C D U 0 2 5 .3 4 1 : 6 8 1 .3
IN V E N T Á R IO R O T A T IV O : U M A V IS Ã O P R A G M Á T IC A
M ARIA DE LOUROÈS C A R VA LH O P IEROTTI Libro Consultoria de In form ação e Docum entação Av. Rio Branco, 151 conj. 1 3 02
2 0 0 4 0 Rio de Janeiro, RJ
VA LÉ R IA ROCHA NEILS
IB M /In s titu to Latino-Am ericano de Pesquisa em Sistemas Caixa Postal 1 8 3 0
20071 Rio de Janeiro, RJ
O inventário de uma biblioteca exige grande carga de trabalho para cum prir etapas diversificadas, relativas à avaliação do acervo. O presente estudo fa z um c onfronto entre o in ventário tradicional e o in ventário ro tativo , realizado por com putador. A análise dos dois tipos de in ventário demonstra que o inventário ro tativo poderá te r um m elhor desempenho do que o tradic ional, pois p erm ite a co ntínua avaliação e m anutenção do acervo, sem que haja a paralisação dos ser viços da bib lioteca. Um a im plem entação prática do inventário ro tativo é de monstrada, e as vantagens deste são apresentadas.
1.
INTRODUÇÃO
0 in ventário é um a das atividades do serviço de referência, que possibilita o conhecim ento adequado e a avaliação do estado da coleção da biblioteca. Por estas razões o in ventário exige do bibliotecário um a grande carga de trab alh o para cum p rir etapas diversificadas, tais com o cobertura, análise e avaliação do acervo. De alguma maneira, a sua execução se baseia em técnicas de co n tro le e pesquisa relativam ente padronizadas nas bibliotecas e centros de docum entação, mas, devi do ao grande volum e de trab alh o , provoca a paralisação dos serviços. M u ito se tem escrito sobre as vantagens e lim itações dessas técnicas e, em geral, sobre o grande núm ero de problemas que o p erío d o de inventário pode acarretar, ta n to para o profissional quanto para a com unidade de usuários6 .
Inventário rotativo: uma visão pragmática...
Neste estudo pretendem os fa zer um c o n fro n to e n tre o in v e n tá rio tra d ic io n a l e o do tip o ro ta tiv o , d e m onstrando que o ro ta tiv o , real izado p o r co m p u ta d o r, p ode rá te r um m e lh o r desem penho do que o tra d ic io n a l, pois o te m p o gasto com o ser viço será m enor e a m argem de e rro poderá p ra tica m e n te ser e lim inada. Para ta n to , o estudo se apresenta d iv id id o em sete seções, in c lu in d o referências b ib lio g rá fica s e anexos. As citações encontradas no te x to estão na seção Referências B ib lio g rá ficas, com os núm eros co rre sp o n d e n te :.
2. IN V E N T Á R IO T R A D IC IO N A L
0 o b je tiv o d o in v e n tá rio é a realização do balanço d o acervo, p e rm itin d o ava lia r o estado dos volum es, d e tectar obras extraviadas, em circulação ou em restau ração. É um levantam ento bastante e xaustivo que, no â m b ito deste tra b a lh o , vale a pena ser d escrito.
0 in ve n tá rio consiste na co n fro n ta ç ã o do catálogo to p o g rá fic o com os v o lu mes na estante, e tem in íc io com uma preparação, i.e., a colocação de to d o o m aterial em p e rfe ita o rdem , fazendo-se uma le itu ra m inuciosa das estantes e do catálogo to p o g rá fic o , que está o rdenado pelo núm e ro de chamada, correspondente à o rdem nas estantes. Para a execução p ro p ria m e n te d ita os fu n c io n á rio s d ividem - se em grupos de tra b a lh o . Cada g rupo inventariará um assunto (classificação) pre d e te rm in a d o . Faz-se a co n fe rê n cia d o m a te ria l com o catálogo to p o g rá fic o .
Após a le itu ra paralela da fic h a e do volum e, terem os detectado as diferenças entre si e já im ediatam ente fe ito as correções necessárias. 0 m aterial não e n c o n tra do, ta n to obras q u a n to fichas, é registrado e constatam -se casos de e x tra v io , c irc u la ção e restauração, e x c lu in d o já a hipótese de localização física errada na estante, um a vez que fo i fe ita previam ente a le itu ra pelo b ib lio te c á rio de referência. O u tro aspecto a ser tra ta d o é a reposição de obras e fichas danificadas ou gastas pelo excesso de uso.
Há ainda o recurso do registro de to m b o , liv ro em que se anota desde a e n tra da do m aterial na b ib lio te c a até a sua ida para a estante, e que fornece um núm e ro seqüencial de registro para cada publicação. A rig o r, deve-se m a ntê-lo atu a liza d o , de fo rm a a re fle tir a situação atual do do cu m e n to . Na verdade, esse c o n tro le torna-se m u ito d ifíc il devido ao enorm e vo lu m e de tra b a lh o e às m ú ltip la s tarefas que uma b ib lio te c a requer. N o e n ta n to , segundo Wanda F erraz3 , "n ã o se deve p ro cu ra r ninguém de fo ra da b ib lio te c a para assistente q uando houver, lá mesmo, quem possa desempenhar esse cargo a c o n te n to ".
As desvantagens desse tip o de in v e n tá rio são inúm eras, sendo a p rin c ip a l o fech a m e n to da b ib lio te ca , geralm ente p o r um ou dois meses, o que desm otiva m u ito os leitores, p o r ser um fa to r de desestím ulo o fa to de a e n contrarem fe ch a da. A paralisação de to d o o tra b a lh o ro tin e iro (catalogação e classificação, a te n d i m e n to aos leitores e o u tro s) acarreta, q uando da abe rtu ra da b ib lio te c a , atraso no fu n cio n a m e n to .
M A R IA DE LO U R D E S C A R V A L H O P IE R O T T I
3.
IN V EN TÁ R IO ROTATIVO
Nesta seção descreveremos os principais conceitos sobre inventário rotativo e as filosofias nas quais nos baseamos para im plementá-lo.
Geralm ente as publicações de uma biblioteca são inventariadas uma vez por ano, e estão sujeitas ao mesmo grau de controle. Essa prática causa um grande acú mulo de trabalho e, para ser realizada, é necessário que se paralisem os serviços da biblioteca.
O inventário rotativo é projetado para ser continuamente atualizado. Assim, o acervo é controlado constantemente, perm itindo que a quantidade total de itens a serem inventariados em um determ inado período seja reduzida ao m ínim o.
Nesse tip o de inventário as publicações podem ser classificadas em grupos, refletindo o seu grau de importância no acervo. Desta form a, a classificação atri buída aos documentos destaca aqueles que devem ser controlados com maior freqüência. O agrupamento pode ser feito de diversas formas, refletindo a fre qüência com que os documentos devem ser inventariados. Assim, o principal objetivo do agrupamento de documentos, e conseqüentemente a codificação destes, é determinar uma base para a aplicação de diferentes políticas de controle, e assim equilibrar o dispendioso esforço de se manipular todos os itens no mesmo período.
Esse tip o de inventário é utilizado para controle de peças na indústria em ge ral, mostrando-se altamente eficaz e atingindo seus objetivos4 .
Na seção a seguir faremos uma descrição de uma implementação prática do sistema de inventário rotativo em uma biblioteca.
4.
UMA IMPLEMENTAÇÃO PRÁTICA
Citaremos nesta seção um exem plo de implementação do inventário rotativo na Biblioteca do Instituto Latino-Am ericano de Pesquisa em Sistemas (IL A P S ), da IB M , localizada no Centro Educacional Residencial da Gávea, no Rio de Janei ro.
O sistema de inventário da biblioteca do ILA P S é do tip o rotativo, controlado por com putador. É realizado a partir de códigos de freqüência, que caracterizam a periodicidade com que os documentos devem ser inventariados. Vários aspectos foram levados em consideração quando da atribuição dos códigos aos documentos, quais sejam, a natureza da busca das publicações na biblioteca, o valor da reposi ção de determinadas publicações, obras m uito pesquisadas e solicitadas por em préstimo, obras com valor histórico e obras raras. Assim sendo, obras consideradas como tal devem levar os códigos que possam garantir que o controle de inventá rio seja realizado com maior freqüência. A classificação dos códigos fo i atribuída estabelecendo os códigos de freqüência anual, semestral e mensal para o inventá rio dos grupos de documentos.
Inventário rotativo: uma visão pragmática...
Os docum entos, então, possuem códigos de freqüência d iversificados, que per m ite m ao sistema e stim ar o p e río d o de in v e n tá rio para cada d o c u m e n to , e ao mes m o te m p o assegura que cada um seja in ve n ta ria d o na data a p ro priada. Este proces so de rotação é fe ito de tal fo rm a que a q u a n tidade to ta l de itens a serem in ve n ta riados em um d e te rm in a d o p e río d o seja reduzida ao m ín im o , g a ra n tin d o que to d o o acervo da b ib lio te c a seja in v e n ta ria d o no p e río d o de 3 6 5 dias. É im p o rta n te ressaltar, ta m bém , que os códigos podem ser revistos e alterados a q ualquer m om ento.
Para se assegurar que o in v e n tá rio seja realizado perio d ica m e n te , o sistema em ite a u to m a tica m e n te , um a vez p o r semana, um a listagem c o n te n d o os dados dos d ocum entos que devem ser inventariados naquele p e río d o (ver anexo 1). A ssim , os d o cum entos con sta n d o da listagem são c o n fro n ta d o s com a listagem de a cordo com a localização física dos mesmos e, uma vez c o n fe rid o s, faz-se a e n tra da deles no te rm in a l, usando som ente os respectivos núm eros de registros (ver a nexo 2). A p ó s esse p ro c e d im e n to o sistema faz a tro c a das datas, d e te rm in a n d o qual o p ró x im o dia em que cada d o c u m e n to deve ser in v e ntariado.
Desta fo rm a , a cada semana é e m itid a um a listagem atualizada que reflete a ú ltim a situação do in ve n tá rio , p e rm itin d o que diferentes d o cu m e n to s sejam inventariados a cada p e río d o .
0 sistema de in v e n tá rio da b ib lio te c a está d ire ta m e n te ligado ao sistema de e m préstim o. Desta fo rm a , o sistema faz a u to m a tica m e n te o in v e n tá rio dos d o c u mentos quando eles saem p o r e m p ré stim o e quan d o são d e volvidos à b ib lio te ca , p e rm itin d o , assim, um a c onstante avaliação dos d o cum entos em circulação. A fig u ra 1, a seguir, dem onstra um e xe m p lo deste p ro ce d im e n to . Suponham os que um a publicação que possui o p e río d o de in v e n tá rio mensal (P l-|) tenha sido s o lic i tada p o r e m p ré stim o pelo prazo de 15 dias (PE-|). A p a rtir d o m o m e n to em que a publicação fo r registrada no sistema de e m p réstim o, o sistema inventariará aquele d o c u m e n to a u to m a tica m e n te , i.e., a data do in v e n tá rio será alterada, d e te rm in a n do a data do p ró x im o in ve n tá rio . Assim , o p e río d o de in v e n tá rio se iniciará a par t i r da data do e m p ré stim o (PE
2
). estendendo-se o p e río d o p o r mais 15 dias (P11
a) ■ O mesmo p ro c e d im e n to será realizado a u to m a tica m e n te pelo sistema logo que a publicação fo r d evolvida à b ib lio te c a , e novam ente a data d o in v e n tá rio será alterada. Se o u tro usuário s o lic ita r a mesma publicação p o r 30 dias (PE2
), o sistema irá então, novam ente, in ve n ta ria r o d o cu m e n to , ta n to no a to do e m p ré sti m o q u a n to no a to da devolução, e terá a data de in ve n tá rio d ilatada p o r mais 30 dias (P l2b^' Desta fo rm a , um liv ro de m u ita circulação está c o nstantem ente sendo in v e ntariado, não sendo necessário realizar o in v e n tá rio fís ic o na estante. Na rea lidade, ele não é fo rm a lm e n te in ve n ta ria d o pelo sistema, pois p o r estar sempre circu la n d o , não vai constar das listagens de in ve n tá rio . Pode-se dizer, então, que esse d o c u m e n to está c o n tin u a m e n te sendo in ve n ta ria d o de m o d o in fo rm a l pelo sistema.M A R IA DE LO U R D E S C A R V A L H O P IE R O T T I
Figura 1 — Modificação automática da data do próxim o inventário
1
15 ---1 15 3 0 4 5 6 0 75 9 0 15 '2a — Período de Inventário — Prazo de Empréstimo ... Extensão do Período de InventárioEscala em dias
5.
CONCLUSÃO
Descrevemos neste trabalho os conceitos de inventário do tip o tradicional e do tip o rotativo. Concluindo, podemos constatar que o inventário rotativo de monstrou ser o mais vantajoso no que diz respeito às seguintes considerações: a) a constante verificação do acervo e do estado dos documentos; b) a contínua rotina de manutenção, que proporciona o alerta, o mais cedo possível, de situa ções de irregularidade; assim, quanto antes vier a advertência do extravio de uma publicação, maior a possibilidade de se evitar dispendiosos procedimentos correti vos; c) o número de documentos que constam das listagens de inventário é
tivam ente pequeno, p e rm itin d o que essa tarefa seja realizada de m aneira mais rápida e precisa; d) o p ro n to a te n d im e n to ao usuário, assegurando m a io r preste za nas respostas às consultas; e) a ajuda na im plem entação da p o lític a de aquisi ção, através d o vo lu m e de e m p ré stim o de d o cum entos de áreas específicas; f) a avaliação do acervo para estudos de citação de autores, através das publicações que mais circ u la m , p e rm itin d o a aquisição de o u tro s d o cum entos publicados pelos autores mais pesquisados; e g) a ú ltim a e p rin c ip a l vantagem deste sistema de c o n tro le é a c o n tín u a m anutenção do in ve n tá rio , que reduz enorm em ente a carga de tra b a lh o , p e rm itin d o , assim, que não haja a paralisação dos serviços da b ib lio te c a , bem co m o do a te n d im e n to ao usuário. A paralisação do a te n d im e n to ao usuário é um fa to r de grande in ib iç ã o e co n stra n g im e n to , que pode causar o afastam ento d e fin itiv o do le ito r da bib lio te ca .
O utros estudos devem ser fe ito s no sentido de aum entar a p ro d u tiv id a d e dos serviços de bib lio te ca s e centros de docum entação, in stitu içõ e s dinâm icas, na te n ta tiva de, cada vez mais, a tin g ir as necessidades da c o m unidade de usuários. Neste sentido, no presente e studo acreditam os te r apresentado um a c o n trib u iç ã o , tra ze n do uma abordagem para c o n tro le de in ve n tá rio , serviço de grande carga de tra b a lho, d e m onstrando que esse c o n tro le não precisa ser considerado com o uma fu n ção exaustiva nos serviços da b ib lio te ca .
Inventário rotativo: uma visão pragmática...
Abstract:
Rotational irwentory. a pragmatic view
The inventory of -a library demands a great deal of work in order to accomplish ali the steps involvéd in the collection evaluation.
This study compares the traditional inventory approach and the Computer rotational invento ry. The analysis reveals that it is possibile to get better results w ith the rotational inventory since it allows continuai evaluation and maintenance of the collection, w ithout interruption of the library services.
R E FE R Ê N C IA S
1. A L M E ID A , O. de. O Livro sob o aspecto de material permanente e seu tombamento. São Paulo, FEBAB/CBDJ, 1978. 6f.
2. B ISC A IA , M. C. M. et alii. Levantamento em bibliotecas. Revista de Biblioteconomia de Brasília. Brasília, 5(2 ): 72 3-7 27 , jul./dez. 1977.
3. F E R R A Z , W. A Biblioteca. 3.ed. São Paulo, Saraiva, 1949. 207p.
4. IB M International Business Machines Corporation. COPICS — Communications oriented production information and control system. New York, 1972. 7v.
5. IB M Indústria, Máquinas e Serviços Ltda. COPICS — Sistema de informação e controle da produção orientado para comunicações; visão Global. 1982. 72p. 6. EL IN V E N T A R IO como instrumento de cam bio— el çaso de Ias infraestruturas
naciona-les de información y documentación para el desarrollo en America Latina.
1985-M A R IA DE LO U R D E S C A R V A L H O P IE R O T T I
ao. Chile. C LAD E S. 1977. 22o.
7. M A N N , M. Catalogação e classificação de livros. Rio de Janeiro, Fundo de Cultura, 1962. 338p.
8. U N IV E R S ID A D E F E D E R A L DO R IO G R A N D E DO S U L. Seleção e descarte de cole ções. Porto Alegre, 1980. 20p. (Padrões para os serviços bibliotecários da UFRG S, 8).
ANEXO 1
LISTAGEM DE INVEN TÁRIO
1. 0 0 1 .4 3 0 2 8 5 4 N 476 0 0 0 0 5 7 /8 2 0 1 . 01 2 . 0 0 1 .5 L278 0 0 0 3 2 9 /8 2 01 01 3. 0 0 1 .5 3 A 6 5 5 0 0 0 3 9 9 /8 3 01 01 4. 0 0 1 .6 4 D 2 3 2 0 0 0 1 4 1 /8 3 03 01 5. 0 0 1 .6 4 2 K74 0 0 0 1 6 7 /8 2 01 01 6 . 0 0 1 .6 4 2 K 74 0 0 0 1 6 8 /8 2 01 0 2 7. 0 0 1 .6 4 2 K 74 0 0 0 1 6 9 /8 2 01 03 8 . 150.1 9 8 2 H551 0 0 0 3 9 7 /8 3 01 01 9. 153.6 K67 0 0 0 2 3 8 /8 3 01 01 10. 3 0 2 .3 4 S 548 0 0 0 4 0 4 /8 3 01 01 1 1. 658.314-21 G 3 1 8 M 0 0 0 3 5 9 /8 2 01 01
12
. 6 5 8 .3 1 4 2 2 H 158 0 0 0 4 0 1 /8 3 01 01ANEXO 2
SISTEMA DE INV EN TÁRIO DA BIBLIOTECA CER GÁVEA
ENTRE COM O NÚMERO DO REGISTRO
A SER INVEN TARIADO
N Ú M E R O D E R E G IS T R O 0 0 0 0 0 0 / 0 0
M E N S A G E M
