CAPÍTULO 3 GERENCIAMENTO DE PROJETOS
3.5. Uma abordagem alternativa: Agile Project Management
Uma abordagem alternativa para os conceitos clássicos de Gerenciamento de Projetos é o APM (Agile Project Management). Um de seus precursores, Chin (2004) descreve que: o APM pode ser visto como um novo elemento básico, talvez um marco único, que ajudará a construção de extensões à plataforma clássica de
gerenciamento de projetos de tal maneira a possibilitar aos seus praticantes a gerenciar de forma mais eficiente projetos em um ambiente incerto .
Para o autor a ênfase da gestão de projetos deve ser transferida do planejamento para a execução, pois é nesta fase que são tomadas grande parte das decisões que determinam o sucesso e o fracasso do projeto. Não significa que as atividades de planejamento devam ser ignoradas, mas que o foco seja transferido ao suporte à tomada de decisões ao longo do projeto. O autor defende a utilização dos conceitos do APM para projetos com elevado grau de incerteza:
Aqueles de vocês que tenham gerenciado projetos em um ambiente tecnológico sabem que balancear as necessidades dos processos de gerenciamento de projetos contra aqueles de uma equipe técnica criativa é algo como uma arte. Você se arrisca a sufocar a inovação com tantos processos. Com muito pouco processo, você corre o risco de não concluir o projeto nunca. O desencontro ocorre quando você tenta empregar
métodos clássicos de gerenciamento de projetos em um ambiente ágil de projetos. Enquanto várias empresas têm
gasto bastante dinheiro e tempo customizando processos regulares de GP às suas situações específicas, eles continuam achando que isto é mais arte do que ciência, onde certos gerentes de projetos brilham e outros rastejam. A construção
68
através de métodos clássicos de gerenciamento de projetos pode levá-lo apenas a esta distância em um ambiente incerto que é típico de projetos que forçam as fronteiras tecnológicas e da inovação nos negócios .
(Chin, 2004, p. 1) (Tradução nossa)
O quadro 10 resume os principais conceitos do APM.
Quadro 10 Conceitos gerais da APM.
Assunto Conceito
Planejamento X Execução A ênfase da gestão de projetos deve ser transferida do planejamento para a execução, pois é nesta fase que são tomadas grande parte das decisões que determinam o sucesso e o fracasso do projeto.
Dimensões que norteiam a necessidade de APM
Incerteza interna Incerteza externa Uso de experiência única Urgência
Quando aplicar Tipo de projeto: operacional ou desenvolvimento de produto, processo, tecnologia ou plataforma.
Tipo de stakeholder organizacional: envolve stakeholders internos, externos ou ambos?
Projetos são negócios APM enxerga os projetos como uma parte fundamental do negócio, cujas fronteiras são dinâmicas e se movem à frente de acordo com a necessidade do negócio.
Times inter-funcionais: organizando para a agilidade
Para se organizar para a agilidade, é preciso montar um time inter-funcional, estabelecer a liderança, definir os papéis e responsabilidades no time e reaprender como realizar reuniões eficientes de equipes de projetos.
O papel do gerente de projeto É mais um facilitador do que um gerente. A equipe de projetos Habilidade de relacionamento
Lidar com mudanças Capacidade de reinventar Adaptabilidade
Planejamento O planejamento ágil é baseado em definição de entregáveis e o comprometimento para atingi-los.
Avaliação de riscos O planejamento de contingências é mais útil que as estratégias de mitigação, dado o horizonte menor de planejamento.
Ambiente A alta administração deve entender as ligações entre o planejamento do negócio, gestão de portfólio e execução tática de projetos.
Infraestrutura Maior infraestrutura é requerida na fase de execução do que na fase de planejamento.
Gestão de portfólio Os objetivos são geralmente atingidos através de portfólios compostos de projetos menores, mas fortemente ligados. Integração de gestão de
portfólio e projetos com o processo de desenvolvimento de produtos para o sucesso do negócio
Ampliar o processo de desenvolvimento através da integração da gestão de portfólio e de projeto é uma maneira suave efetiva de se introduzir estes conceitos a uma organização tecnicamente direcionada.
69
O quadro 10 revela que os preceitos do APM não prevêem detalhadamente modificações nas abordagens clássicas de GP. Na verdade, apresenta princípios de agilidade que devem ser observados em projetos inseridos em ambientes ágeis de projetos.
Amaral e Conforto (2007) realizaram um estudo comparativo entre os elementos de um escritório de gerenciamento de projetos e do APM. Eles analisaram, de uma lista de 32 serviços potenciais de um EGP sob a ótica do APM, quais precisariam ser adaptados ou incorporados a um escritório de projetos baseado em conceitos clássicos (tradicionais) de GP. Os resultados da pesquisa demonstraram que 47% dos serviços potenciais do EGP analisados, são comuns para a abordagem tradicional e para a ágil. Já 22% dos serviços potenciais do escritório de gerenciamento de projetos podem ser úteis na metodologia ágil, mas precisam de adaptação. Por fim, 31% dos serviços potenciais de um escritório de projetos com enfoque no paradigma ágil ainda precisam ser pesquisados e desenvolvidos.
O quadro 11, adaptado da apresentação dos resultados obtidos pelos autores, foi construído com base nas cinco fases do APM proposta por Highsmith (apud Amaral e Conforto, 2007). Para relevância desta pesquisa são apresentados apenas os serviços novos e que precisam de adaptação, segundo os autores. As cinco fases de Highsmith (op. cit) são:
1. Visão: o objetivo desta fase é determinar a visão do produto e o escopo de projeto, a comunidade do projeto, e a definição de como a equipe irá trabalhar e interagir.
2. Especulação: tem por objetivo desenvolver as atividades e entregas, cronograma e o plano de iteração para entregar o que foi definido na visão. 3. Exploração: tem por objetivo entregar os componentes do produto (requisitos
de projetos pré-definidos na fase de especulação) em curto espaço de tempo, reduzindo os riscos e incertezas inerentes ao projeto.
4. Adaptação: tem como objetivo rever os resultados entregues, analisando a situação atual, o desempenho do time, e adaptar esses resultados se necessário.
70
5. Encerramento: objetiva o fechamento do projeto, a finalização das tarefas, a transferências das lições aprendidas mais importantes e a celebração.
Para os autores, sobre os principais serviços do EGP que seriam válidos, estes precisariam ser adaptados de forma a prever: uso de técnicas e métodos para compartilhamento da visão do produto; a armazenagem do escopo do produto de forma simples e visual; a utilização de conceitos de equipes flutuantes; utilização de planos de entregas, marcos e operações; gestão da carga de trabalho; desenvolvimento de equipes, e: estudar novos tipos de indicadores qualitativos de medição simples para cada marco.
Os novos serviços que devem ser incorporados ao EGP no sentido de evoluir para o APM são:
Criar ferramentas e padrões para gerenciar registros e mudanças na arquitetura do produto.
Apoiar a interface entre a equipe do cliente e equipe do projeto. Criar procedimentos e ferramentas para gestão de dados do produto. Padronizar as fichas de funcionalidades do produto.
Padronizar as fichas de requisitos de desempenho. Apoiar o registro das mudanças no projeto.
Propor o desenvolvimento integrado de dados do produto e dados do projeto. Prover ferramentas de troca de informação para tomada de decisão.
Apoiar a introdução de ferramentas que permitam a visualização do produto final em tempo real.
71
Quadro 11 Comparação entre os serviços do EGP e as práticas do APM.
Fase Práticas do APM Serviços Potenciais do EGP Mudança* Descrição
Visão do produto Auxiliar na organização de
reuniões de kick-off de projetos Adaptar
Estudar técnicas e métodos para compartilhamento da visão do produto
Arquitetura do produto
Criar ferramentas e padrões para gerenciar registros e mudanças na arquitetura do produto
Novo
Armazenar escopo do projeto de forma simples e visual
Apoiar a publicação dos documentos de escopo do projeto
Adaptar
Desenvolver propostas de documentos de escopo simples, coesos e objetivos
Escolha das pessoas certas Apoiar a elaboração das equipes
de projetos Adaptar
Estudar métodos de planejamento multi-estágios e conceitos de equipes flutuantes Identificação dos stakeholders
Interface entre a equipe do
cliente e equipe do projeto Apoiar a interface Novo
Customização de processos e práticas
Lista de funcionalidades do produto
Criar procedimentos e ferramentas para gestão de dados do produto
Novo
Fichas de funcionalidades Padronizar as fichas de
funcionalidades do produto Novo
Fichas de requisitos de desempenho
Padronizar as fichas de
requisitos de desempenho Novo
Plano de entregas, marcos e iterações
Apoiar a elaboração da lista de entregas, cronogramas e iterações
Adaptar
Estudar ferramentas e métodos para atualização e gestão do plano de entregas do projeto Elaboração e gestão da carga de
trabalho
Desenvolver ferramentas e métodos para gestão da carga de trabalho segundo o paradigma ágil
Adaptar Estudar métodos para gestão da carga de trabalho
Apoiar o registro das mudanças
no projeto Novo
Propor o desenvolvimento integrado de dados do produto e dados do projeto
Novo
Desenvolvimento da equipe
Treinar as equipes sobre técnicas, ferramentas e conceitos de GP
Adaptar
Desenvolver a auto-disciplina, espírito de equipe e técnicas de
coaching
Reuniões de integração da equipe de projeto
Tomada de decisão participativa
Prover ferramentas de troca de informação para tomada de decisão
Novo
Interações diárias com o cliente
Apoiar a introdução de ferramentas que permitam a visualização do produto final em tempo real
Novo
Revisão do produto Avaliar a satisfação do cliente em
tempo real Novo
Revisão do projeto
Revisão da equipe e ações de adaptação
Desenvolver indicadores qualitativos para avaliação da equipe
Adaptar
Estudar novos tipos de indicadores qualitativos de medição simples para cada
milestone
Elaborar balanço final do projeto Resolver pendências
Finalizar toda a documentação e material de suporte
Mudanças de baixo custo
A d a p ta ç ã o E n c e rr a m e n to V is ã o E s p e c u la ç ã o E x p lo ra ç ã o
* Foram elencadas apenas serviços novos ou que precisam ser adaptados. Fonte: Adaptado de Amaral e Conforto (2007).
72
As práticas do APM relacionadas à gestão do produto foram destacadas na tabela acima (negrito e sublinhado). É interessante notar que, dos 10 novos serviços propostos ao EGP, 5 estão relacionados com a gestão do produto. Os demais estão relacionados: à interface com o cliente, gestão das mudanças, e tomada de decisão.