7. RESULTADOS VERIFICADOS SOBRE OS REFLEXOS DA PADRONIZAÇÃO
7.10. Registro de preços realizado antes do prazo de vencimento do
Como apresentado na revisão teórica, na busca da Administração pelo bem comum, é imprescindível que na sua atuação não haja atrasos ou interrupções na prestação dos serviços. Dito isso, a atuação do setor de compras públicas deve garantir a disponibilidade dos insumos necessários em seu devido momento, garantindo maior eficiência na faceta da continuidade dos serviços prestados.
Assim, o Sistema de Registro de Preços (SRP) se configura como uma ferramenta importante, na qual, durante a vigência da ata, as unidades poderão executar a compra dos itens demandados em um curto espaço de tempo, uma vez que o processo de licitação já foi realizado anteriormente. Dessa forma, não apenas
a ocorrência do SRP é importante indicativo dessa faceta da eficiência, mas também a análise a respeito da manutenção da vigência da ata ao longo do tempo. Assim, o presente parâmetro visa a identificar, para os itens da classe 8990 comprados em 2017 e 2019, a proporção deles que possuíam RP no ano anterior e se a ARP entrou em vigência antes ou após o término de sua vigência.
Para isso, foram observados os 105 itens distintos comprados por SRP em 2017 e 87 em 2019, e coletados os dados de compras desses itens nos anos anteriores ao período analisado (2016 e 2018, respectivamente). O gráfico 12 abaixo apresenta, em percentual do total de itens, quantos tiveram suas ARP ativas antes e depois do vencimento da anterior, bem como os itens que foram comprados por processos de pregões tradicionais ou não foram alvo de compras no ano anterior.
Gráfico 12 - Data de início de vigência da ARP realizada antes ou depois da anterior, processo de compra por pregão comum ou sem compras no ano anterior.
Fonte: elaboração própria.
Analisando o gráfico 12, percebe-se que em 2019 são predominantes os casos em que o item licitado teve sua ARP ativa antes do término de vigência da ARP realizada no ano anterior, chegando a 72% dos itens. A parte restante corresponde, principalmente, a itens que não foram alvo de compras no ano anterior, sendo 23%
do total. No entanto, vale observar que desses 23%, que correspondem a 20 itens, 10 desses itens foram criados em 2019, não podendo haver ata de RP anterior.
Por outro lado, percebe-se que 57% dos itens comprados em 2017 não foram alvo de compras em 2016 e 26% foram adquiridos por processo de compra tradicional.
23%
1%
3%
72%
57%
26%
4%
13%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Sem compra Pregão comum Depois Antes
2017 2019
Assim, apenas em 13% dos itens comprados foram renovadas as ARP antes do fim da sua vigência. Em termos de planejamento das compras e disponibilização da aquisição dos materiais pelas unidades consumidoras, esse parâmetro indica uma significativa melhora na eficiência das compras após o procedimento de padronização.
A respeito das possíveis causas dessa melhora, podemos citar a maior centralização das compras que ocorreu entre os dois períodos analisados, como observado na seção 7.3. Uma vez que a centralização significa a designação de um setor para ser o responsável pelas compras daquele grupo de materiais para todo o Estado, é de se esperar que haja um maior planejamento e esforço para impedir que os diversos órgãos e unidades fiquem sem a possibilidade de adquiri-los no momento necessário. Assim, o setor central de compras tende a manter sempre uma ARP vigente para os itens em questão.
No entanto, devemos destacar a importância do procedimento de padronização na viabilização da centralização das compras, como foi abordado na seção 6 deste estudo. Além disso, ainda que tenha sido maior em 2019, a concentração das compras não foi realizada de forma total. Como visto na seção 7.3, os dois processos de RP realizados no ano com alto número de itens licitados foram realizados por órgãos distintos (SEPLAG e SES) e possuíam itens comuns entre si. Feita essa observação, o comportamento do parâmetro analisado pode indicar a própria padronização dos materiais como uma das causas para a melhora obtida.
Com a padronização, os mesmos itens de materiais são consumidos pelas diversas unidades. Assim, é natural que os processos de compras realizados se centralizem no órgão superior, de modo a atender às demandas de todas as unidades, uma vez que, iniciado o processo de RP, todas as unidades consumidoras são consultadas e convidadas a participar da ata. Assim, a própria existência da padronização deve contribuir para a realização de compras mais centralizadas, favorecendo o seu planejamento anual e, consequentemente, a existência da cobertura de oferta dos produtos de maneira contínua.
7.11. Resumo dos resultados alcançados
Por fim, esta seção tem por objetivo fornecer uma melhor visualização dos resultados obtidos nos parâmetros de eficiência nas compras públicas propostos na presente pesquisa após a análise dos dados. Para isso, foi elaborada a tabela 15
abaixo, na qual para cada parâmetro foi indicado o resultado obtido. Cada parâmetro foi preenchido se na comparação de 2017 para 2019 ele aumentou, reduziu ou foi inconclusivo. De acordo com a polaridade de cada um, a célula de resultado foi colorida de verde nos casos onde houve uma melhora no parâmetro, vermelho nos casos em que houve piora e amarelo no parâmetro que se mostrou inconclusivo.
Tabela 15 - Resumo dos resultados obtidos para cada parâmetro.
Faceta Parâmetro Polaridade Resultado
Economicidade
Lotes desertos, fracassados,
revogados ou anulados Negativa Reduziu Redução entre preço de referência e
executado Positiva Aumentou
Número de fornecedores interessados Positiva Aumentou
Número de licitações Negativa Reduziu
Celeridade
Tempo de duração dos processos de
licitação Negativa Inconclusivo
Lotes desertos, fracassados,
revogados ou anulados Negativa Reduziu Propostas recusadas pelo pregoeiro Negativa Reduziu Necessidade de correção da descrição
do objeto Negativa Reduziu
Recursos Negativa Aumentou
Qualidade Pedido de esclarecimento do objeto Negativa Aumentou Propostas recusadas pelo pregoeiro Negativa Reduziu
Produtividade
Número de licitações em relação ao
volume comprado Negativa Reduziu
Lotes desertos, fracassados,
revogados ou anulados Negativa Reduziu Número de fornecedores interessados Positiva Aumentou Redução entre preço de referência e
executado Positiva Aumentou
Desburocratização
Número de RP em relação ao número
de pregões Positiva Aumentou
Centralização Positiva Aumentou
Número de licitações Negativa Reduziu
Continuidade Registro de preços realizado antes do
prazo de vencimento do anterior Positiva Aumentou
Número de RP em relação ao número
de pregões Positiva Aumentou
Lotes desertos, fracassados,
revogados ou anulados Negativa Reduziu Fonte: elaboração própria, com base nas facetas propostas por Batista Júnior (2004).
Observando a tabela 15, pode-se perceber que, dos treze parâmetros distintos que foram analisados, dez apresentaram melhora da eficiência em 2019 quando se comparado a 2017, um se mostrou inconclusivo e apenas dois apresentaram piora nos números.
No entanto, vale destacar que em ambos os parâmetros em que foi sinalizada piora, esta foi relativamente pequena e provavelmente é resultado do impacto indireto causado pela significativa melhora de outros parâmetros, como o de número de fornecedores interessados no certame, não culminando, necessariamente, em uma piora na eficiência.
Dessa forma, é possível concluir que a presente pesquisa, com as variáveis que foram analisadas, indicam que, no quadro geral, houve um aumento perceptível na eficiência das compras públicas dos itens da classe 8990 após a padronização dos materiais.
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
As compras públicas configuram-se como atividade essencial ao Estado, sendo não apenas responsáveis pela garantia no fornecimento de materiais e equipamentos para a prestação de serviços, mas também podendo constituir-se como política pública em si mesmo, devido ao volume e valor os quais representa. No entanto, devido à limitação de recursos, essa atividade deve ser desenvolvida de maneira estratégica, visando a atender da melhor forma ao interesse público. Via de regra, as compras são realizadas por meio de processos licitatórios, que buscam alcançar a maior vantagem possível para a Administração. Nesse âmbito, os processos de aquisição pelo Estado devem objetivar os melhores resultados, incluindo principalmente os critérios de qualidade e eficiência.
Na literatura acerca do tema de Administração de Materiais, a padronização de materiais é apontada como uma importante ferramenta para auxiliar no aumento da eficiência das aquisições de uma organização. No âmbito do Estado de Minas Gerais, essa é uma ferramenta utilizada de forma pontual e são escassos os estudos acerca do tema, principalmente em se tratando de pesquisas práticas.
Dessa forma, este trabalho se propôs a analisar a existência do ganho real de eficiência em compras públicas pela utilização da padronização de materiais através do estudo prático a partir de uma ação de padronização realizada pelo Estado de Minas Gerais na classe 8990 do CATMAS, referente a dieta enteral, fórmula, suplemento e módulo nutricional.
A partir da revisão teórica realizada, foi possível uma compreensão do funcionamento das compras públicas, das etapas do processo licitatório, com foco no planejamento, e das formas de licitação utilizadas nos processos envolvidos neste estudo. Além disso, foram definidos os conceitos de eficiência em compras públicas e suas facetas, com base na teoria proposta por Onofre Batista Júnior (2004), de modo a compreender os critérios envolvidos em uma análise de eficiência. Por fim, a padronização foi discutida pelas perspectivas principiológica e administrativa, de modo a apresentar sua aplicação nas compras públicas, explicando os procedimentos e objetivos, bem como a importância do catálogo materiais para sustentação do processo.
Assim, foi possível compreender como a realização da padronização em um grupo de objetos no catálogo de materiais pode influenciar na eficiência das compras
públicas, observando-se as peculiaridades dos processos licitatórios. A partir disso, foram propostos parâmetros quantificáveis que indicassem o ganho de eficiência em cada uma das suas 6 facetas. Esses parâmetros, então, foram analisados com base nos dados das compras realizadas antes e após a padronização da classe 8990 do CATMAS, para os itens contidos nela. Além disso, foi realizada a descrição do procedimento de padronização, bem como analisados os resultados obtidos no catálogo. Vale destacar que as considerações realizadas neste trabalho levou em conta os indícios que apontam para uma melhora nos parâmetros analisados pelos efeitos da padronização, mas com a ciência de que outras variáveis do processo de compras também podem ter influenciado nos resultados encontrados.
No CATMAS, os resultados obtidos pelos dados analisados apontaram para um significativo saneamento dos materiais da classe. Nesse âmbito, observou-se uma grande redução no número de itens ativos e de itens em desuso pelas unidades compradoras. Além disso, verificou-se que a grande maioria dos itens possuía apenas uma unidade compradora, situação revertida após a padronização, o que indica uma redução na variedade de itens comprados pela Administração com mesma finalidade, atingindo um dos objetivos principais da padronização.
Já em relação à variação na eficiência das compras públicas após o procedimento realizado, a mesma deve ser discutida em relação a cada faceta analisada. No quesito de economicidade, nos quatro parâmetros propostos, houve uma nítida melhora nos dados obtidos após a padronização em relação ao período anterior. Nessa esfera, houve uma significativa queda no número de processos licitatórios realizados, que imputam dispêndio de recursos para a Administração, bem como na porcentagem de lotes licitados que apresentaram insucesso, que se configuram como gasto público sem retorno para o Estado. Além disso, foi observado um maior desconto obtido nos itens licitados, referente à diferença entre o valor de referência pesquisado e o valor efetivamente pago após o processo. Esse maior desconto ainda pode estar relacionado ao aumento do número de fornecedores interessados, que indica uma maior competição entre os mesmos, resultando em uma redução nos preços ofertados.
Similarmente à economicidade, os mesmos parâmetros demonstram uma melhora na faceta da produtividade, uma vez que contribuem para a entrega do resultado com uma menor alocação de recursos. Além disso, foi possível perceber, após a padronização, uma maior entrega de itens licitados por processo realizado.
Para a faceta da qualidade, que se relaciona ao devido entendimento pelo fornecedor do objeto demandado, houve uma significativa melhora no parâmetro de número de propostas recusadas pelo pregoeiro, enquanto observada uma leve piora no quesito de pedidos de esclarecimento pelos representantes dos produtos. No entanto, entende-se que os pedidos de esclarecimentos não necessariamente configuram em uma piora na eficiência das compras, uma vez que pode ser um reflexo do aumento da competição pelo certame, que é um fator positivo para a licitação. Além disso, a maior queda no número de propostas recusadas revela maior impacto quando se observada a qualidade do processo, o que permite concluir que, no geral, houve uma melhora nessa faceta da eficiência.
Já na esfera da desburocratização, a melhora foi observada tanto na redução do número de atividades realizadas para a contratação dos objetos demandados, como na maior utilização relativa do Sistema de Registro de Preços, no qual uma única licitação pode cobrir por um ano as demandas de todas as unidades participantes, evitando a realização de processos periódicos. Ainda, a maior centralização das compras nos órgãos superiores tende a resultar em simplificação na estrutura administrativa das unidades demandantes, por não necessitarem de um setor exclusivo para compras.
O menor número de lotes licitados sem sucesso e a maior utilização do SRP também contribuem para a melhora na faceta da continuidade do serviço público, uma vez que garantem que os objetos demandados não fiquem sem possibilidade de aquisição pelas unidades demandantes. Além disso, essa faceta ainda apresentou uma melhora significativa quando comparada a proporção de itens que tiveram seus processos de RP com atas ativas antes da data de vencimento da anterior, mantendo a cobertura de oferta ininterrupta.
Por fim, a faceta da celeridade apresentou melhora em alguns parâmetros, como a queda no número de lotes sem sucesso, que reduz o número de itens que deverão passar por outro processo longo de licitação. Além disso, foram reduzidos o número de correções realizadas na especificação dos itens na fase externa da licitação e de propostas recusadas pelo pregoeiro, que podem resultar em prolongamento na duração dos processos. Por outro lado, houve uma pequena variação no número de recursos, que afetam negativamente na celeridade do processo, devido a um provável reflexo no aumento da participação dos fornecedores.
Já o parâmetro principal para se medir essa faceta, que era o tempo de duração das
fases externas dos processos, mostrou-se inconclusivo, devido à baixa amostragem de dados não permitir a observação de alguma tendência estatística em nenhum dos períodos analisados. Além disso, há a dificuldade de se isolar a variável de especificação do objeto das demais variáveis que podem afetar de maneira mais forte a duração do processo. Assim, desconsiderando esse último parâmetro, a faceta da celeridade também apresentou mais melhoras do que pioras após a padronização.
Dessa forma, foi possível concluir que, na pesquisa realizada, os dados indicaram, de maneira geral, uma significativa melhora na eficiência das compras públicas dos itens da classe 8990 (Dieta enteral, fórmula, suplemento e módulo nutricional) após o procedimento de padronização realizado pela SEPLAG.
No entanto, os parâmetros analisados foram aqueles propostos de acordo com uma associação entre o que foi compreendido como objetivos da padronização e os critérios de eficiência, bem como dos dados disponíveis para a análise. Assim, esse estudo não esgota todas as possíveis análises de ganho de eficiência nas compras públicas pelo processo de padronização de materiais.
As maiores limitações encontradas para a análise dos parâmetros propostos foram a inviabilidade de se comparar preços licitados para os itens antes e após a padronização devido a dificuldade de se associar os itens correspondentes entre si, e à baixa amostragem de dados de tempo de duração dos processos licitatórios. Esses dois parâmetros são relevantes para a análise das facetas da economicidade e celeridade, ficando como sugestão para aprofundamento em estudos futuros acerca dessa temática. Outra sugestão para pesquisas futuras consiste em realizar uma pesquisa qualitativa sobre os ganhos da padronização para as compras, abordando a percepção de atores envolvidos, como os servidores do setor de compras e os servidores que fazem o uso dos materiais envolvidos no processo.
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