Performance de processos sob olhar do Lean Office
na indústria: o caso da Tupy S/A
Samuel Dagostin Galdino
VISÃO GERAL DA TUPY
1
Presença Global
: Manufatura, clientes e segmentos de mercado
Referência em engenharia e relacionamentos
a longo prazo com clientes em mais de
40 países
Joinville
Mauá
Fábricas
13.500
funcionários
Líder Global de mercado
de blocos e cabeçotes de ferro para motores e
líder nacional
de conexões em ferro maleável e perfis contínuo de ferro
Ramos Arizpe
Saltillo
Escritórios
R$ 3,7 bi
de faturamento
em 2017
VISÃO GERAL DA TUPY
1
VISÃO GERAL DA TUPY
VISÃO GERAL DA TUPY
Infraestrutura e Investimentos Transporte de Carga
Veículos Utilitários
(Pequenas empresas, Construção residencial, Reformas, etc)
Caminhões médios & pesados Mineração Construção Pesada Construção Leve Plataformas elevatórias Óleo & Gás Motores estacionários Operações Portuárias
VISÃO GERAL DA TUPY
Outros Agricultura Defesa Colheitadeiras Tratores Implementos Transporte de grãos Motores marítimosVISÃO GERAL DA TUPY
1
13.500
DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS
✓
PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOS
✓
PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
✓
CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA
▪Com relevância direta para o negócio
▪
Onde já havíamos identificado demanda
de reestruturação
▪
Áreas onde o líder se engajou com o
projeto
▪
5’ s implantado
Processos eleitos
Critérios de definição
LEAN OFFICE – Caso Tupy
▪
PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS
RH SAÚDE
Alto volume de processos admissionais, demandas
repentinas, grau de risco elevado.
▪
Maior agilidade, segurança e assertividade no
processo de contratação;
▪
PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
RH EDUCAÇÃO
Relevância do programa de aprendizagem,
oportunidades de carreira, alto volume de trabalho
concentrado, riscos legais.
▪
Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e
melhorar a assertividade do processo de gestão de
aprendizes
▪
CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA
FINANCEIRO
Baixo ciclo de conversão de caixa
▪
Aumentar o ciclo de conversão de caixa
Expectativas
GESTÃO DE SAÚDE
Lean Office:
PROCESSO ADMISSÃO DE
FUNCIONÁRIOS
RH – Gestão Saúde
ENFERMAGEM / EXAMES▪
Médico Trabalho Sponsor: Gerente RH MÉDICOS▪
Coordenadora RH – SaudeSponsor: Gerente RH – Saude RECEPÇÃO
▪Clínica (Parceiro comercial)
▪Laboratórios (Parceiro comercial)
FORNECEDORES
EQUIPE FULL TIME
▪
Analista RH Sponsor: Cordenadora RH R&S EQUIPE DE APOIO▪
Coordenadora RH – Saude Sponsor: Gerente RH ▪Especialista TI ▪Especialista TI TI1
Lean Office:
PROGRAMA DE
APRENDIZAGEM
RH - Educação Corporativa
RH EDUCAÇÃO • Coordenadora do Programa de Aprendizagem SENAI ▪ Analista RH Sponsor: Coordenador RH RH REMUNERAÇÃOEQUIPE FULL TIME
▪ Analista RH
Sponsor: Coordenador RH RH BACKOFFICE
▪ Analista RH
GESTÃO DE SAÚDE
Lean Office:
CICLO DE CONVERSÃO
DE CAIXA(PMP)
Financeiro
CONTROLADORIA ▪ Especialista Financeiro▪ Sponsor: Coordenadora Finanças
FINANCEIRO
▪ Analista Recebimento
▪ Sponsor: Coordenadora Comex
CPF
▪ Analista Suprimentos
▪ Sponsor: Coordenador Suprimentos
COMPRAS INDIRETAS
EQUIPE FULL TIME
▪ Especialista Logistica
▪ Sponsor: Coordenador Suprimentos
PMO CONTROLES E COMPLIANCE
EQUIPE DE APOIO
▪ Analista Controladoria
▪ Sponsor: Coordenador Controladoria
▪ Analista TI
PROJETO LEAN OFFICE: PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOS
RH – Gestão Saúde
Mapeamento do fluxo atual ESCOPO: Pré-Cadastro no Nexo até o arquivamento da documentação legal KPO: Coordenadora RH – Saude
INDICADORES: Lead time do processo Tempo do candidato no Ambulatório Aumento de capacidade Redução do volume de papel sendo impresso e circulando Redução do volume de papel impresso e circulando 4 dias 1
1
PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
RH – Educação Corporativo
ESCOPO: Contratação, Avaliação de Desempenho, Término do Contrato KPO: Analista RH – T&D
INDICADORES:
Timeline 9/out 1 semana 12/out 30/out 1 semana 02/nov
Convocações X Participações
Taxa de Desempenho
nas Avaliações % Efetivações
Redução do volume de papel sendo impresso
e circulando
Pesquisa de Satisfação (Padrinhos e Jovens)
PROJETO LEAN OFFICE: CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA
Financeiro
ESCOPO: Eliminar os desperdícios de tempo (dias) no fluxo de pagamento aos fornecedores, aumentando os dias do
Prazo Médio de Pagamento (PMP)
KPO: Especialista Logística INDICADORES:
Timeline 9/out 1 semana 12/out 30/out 1 semana 02/nov
Prazo entre a emissão da NF e a efetivação da nota fiscal no sistema
Prazo entre a efetivação da nota fiscal e o pagamento
Prazo Médio Pagamento PMP (dias)
1
PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
Modelo Macro Apresentação Programa
Modelo Tupy
•
Contrato de 01 ano;
•
Jovem Aprendiz (18 à 24 anos);
•
Jornada Integral Compartilhada (04 horas empresa + 04 horas instituição ensino)
•
Cursos de Aprendizagem: Assistente Administrativo, Processos de Qualidade em Metalurgia e Caldeiraria.
Dados do Programa
Programa Jovem Aprendiz Tupy
Cota 2017 -
222
Cota 2018 -
172
Redução
23%
Efetivações 2016 -
Efetivações 2017 -
Aumento
36
76
52%
Aproveitamento
40%
Indicadores
2017
Cota
Cota Legal
% Efetivação
34%
% Aproveitamento*
40%
* O % Aproveitamento é calculado sob o número de aprendizes que encerraram o contrato na data fim.
1 Subprocessos/Etapas
Pré Seleção
1.
Seleção
2.
Admissão
e Integração
3.
Gestão
Aprendizes
4.
Encerramento
e Efetivação
5.
RH | Comunicação e Resp. Social Remuneração e Benefícios RH |Treinamento (Gestão Programa) RH | Remuneração e Benefícios RH | Gestão de Saúde Parceiro Senai RH |Treinamento (Gestão Programa) Parceiro Senai RH | Back Office RH |Treinamento (Gestão Programa) Planejamento de Materiais Suprimentos Almoxarifado Área / Padrinho Jovem Aprendiz Parceiro Senai RH |Treinamento (Gestão Programa) Área / Padrinho Jovem Aprendiz RH | Gestão de Saúde RH | Back Office RH |Treinamento (Gestão Programa) RH | Remuneração e Benefícios Externo Sindicato Área / Padrinho Jovem Aprendiz RH ConsultoresLEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Detalhamento processo
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Mapa de fluxo atual
1
fotos
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Árvore realidade atual
Efeitos
▪ Aumento do lead time do processo
▪ Dificuldade no planejamento (fluxo de caixa)
▪ Atraso no pagamento
▪ Gasto de tempo com retrabalhos
▪ Juros / Multas / Protestos
▪ Descontentamento do fornecedor (ameaça de
bloqueio de fornecimento)
Causa raiz
Dados incompletos nas Notas Fiscais Processo elaborado de forma incorreta
Falta de orçamento
Limitação do sistema
Morosidade nas aprovações
Falha na comunicação interna
Cadastro desatualizados
Falta de treinamento
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Analise Causa Efeito
OBRIGADO!
Novo Fluxo – Etapa 1 |
ESCOPO:
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Novo mapa fluxo
Novo Fluxo – Etapa 2
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Novo mapa fluxo
Novo Fluxo – Etapa 3
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Novo mapa fluxo
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Plano Ação
Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office
Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status
1
Prazo de aprovação de requisição de compra e pedido de compra elevados ocasionando impacto no PMP
Rever os critérios de aprovação de Requisição de Compra e Pedido das contas de pagamento obrigatório (gás, energia elétrica, água, plano de saúde, etc...)
Alterado forma de aprovação via orçamento anual
Concluído com ressalvas
2 Cadastro incorretos
Revisar cadastros e alteração em massa quando necessários nos materiais DIEN (5000*) na REGINFO (onde o cadastro tinha Materiais cadastrados com 5000*)
Concluído
3 Quando as notas QM são efetivadas,
não existe local para consulta
Elaborar relatório de tela de consulta ou relatório com extrato de efetivação de notas QM (controle orçamentário)
Liberado o relatório de consulta de tela
Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status
6 Retrabalhos da área da Controladoria Elaborar e ministrar treinamento para compradores sobre
IVA (Serviços) Concluído
Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office
LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS
Plano Ação
RESULTADOS FINAIS
1
▪
PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS
RH SAÚDE
Necessitávamos mais agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação;
▪ Redução 55% tempo permanência no ambulatório
▪ Agilidade ▪ Produtividade ▪ Otimização de agenda ▪ Comprometimento ▪ Engajamento ▪
PROGRAMA DE APRENDIZAGEM
RH EDUCAÇÃOReduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes
▪ Desburocratização (Processos digitais)
▪ Definição papéis e responsabilidades
▪ Comprometimento
▪ Transparência
▪ Gestão Conhecimento
▪
CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA
FINANCEIRO
Aumentar o ciclo de conversão de caixa
▪Aumento PMP de 21 para 25 dias
▪Diminuição substancial retrabalho
▪Otimização processos
▪Melhoria relação fornecedores
▪Diminuição custos (multas, atrasos, etc.)
Resultados
Expectativas
AVALIAÇÃO CENÁRIO
RISCOS PREVISTOS DESAFIOS MONITORADOS
Imprevisibilidade da demanda Dedicação e tempo para o projeto
Processo x essência do trabalho Alinhamento com a estratégica
Ineditismo das soluções
Resultado mensurável e evidente
Postos multitarefa Escolha dos processos
Variabilidade Trabalho Plano de comunicação
Proc
e
sso
Mud
anç
as
PRINCIPAIS GANHOS
LEAN OFFICE
RESULTADOS CHECK RESULTADOS
Resultados Concretos mensuráveis
Engajamento e Motivação
Formação de multiplicadores e embaixadores
Redução de conflitos (Clima Organizacional)
Agilidade
