Para que todas as informações apresentadas anteriormente cheguem aos administradores de forma clara e precisa, é fundamental que a organização conte um sistema de informações gerenciais. Nos dias atuais, em função das dificuldades encontradas em decorrência, principalmente da concorrência entre as empresas, os administradores estão recorrendo a estes sistemas, que os auxiliem no processo decisório.
Na concepção de Padoveze (2010, p.47)
Para que a informação contábil seja usada no processo de administração, é necessário que essa informação contábil seja desejável e útil para as pessoas responsáveis pela administração da entidade. Para os administradores que buscam a excelência empresarial, uma informação, mesmo que útil, só é desejável se conseguida a um custo adequado e interessante para a entidade. A informação não pode custar mais do que ela pode valer para a administração da entidade.
Neste contexto, fica claro que as organizações precisam de um sistema de informações contábeis gerencial, para que a contabilidade gerencial tenha espaço dentro da empresa, atendendo a todas as necessidades dos administradores.
De um modo geral Oliveira (1993, p.36) define a informação como “[...] o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados dentro de um contexto para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.”.
Gil (1995, p.14) no que se refere aos sistemas de informações destaca que eles “[...] compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.”,
O sistema de informações é resultado de problemas enfrentados nas organizações, por alguns indivíduos, que necessitam de dados, para obter uma solução, transformando-os em informações, que são geradas e apresentadas para os gestores. (GIL, 1995).
Em um enfoque pouco diferente Padoveze (2010, p.50) atribui a necessidade da informação aos usuários externos, para ele “[...] a informação deve ser construída para atender a esses consumidores e não para atender aos contadores. O contador gerencial é aquele que sabe perfeitamente que a informação que faz parte de seu sistema foi elaborada para atender às necessidades de outros.”.
Independente dos usuários aos quais se destinam as informações oferecidas pelo sistema de informações gerenciais, os gestores devem perceber a importância deste sistema, para que o mesmo possa ser implantado, e atualizado periodicamente, para que não perca a confiabilidade diante de seus usuários.
Para que os objetivos propostos pelo sistema de informações gerenciais, sejam atingidos é indispensável a qualidade das informações geradas por este sistema. Atender as necessidades os usuários internos e externos nos seus três níveis, de forma segura, sem comprometer o processo decisório, tem sido um desafio em meio ao contexto em que estamos inseridos. São inúmeras as formas encontradas para burlar os sistemas, sejam eles para fins fiscais ou gerenciais.
De acordo com Oliveira (1993, p.114) a informação possui qualidades distintas, e não sendo de qualidade total, traz consequências ou é dispensável aos gestores.
a) Qualidade ilusória, quando a informação procura apenas satisfazer o executivo decisor sem atender à qualidade de conformação com aspectos realísticos. Neste caso, o executivo decisor está sendo iludido e a tendência é que ele se exclua do SIG.
b) Qualidade insatisfatória, que é a mais problemática de todas, por proporciona insatisfação ao executivo decisor, bem como está baseada em uma insuficiência de conformação. É o tipo da informação que “não ser para nada”.
c) Qualidade técnica, quando a informação apresenta uma qualidade de conformação, ou seja, determinado nível de suficiência, mas proporciona uma insatisfação para o executivo decisor. Portanto corresponde a uma informação inadequada às necessidades específicas do executivo decisor.
d) Qualidade total, quando a informação atende às necessidades especificas do executivo decisor, ou seja, proporciona elevada satisfação, bem como tem elevada qualidade de conformação, ou seja, tem suficiência em sua estrutura lógica.
Desta forma, fica visível a importância de informações confiáveis para um bom sistema de informações gerenciais. Apenas com informações precisas os gestores podem executar seus objetivos, de forma eficaz e eficiente, garantindo maior segurança nas decisões tomadas.
Tendo por base a importância de informações confiáveis para garantir a segurança no processo decisório, Iudicibus (1998, p.285) elenca a periodicidade com que os relatórios e as informações gerenciais devem ser apresentados a seus usuários. Para ele, os relatórios devem ser
– Relatórios diários (Ex.: posição de bancos, de duplicatas em carteiras, de produção, posição de itens estratégicos de estoques etc.).
– Relatórios semanais (Ex.: produção da semana comparada com a previsão, faturamento comparado com previsto etc).
– Relatórios quinzenais (vários do tipo supracitado).
– Relatórios mensais: balancetes resumidos para a administração, comparando o orçado com o realizado e com o realizado do mesmo mês do ano anterior. Balanço e Demonstrativo de Resultados mensal, Alterações na Posição de Capital de Giro Líquido etc., Relatórios de Desempenho Departamental etc.
– Relatórios trimestrais, quadrimestrais e semestrais.
– Relatórios anuais: balanço, variações patrimoniais, fluxo de fundos, Análise Financeira, Análise de Custos etc.
Destaca-se que quanto mais tempestivo for o relatório, menor a amplitude do mesmo. Desta forma, para garantir maior segurança no processo decisório, as informações gerenciais precisam ser de qualidade e estarem disponíveis no tempo certo. Cada nível organizacional se utiliza de informações diferentes, ou com enfoque diferente, em períodos diferentes, de acordo com suas necessidades.