Oliveira (2009, p. 26) alega que um SIG “é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”.

Para Batista (2006) os sistemas de informação gerencial são desenvolvidos sob o método de trabalho adequado para selecionar informações estratégicas, permitindo uma visão analítica dos dados/processos. Essa visão proporciona a mensuração dos principais indicadores da organização. Ainda segundo o autor, um sistema de informação gerencial “permite a utilização de relatórios, consultas e visualizações dos dados, que são ferramentas incorporadas a algum tipo de gerenciador de banco de dados” (BATISTA, 2006, p. 25).

OLIVEIRA (2009) salienta que os sistemas de informação gerencial quando submetidos a determinadas condições podem proporcionar benefícios, entre eles:

 Redução dos custos;

 Melhoria no acesso às informações (proposta de relatórios precisos), na produtividade setorial e global e nos serviços prestados;

 Estímulo de maior interação entre os gestores e fornecimento de simulações e projeções das decisões a serem tomadas;

 Melhoria na estrutura organizacional como um todo, facilitando o fluxo de informações, proporcionado maior poder aos gestores responsáveis;

 Redução da centralização das decisões na organização;

 Melhoria na adaptação da organização para encarar circunstâncias imprevistas ocasionadas pelas frequentes mudanças nos fatores ambientais ou externos;

 Incentivo a maior interação com os fornecedores favorecendo consolidações de parecerias (em alguns casos);

 Restrição de pessoas em atividades consideradas burocráticas e redução de níveis hierárquicos.

3.1.1.1 Contexto do estudo: Sistema SIG@UFPE

De acordo com a página da web do NTI - Núcleo de Tecnologia da Informação da UFPE6, o Sistema de Gerenciamento e Gestão Acadêmica, mais conhecido como Sig@ foi criado em 2003. Seu principal objetivo é proporcionar eficácia para os processos relacionados ao ensino, pesquisa, extensão e à própria gestão, além de, assegurar a proteção das informações propriamente ditas.

É um sistema em plataforma Web, sendo possível acessá-lo de qualquer lugar, com qualquer dispositivo tecnológico que tenha acesso à internet. O sistema permite acesso apenas para usuários autenticados que podem ser: alunos, docentes e técnicos administrativos. Este estudo foca nos usuários com perfil de discente.

Segundo a página da web do próprio Sig@UFPE7 o sistema é divido em nove módulos:

 Ensino Graduação - gerencia as informações dos discentes, desde seu ingresso na academia até seu egresso (formatura). É responsável pelo controle dos processos que vão desde o cadastro dos cursos oferecidos, até as atividades complementares. Além disso, o módulo disponibiliza indicadores acadêmicos

6 _{NTI – Núcleo De Tecnologia da Informação. Disponível em: <https://www.ufpe.br/nti/>. Acesso em: 01 set.2015.} 7

para o censo anual do INEP (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas), do ENADE (Exame Nacional de Desempenho de Estudantes) e da PINGIFES (Plataforma de Integração de Dados das IFES).

 Ensino Pós-Graduação - similar ao módulo anterior, no que diz respeito ao gerenciamento da informação. Acopla particularidades dos cursos de pós- graduação, como a emissão de notas por meio de conceitos alfanuméricos e gera indicadores acadêmicos para órgãos como a CAPES (Coordenação de Aperfeiçoamento de Nível Superior) e o MEC (Ministério de Educação e Cultura).

 Pesquisa - gerencia serviços que referem-se a informações, tais como: projetos e grupos de pesquisa, unificação do currículo Lattes, programas de bolsas de pós-graduação e do Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica (PIBIC), além de todos os trâmites do Congresso de Iniciação Científica (CONIC).

 Pessoal - gerencia as ocupações e as atividades dos servidores públicos, além de controlar: portarias, averbações, licenças e afastamentos, frequência, férias, e avaliações funcionais. Contempla todo o procedimento de elaboração do Plano Anual de Atividades Docentes (PAAD) e do Relatório Anual de Atividades Docentes (RAAD).

 Processo – proporciona o registro de processos em formato físico (papel) ou totalmente digital (eletrônicos), controlando sua tramitação e auxiliando em sua distribuição entre os órgãos da instituição. O módulo ainda permite manipular a inclusão de documentos, despachos, formulários e o acoplamento de processos tanto por anexação (caráter definitivo) ou apensação (caráter temporário), quanto pelo arquivamento ou pelo desarquivamento.

 Planejamento e Gestão - administra o Plano Anual de Ação da Instituição (PAAI). Provê sua integração aos orçamentos, aos planos e programas do Governo Federal. O módulo atende serviços como: cadastro e monitoramento dos Editais publicados pela Universidade. Através dele, é possível gerenciar e controlar a folha de pagamento de bolsas estudantis e disponibilizar a Carta de

Serviços - meio pelo qual é possível gerir o catálogo de serviços da Universidade e veiculá-lo à comunidade acadêmica .

 Patrimônio - assessora a administração dos bens patrimoniais da Universidade. Nesse módulo é possível que se faça o gerenciamento através de registros, da transferência, da carga de responsabilidade, da localização, das características e da baixa dos bens, além de inventários. Nele é possível a elaboração de relatórios que corroboram para o planejamento anual de compras da Instituição.

 Restaurante Universitário - responsável pela organização, administração e controle dos usuários que usufruem do Restaurante Universitário. Presta auditoria das informações fornecida pela empresa administradora do restaurante à Universidade. Essas informações dizem respeito aos usuários, as datas e aos horários de utilização e aos subsídios.

 Eleição – Tem como objetivo principal facilitar os meios nas eleições para reitor da Universidade. Esse módulo é encarregado pelo cadastro de presidentes de seções, importação dos votos e da disponibilidade do painel de resultados com a apuração dos votos em tempo real.