1.3.1. Definindo e caracterizando sistemas de informação
Um dado por si só e isolado não conduz a compreensão, apenas quando classificados, relacionados e armazenados, são bases para produzir informação. A informação é resultado do “tratamento” dos dados19
.
Um SI pode ser definido como um conjunto de componentes inter relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em organizações20.
Em tecnologia da informação (TI), os SI recebem dados como entrada, processam os dados captados, e geram produtos da informação (mensagens, relatórios e representações gráficas) como saída. Um SI depende de pessoas (operadores e usuários); de hardwere (máquinas); de softwere (programas); de banco de dados (arquivos, tabelas, indicadores e outros dados); de redes (para compartilhamento de informações) e de procedimentos (que são as funções que o sistema deve executar)21.
1.3.2. Sistemas de informação gerencial (SIG)
SIG são sistemas de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coletam, validam, executam operações, transformam, armazenam, recuperam e apresentam dados para uso no planejamento, desenvolvimento e controle de processos gerenciais, devendo fornecer
informações atualizadas e precisas para que possam ser utilizadas no processo decisório22.
Os SIG são instrumentos essenciais à gestão do trabalho, contribuindo para os processos de planejamento, monitoramento, desenvolvimento e avaliação da força de trabalho. A criação de um sistema capaz de produzir dados para a tomada de decisão pode ser compreendida como uma ação estratégica, favorecendo a gestão profissionalizada, guiando a eleição de prioridades e colaborando na definição de instrumentos gerenciais que venham integrar os planos de ação para a área. Os bancos de dados são também instrumentos valiosos para subsidiar processos negociais que integram as políticas de gestão do trabalho22.
1.3.3. Sistemas de informação em saúde
Um sistema de informação bem delineado favorece o fluxo de informações nas instituições, criando um relacionamento dinâmico entre as unidades, departamentos e setores da organização, representando, portanto, uma base concreta para um processo gerencial que dê estabilidade ao sistema e, no caso da saúde, pode ser um instrumento valioso para a implantação de um SIG. Nesse sentido, ganha relevância a informatização dos processos, encurtando fluxos, favorecendo a gestão responsável dos pleitos dos trabalhadores e da gestão institucional23.
No âmbito da gestão de recursos humanos em saúde, deve ser considerada uma série de fatores que, por sua vez, encontram-se relacionados a cinco áreas de atuação, que operam interligadas23:
a) planejamento do setor saúde (em que se destacam as características e projeções de dados populacionais, econômicos, de morbidade, de mortalidade, de renda familiar, de gastos governamentais por setor);
b) planejamento dos recursos humanos em saúde (com ênfase para perfis de profissões, regulação das profissões, indicadores de necessidade de pessoal); c) formação de recursos humanos (em que sobressaem os programas de formação, qualificação e treinamento, a oferta de programas de educação
permanente, o quantitativo de ingressos e de formados nos sistemas de ensino, a modalidade de cursos e sua distribuição geográfica);
d) gestão de recursos humanos em saúde (em que se incluem descrições e especificações das categorias funcionais, condições de emprego, características pessoais do trabalhador de saúde);
e) indicadores e monitoração de recursos humanos em saúde.
Apesar da sua importância, a informação específica sobre os recursos humanos em saúde ainda é precária e de acesso restrito. Muitos gestores apontam para esse problema como sendo o principal que enfrentam na tentativa de melhorar os sistemas de saúde, porque existe uma lacuna na base de conhecimento requerida para se traçar planejamentos e estratégia e fundamentar as melhores práticas e decisões. Portanto, é possível afirmar que a informação é um recurso primordial para subsidiar esse processo23.
O estudo “Variáveis e Indicadores para Análise de Recursos Humanos em Saúde no Brasil”, realizado em 2006 pela Rede Observa-RH/OPAS, contribuiu para melhorar o conhecimento e a utilização de variáveis e indicadores por parte de profissionais que atuam na área, propondo formas de abordagem a partir da análise de bases de dados disponíveis no Brasil. Este estudo propôs ainda ser um instrumento auxiliar na discussão sobre a padronização de conteúdo e estrutura da informação na área de recursos humanos em saúde, além de servir como subsídio na elaboração de um alicerce teórico para a tomada de decisão em relação aos recursos humanos desse campo23.
1.4. Indicador
1.4.1. Definindo e caracterizando indicador
Os indicadores são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, adicionais aos projetos, programas e as políticas, pois permite acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas e necessidades de mudança. Assim sendo, pode-se dizer que os indicadores possuem, minimamente, duas
funções básicas: descrever por meio da geração de informações o estado real dos acontecimentos e o seu comportamento e identificar o caráter valorativo, que consiste em analisar as informações presentes com base nas anteriores de forma a realizar proposições valorativas24.
1.4.2. Utilidade dos Indicadores
Indicadores são números, ou seja, são atribuições de valor a objetivos, acontecimentos ou situações, de acordo com regras, que possam ser aplicados critérios de avaliação, como, por exemplo, eficácia, efetividade e eficiência. D essa forma, os indicadores são utilizados para24:
Mensurar os resultados e gerir o desempenho;
Embasar a análise crítica dos resultados e o processo de tomada de decisão;
Contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais; Facilitar o planejamento e o controle do desempenho;
Viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização e do desempenho de diversas organizações atuantes em áreas ou ambientes semelhantes.
1.4.3. Propriedades essenciais aos indicadores
O processo de seleção de indicadores deve buscar o maior grau possível de aderência a algumas propriedades que caracterizam uma boa medida de desempenho. As propriedades essenciais são aquelas que qualquer indicador deve apresentar e sempre devem ser consideradas como critérios de escolha, independente da fase do ciclo de gestão em que se encontra ( planejamento, execução, avaliação etc.). São elas25:
Utilidade: Deve suportar decisões, sejam no nível operacional, tático ou estratégico. Os indicadores devem, portanto, basear-se nas necessidades dos gestores;
Validade: capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a realidade que se deseja medir e modificar. Um indicador deve ser significante ao que está sendo medido e manter essa significância ao longo do tempo;
Confiabilidade: indicadores devem ter origem em fontes confiáveis, que utilizem metodologias reconhecidas e transparentes de coleta, processamento e divulgação;
Disponibilidade: os dados básicos para seu cômputo devem ser de fácil obtenção.
1.4.4. Propriedades complementares aos indicadores
São também muito importantes, mas dependendo da avaliação particularizada da situação, não se apresentam como unanimidade. São elas25:
Simplicidade: indicadores devem ser de fácil obtenção, construção, manutenção, comunicação e entendimento pelo público em geral, interno ou externo.
Clareza: geralmente um indicador é definido como uma divisão entre duas variáveis básicas; é formado, portanto, por um numerador e um denominador, ambos compostos por dados de fácil obtenção. Eventualmente, porém, ele pode ter fórmula complexa, envolvendo muitas variáveis. Em todo caso, porém, é imprescindível que seja claro.
Sensibilidade: capacidade que um indicador possui de refletir tempestivamente as mudanças decorrentes das intervenções realizadas; Economicidade: capacidade do indicador de ser obtido a custos módicos;
a relação entre os custos de obtenção e os benefícios advindos deve ser favorável;
Estabilidade: capacidade de estabelecimento de séries históricas estáveis que permitam monitoramentos e comparações das variáveis de interesse; Mensurabilidade: capacidade de alcance e mensuração quando
necessário, na sua versão mais atual, com maior precisão possível e sem ambiguidade;
Auditabilidade: ou rastreabilidade, qualquer pessoa deve sentir-se apta a verificar a boa aplicação das regras de uso dos indicadores (obtenção, tratamento, formatação, difusão, interpretação).
1.4.5. Atributos dos indicadores
Os indicadores permitem identificar e aferir aspectos relacionados ao tema, auxiliando o monitoramento da evolução de uma determinada realidade. São atributos básicos dos Indicadores25:
Denominação: forma pela qual o indicador será apresentado;
Fonte: órgão responsável pelo registro ou produção das informações necessárias para a apuração do indicador e sua divulgação periódica; Unidade de Medida: padrão escolhido para mensuração da relação
adotada como indicador;
Índice de Referência: Consiste em relacionar a aferição de um indicador em um dado momento, com a unidade de medida escolhida, ou seja, com a referência dos desafios a serem perseguidos.
1.4.6. Limitações na utilização de indicadores
Durante a construção e utilização de indicadores é importante estar ciente que estes apresentam algumas limitações, que precisam ser consideradas para uma adequada utilização dos mesmos. A seguir são apresentadas as principais limitações identificadas25:
A medição interfere na realidade a ser medida – A coleta de informações que subsidiarão decisões superiores altera o contexto no qual as informações são coletadas, interferindo nos resultados obtidos. Há de se ter em mente que a gestão e cômputo dos indicadores advêm direta ou indiretamente de procedimentos executados por pessoas que possuem interesses, sofrem e geram pressões, e que não podem ser consideradas plenamente isentas.
Parcimônia e confiança são necessárias – Deve-se buscar uma maior aproximação entre a fonte primária de informações e as instâncias decisórias superiores, para que o processo de aferição seja confiável, subsidiando efetivamente os últimos sem sobrecarregar os primeiros. Não se deve subestimar o custo da medição – Medições efetivas
envolvem significativos custos, principalmente pelo tempo requerido dos atores envolvidos na concepção, planejamento e implementação dos indicadores. Deve-se considerar com a máxima antecedência os custos associados à intensa comunicação e negociação requerida entre as áreas fim e as instâncias decisórias.
A medição não constitui um fim em si mesmo – Deve-se tomar cuidado para que os indicadores não interfiram negativamente no desempenho da organização, seja pelo volume de recursos envolvidos nas áreas fins, seja pela supervalorização dos indicadores por parte das instâncias decisórias. Indicadores são representações imperfeitas e transitórias - Não se
deve confiar cega e permanentemente nas medidas, é necessário periodicamente realizar uma avaliação crítica acerca da pertinência dos indicadores selecionados, considerando ainda a possibilidade de aperfeiçoamento.
O indicador e a dimensão de interesse não se confundem - Deve-se atentar que o indicador apenas aponta, assinala, indica como o próprio nome revela. Contudo, são comuns casos em que o foco das ações seja deslocado da realidade com que se deseja trabalhar para o indicador escolhido para representá-la.