Conforme propugna a TGA, as unidades documentárias e de informação são sistemas integrados, constituídos com o fim de cumprir a missão de prover a sociedade com informação útil – científica, técnica, cultural, factual, corporativa etc. – sempre priorizando a informação que promove conhecimento, ou seja, aquela informação que mobiliza a estrutura mental do sujeito e modifica seu estado cognitivo – passando (o sujeito) de alguém que não sabia sobre um determinado evento e, agora, passa a sabê-lo.
Para cumprir esta missão, estas organizações, envoltas em um determinado ambiente, agregam pessoas com perfis diferenciados, realizam tarefas pertinentes à área de conhecimento, criam estrutura própria, aplicam tecnologias concernentes e adotam metodologias coerentes com a natureza dos serviços, tudo isto em busca de resultados competitivos.
SITUAÇÃO
ATUAL SITUAÇÃO
Tarefa:
As tarefas são atividades que se agrupam dentro das grandes funções executadas por arquivos e bibliotecas na perspectiva de realizar a missão institucional; e estas funções são:
• Coleta ou Aquisição do acervo documental (no caso de Arquivo) e de coleções (quando se trata de biblioteca).
• Processamento ou Tratamento técnico da documentação; • Registro/Controle;
• Organização/Ordenamento; • Disseminação/Difusão
Pessoas:
As tarefas são realizadas por meio de pessoas, com competências diferenciadas, de acordo com a função que vão exercer, por exemplo, nas bibliotecas e arquivos:
• Profissionais com formação especializada – bibliotecários e arquivistas, que exercem atividades gerenciais e técnicas. • Pessoas, em geral com nível médio, que exercem atividades de
apoio e que devem ser treinadas para o serviço.
• Profissionais especializados em outras áreas do conhecimento, para exercer papeis específicos na biblioteca ou no arquivo. Estas pessoas formam grupos estruturados de acordo com sua formação especializada e com os papeis que exercem na instituição, visando ao alcance de um objetivo comum – a difusão da informação.
Tecnologia:
A realização destas tarefas exige a aplicação de:
• Técnicas: procedimentos para seleção e aquisição, catalogação, classificação, indexação e disseminação, no caso de bibliotecas; coleta/recolhimento, classificação, descrição, ordenamento, arranjo e difusão, no caso de arquivo.
• Tecnologias: sistemas informatizados de gerenciamento de acervos/coleções de bibliotecas e documentação arquivística;
soluções de tecnologias da informação e da comunicação em geral, para aplicação em atividades de arquivos e bibliotecas.
Estrutura:
As bibliotecas e arquivos têm uma estrutura singular/apropriada ao cumprimento de suas funções/tarefas, que tomam como base os procedimentos essenciais; no caso da biblioteca, esta estrutura é concernente com os grandes assuntos, pilares do conhecimento na área da Biblioteconomia: política e desenvolvimento de coleções, organização da informação e do conhecimento e disseminação da informação. Por isso, as bibliotecas, em geral, são, minimamente, estruturadas assim:
• Divisão/Sessão/ou Setor de Formação e Desenvolvimento de Coleções/ou de Seleção e Aquisição.
• Divisão/Sessão/ou Setor de Processamento/ou Tratamento Técnico da Coleção/ ou de organização da informação, expressão que tem se tornado usual na contemporaneidade.
• Divisão/Sessão/ou Setor de Atendimento ao Usuário (Referência, Empréstimo, Divulgação em Geral do acervo e dos serviços-fins da biblioteca)
• Gerência de todo os processos anteriormente citados, inclusive os administrativos, como pessoal, financeiro e de atividades auxiliares.
Os serviços de aquisição e de processamento técnico são classificados como serviços-meios e os de atendimento ao usuário, como serviços- fins.
No caso do Arquivo, esta estrutura toma como base os fundamentos da gestão de arquivos, que, por sua vez, segue a Teoria das Três Idades, cujo postulado é a divisão dos documentos pelo prazo de utilidade/ validade da informação que estes documentos registram; daí a divisão baseada em fases de vida do documento, o que condiciona à aplicação de uma estrutura sistêmica assim: arquivos correntes, intermediários e permanentes. Naturalmente, cada uma dessas divisões comporta subdivisões análogas às subfunções que precisam ser executadas, tais como apresenta Paes (2002, p. 54):
• Arquivo corrente – protocolo (incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação); expedição; arquivamento (o arquivo propriamente dito); empréstimo e consulta; e destinação.
• Arquivo Intermediário – tem a função de guardar, provisoriamente, a documentação transferida do arquivo corrente, enquanto aguarda o cumprimento dos prazos legais e regimental, quando faz cumprir a tabela de temporalidade, definindo a destinação dos documentos. Conserva o tratamento recebido pelos documentos na fase corrente, no entanto, pode proceder a uma ordenação apenas para localização dos documentos. Cabe-lhe também fazer o empréstimo dos documentos, neste caso, restrito à administração da instituição de origem.
• Arquivo Permanente – recolhimento, conservação, arranjo, descrição e publicação dos instrumentos de pesquisa para facilitar a recuperação e promover a difusão da informação arquivística, por meio da atividade de referência.
Ambiente:
A estrutura do serviço e seu funcionamento criam um clima organizacional, caracterizando o ambiente interno, com seus pontos fortes e fracos.
Este ambiente está diretamente relacionado com a missão e os objetivos da unidade de informação e com os procedimentos gerenciais e técnicos adotados na realização das tarefas e, ainda, com o modo como as equipes são conduzidas pela gerência e como elas se interrelacionam entre si e com os indivíduos.
Este ambiente interno interage com o ambiente externo – as unidades de informação, por exemplo, trocam energia-matéria- informação com os sistemas de bibliotecas, ou de arquivos, nacionais e internacionais; e todos sofrem as consequências de definições políticas, econômicas e sociais, no âmbito nacional e internacional, sobretudo no campo da educação e da cultura.
Competitividade:
A competitividade, como uma variável da qual as organizações interdependem, é um conceito apresentado por Chiavenato (2003, p.14),
que só passa a considerá-lo em meio às suas teorias recentemente, ou seja, antes, em suas publicações, constavam apenas as outras cinco variáveis, aqui já enunciadas.
No entanto, diante da dinâmica dos negócios no mundo contemporâneo, em virtude da política econômica mundial e da globalização da economia, que levam as organizações a um movimento constante de competição por mercados, as organizações tornaram-se mais complexas.
Como já foi dito, no entanto, no caso das unidades documentárias, especificamente arquivos e bibliotecas, que têm, quase sempre, finalidade social e educativa, não se trata, necessariamente de competir com outras instituições, mas de respeitar um conceito intrínseco na economia das organizações – segundo o qual a organização deve ser econômica em seus gastos e no dispêndio e aplicação de seus recursos, a fim de que sejam viáveis, mas sem prejudicar a qualidade dos produtos e serviços que oferecem ao cliente. Portanto, este princípio aplica-se também às instituições documentárias.