Etapa de pré-design do modelo ABC

Figura 12: Processo de pré-design e criação do modelo ABC para restaurantes Fonte: Autor

listas com informações e ranking dos pratos; etapa 3 com o plano de projeto, planilhas e engenharia de cardápios.

Etapa 1 Discussões prévias

1. Explanação sobre ABC e seus benefícios;

2. Discussão de como é feita a precificação do cardápio, para determinar a necessidade do ABC;

3. Revisão do cardápio;

4. Explicação sobre o conceito da engenharia de cardápios e discussão sobre quais dados estão disponíveis para conduzir o ME (quantidade de pratos vendidos, custos, etc);

5. Discussão sobre como obter dados gerais e declaração e perdas e lucros mensais;

6. Discussão sobre quem colocar na etapa de pré-design (considerar a opção de incluir o gerente e o chef);

7. Discussão de quais objetivos devem ser alcançados com o ABC;

8. Como fazer arranjos para obter os dados necessários para iniciar o estudo ABC;

9. Obter compromisso para o projeto de ABC do gerente geral.

Etapa 2 Informações erankings

1. Estabelecer os objetivos para o estudo do ABC em cooperação com o gerente geral;

2. Providenciar uma lista para o gerente geral de quais informações serão necessárias, e deverão ser coletadas por ele:

a) O organograma da empresa, b) Gastos do restaurante

c) Uma lista das vendas mensais de todos os pratos analisados vendidos, e o número de pratos individuais vendidos para os consumidores

d) Uma lista de todos pratos analisados e seus custos de matéria-prima, criando fichas técnicas e de custos para cada item analisado

e) Demonstrativo de renda do restaurante do último mês

f) Estabelecer um ranking de lucratividade para todos os pratos analisados de acordo com a percepção do gerente geral;

3. Visitar o restaurante e para conhecer a estrutura, e o contador.

Etapa 3 Plano de projeto

1. Encontro com o gerente e apresentação ao chef;

2. Revisão do demonstrativo de renda com o gerente geral com ênfase na identificação dos custos totais;

3. Discussão dos planos para criação do modelo com o gerente geral;

4. Preparação da planilha eletrônica com a lista de pratos a serem analisados;

5. Análise de engenharia de cardápios para os itens analisados;

6. Ranking de acordo com a popularidade e rentabilidade em conjunto;

7. Estabelecer uma comparação entre ranking de ME e o obtido de acordo com a percepção do gerente.

Quadro 3: Etapas de pré-design do modelo ABC Fonte: Adaptado de Raab (2003)

Iniciando com a etapa um, percebe-se que a maioria dos controladores de restaurantes não é familiarizado com o ABC. Assim deve-se explicar de forma clara como funciona este método, porque ele pode ser mais eficiente que outros métodos utilizados para gerenciamento e apuração de custos, qual a importância para indústria alimentícia, como pode ser utilizado e quais seus benefícios, conseguindo assim o apoio e comprometimento destas pessoas.

Todavia deve-se levar em consideração que não há casos estudados sobre ABC que reforcem sua eficácia, exceto os estudos internacionais de Raab (2003, 2005, 2006, 2007). Outro fator importante é desmistificar de que se trata de um método complexo, caro e não aplicável ao setor de serviços ou restaurantes.

O próximo passo a ser discutido é como o restaurante está formulando seus preços, e quais métodos são utilizados, analisando como os custos são traçados para cada item, dentre outros. Determinar quais pessoas além do gerente geral irão fazer parte do processo de pré-

design, e revisar o cardápios para decidir quais itens serão analisados. Depois de definidas as pessoas e quais itens serão analisados, explicar o conceito de engenharia de cardápios, quais dados serão necessários para conduzir as análises, e quais os métodos utilizados para levantar os custos. Finalmente uma declaração de quais objetivos devem ser alcançados e como as informações coletadas farão com que isso ocorra.

Os objetivos específicos para esta fase do estudo são estabelecer custos reais dos itens do cardápio, potencialidade de redesenhar produtos, e identificação de atividades que não agregam valor, além de obter o compromisso do gerente geral com o projeto, e só assim partir para a segunda etapa do pré-design.

Na etapa dois deve-se estabelecer os objetivos específicos para o modelo e coletar os documentos necessários. Identificar como alocar os custos totais para os itens do cardápio e apurar os custos corretos de cada item através da confecção de fichas técnicas e de custos. Os processos de produção devem ser identificados, eliminando ou reduzindo ao máximo os processos que não agregam valor bem como a análise dos itens que podem sofrer modificações tanto em sua composição, quanto apresentação ou estratégia de vendas, e finalmente selecionar os itens que serão analisados na pesquisa.

Para coleta de informações feita com auxilio do gerente geral, primeiramente deve-se requisitar o organograma da empresa, mas caso este não exista, poderá ser criado. Logo obter cópia dos gastos do restaurante ou documento que demonstre estes gastos, a fim de levantar os custos totais, e ainda uma lista das vendas mensais dos pratos a serem analisados.

O número de vendas de cada item vendido ao consumidor poderá ser obtido através do PDV (sistema de ponto de venda eletrônico) ou através de registros de vendas mantido pelo restaurante, para que posteriormente estes itens e estas informações possam ser inseridos em uma planilha eletrônica para as primeiras análises de ME. Ainda para análise dos custos totais um demonstrativo de resultado do mês a ser analisado deverá ser providenciado.

Para finalizar a etapa dois, o gerente estabelece um ranking dos pratos a serem analisados, por grupo, tendo como critério a sua percepção de rentabilidade de cada item, por exemplo, em um menu com 10 itens, deverá ser utilizada uma escala de 1 a 10, onde o um será o de maior lucratividade e o dez será o de menor lucratividade, de acordo com a percepção do gerente. Finalmente é necessário fazer uma visita ao restaurante para conhecer a estrutura física e de atendimento e o contador, para elucidar possíveis dúvidas sobre as contas e os gastos do restaurante, podendo assim dar inicio a etapa três.

Na etapa três, um novo encontro com o gerente geral para a apresentação formal do chef e do chef-sushiman, que auxiliarão na coleta de dados e nas discussões sobre a criação do

modelo ABC é necessário. Recomenda-se revisar os demonstrativos de gastos e de vendas do mês referentes à pesquisa, dando ênfase aos custos totais e ao total de vendas por prato e discutir o plano para criação do modelo ABC/ME, definindo datas e formas de obtenção dos dados. Para o propósito desta dissertação e para análise de restaurantes, o sistema deve ser criado o mais simples e funcional possível, colocando o mínimo de atividades e centros de custos, objetivando ser mais amigável aos gerentes, com custo baixo, e de manutenção e atualização fácil, visando uma possível utilização futura do sistema ABC aplicado ao restaurante.

A criação das planilhas eletrônicas é idealizada a partir da lista de todos os itens a serem analisados, divididos em grupos, de acordo com as características de vendas e da culinária, utilizando os custos apurados nas fichas técnicas e de custos (etapa 2) e as vendas mensais de cada prato, com base no mês de dezembro de 2008, originado as planilhas de ME.

Para engenharia de cardápios, serão utilizados os dados das planilhas eletrônicas, para efeitos de cálculo e classificação de todos os itens, dentro de cada grupo. Posteriormente com base nos resultados do ME, construir o ranking por grupo e classificar os itens de acordo com sua popularidade (número de itens vendidos) e lucratividade (MC) combinados, onde (1=maior; 10=menor), e finalmente comparar os rankings elaborados pelo gerente e pelo método de engenharia de cardápios, encerrando-se desta forma as etapas de pré-design, podendo dar início a fase de criação do modelo ABC para restaurantes.