APOSTILA ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS EMPRESARIAIS PROFa. JANAINA BERTO – 2º. BIMESTRE – PARTE 1
O papel dos sistemas de informação nas organizações
Os administradores não devem ignorar os sistemas de informação, afinal, eles desempenham papel fundamental nas organizações. Ou seja, conforme Laudon os sistemas afetam diretamente as decisões, planejamento e gerenciamento dos funcionários bem como determinam quais produtos serão produzidos, onde, quando e como.
Existe uma interdependência entre a estratégia empresarial (com suas regras e processos) e os programas, equipamentos, bancos de dados e telecomunicações. Quando ocorre uma mudança em um deles existe a necessidade de mudança no outro também.
O desafio dos sistemas de informação – questões-chave de administração (segundo Laudon):
1. O desafio estratégico das empresas: concretização da empresa digital – como as empresas podem usar a tecnologia de informação para se tornarem competitivas, efetivas e digitalmente capacitadas?
2. O desafio da globalização: como as empresas entendem as exigências de negócios e sistemas de um ambiente econômico global?
3. O desafio da arquitetura e da infra-estrutura da informação: como as organizações podem desenvolver uma arquitetura de informação e uma infra-estrutura tecnológica de informação que possam dar apoio a seus objetivos?
4. Desafio do investimento em sistemas de informação: como a organização pode determinar o valor empresarial dos sistemas de informação?
5. Desafio da responsabilidade e do controle: como a organização pode garantir que os sistemas de informação sejam usados de maneira ética e socialmente responsável?
Principais aplicações dos sistemas de informação
Existem diferentes interesses, especialidades, hierarquias e níveis em uma organização, dessa forma, existem diferentes tipos de sistemas também.
São quatro os tipos de sistemas existentes em uma organização, sendo que cada um deles atende a um diferente tipo de nível organizacional: sistemas do nível operacional, do nível do conhecimento, do nível gerencial e do nível estratégico. Veja figura abaixo:
Tipo de sistema de informação Grupo atendido
Nível estratégico Gerentes seniores
Nível gerencial Gerentes médios
Nível de conhecimento Trabalhadores do conhecimento e de dados
Nível operacional Gerentes operacionais
Sistemas de nível operacional: auxiliam nas transações da organização. Ex.: registro de
depósitos bancários, acompanhamento do número de horas trabalhadas por dia por trabalhadores de fábrica.
Sistemas de nível de conhecimento: auxilia a empresa a integrar novas tecnologias aos
negócios e a controlar o fluxo de documentos. Ex.: estações de trabalho e automação de escritório.
Sistemas de nível gerencial: auxiliam nas atividades de monitoramento, controle, tomada de
decisão e procedimentos administrativos.
Sistemas de nível estratégico: auxiliam a empresa a enfrentar questões estratégicas e
tendências de longo prazo.
Existem seis tipos principais de sistemas de informação correspondentes a cada nível operacional, são eles:
SAEs (Sistemas de apoio ao executivo) – nível estratégico.
SIGs (Sistemas de informação gerenciais) / SADs (Sistemas de apoio à decisão) – Nível gerencial.
STGs (Sistemas de trabalhadores do conhecimento) / Sistemas de automação de escritório – Nível de conhecimento.
SPTs (Sistemas de processamento de transações) – Nível operacional.
A tabela a seguir mostra os seis tipos de sistemas de informação empresariais e as funções empresariais que cada um apóia.
Nível estratégico Sistemas de apoio executivo (SAEs) Previsão de vendas Plano operacional Previsão de orçamento Planejamento de lucros Planejamento de pessoal Nível gerencial Sistemas de informações gerenciais (SIGs) Gerenciamento de vendas Controle de estoque Orçamento anual Análise de investimento de recursos Análise de realocação Sistemas de apoio à decisão (SADs) Análise das vendas por região
Programação da produção Análise de custo Análise de preços e lucratividade Análise de custo de contratos Nível do conheciment o Sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs) Estações de trabalho Sistemas de automação de escritório Edição de texto, tratamento de imagens, agendas eletrônicas. Nível operacional Sistemas de processament o de transações (SPTs) Acompanhament o de pedidos. Processamento de pedidos. Controle do maquinário. Programação industrial. Controle de movimentaçã o de materiais. Negociação de seguros. Gerenciament o do caixa. Folha de pagamento. Contas a pagar. Contas a receber. Remuneração. Treinamento e desenvolvimento . Manutenção do registro de funcionários. Vendas e Marketing
Fabricação Finanças Contabilidad e
Recursos humanos
SISTEMAS DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇOES (SPTs)
Ele é o coração da maior parte das organizações empresariais, pois dá apoio ao monitoramento e à realização das negociações de uma organização além de gerar e armazenar dados sobre estas negociações.
Atividades do Processamento de Transações
• Coleta de dados • Manipulação de dados
• Armazenamento de dados
• Produção de documentos
Objetivos de um sistema de processamento de transações
• Processar dados gerados por e sobre transações • Manter um alto grau de precisão
• Assegurar a integridade dos dados e da informação • Produzir documentos e relatórios em tempo
• Aumento da eficiência do trabalho
• Ajuda no fornecimento de mais serviços e serviços melhorados
Processamento de transações para obtenção de vantagem competitiva
Existem diversas formas de uso dos sistemas de informação como aliados da empresa para a vantagem competitiva, entre elas:
• Maior qualidade ou produtos melhores • Serviços superiores aos clientes • Melhor agrupamento de informações
• Aperfeiçoamento de previsões e planejamento
Aplicações do processamento de transações
• Fatura
• Controle de estoques • Contas a receber
• Contas a pagar • Compras • Recebimento • Expedição • Folha de pagamento • Contabilidade geral
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS (SIGs)
A principal finalidade de um SIG é auxiliar a organização a atingir suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações da empresa a fim de que possam controlar, organizar e planejar de forma mais eficaz e eficiente.
Características de um SIG:
• Produzem relatórios programados
• Geram relatórios de saída com formatos fixos e padronizados • Produzem relatórios impressos e em tela de computador • Usam dados internos armazenados no sistema
SIGs e a vantagem competitiva
O SIG pode ser considerado uma arma competitiva para avanços no mercado pois fornece respostas sobre processos empresariais atuais, permitindo às empresas definirem possíveis fortalecimentos de processos que darão vantagem competitiva e margem estratégica a longo prazo.
SIG Financeiro
Entradas:
• Plano estratégico ou políticas corporativas • Sistema de processamento de transações • Fontes externas
Saídas:
• Previsão financeira • Lucro e perdas de lucro • Auditoria
• Uso e gerenciamento de verbas SIG Industrial
Entradas:
• Dados de: recebimento e inspeção; estoque; pessoal; processo de produção; processamento de pedidos; fontes externas.
Saídas:
• Projeto e engenharia • Programação da produção • Controle de estoques • Controle de processo
• Controle e teste de qualidade
SIG de Marketing
Entradas:
• Plano estratégico ou políticas corporativas • Sistema de processamento de transações • Fontes externas: concorrência, mercado. Saídas: • Pesquisa de marketing • Desenvolvimento de produto • Planejamento de distribuição • Promoção e propaganda • Preço do produto
SIG de Recursos Humanos
Entradas:
• Plano estratégico ou políticas corporativas • Dados de: folha de pagamento, pessoal. • Fontes externas.
Saídas:
• Planejamento de recursos humanos • Seleção e recrutamento de pessoal • Inventário de treinamento e habilidades • Programação e lotação de trabalho • Administração de salários e benefícios
SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO (SADs)
Trata-se de um conjunto de pessoas, procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos utilizados para dar suporte à tomada de decisões específicas de um problema. Seu foco está na eficácia da tomada de decisões em face de problemas comerciais não-estruturados ou semi-estruturados. Eles oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e serviços.
Características de um SAD
• Manipula grandes volumes de dados
• Obtém e processa dados de fontes diferentes
• Proporciona flexibilidade de relatórios e de apresentação • Possui orientação textual e gráfica
• Executa análises e comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de software avançados
• Dá suporte às abordagens de otimização ou satisfação • Executa análises de simulações e por metas
Recursos de um SAD
• Suporte nas fases de solução de problemas • Suporte nas diferentes frequências de decisão • Suporte para diferentes estruturas de problemas • Problemas semi-estruturados ou não-estruturados • Suporte para diversos níveis na tomada de decisão
*** Sistema de suporte à decisão em grupo (Groupware)
Procuram utilizar as vantagens dos sistemas de apoio individual, embora admitem novas e adicionais abordagens em um ambiente de tomada de decisões em grupo. Permitem e possibilidade de intercâmbio de informações e conhecimento entre pessoas sem a necessidade da presença física.
SISTEMA DE APOIO EXECUTIVO (SAE)
Trata-se de um sistema de apoio à decisão especializado que inclui hardware, software, dados, procedimentos e pessoas utilizadas para auxiliar os executivos da organização. Destina-se a ajudar o presidente e outros executivos da empresa. Pode também auxiliar o conselho diretor.
O Sistema de apoio executivo é bastante parecido com o Sistema de apoio à decisão, no entanto, são diferentes em alguns importantes aspectos:
- o SAD fornece diversas ferramentas de modelagem e análise para proporcionar a análise de problemas de forma integral, possibilitando ao usuário, resposta a perguntas.
- o SAE apresenta informações estruturadas sobre aspectos da organização considerados importantes pelos executivos, ou seja, permite aos executivos fazerem as perguntas certas.
- o SAE permite ao executivo uma visão detalhada da empresa a fim de checar como certos dados foram produzidos.
- o SAE é desenvolvido sob medida para o executivo. - o SAD não é destinado a um usuário em particular.
Resumindo ... o SAE fornece as informações certas, para a pessoa certa, no momento certo e no formato certo.
Características de um SAE
• Facilidade de uso
• Vasta gama de recursos computacionais
• Manipulação de variedade de dados internos e externos, quantitativos e qualitativos • Executa sofisticadas análises de dados
• Oferece alto grau de especialização • Fornece flexibilidade
• Oferece recursos abrangentes de comunicações • Dá suporte a todos os aspectos da tomada de decisões
Recursos de um SAE
• Suporte à definição de uma visão geral • Suporte ao planejamento estratégico
• Suporte à organização estratégica e de pessoal • Suporte ao controle estratégico
