Subprocesso “Recepção de amostras”

O segundo subprocesso mapeado foi “recepção de amostras”. Este processo é extremamente relevante porque durante a recepção devem ser observados fatores que impactam na manutenção da amostra a ser analisada, como acondicionamento e temperatura de transporte. Caso a amostra seja acondicionada e transportada de maneira indevida, há o risco de o micro- organismo ser inativado ou de a amostra ser contaminada, o que certamente levará a um resultado inconclusivo ou errôneo (BRASIL, 2013b). No laboratório no qual o estudo de caso foi conduzido, tal subprocesso é realizado por todos os colaboradores, de acordo com a disponibilidade. Participaram do mapeamento três colaboradores do laboratório em questão. Na primeira reunião realizada foi possível identificar as etapas constituintes do subprocesso, bem como agrupá-las e sequenciá-las (Quadro 10).

Quadro 10 - Formulário de identificação das etapas do subprocesso “Recepção de amostras” FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DAS ETAPAS DO PROCESSO

Participantes: Setor: Assinatura:

Processo:

Diagnóstico de micro-organismos envolvidos em doenças transmitidas por alimentos .

Subprocesso:

Recepção de amostras

Equipe executora do subprocesso:

Todos os colaboradores do laboratório, de acordo com a disponibilidade.

Objetivo do subprocesso:

Receber as amostras, registrá-las e encaminhá-las para análise.

O subprocesso está sendo executado? Sim ( x ) Não ( )

Existe fluxograma do subprocesso? Sim ( ) Não ( x )

Quais são as etapas executadas para o desenvolvimento do subprocesso?

1. Verificar integridade da embalagem que contém a amostra;

2. Abrir a embalagem;

3. Verificar integridade da amostra;

4. Verificar identificação e dados/informações das amostras;

5. Registrar amostra no caderno "Registro de recebimento de amostras" (se material for considerado aceitável, após análises feitas durante o recebimento);

6. Encaminhar amostra para análise (se o material for considerado aceitável, após análises feitas durante o recebimento);

7. Preencher "Relatório de discrepância no recebimento" (se o material for considerado inaceitável);

8. Enviar relatório para avaliação e tomada de decisão pela chefia (se o material for considerado inaceitável);

OBS: Ao receber o "relatório de discrepância no recebimento" a chefia somente irá autorizar o processamento ou descarte da amostra/cepa após receber retorno do solicitante da análise quanto às informações ou remessa de nova amostra/cepa

OBS: Em caráter emergencial, amostras enviadas com informação incompleta podem ser processadas. Tal decisão somente pode ser tomada pela chefia do laboratório. Amostras cujas embalagens quebraram não

podem ser processadas em nenhuma hipótese.

Há procedimentos definidos para todas as etapas do subprocesso? (citar documentação relacionada)

Sim. POP-XXXXXX-01.002 - Recepção de cepas bacterianas e espécimes clínicos

A representação gráfica construída com base nas informações descritas no “Formulário de identificação das etapas do processo” é ilustrada pela Figura 12.

Figura 12 - Representação gráfica do subprocesso “Recepção de amostras”

Fonte: elaborado pela autora

Os principais problemas identificados neste subprocesso encontram-se ilustrados no Quadro 11, podendo estes ter impacto no prazo de emissão do laudo, ou seja, na sua eficiência.

Quadro 11– Problemas identificados no subprocesso “Recepção de amostras” Problema 1: Embalagem da amostra quebrada (recebimento)

Problema 2: Ausência total ou parcial de informações/dados relativos à amostra (não enviados pelo cliente) Fonte: elaborado pela autora

O Quadro 12 ilustra as causas para os problemas identificados, levantadas durante a análise de causa e efeito. Ao serem discutidas e analisadas, foi possível identificar a causa raiz. Também descreve as ações propostas.

Quadro 12 - Causas e ações propostas para os problemas do subprocesso “Recepção de amostras”

PROBLEMA TIPO DE

AÇÃO DESCRIÇÃO DA AÇÃO 1: Embalagem da amostra quebrada

Causa: Acondicionamento inadequado Causa: Transporte inadequado

Causa raiz: Falta orientação aos clientes sobre a

forma adequada de acondicionamento e transporte da amostra.

Correção Preencher relatório de discrepância no _{recebimento e notificar cliente} Ações

corretivas

1. Atualizar o banco de dados de clientes 2. Elaborar material a ser enviado a todos os clientes contendo instruções sobre a forma adequada de acondicionamento e transporte das amostras

2: Ausência total ou parcial de

informações/dados relativos à amostra Causa: Descumprimento, pelo cliente, do padrão

enviado (cliente tem a informação mas não cumpre)

Causa: Recebimento e processamento de amostras

sem as devidas informações (colaboradores do laboratório)

Causa: A informação não é enviada para os

clientes novos (cliente não tem a informação)

Causa raiz: Falta de diretrizes quanto ao

recebimento e processamento de amostras, divulgação a todos os clientes e cumprimento das diretrizes pelos colaboradores do laboratório

Correção Preencher relatório de discrepância no _{recebimento e notificar cliente} Ações

corretivas

1. Atualizar o banco de dados de clientes 2. Estabelecer diretrizes claras quanto aos

quesitos necessários ao recebimento e processamento de amostras e enviar a todos os clientes

3. Divulgar a todos os colaboradores do laboratório as diretrizes quanto ao recebimento e processamento de amostras.

Fonte: elaborado pela autora

Propôs-se para o subprocesso em questão o indicador de desempenho “Percentual de amostras conforme” (Quadro 13). Este indicador é de extrema relevância, pois o recebimento de amostras não-conformes tem um impacto direto no tempo necessário para liberação do laudo de análise, impactando assim na eficiência dos serviços prestados pelo laboratório.

Para ser possível a medição deste indicador, um importante ponto de controle no subprocesso “recepção de amostras” é o registro dos desvios ocorridos durante o recebimento, por meio do preenchimento do relatório de discrepância no recebimento. Este conjunto de dados possibilita, além do cálculo do indicador, a quantificação do índice de ocorrência de cada motivo do desvio.

Quadro 13 - Ficha do indicador 2

FICHA DE INDICADOR

Nome do subprocesso Recepção de amostras

Nome do indicador Percentual de amostras conforme

Descrição do indicador Tal indicador demonstra o percentual de amostras recebidas em condições de ser processada (amostras íntegras e com as devidas informações)

Unidade de medida Percentual

Tipo Eficácia

Forma de cálculo (Número de amostras conformes/ número total de amostras recebidas) x 100

Fonte das informações Relatório de discrepância no recebimento

Interpretação Maior-melhor

Meta A definir

Responsável pela medição A definir

Periodicidade de medição Mensal

Responsável pelo resultado Gestor do laboratório

Periodicidade de avaliação Trimestral

Fonte: elaborado pela autora