5.8 – UDESC VIRTUAL:

5. 8. 1 - EQUIPE TÉCNICA:- Coordenador de Informática: Luiz Fabiano da Silva Equipe de apoio: Graziela Naspolini Delpizzo, Zuleica Campagna/tratamento de saúde, Max Leiras Prujansky, Carlos Landriel, Renan Prado

5.8.2 - Relatório de Atividades do Setor de Informática em 2013 - O Setor de Informática no ano de 2013 não recebeu novos equipamentos em 2013. Possuímos um parque de TI aproximado de 120(cento e vinte) computadores, cujo garantia findou em janeiro de 2013. Temos 05(cinco) máquina sem operação devido a falta de peças e garantia e este número tende a aumentar com o tempo.

O laboratório de informática do CEAD foi remanejado de 10(dez) para 18(dezoito) devido a realocação dos setores do CEAD, porém este número tende a diminuir caso alguma máquina fique sem condições de uso.

Os notebooks foram emprestados aos professores para auxiliá-los em suas aulas nos encontros presenciais durante o ano de 2013. Porém houve uma significativa baixa de notebooks, aproximadamente 10(dez), restando para empréstimo apenas 08(oito) notebooks em boas condições.

Assim com em 2013, devido a falta de investimento desde 2010, precisamos com urgência de novos computadores, impressoras e novas ferramentas de trabalho em 2014.

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Estamos há alguns anos sem capacitação de nossos técnicos, e necessitamos urgentemente de um planejamento de capacitação para que possamos continuar atendendo com qualidade a demanda do CEAD e principalmente no que refere ao estudo de novas tecnologias. Somente a capacitação suprirá a falta de pessoal.

O setor de suporte aos usuários de informática foi realizado pelos técnicos Luiz Fabiano da Silva e Carlos Landriel, além de um bolsista de extensão, sem medir esforços, procurando sempre solucionar as dificuldades em realizar as atividades cotidianas do Centro.

O técnico Luiz Fabiano da Silva ficou responsável pelo suporte ao Sistema de Gestão Acadêmica – SIGA. É prestado suporte também ao Site do CEAD e ao sistema de visualização de provas onde os alunos podem ver suas provas online, agilizando o processo de revisão de provas e trazendo maior comodidade ao aluno.

As web aulas e web conferências, ganharam um belo reforço em 2013 com a presença do servidor Glenio Madruga e do bolsista UAB Roberto Prado, o que deu maior profissionalismo neste setor, além do técnico Max Prujansky e Renan Prado. O que propiciou atender das 07h30 as 22h00 ininterruptamente.

Quanto ao Ambiente Virtual de Aprendizagem - Moodle, ficou a cargo da técnica Graziela Naspolini Delpizzo com o auxílio de 2(dois) bolsistas da UAB, atendendo além do CEAD, os demais Centros de Ensino da UDESC. Em 2013 fizemos a atualização do servidor Moodle com dedicação total do servidor Renan Prado.

5.8.3 – Outras Atividades realizadas ou melhoradas em 2013 pelo setor UDESC Virtual:

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 Aprimoramento dos processos de gestão da informação (Sistema HT e TI, Sistema de Corporativos, Moodle, Adobe Connect, e-mail, Internet, Sites etc);

 Gerenciamento dos sistemas corporativos (Pastas Setoriais, Pastas pessoais, Todos, etc) redes, telecomunicações e serviços de tecnologia de informação;

 Fornecimento de suporte ao planejamento do parque de Tecnologias de Informação e Comunicação - TIC;

 Oferecimento de suporte aos usuários (Técnicos Universitários, Professores, Bolsistas, Terceirizados e alunos) em Tecnologias de Informação e Comunicação - TIC; Manutenção dos repositórios de dados;

 Especificação e padronização de equipamentos de TIC; contratação de serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação – TIC; aquisição e desenvolvimento de softwares para atendimento das necessidades de todo centro;

 Emissão de pareceres técnicos da área de Tecnologias de Informação e Comunicação - TIC;

 Representação do CEAD em assuntos envolvendo Tecnologias de Informação e Comunicação - TIC;  Articulação com órgãos de TIC da UDESC e dos governos Municipal, Estadual e Federal;

 Especificação, padronização, configuração, manutenção e administração das redes de comunicação de dados, voz e imagem, locais e remotas, orientadas para atendimento das necessidades do centro e da UDESC;

 Elaboração e implementação da política de segurança da informação do CEAD;  Participação em Comitês de Planejamento;

 Participação em grupos de trabalho. 5.9. - PROTOCOLO DO CEAD

Atividades da Direção Administrativa desenvolvidas RELATÓRIO 2013.

5.9.1- Recebimento de documentação: Atividades da Direção Administrativa desenvolvidas pelo Setor de Protocolo do CEAD

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 Receber (buscar) os documentos destinados ao CEAD no Protocolo da Reitoria;  Externos: correio;

 Internos: malote de outros Centros e da Reitoria da UDESC;  Receber os documentos entregues em mãos no balcão do protocolo;

 Emitir, quando for o caso, recibo (em formulário próprio) do recebimento do documento. (Ex.: documentos de Licitação, Concurso Público e Processo Seletivo, etc.);

 Receber o documento encaminhado via fax, fotocopiar o fax, quando passa a tramitar de forma idêntica aos outros documentos;

 Triagem dos documentos:

 Classificar o documento conforme a sua natureza: oficial ou particular;

 Correspondências particulares que não estejam endereçadas à UDESC – CEAD diretamente (Por ex.: Mala Direta, Cartões, etc.) não serão protocoladas, sendo entregues diretamente ao destinatário;

 Classificar o documento oficial de acordo com o seu caráter: ostensivo ou sigiloso;  Separar para posterior registro a correspondência sigilosa*;

 Abrir correspondência oficial ostensiva destinada ao Centro;  Classificar o documento conforme setor e destinatário;

 Classificar o documento conforme a sua tipologia: convite, convocação, nota fiscal, ofício, circular interna, processo, etc;

 Registro do recebimento dos documentos:

 Registrar a entrada dos documentos mediante impressão no relógio protocolador (agora usar o carimbo do protocolo);

 Registrar a correspondência sigilosa*, o envelope será passado fechado no relógio protocolador, a seguir fazer o registro na planilha Excel do protocolo;

 Registrar os dados pertinentes aos documentos na respectiva planilha Excel do protocolo, conforme a sua tipologia, para posterior identificação e controle:

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 Planilha de Entrada Sem Número de Registro (sem impressão no relógio); alguns documentos originais que não podem sofrer alteração. (Ex.: Diplomas, Certificados de Conclusão, Históricos Escolares, etc.), quando estes não veem acompanhados de um ofício ou CI.

 Impressão da seção da planilha referente aos documentos recebidos no dia.  Distribuição dos documentos:

 Verificar a qual setores e destinatário os documentos devem ser encaminhados;

 Distribuir/Entregar os documentos aos respectivos destinatários com a coleta da assinatura de recebido na folha impressa.

*A correspondência sigilosa não será aberta por nenhum servidor do Protocolo da UDESC. A correspondência será recebida e encaminhada ao destinatário. (Desde que esteja identificada como sigilosa).

5.9.1.1. - Expedição de documentação  Expedição de documentos:

 A expedição de documentos consiste no envio dos originais (com anexos, se for o caso) aos destinatários;

 Rotinas do Protocolo ao receber a correspondência para expedição:

 Expedir os documentos via malote, correio, ou em mãos (se destinados a Reitoria)  Os envelopes (Carta comercial, Sedex, Malote, etc.) devem vir fechados;

 Os dados do envelope devem ser preferencialmente digitados. Os dados referentes ao destinatário e remetente devem estar escritos sem rasuras;

 O endereçamento do destinatário deve estar correto e completo:  Nome completo do destinatário;

 Endereço completo do destinatário;  Logradouro, Número e Complemento;  Bairro;

 Cidade, Estado;  CEP;

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 Os envelopes devem vir acompanhados do Guia de Remessa de Correspondência, Documentos e Volumes com todos os campos preenchidos e com carimbo e assinatura do remetente (se SEDEX com a autorização da Direção Geral ou outra Direção);

 Se os envelopes forem enviados com AR-Aviso de Recebimento, o AR deve vir preenchido no lado reservado ao destinatário, inclusive com uma breve declaração de conteúdo, usar carimbo do CEAD no lado do destinatário;

 Os envelopes com envio através de Malote, além dos dados referentes ao destinatário e remetente nos devidos lugares, devem vir com uma breve descrição do conteúdo na frente do envelope no canto superior direito;

 O Protocolo da Reitoria faz o encaminhamento da correspondência externa da UDESC (Carta comercial, Sedex, Malote, etc.) ao CORREIO;

 O Protocolo Setorial do CEAD é o responsável por encaminhar a correspondência externa do CEAD ao Protocolo da Reitoria;

 A correspondência externa do CEAD deve ser encaminha ao Protocolo da Reitoria com a Lista de Postagem preenchida e assinada;

 Os campos da Lista de Postagem que devem ser preenchidos são:

 DATA DE POSTAGEM (Data em que a correspondência foi entregue);  CÓDIGO DO SERVIÇO;

 CEP DE DESTINO;

 AR (Aviso de Recebimento) – S ou N (para Sim ou Não);

 PESO (os envelopes devem ser pesados um a um, separadamente);

 CARIMBO DE UNIDADE/POSTAGEM COM ASSINATURA DO RESPONSÁVEL (Carimbo/Assinatura responsável Protocolo CEAD).

 Os envelopes fechados, com o AR já colado, devem ser pesados separadamente para a inclusão do seu peso na Lista de Postagem;

 Os envelopes devem ser encaminhados ao Protocolo da Reitoria com o carimbo do serviço solicitado juntamente com a Lista de Postagem:

 SEDEX;  CARTA;

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83  CARTA REGISTRADA;

 MALA DIRETA POSTAL;  PAC.

 Os Malotes são encaminhados ao Protocolo da Reitoria apenas com o Carimbo “VIA MALOTE”, eles não são pesados nem são incluídos na Lista de Postagem;

5.9.2.2. - Tramitação de documentação  Controle de movimentação de documentos:

 O Registro nas Planilhas Excel ou Livro de Protocolo serve para posterior recuperação das informações sobre os documentos a partir da data de envio ou outra informação pertinente;

 Consulta e informação sobre documentos:

 Informar aos interessados sobre movimentação e localização atual dos documentos encaminhados pelo Protocolo CEAD;

-Planilha Excel Entrada – Para documentos passados no relógio protocolador (agora com carimbo do protocolo);

- Planilha Excel Sem Número de Registro – Para documentos que não dever passar pelo relógio protocolador;

- Planilha Saída – Para documentos encaminhados ao Protocolo da Reitoria (Expedição: via Malote, Correio, ou em mãos), não há necessidade de imprimir essa planilha;

- Caderno Protocolo CEAD – Para documentos encaminhados em mãos a Reitoria e aos outros Centros situados no Campus, e também para entrega interna nos setores do CEAD.

- Quadros referentes ao Protocolo do CEAD UDESC no ano de 2013.

- Número total de documentos Recebidos – Expedidos através do Protocolo até 20/12/2013.

Correspondência Recebida Nº de documentos

Documentos Protocolados 2834

Documentos Sem Número de Registro 1456

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Número Total de Documentos Recebidos 4493

Correspondência Recebida Nº de documentos

Aviso de Recebimento – AR (Retorno ao CEAD) 465 Ao Remetente – Correspondência Devolvida 19

Número Total de Documentos Recebidos 484

- Número mensal de documentos – Expedidos através do Protocolo até 20/12/2013

MÊS Carta Comercial Carta Comercial com AR Carta Comercial Registrada E M S - Carta Internacional Encomenda

PAC SEDEX SEDEX com

AR Total Janeiro 0 0 0 0 0 0 0 0 Fevereiro 0 8 0 0 0 0 1 9 Março 52 25 0 0 0 0 42 119 Abril 12 24 0 0 1 0 44 81 Maio 17 24 0 0 12 2 51 106 Junho 12 12 2 0 10 2 15 53 Julho 22 33 0 0 8 2 2 67 Agosto 5 15 7 0 0 7 31 65 Setembro 3 22 0 0 0 14 15 54 Outubro 28 19 0 0 0 15 59 121 Novembro 2 27 1 0 0 8 29 67 Dezembro 2 16 2 0 0 9 6 35 TOTAL 155 225 12 0 31 59 295 777

- Malote - Correspondência enviada c/AR - Autorizações de SEDEX

MÊS Correspondência

encaminhada Via Malote

Total de Correspondências com AR

Total de Autorização de SEDEX Reverso

Autorizações de SEDEX Reverso não utilizados

Janeiro 0 0 0 0 Fevereiro 1 9 1 1 Março 3 67 22 1 Abril 1 68 23 2 Maio 2 75 52 6 Junho 1 27 53 4 Julho 5 35 55 4 Agosto 3 46 11 0 Setembro 10 37 43 2 Outubro 3 78 48 1 Novembro 4 56 53 1 Dezembro 3 22 49 3 TOTAL 36 520 410 25

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5.9.2.3. - Atividades da Direção Administrativa desenvolvidas pelo Setor de Protocolo do CEAD

- Resumo das Atividades desenvolvidas pelo Setor de Protocolo do CEAD:  Organizar e controlar os serviços de recepção e expedição de documentos;

 Recebimento e o registro de correspondência destinada ao CEAD: Recepção, Triagem, Registro, Impressão planilha; Distribuição; Arquivamento de documentos referentes ao Protocolo; Controle; Emissão do Relatório de Atividades;

 Protocolo Informatizado - Organização de planilha Excel específica de controle dos documentos: o Recebidos:

 Entrada (com número colocado com carimbo específico do protocolo)  Entrada Sem Número (sem carimbo do protocolo)

o Expedidos:

 Saída: Externa (planilha Excel)  Interna (caderno Protocolo);

 Recebimento de correspondências, documentações e processos com registro de data de entrada, remetente, descrição e destinatário para encaminhamento aos respectivos setores;

 Encaminhamento de correspondências, documentações e processos com registro de entrada/saida, responsável e destino.

 Expedição de correspondência e de seu conteúdo (externo e interno);  Recepção e expedição de fax;

 Autorização de SEDEX Reverso aos Polos de Apoio Presencial – UAB;

o Polos enviam ao Protocolo/CEAD por e-mail pedido de autorização de SEDEX Reverso; o Na página Corporativa do Correio

(http://www.corporativo.correios.com.br/encomendas/servicosonline) é preenchido o formulário de Solicitação de Autorização de Postagem em Agência, quando é emitido o Código da Autorização de Postagem;

o O Código da Autorização de Postagem é encaminhado por meio de e-mail ao polo solicitante do SEDEX Reverso;

 Executar outras atividades inerentes à área ou que venham a ser delegadas pela autoridade competente; ou desenvolver outras atividades inerentes ao Setor.

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