Apostila_Recepcionista_Eventos

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Gerência de Desenvolvimento 2

Roland Anton Zotelle

Elaboração do Material Didático

Elizabeth Silva

Editoração e Revisão

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umáRio

1. VAI COMEÇAR A FESTA: TIPOS DE EVENTOS E A ATIVIDADE DO RECEPCIONISTA / 5 2. CONTATO PESSOAL: NORMAS DE POSTURA E ETIQUETA / 28

3. COMUNICAÇÃO E CULTURA: NOÇÕES QUE FAZEM A DIFERENÇA / 39

4. ALIMENTOS & BEBIDAS: COMO OFERECER AS OPÇÕES MAIS ADEQUADAS / 55 5. CERIMONIAL E PROTOCOLO: O QUE FAZER EM ATOS SOLENES / 63

6. A PRODUÇÃO: ROTEIRO, RECEBIMENTO DE MATERIAIS E APOIO TÉCNICO / 67 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS / 72

ANEXO 1 – CALENDÁRIO DE DATAS COMEMORATIVAS — 2009 / 73 ANEXO 2 – CADASTRO RECEPCIONISTAS PARA EVENTOS / 83

ANEXO 3 – CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS POR AUTÔNOMO / 84 ANEXO 4 – QUESTÃO / 86

CAPÍTULO 1

VAI COMEÇAR A FESTA:

TIPOS DE EVENTOS

E A ATIVIDADE DO

RECEPCIONISTA

A palavra evento significa acontecimento. Um evento pode ser uma feira, um festival, uma festa, um baile, um desfile de moda, uma exposição, uma vernissage etc.

Viagem no tempo

O hábito de as pessoas se reunirem em um evento vem desde os tempos mais remotos. E desde esses tempos remotos os eventos eram dos tipos mais variados. Observe:

No Antigo Egito, por exemplo, eram feitas cerimônias oficiais e religiosas para o faraó e sua corte, além das honras póstumas.

Os chineses foram os grandes mestres no assunto. O cerimonial chinês foi básico na for-mação da ordem social da civilização mais perfeita do passado.

Na Grécia, berço das Olimpíadas, eram comuns os eventos esportivos.

No Império Romano também se realizavam competições envolvendo esportes.

Na Idade Média, há registros de cerimoniais cheios de ostentação, principalmente nas cortes feudais da Itália, da Áustria, da Espanha e da França. Na França, à época dos reis, a etiqueta foi muito apurada. Também foram realizados congressos, representações teatrais, conferências, principalmente após a queda do Império Romano, no século. V.

Na Revolução Industrial, iniciada no século XVII, intensificou-se a organização dos even-tos técnicos/científicos, como congressos.

Existem eventos esporádicos: isto é, eventos previstos e programados, mas realizados

esporadicamente. Um exemplo é a posse do papa.

Há os eventos fixos: aqueles realizados sempre no mesmo dia do ano. Exemplo:

E existem os eventos móveis, realizados segundo o calendário móvel ou segundo o interes-se da entidade organizadora. Exemplos: Páscoa, carnaval. (O Anexo I, ao final da apostila, traz um calendário de datas comemorativas.)

O porte, a natureza dos eventos e os tipos de eventos

Os eventos são classificados por porte:

• pequeno porte: até 200 participantes; • médio porte: entre 200 e 600 participantes; • grande porte: acima de 600 participantes; • megaevento: acima de 5.000 participantes.

Para refletir...

Você consegue imaginar um exemplo para cada porte de evento que foi citado?

E podem ter diferentes naturezas:

• evento esportivo: jogos, torneios;

• evento familiar: aniversários, batizados, bodas, casamentos, encontros de familiares

e outros;

• evento político: comícios, convenções;

• evento profissional: ciclos de estudos, congresso, reuniões, seminários e outros; • evento religioso: conclave, culto, missa;

• evento social: bailes, desfiles, concertos, jantares.

Cada um dos eventos citados possui características próprias: modos de acontecer, objeti-vos. Isso é o que forma o tipo de evento. Veja quais são:

Almoço: reunião-almoço, muito comum em clubes de serviços, Rotary, Lyons, entidades

e empresas em torno de um assunto de interesse de grupos específicos, onde geralmente um palestrante ilustre é convidado para palestrar ou trocar informações profissionais de negócios. Sua duração tem horário e tempo específicos entre as 12 horas e as 14 horas.

Assembleia: reunião da qual podem participar representantes de grupos e delegações

para debater algum tema, com identificação de lugar para cada participante representativo, cujos resultados são submetidos à votação e poderão ser transformados em recomenda-ções à sociedade ou à determinada classe social com registro em atas e anais.

Aula inaugural: é menos formal que a aula magna apenar de ter características

semelhan-tes. Um professor ou um mestre é convidado para proferir palestra em aula que marca o início de um curso ou de um semestre universitário.

Aula magna: evento muito formal que se caracteriza pela participação de pessoa muito

qualificada, mestre ou professor especialista em determinado tema, que é palestrante de aula especial em universidade ou instituição educacional importante. Geralmente a aula magna é dirigida ao meio estudantil superior, a acadêmicos ou a alunos de cursos especiais de mestrado, doutorado e outros.

Brainstorming: reunião de pessoas, técnicos ou profissionais de uma mesma área com a

finalidade de exporem diversas ideias que são, inicialmente, acatadas indiscriminadamente, formando uma “tempestade de ideias”, que seria a tradução literal da palavra brainstor-ming. Na segunda parte do evento, as ideias são triadas e viabilizadas para aplicação em um projeto ou evento futuro. É uma técnica muito operacional-empresarial no estímulo à participação coletiva.

Breakfast: café da manhã, muito utilizado para exposição de produtos ou serviços com

convidados escolhidos previamente; pode ser realizado em empresas ou fora destas em local determinado. Ocorre na parte da manhã, das 7 às 9 horas.

Brunch: é uma mescla entre café da manhã e almoço, e é uma alternativa para reunir

empresários em encontros de negócios ou pequenos eventos profissionais. Ocorre entre as 10h30 às 12h30. O nome brunch é uma mescla de breakfast (café da manhã) e lunch (almoço em inglês). O serviço de brunch é estilo self-service em buffet de iguarias leves.

Café matinal: ou café da manhã é um evento que está se popularizando no meio

empre-sarial. Consiste em convidar participantes de interesse da empresa ou instituição para um café da manhã baseado em iguarias afins, sendo que, durante o café, um ou mais pales-trantes, utilizando recursos audiovisuais, prestam informações, esclarecimentos ou lançam produtos e serviços.

Campeonato: evento periódico ligado especialmente a alguma forma desportiva.

Carac-terizado por um regulamento previamente submetido ou aceito pelos participantes: Cam-peonato Brasileiro de Futebol, CamCam-peonato Anual de Pesca do Dourado, etc.

Casamento: é um evento importante e um costume social que, em muitos casos, requer

muito trabalho e conhecimento para a preparação e a execução da festa.

Chá da tarde: reunião, geralmente de senhoras, para degustação de chás diversos,

igua-rias leves compostas de petit-four, sanduíches frios, tortas, bolos, torradas, sucos, chocola-te e leichocola-te. O costume de chás beneficenchocola-tes é muito praticado por instituições e ONGs sem fins lucrativos.

Ciclo de palestras: série de palestras sobre determinando assunto que têm na figura do

palestrante um especialista no tema tratado e se destina a um público determinado.

Coffee break: é o serviço de café, chá, sucos, água mineral e iguarias leves, sem frituras

ou caldos. É oferecido no intervalo de eventos com uma duração superior a três ou mais horas. É o lanche servido aos participantes do evento no horário de intervalo. O tempo de duração de um coffee break nunca será superior a 30 minutos, sendo que o usual é de apenas 15 minutos.

Comícios: Concentração de público em local e horário, anunciados previamente, que tem

por finalidade o discurso de candidatos a cargos eletivos quando expõem suas plataformas e programas para informar o público e angariar votos.

Concentração: reuniões de determinado segmento da sociedade, geralmente grupos de

profissionais, programadas periodicamente ou não, caracteristicamente baseadas na quase informalidade. Têm como finalidade o debate de um ou, no máximo de dois temas.

Conclave: reunião de caráter religioso com o objetivo de debater assuntos ligados à

reli-gião.

Concurso: reunião de pessoas com o objetivo de disputar uma competição, regida por um

regulamento específico.

Conferência: reunião de um grupo de pessoas, coordenadas por um diretor ou

presiden-te de mesa que fará a abertura dos trabalhos e a apresentação ao público do presiden-tema a ser debatido, bem como do conferencista, que deve dominar amplamente o tema proposto. Geralmente, tem tempo determinado para sua exposição e, no final, coloca-se à disposição para perguntas, podendo ter a intermediação de moderador ou mediador que poderá au-xiliar o diretor de mesa na condução das perguntas. Elas podem ser por escrito evitando-se assim o debate amplo que não é o objetivo desse tipo de evento.

Congresso: reunião de um número considerável de participantes, promovida por

enti-dades associativas, para deliberarem sobre assuntos de interesse profissional. Num con-gresso pode-se fazer uso de mesas redondas, sessões plenárias, reuniões de comissões, etc., com o objetivo de apresentar ou discutir assuntos relativos aos propósitos do evento que poderão ser votados pela plenária ou não. Além disso, faz parte de um congresso a programação social, como almoços e jantares, coquetéis e homenagens. Os congressos podem ser divididos em dois ou mais tipos, porém os que melhor os caracterizam são: técnicos, mais afeitos às entidades sociais e às ciências exatas, desenvolvidos basicamente em comissões; científicos, baseados e ligados às ciências naturais com temas que permitem

a participação de todos os congressistas reunidos ou apenas de um número reduzido, pré-inscrito, que fazem a apresentação de trabalhos, teses e publicações afins.

Convenção: reunião política ou empresarial com o objetivo de escolher candidatos ou

tomar decisões classistas e outras. Pode ser entendida também como uma reunião de grande importância, promovida por entidades empresariais, como: convenção de vendas, reordenação profissional e outros. As convenções podem caracterizar-se como: internas, quando um grupo de convencionais de uma mesma empresa ou entidade reúne-se para participar de evento próprio; externas, quando o tema e a reunião são de interesse mais amplo, incluindo público e segmentos de interesse da empresa ou entidade, não restritos apenas ao público interno.

Coquetel: reunião de pessoas com a finalidade de comer e beber algo específico,

normal-mente de pé, onde as iguarias são trazidas até os participantes pelos garçons. O tempo de duração não deverá superar três horas. Alguns coquetéis englobam alimentação mais consistente, servida em pratos com talheres, o serviço também será em pé.

Curso: evento que se caracteriza pela reunião de pessoas em torno de um ou mais

profes-sores ou instrutores com a finalidade educacional ou informativa. Poderá ter como objetivo a formação, qualificação ou reciclagem profissional ou técnica.

Debate: evento realizado com a finalidade de duas ou mais pessoas discutirem e

debate-rem diferentes pontos de vista sobre um determinado assunto. Os convidados para deba-terem também são chamados de debatedores e, propositadamente, convidados por deba-terem posições e opiniões divergentes em relação ao tema central. São coordenados por um moderador ou coordenador de debate.

Desfile: reunião de pessoas em torno de uma passarela ou ambiente especial para

mane-quins desfilarem, apresentando roupas, joias, calçados, bolsas e adereços de moda e outros produtos, geralmente apresentado por um mestre de cerimônia que domine e conheça os produtos para informar, via microfone, aos participantes.

Encontro: reunião não oficial de profissionais de determinada área visando debater temas

de interesse do grupo para posterior apresentação em outro evento mais importante ou oficial da classe. Pode ser caracterizado como o início do debate de ideias para posterior aprimoramento.

Entrevista coletiva: reunião entre uma personalidade, um representante de entidade,

empresário ou político que se coloca à disposição da imprensa para esclarecimentos e questionamentos sobre determinado assunto ou tema.

Esportivo: reunião de pessoas para um acontecimento esportivo com a participação de

atletas em competição: olimpíada, jogos diversos, uma partida de futebol, torneios despor-tivos e outros.

Estudos de casos: evento dirigido a estudiosos, experientes de áreas bem-definidas: área

médica, científica, econômica ou de comunicação, além de outras. As ideias e informações sobre determinado tema polêmico são anunciadas, e um grupo é formado para dar ao caso

Exposições: reunião de pessoas para exporem produtos, ideias ou marcas sem

necessida-de da venda no local, apenas a divulgação para futuros negócios.

Feiras: reunião de pessoas para exporem e/ou venderem produtos ou demonstrar

servi-ços. Poder-se-ão utilizar exposições de empresas ou grupos em estandes para venda direta e/ou divulgação de produtos. As feiras são comuns e podem atuar concomitantemente a congressos e concentração de grande público. As feiras poderão ser: amplas – quando con-centram diversos e diferentes tipos de produto em um mesmo evento; restritas – quando concentram linha de produtos similares ou afins.

Festas populares: também chamadas de festas temáticas pelo fato de serem destinadas

ao grande público. Exemplos dessas festas podem ser citados: carnaval, bumba-meu-boi no Maranhão, festas juninas, festa da uva em Caxias do Sul/Rio Grande do Sul e outras ma-nifestações populares em diversos estados brasileiros.

Festival: evento tipo festa como o nome indica. Destina-se a apresentar a um público

inte-ressado determinado tema de forma festiva e alegre. Festival de danças típicas espanholas; festival gastronômico; festival de jazz; festival de cinema; festival de teatro e muitos outros.

Fórum: reunião conduzida por um coordenador na qual os participantes expõem

livre-mente seus pontos de vista sobre um determinado tema com o objetivo de chegarem a um consenso ou à formação de uma opinião mais ampla para que o resultado final possa transformar-se em um objetivo único de todo o grupo.

Funerais: evento com cerimônia ou não, dependendo da importância social do falecido.

As cerimônias fúnebres nesses eventos são as honrarias prestadas durante o velório e o ato de sepultamento da personalidade. Elas serão de maior ou menor vulto em função da importância do morto e da consideração pela sociedade e pelo meio em que viveu.

Gincana: competição com obrigatoriedade do cumprimento de tarefas previamente

de-terminadas por uma comissão, cujas atividades são dadas a conhecer aos participantes, formados em equipes ou individualmente, na hora da execução da tarefa, normalmente em forma de charada a ser descoberta pela equipe para poder desenvolver com sucesso a missão.

Happy hour: encontro de pessoas em local definido, à beira de uma piscina, em bar de

hotel, em clubes ou em ambientes ao ar livre, com a finalidade de confraternizar com pe-queno serviço de comidas, bebidas e música. Geralmente ocorre entre as 17 e as 20 horas.

Inauguração: ato solene que marca o início de atividades de um determinado

empreen-dimento: edifício, aeroporto, hotel, igreja, etc. Caracteriza-se por uma cerimônia prede-terminada e programada onde pode ser inserido o corte ou o desenlace de fita inaugural, descerramento de placas comemorativas e símbolos, discursos, hasteamento de bandeiras, apresentações de orquestras sinfônicas, etc.

Jornada: evento similar ao congresso, mas que tem curta duração. São eventos específicos

de grupos profissionais e podem ser realizados periodicamente para debater temas que não são tratados em congressos.

Leilão: reunião de pessoas com o objetivo de adquirir algo por meio de lances a partir de

um valor mínimo estipulado; pode ser público ou fechado, sob o comando de um leiloeiro.

Mesa-redonda: apresentação de pontos de vista (com tempo limitado) sobre um

deter-minado tema por parte de um grupo de especialistas, com debate entre si sob a coorde-nação de um moderador. Os assistentes, quando houver, poderão ou não participar com perguntas, verbalmente ou por escrito.

Mostra: reunião para apresentação de uma linha específica de produtos: Mostra de

Ar-tefatos de Borracha, Primeira Mostra de Arte Contemporânea de Campinas, etc. Poderá caracterizar-se pela mobilidade e deslocamento do evento como um todo; e tem estrutura menor que a exposição.

Olimpíada: evento caracterizado pela competição de múltiplas modalidades esportivas, com

regulamento e definição de periodicidade para a realização, com local, datas e horários prede-terminados e amplamente anunciados: Olimpíada de Inverno, Olimpíada Sul-americana, etc.

Painel: reunião em que especialistas apresentam seus pontos de vista sobre um tema a um

grupo de espectadores que não participam com perguntas. O especialista mais qualificado terá prioridade de tempo e a condução do tema.

Palestra: apresentação de um tema específico por um palestrante que o domine para um

grupo de pessoas que, sob a coordenação de um moderador, pode fazer perguntas ao palestrante.

Passeata: concentração popular que pode ter ou não dia e hora marcados, traduzida em

um passeio para protestar por algum direito ou reivindicação de direitos. Evidencia-se por manifestações com a utilização de adereços, bandeiras, faixas e cartazes, slogans e verba-lizações. É permitida em países democráticos onde as passeatas podem caracterizar-se

por atos pacíficos. Muitas delas, entretanto, com alguma forma de violência motivada pela repressão de governantes ou de grupos contrários.

Pedra fundamental: evento público, oficial e solene onde se efetiva o lançamento de um

grande empreendimento: edifício, ponte, aeroporto e outros de interesse de uma cidade, estado ou país com a presença de autoridades, onde é utilizada uma urna de material es-pecial que pode ser hermeticamente fechada e que deverá conter objetos, documentos, dinheiro do dia do evento, jornais e material escrito que testemunhem o evento. Esse procedimento documenta uma época e poderá ser história para a posteridade. Esses do-cumentos poderão ser encontrados anos, talvez séculos futuros, quando esse empreendi-mento for desativado ou destruído; as futuras civilizações terão conheciempreendi-mento do momen-to, da época de início daquela construção, dos costumes da época.

Plenária: semelhante à assembleia, porém com um público menor e apenas um tema a

ser tratado.

Reunião administrativa: pode ocorrer em empresas, entidades, órgãos públicos, clubes

esportivos e outros. São reuniões destinadas a comunicar e/ou debater temas de interesse localizado e devem ter algumas características próprias dependendo do tema, do grupo e do interesse. Basicamente, uma reunião administrativa deve ser programada com indicação de data, hora, local, tema a ser tratado, participantes, hora para iniciar e hora para termi-nar, além do layout do local, com equipamentos necessários ao que propõe a reunião: qua-dro, vídeo, TV, projetor, computador, microfone, cadeiras, mesas, serviço de água, café,

coffee break e outros.

Reunião-almoço: o mesmo que almoço, reunião com palestrante (ver almoço).

Roda de negócios: evento que pode ser caracterizado como um misto de simpósio,

mesa-redonda, painel e outros tipos de evento que visam caracterizar negociações, fir-mar parcerias políticas ou econômicas. A estrutura do evento é baseada na informalidade responsável, que tem a finalidade do conhecimento das partes envolvidas, exposição de ideias e potencialidades, além da efetivação de compromissos a partir de linhas de crédito, convênios e outros.

Salão: destinado a evidenciar uma marca, um produto ou uma ideia visando à solidificação

de imagem, massificando-a com o público sem a necessidade de venda imediata, sendo apenas incentivo para vendas futuras.

Sarau: reunião de pessoas caracterizada por um ambiente alegre, descontraído,

eviden-ciando as manifestações artísticas ou musicais. Pode ser dirigida para danças ou demonstra-ções folclóricas literárias. Ocorre invariavelmente nos finais de tarde e no início de noite.

Semana: encontro com tempo determinado de uma semana destinado a debates,

apre-sentação de trabalhos e atividades múltiplas sobre determinado tema ou temas durante a semana predeterminada.

Seminário: reunião de um grupo de pessoas com certo nível de capacitação e experiência

atinentes à sua profissão ou debater um tema. Nos seminários há a necessidade de eles serem divididos em três etapas distintas: exposição: informação ao público sobre o que será debatido; discussão: o tema é dissecado por meio de discussões, debates e trabalhos diversos; conclusão: os resultados das discussões são aprovados e, em alguns casos, sub-metidos à apreciação da plenária com as recomendações finais do seminário.

Simpósio: reunião de cientistas com técnicos para expor um determinado assunto de

interesse de perguntas e debates, com a participação do público, por meio de perguntas e debates, com a mediação de um moderador e/ou coordenador de trabalhos que, no final, apresenta a finalização dos trabalhos para aprovação, que é transformada em documento oficial do simpósio sobre o tema.

Show: evento basicamente destinado a apresentações artísticas e musicais, com

caracte-rísticas próprias quanto ao cenário e tecnologia. A participação é ampla podendo atingir toda a plateia.

Show casing: é uma exposição interativa onde o participante ou o visitante interessado

em determinado produto não tem contato físico com o material exposto nem com os ex-positores, que podem ser contatados por telefone exclusivo, oferecido em cabine especial e ligado com uma central de informações tipo Vip service, para dirimir dúvidas e obter informações. Também podem ser assim intitulados, eventos de pequeno porte para apre-sentação de produtos, como a reunião de poucas pessoas.

Teleconferência: tipo moderno de evento que emprega alta tecnologia, tanto em

comu-nicação como em aparelhagem. São muito variadas as teleconferências empregadas pelas empresas, por questões de custos. Para esse tipo de evento é necessário locação de linha especial via satélite. A tradução simultânea contemplando diversos idiomas é fundamental para esse tipo de evento.

Torneio: evento semelhante a um campeonato, mais ligado a eventos esportivos; deve ter

um regulamento previamente anunciado com regras aos participantes que são limitados a uma inscrição antecipada.

Vernissage: define-se como lançamento inédito. Trata-se de um evento destinado a

apre-sentar pela primeira vez ao público determinado trabalho, livro, obras de arte, etc. Pode ser antecedido por um pequeno coquetel ou vinho de honra. Deve prever discurso de apresentação, inauguração com cerimônia predeterminada e anunciada no convite.

Visitas comerciais: também conhecidas como visitas empresariais. Trata-se de uma

ativi-dade que objetiva a apresentação e a divulgação de um tipo de negócio, empresa ou enti-dade que tem como característica básica a marcação prévia da visita com definição de local, dia e horário, identificação do visitante em cronograma efetivado por telefone, utilizando a técnica de telemarketing.

Workshop: exposição de curta duração com a finalidade de aprendizagem, onde estão

expostas ideias e experiências, destinada a participantes previamente escolhidos. Poderá ser composta de exposição de produtos e demonstração de serviços específicos. Envolve exposição e experiências diversificadas.

A hospitalidade

Está aí um conceito que vale a pena conhecer melhor, porque está diretamente ligado à área de eventos.

A origem da palavra hospital deriva-se do termo hospitalidade, que significa acolhimento, presente ao longo da história da humanidade nas organizações sociais das mais diversas. A hospitalidade é um conceito que, dentro da teoria da administração de serviços, faz parte de um grupo de atividades chamadas de suplementares, que agrega valor ao tratamento dispensado aos clientes, que devem ser recebidos como hóspedes, em qualquer empresa. A principal vantagem apontada reside em dar algo captado com antecipação, personalizado e esforçado. Isso ocorre após o entendimento das necessidades e desejos dos clientes nas interações com o fornecedor de serviços desde que não seja automático nem robotizado. Basicamente, hospitalidade é o ato de acolher, oferecendo acomodação, alimento e/ou bebida a um convidado ou visitante que não é um “habitual”.

Abrange atos espontâneos ou graciosos e também os que envolvem uma relação comercial com a contrapartida de pagamento.

Existem três modalidades: a primeira é a privada, que é o ato de receber em casa. É o mais típico da hospitalidade. A segunda é a hospitalidade social, que acontece nos cená-rios sociais, em suas expectativas de interação humana, podendo ser entendida tanto no cotidiano da vida urbana, que privilegia os residentes, quanto na dimensão turística e na dimensão política. A terceira é a comercial, ou seja, a hospitalidade enquanto atividade econômica e as modernas estruturas comerciais, criadas em função do surgimento do tu-rismo moderno e mais adequadas à designação habitual de hotelaria e eventos.

Onde os eventos acontecem

Sabendo o tamanho que o evento terá e o tipo dele, fica mais fácil conhecer os espaços em que os eventos costumam ser realizados. Afinal, cada lugar é mais adequado para cada tipo de evento. Veja alguns exemplos.

• Clubes; • Bufês;

• Pavilhões de feiras;

• Agências produtoras de eventos; • Teatros;

• Empresas; • Casas noturnas; • Restaurantes;

• Espaços alternativos; • Livrarias; • Galerias de arte; • Escolas; • Igrejas; • ONGs; Para refletir...

Com tantas opções de espaços de eventos, você consegue imaginar a im-portância econômica da sua profissão? Ou seja, tudo o que o mundo dos eventos movimenta?

O mercado profissional

O mercado de eventos está passando por algumas mudanças significativas.

Empresas internacionais estão investindo cada vez mais no Brasil, justamente porque o país tem um mercado muito grande para ser absorvido.

O mercado de eventos é muito dinâmico, porque propicia novos negócios, novos clientes, novas empresas, novos produtos.

A promoção de pequenos eventos está perdendo o ar amadorístico.

Os pequenos eventos, como reuniões empresariais e aniversários, também são responsá-veis por grande movimentação no mercado de prestadores de serviços. De forma geral, são ocasiões altamente lucrativas para aquelas empresas que têm estrutura para fazer um evento grande. E há também muitas empresas que se especializaram neste tipo de even-tos, aproveitando que o mercado despertou para eles. As empresas estão cada vez mais realizando festas para comemorar bons resultados e as pessoas físicas contratam empresas para ocasiões especiais, como casamentos e formaturas.

O segmento de feiras cresceu significativamente pela necessidade empresarial de otimizar as oportunidades de negócios.

A organização de um evento envolve até 126 categorias profissionais, entre recepcionistas, eletricistas, designers, promotores e muitos outros.

Estima-se que 5 mil empresas trabalhem na organização de eventos no país, sem contar as que prestam serviços para os organizadores.

Organizações contam com número reduzido de funcionários, mas altamente especializados. Nos dias atuais, todas as categorias profissionais realizam eventos de formação e/ou aper-feiçoamento.

O mercado de eventos no Brasil aumentou consideravelmente nos últimos anos. A profissionalização de colaboradores é uma crescente necessidade no mercado. Todo o mercado contrata profissionais de recepção.

Contribuições

Um evento possibilita um grande desdobramento de benefícios, diretos e indiretos, por exemplo:

• entrada de divisas para a cidade/estado/país; • geração imediata de emprego e renda;

• reputação favorável do local/sede, em virtude da imagem positiva que a realização do evento normalmente proporciona;

• mobilização do segmento turístico (hotéis, transporte...); • mobilização dos prestadores de serviços;

• redução dos problemas de sazonalidade, pois a dinâmica do mercado de eventos con-centra-se na baixa estação.

Noções de planejamento e organização do evento

Planejamento: estabelecimento de um esquema orientador (tarefas futuras),

levanta-mento de necessidades.

Organização: é o agrupamento lógico das tarefas.

Direção: tomada de decisão entre diversas alternativas; delegação de tarefas;

coordena-ção das atividades individuais.

Controle: supervisão, verificação da execução do plano, correção dos desvios em busca

dos objetivos do seu evento.

Ferramentas do planejamento

Briefing: resumo qualificado com todas as informações do evento. Quanto mais completo,

melhor para garantir o sucesso do evento.

Checklist: lista de todas as providências a serem tomadas para a realização do evento. Cronograma: ferramenta que controla todas as providências de acordo com o tempo que

Legislação

Há várias leis que acabam norteando a atuação dos profissionais da área de eventos. Não vamos transcrever aqui o texto de cada lei; o que você verá é uma explicação daquilo que elas tratam. Conhecendo isso, você pode buscar mais informações de cada uma delas de acordo com a sua necessidade.

1. 13 de dezembro de 1977 – Lei 6.505

Dispõe sobre as atividades e os serviços turísticos; estabelece condições para o seu funcionamento e a sua fiscalização; altera a redação do Artigo 18 do Decreto no _1.439

de 30 de dezembro de 1975; e dá outras providências.

2. 25 de maio de 1984 – Decreto no _89.707

Dispõe sobre as empresas prestadoras de serviços remunerados para a organização de congressos, convenções, seminários e eventos congêneres; reconhece de interesse turístico a prestação de serviços nessa área; e dá outras providências.

O capítulo do decreto fixa, em seu Artigo 4o_{, que a empresa que tenha por objeto}

social, ou nele inclua a prestação dos serviços a que se refere o Artigo 2o_{, deverá}

registrar-se na Embratur, comprovando a satisfação de alguns requisitos.

3. 23 de novembro de 1984 – resolução Normativa CNTur no _14/84

Dispõe sobre as condições operacionais a que estarão sujeitas as empresas prestadoras de serviços remunerados para a organização de congressos, convenções, seminários e eventos congêneres.

O artigo 10o _{determina que somente poderão prestar serviços remunerados para a}

organização de eventos, na forma prevista nos artigos 5o _{e 6}o _{da Resolução, as}

empre-sas e filiais que, além de habilitadas perante os órgãos governamentais competentes, estejam registradas na Embratur na forma do Decreto no _89.707...

4. 28 de março de 1991 – Lei 8.181

Dá nova denominação à Empresa Brasileira de Turismo (Embratur) e outras providências.

5. 6 de agosto de 1997 – Parecer Embratur PG no _23/97

Trata da liberdade do exercício das atividades e dos serviços turísticos (Decreto no

2.294/86 e Artigo 170 da Constituição Federal/88).

6. 6 de agosto de 1998 – Deliberação Normativa Embratur no ₃₉₂

Torna obrigatória a formalização de contratos escritos entre os prestadores de servi-ços turísticos entre si e seus fornecedores, bem como obriga todos os prestadores de serviços turísticos a se registrarem na Embratur.

7. 14 de outubro de 1998 – Deliberação Normativa Embratur no ₃₉₈

Atribui a operacionalização do registro das empresas prestadoras de serviços remune-rados para a organização de congressos, convenções, seminários e eventos congêne-res à ABEOC (Associação Brasileira de Empcongêne-resas de Eventos).

8. 30 de dezembro de 1998 – Deliberação Normativa Embratur no ₄₀₄

Prorroga o prazo para as empresas registrarem até o dia 31 de março de 1999.

9. Secretaria da habitação – CONTRU

Alvará de autorização para eventos temporários.

10. Diretriz no _{PM3-004/02/96}

Trata do fornecimento de policiamento ostensivo.

11. Estatuto da Criança e do Adolescente

12. Instrução Técnica no _{CB 014/33/00 – CORPO DE BOMBEIROS}

Dimensionamento de lotação e saídas de emergência em recintos de eventos despor-tivos e de espetáculos artísticos e culturais.

13. Resolução SSp-121, de 09/06/95

Dispõe sobre a fiscalização, fabricação, comércio e uso de fogos de artifícios e de es-tampido no estado de São Paulo.

14. Código Civil

Dispõe sobre as responsabilidades civis do profissional de eventos.

15. Estatuto do Idoso – Lei 10.741 de 1 de outubro de 2003

16. Pessoas com deficiência – Lei 7.853 de 24 de outubro de 1989

O trabalho do recepcionista de eventos

O profissional de recepção normalmente é contratado na fase de “transevento” – ou seja, no “meio”, no “durante” do longo processo que envolve a realização de um evento (aqui estamos falando do trabalho dos profissionais ligados à organização do evento).

O profissional de recepção recebe todas as orientações, treinamento e assina o contrato. Pode ser contratado para acompanhar a montagem do evento, para se posicionar na recepção. Pode ser contratado para o dia do evento, especificamente para recepcionar os convidados. E também pode ser contratado para auxiliar em diferentes atividades, como, por exemplo: • Acompanhar palestrantes e personalidades que se apresentarão no evento;

• Dar apoio no palco;

• Dar apoio junto à plateia de convidados;

• Auxiliar na acomodação de todos os convidados;

• Distribuir materiais do evento, em mão ou em locais destinados; • Credenciar convidados;

• Conferir lista de convidados; • Conferir convites;

• Realizar inscrições;

• Entregar certificados e outros itens do evento; • Entregar equipamento de tradução;

• Colocar pulseirinhas de identificação nos convidados; • Orientar participantes e convidados;

• Dar suporte em camarins;

• Dar suporte para noivos, no caso de eventos de casamento; • Guardar presentes;

• Controlar entrega de presentes com etiqueta, em festas infantis; • Distribuir programas de cerimônia;

• Dar suporte para fotógrafos;

• Distribuir materiais promocionais em estandes de feira; • Realizar atendimento telefônico relativo ao evento;

• Em alguns casos, ajudar nos serviços de cafezinhos, lanches e outros; • Organizar todos os materiais no término do evento;

• Prestar contas de tudo que sobrou para efetivar a devolução; • Acompanhar o desembaraço do espaço do evento.

O trabalho de recepção de eventos tem uma metodologia própria, com padronização re-lativamente comum para todos os eventos.

As variáveis ficam por conta do perfil do público e da dinâmica de cada evento. Alguns eventos requerem uma conduta mais formal.

Outros requerem uma conduta mais informal e descontraída.

O denominador comum entre todos os tipos de evento é a solicitude.

Todos os procedimentos idealizados são transmitidos pelos organizadores de cada evento.

Afinal, o que é “papel profissional”?

O papel profissional, diferentemente de um cargo, é o conjunto dinâmico de nossas características, talentos, crenças e habilidades para desempenhar este ou aquele tra-balho. Ele é a marca, o nosso diferencial, já que não há no mundo um papel

profissio-nal igual ao outro. Ele define o nosso estilo, a maneira que cada um tem de realizar alguma coisa. Em sua atividade, o profissional de recepção de eventos tem atribuições (ou seja, tarefas) especiais. Veja:

• zelar pelo melhor atendimento aos participantes — do início ao término do evento; • zelar pela boa imagem, não só do evento, mas com a sua própria, por meio de

uma boa apresentação pessoal, postura e desempenho social e profissional; • zelar pelo cumprimento das normas e rotinas predeterminadas para o evento,

cumprindo-as e orientando os participantes para que as cumpram.

Apresentação ao mercado de trabalho

Para se apresentar ao mercado de trabalho, o profissional, após preparar-se tecnicamente, pode recorrer às agências que intermedeiam a contratação junto a clientes realizadores de eventos.

Normalmente os profissionais se apresentam munidos de curriculum e book de fotografias. Algumas agências solicitam que se preencha uma ficha. (O Anexo II, no fim da apostila, traz um modelo dessa ficha cadastral.)

Alguns clientes pedem cartas de referências.

Em muitos casos, é preciso participar de um processo seletivo, no qual vários profissionais são convidados e apenas alguns são eleitos para prestar o serviço.

Para uma melhor e mais eficiente apresentação ao mercado, é conveniente acompanhar o calendário oficial de eventos e até o calendário comercial.

Desta forma é possível se apresentar antecipadamente.

Também é válido cadastrar-se em locais que realizam eventos periodicamente, como, por exemplo: bufês, casas noturnas, clubes, espaços alternativos e outros.

Legalização profissional

Como o trabalho de recepção de eventos é, geralmente, esporádico e por curto espaço de tempo, não é possível seguir as normativas previstas na CLT.

Caso sejam contratados por período efetivo, há a necessidade de registro em carteira de trabalho.

Contrato de trabalho

O contrato de trabalho é a formalização das bases contratadas e vale firmá-lo rigorosamen-te conrigorosamen-tendo tudo o que for combinado.

Todo contrato tem uma estrutura básica. Roteiro para elaboração de contrato: • identificação das partes;

• objeto do contrato; • obrigações das partes; • remuneração da contratada;

• prazo de entrega do produto e/ou serviço; • multa contratual;

• vigência e rescisão; • disposições gerais; • foro de competência; • data e local;

• assinatura da contratada e contratante e de duas testemunhas. (O Anexo III, ao final desta apostila, apresenta um modelo de contrato.)

Ética

Essa é uma palavra de origem grega que vem de ethos e significa comportamento. Ela é uma característica inerente a toda ação humana e, por isso, importante na vida social, pois todo ser humano possui uma “consciência” para julgar seus próprios atos. É esse senso que faz a pessoa dizer para si mesma se está fazendo as coisas do modo certo ou errado.

A ética existe como uma referência para os seres humanos em sociedade e deve ter princípios direcionados à ação, procurando tornar a sociedade cada vez mais huma-nitária.

A ética está relacionada ao desejo de realizar a vida mantendo, com outras pessoas, relações justas e aceitáveis.

Na vida profissional, uma postura ética se mostra por meio de atitudes como:

• interessar-se pelo bem público, com a finalidade de contribuir com seus conheci-mentos, capacidade e experiência para melhor;

• considerar a profissão com título de honra; e não praticar nem permitir a prática de atos que comprometam a sua dignidade;

• não cometer injustiças contra colegas nem contribuir para que as cometam; • não praticar qualquer ato que, direta ou indiretamente, possa prejudicar legítimos

• não solicitar nem submeter propostas contendo condições que constituam com-petição de preços por serviços profissionais;

• atuar dentro da melhor técnica e do mais elevado espírito público, devendo, quando consultado, limitar seus pareceres às matérias específicas que tenham sido objeto da consulta;

• exercer o trabalho profissional com lealdade, dedicação e honestidade para com seus clientes, empregadores ou chefes, com espírito de justiça e equidade para com os contratantes;

• ter sempre em vista o bem-estar e o progresso funcional dos empregados ou colaboradores; tratá-los com justiça e humanidade;

• colocar-se a par da legislação que rege o exercício profissional da área, visando cumpri-la corretamente, colaborando para sua atualização e aperfeiçoamento.

O perfil profissional

Um bom profissional de recepção de eventos possui habilidades que fazem a diferença em seu dia a dia. Por exemplo:

• sabe apresentar-se adequadamente; • sabe trajar-se adequadamente; • comunica-se com desenvoltura; • relaciona-se bem com o público; • tem domínio sobre suas atribuições;

• segue criteriosamente os procedimentos e diretrizes estabelecidos.

Mas, para desenvolver essas habilidades, o profissional de recepção de eventos tem de preencher alguns “requisitos”. Veja.

Simpatia: a necessidade de ser simpático e atender a todas as pessoas com delicadeza é

um dos principais pontos positivos em um profissional que interage com o público.

Comunicação e expressão: a comunicação e expressão geral de um profissional de

re-cepção são características básicas para atuação na área.

Cordialidade: ser cordial e demonstrar educação e boas maneiras ao tratar as pessoas. É

a melhor maneira de lidar com todas as situações.

Desinibição: ser desinibido sem exagerar nos gestos é um dos atributos indispensáveis a

um profissional de eventos.

Educação: a maneira educada de um profissional de recepção de eventos portar-se

Boa apresentação pessoal: é fundamental para conquistar credibilidade (roupas

adequa-das, maquiagem discreta, cabelos e unhas bem-cuidados e sapatos adequados).

Sensibilidade: é importante desenvolver sensibilidade para lidar com o público.

Percepção: ser perspicaz é sempre necessário na interação com o público heterogêneo e

que não se conhece.

Boa vontade: demonstrar e praticar todos os atos com boa vontade e presteza.

Conhecimentos gerais: uma pessoa culta e inteligente sempre terá maiores chances de

sucesso.

Criatividade: contribui para resolver diversas situações.

Competência profissional: preparar-se para os desafios propostos.

Para refletir...

Em seu dia a dia profissional, você já deparou com situações em que o re-cepcionista demonstrou não possuir essas características que acabaram de ser citadas? Qual foi a consequência?

Lidando com diferentes pessoas

Embora a comunicação esteja intrinsecamente ligada à nossa vida, nem sempre é fácil nos relacionarmos com as outras pessoas, pois, apesar de sermos semelhantes, cada um de nós guarda em si uma série de características específicas, tornando-nos seres únicos.

Considere que cada um tem um jeito próprio de ser, de pensar, de agir, de perceber e processar mentalmente a realidade que nos cerca. Se quisermos ampliar o nosso poder de interagir com as outras pessoas, é preciso desenvolver habilidades específicas.

Destaca-se entre estas competências, a arte da empatia, que é, em síntese, a capacidade de nos colocarmos no lugar da outra pessoa e, assim, sentir ou pensar o que ela poderia estar sentindo ou pensando. Ao fazer isso, ou seja, percebendo o outro a partir da sua própria realidade, aumentamos significativamente as nossas chances de criar situações favoráveis para haver um bom entendimento.

Para que isto ocorra, é fundamental que nos flexibilizemos e ajustemos a nossa percepção da realidade considerando a maneira do outro percebê-la. Em outras palavras, aceitar o outro como o outro é, respeitá-lo em seus pontos de vista e compreender que ele tem todo direito do mundo de ser como é, sem que eu queira ou tente mudá-lo para que haja um entendimento.

Existem três princípios do bom atendimento que fazem toda a diferença em seu trabalho de recepcionista de eventos. Observe.

1. Entender seu verdadeiro papel – compreender as necessidades dos participantes

do evento e atender a elas. Fazer com que sejam bem recebidos, ajudando-os a se sentir em importantes. Proporcionar-lhes um ambiente agradável. Este profissional é voltado completamente para a interação com os convidados, estando sempre atento para perceber constantemente suas necessidades. Ou seja, demonstre interesse, ouça atentamente, procure solucionar um problema que for apresentado.

2. Entender o lado humano – conhecendo as necessidades dos convidados fica

relati-vamente mais fácil atender a elas. Este profissional deve ter uma formação voltada para as pessoas e gostar de lidar com o público. Ele fica realizado quando se dá conta de que atendeu bem uma pessoa e ela ficou satisfeita.

3. Manter-se em estado de espírito positivo – deve cultivar pensamentos e

sentimen-tos positivos. É fundamental que saiba ter discernimento, separando problemas que possam, eventualmente, comprometer o bom atendimento ao convidado. Mantenha o bom humor!

Siga esses princípios... e, caso seja necessário, não hesite em solicitar ajuda.

Atitudes que fazem a diferença...

• ... apresente-se sempre com fisionomia alegre, sem deixar de demonstrar confiança. • ... atenda amavelmente TODAS as pessoas, mostrando contentamento com suas

pre-senças.

• ... use tratamento adequado.

• ... observe as pessoas. Algumas podem estar nervosas, tímidas, inibidas ou impacien-tes e podem requerer um tratamento diferenciado.

• ... atenção ao ouvir as pessoas.

• ... fale clara, pausada e agradavelmente, pronunciando corretamente as palavras. Exercite-se quando necessário.

• ... não use gírias, maneirismos nem expressões inadequadas. • ... fale o necessário e somente o desejado pelos outros. • ... seja sempre objetiva.

• ... nunca interrompa quem está falando. • ... informe-se e mantenha-se informada.

E o que é proibido...

• ... gestos bruscos ou nervosos, roer unhas, coçar-se, bocejar, torcer as mãos,

apontar com o dedo, “pegar” nas pessoas, arrotar, tossir exageradamente, de-monstrar qualquer tipo de irritação.

• ... abrir portas ou gavetas, tocar em objetos, papéis etc. sem autorização prévia. • ... dar palpites e conselhos (a menos que solicitados). Assim mesmo, pense muito

antes de falar.

• ... interferir no andamento do evento. • ... fazer qualquer tipo de crítica ao trabalho.

• ... fumar, comer ou beber durante o trabalho. Se tiver que comer, nunca o faça na frente do público. Nunca ingerir bebida alcoólica.

Atendimento a estrangeiros

Convidados estrangeiros têm costumes diferentes. O profissional de recepção deve estar perfeitamente inteirado de todos os procedimentos antes de recepcioná-los.

É recomendável que se comunique na língua deles ou solicite o apoio de quem possa se comunicar adequadamente.

O atendimento deve ser o mais profissional possível, com conduta neutra e discreta. A melhor forma de impressioná-los é respeitando suas origens e costumes, facilitando sua acomodação.

Quando possível, vale promover uma integração com pessoas que já estão no evento.

Atendimento a políticos

Autoridades públicas requerem um atendimento diferenciado, por conta do decreto que dispõe sobre os procedimentos protocolares.

Normalmente, a assessoria de cada autoridade entre em contato com a organização do evento para deliberar sobre o protocolo que será realizado.

Eles gostam de ser reconhecidos e em algumas situações, quando não podem comparecer, enviam representantes.

Na recepção, deverá ser preenchida a nominata (cartão de identificação) para o devido encaminhamento ao chefe de cerimonial que procederá a todas as condições para a aco-modação das autoridades nas mesa de honra ou em local previamente estabelecido.

Driblando as adversidades

Adversidades são ocorrências que fogem do nosso controle.

A melhor forma de lidar com situações adversas é mantendo-se no papel profissional, res-peitando os procedimentos propostos e ajustando-se com flexibilidade à situação.

É preciso manter-se sereno diante de qualquer situação que surpreenda os profissionais. Algumas providências genéricas, podem ser tomadas:

• Isolar a situação ou pessoas envolvidas.

• Solicitar apoio de outras pessoas da equipe, especialmente de coordenadores ou res-ponsáveis pelo evento.

• Não se envolver emocionalmente com a questão.

• Manter o discernimento sobre todos os fatos envolvidos. • Manter a calma e tolerância.

• Ser ágil e eficaz.

• Não comentar ocorrências negativas que possam gerar fofocas ou depor contra o evento. • Mobilizar todos os esforços para solucionar o problema.

Profissionais que fazem parte do mundo dos eventos

Promotores e/ou organizadores

Promotores e ou organizadores de eventos contratam recepcionistas por meio de agências ou diretamente.

No processo de contratação apresentam um briefing do evento e tentam verificar se o perfil dos candidatos é compatível com o perfil do evento.

As condições são previamente combinadas e cabe ao profissional avaliar se a proposta atende a seus interesses.

Uma vez assumido o compromisso, deverá honrá-lo criteriosamente para garantir a res-peitabilidade almejada.

Sempre que prestar um serviço qualificado, certamente, somará pontos para outras possí-veis contratações.

Equipe de apoio

A equipe de apoio do evento é considerada como público interno e merece total conside-ração no atendimento.

Deve-se ter o cuidado para agir com profissionalismo, assegurando as formalidades perti-nentes.

Verificar previamente quais são os procedimentos a serem adotados e evitar condutas de favorecimento pessoal.

Palestrantes, conferencistas e artistas

Normalmente, os participantes de eventos que irão se apresentar de modo específico, como é o caso de palestrantes e artistas, combinam todas as condições, previamente, com os organizadores do evento.

Ao profissional de recepção compete inteirar-se de todos os procedimentos para garantir que todas as condições serão atendidas.

Deve preparar-se para se dirigir a estes profissionais de maneira adequada, contando com as orientações já recebidas.

Convidados e público visitante/participante

O público convidado tem a expectativa de ser muito bem-recebido no evento e conta com um atendimento privilegiado.

É importante que o profissional de recepção esteja ciente de todos os cuidados pertinen-tes, preparando-se para encantar este público.

De sua recepção, depende as boas impressões que os convidados terão sobre o evento.

Imprensa

Os profissionais de imprensa que fazem a cobertura jornalística do evento, normalmente, são credenciados e, na maioria das vezes, após se dirigirem a uma recepção específica para eles são atendidos pelo assessor do evento.

Geralmente é preciso fornecer um press kit (material do evento) com antecedência para que eles tenham todas as informações do evento.

Atendê-los bem é uma excelente estratégia para que o evento tenha repercussão positiva na mídia.

CAPÍTULO 2

CONTATO PESSOAL:

NORMAS DE POSTURA E

ETIQUETA

Etiqueta é o conjunto de regras para facilitar o convívio social.

De maneira geral, pode-se dizer que a preocupação em fixar regras de comportamento so-cial é um costume que vem desde a Antiguidade, e, ao longo dos tempos, sofreu inúmeras alterações mesmo nos meios mais sofisticados da sociedade.

No mundo dos negócios, a etiqueta social é parte integrante da ética profissional que indica relações e ações em todos os níveis de trabalho.

O sucesso profissional está ligado não somente à competência, mas também à conduta ética e com etiqueta.

Os fatores principais que norteiam as regras de etiqueta envolvem: pontualidade, postura, imagem pessoal, apresentação entre pessoas e comportamento à mesa.

Vamos falar de cada um deles. O último item – o de comportamento à mesa – você vai encontrar no capítulo 4 (na página 55 desta apostila), que trata de Alimentos & Bebidas. Afinal, o comer e o beber são tão importantes no mundo dos eventos que merecem um capítulo à parte.

Pontualidade

Fazer alguém esperar por você – não importa quanto – demonstra que você não se impor-ta em desperdiçar esse bem tão precioso no qual se transformou o tempo.

Quem se atrasa demonstra: • falta de educação; • pouco profissionalismo;

• falta de capacidade para se organizar no que se refere a algo tão básico quanto seu próprio tempo.

Postura

Postura quer dizer: posição do corpo ou de parte dele, modo de compor o corpo ou de compor seus movimentos.

É responsável pela composição de uma figura elegante, equilibrada e harmônica.

Pernas e pés (em pé)

• Pés em paralelo com calcanhares unidos, sem se tocarem. Joelhos esticados sem ten-cionar as pernas.

• Mesma posição para os pés e calcanhares, mas com um dos joelhos levemente flexionados sobre o outro. É uma posição mais relaxante para quem vai passar longos perío-dos em pé.

• Evitar encostar-se em móveis ou em paredes.

• Manter-se com as costas eretas, queixo erguido, com o corpo apoiado unicamente sobre os pés.

• O movimento dos braços e das mãos deve ser suave.

• O movimento da cabeça e a maneira de olhar devem estar em sintonia com o resto do corpo.

• Ombros no lugar, sem dar aparência de “caídos”. • Quando caminhar, olhar a linha do horizonte. • Contrair músculos abdominais.

Braços e mãos (em pé)

• Antebraços apoiados nos quadris e mãos juntas, não entrelaçadas. O entrelaçamento pode produzir suor em excesso nas mãos.

• Mãos unidas atrás, com os braços relaxados. É uma posição de descanso ou espera. Neste caso, podem-se cruzar os braços, mantendo o polegar por baixo do antebraço e os outros quatro dedos à mostra.

Tronco, pescoço e cabeça (em pé ou sentada)

• O tronco deve se manter na mesma linha dos quadris. • O tronco e as nádegas devem ficar levemente tencionados. • O equilíbrio deve ser mantido sob a planta dos pés.

• A cabeça deve ser mantida erguida, mas não em demasia — queixo muito alto pode demonstrar arrogância e muito baixo, submissão.

Sentar e levantar

• Ao sentar-se, execute apenas um movimento de flexão dos joelhos (sempre unidos). Só ajeite a saia depois de sentada, se necessário.

• Para se levantar, coloque as mãos sobre o assento ou braço da poltrona e faça um só movimento. Se estiver sentada numa cadeira, apoie as mãos sobre as coxas.

Postura sentada

• No meio da cadeira, coluna reta e sem tocar no encosto (posição cansativa). • No meio da cadeira, tocando no encosto, sem “largar” o corpo.

• Inclinada para a frente, mantendo a coluna reta com as mãos sobre os joelhos.

• Evitar cruzar as pernas ou manter-se encostada ou apoiada em um dos braços (cotovelos). • Não debruçar sobre móveis.

• Não apoiar os pés em móveis. • Não “dobrar” a coluna.

• Não “escorregar” no encosto da cadeira. • Apoiar as costas, mas deixar a coluna ereta.

Portas

• Não abra portas sem bater (de leve) e sem se fazer anunciar.

Objetos caídos

• Não se curve para a frente.

• Dobre os joelhos (unidos) e pegue o objeto de lado.

No carro

Olhar

• Olhar nos olhos de todas as pessoas, de forma profissional. • Transmitir simpatia.

• Nunca “medir” as pessoas com o olhar.

Sorriso

O sorriso tem a capacidade de mudar o estado de espírito das pessoas e as pesquisas revelam que as pessoas sorridentes são avaliadas mais favoravelmente do que as não sor-ridentes.

Aperto de mão

• Segurar a mão da outra pessoa com firmeza, mas sem apertar. • Olhar nos olhos.

• Não “sacudir” o braço.

• Não ficar muito tempo segurando a mão da outra pessoa. • Preservar uma distância de, aproximadamente, 50 cm.

EVITE

• joelhos separados; • braços e mãos tensas; • ombros curvados; • falta de equilíbrio; • cruzar os pés;

• colocar as mãos na cintura;

• apoiar-se em qualquer coisa. No andamento:

• andar com pernas abertas;

• passos muito largos ou muito curtos; • balançar os braços em demasia; • arrastar os pés ou fazer barulho.

Imagem pessoal

O ser humano expõe sinais de quem é e como está o tempo todo, mesmo que inconscien-temente.

Em reuniões, apresentações, ao receber clientes ou visitar fornecedores e, até mesmo, andando pelos corredores do ambiente de trabalho, as pessoas com as quais nos relaciona-mos criam imagens sobre nós. Isso quer dizer que sempre estarelaciona-mos em uma vitrine.

Para refletir...

Você já esteve em um evento no qual a recepcionista não lhe passou uma boa impressão/imagem?

A primeira impressão é a que fica. Quinze segundos são suficientes para que outra pessoa forme uma imagem a nosso respeito e, frequentemente, associe essa imagem ao nosso desempenho no trabalho.

Por isso, vale a pena reforçar a importância de exercitar o poder da imagem pessoal no dia a dia. Passar uma imagem firme e consistente requer uma harmonia entre a aparência (higiene pessoal, roupas e acessórios adequados à situação de trabalho) e a linguagem corporal (postura, gestos e movimentos seguros). Isso fará diferença na formação e projeção da sua vida profissional.

Mas cuidar melhor da aparência e adquirir uma postura mais adequada não quer dizer, em momento algum, que vão se deixar de lado a espontaneidade, a naturalidade e o estilo próprio que cada um tem.

No caso do profissional de recepção de eventos, a imagem está diretamente relacionada ao sucesso do evento.

É como se representasse o cartão de visitas do evento. Elementos que compõem uma boa imagem:

• postura pessoal adequada; • aparência impecável;

• abordagem educada e gentil; • gestos elegantes;

• receptividade.

Vestuário

O vestuário é uma espécie de “embalagem”.

Muito do que somos é identificado por meio das roupas que vestimos.

Antes de definir o vestuário, é preciso realizar uma autoanálise para criar um estilo próprio. Este estilo deve harmonizar com o tipo físico e o tipo de vida pessoal e profissional que cada pessoa tem.

Quem tem um estilo bem-definido, integra-se mais assertivamente a todos os ambientes. Alguns passos para vestir-se bem:

• Fazer autoanálise, identificando os pontos críticos a serem disfarçados e os pontos fortes a serem realçados.

• Orientar-se com informações de moda, observando vitrines, programas de TV, revistas e outras pessoas.

• Definir um guarda-roupa básico, contendo: tailleur, terninho preto, saia e calças pretas, saia e calças claras, camisa branca, blazer preto, sapatos pretos.

• Escolher bons acessórios e peças alternativas para fazer várias combinações. • Optar sempre pela qualidade, mais do que pela quantidade.

Trajes para eventos

A capacidade de interpretar corretamente os dizeres de um convite pode evitar constran-gimentos, além de lhe proporcionar uma dose extra de segurança.

Se for você quem vai elaborar o convite, lembre-se de que é de extremo mau gosto usar uma expressão francesa quando temos a correspondente na nossa língua. Assim, em vez do pernóstico “tenue de ville”, um simples “traje passeio” dá perfeitamente conta do recado.

Traje esporte – para os homens, significa sem gravata. É claro que vai depender do caso

a opção por usar jeans, tênis, ou caprichar um pouco simplesmente dispensando a gravata, mas mantendo o blazer e a camisa.

Para as mulheres, significa roupas de tecidos mais rústicos, sapatos baixos (ou não), saia e blu-sa, calças compridas são liberadas ou até mesmo um pretinho caprichado com uma bijuteria mais descolada. De qualquer forma, a mulher precisa usar o bom-senso: sem tênis nem jeans.

Traje passeio – é o tenue de ville. Para os homens, um blazer com calça social, camisas

em cores muito claras, gravatas mais divertidas, enfim, é a gravata em sua versão informal. Pode ainda ser o blazer com calça social sem gravata, depende da ocasião.

Para as mulheres, vestidos ou tailleur, sapatos de salto de médio para alto, bolsas médias (nada de sacolas ou mochilas) e um visual mais “cuidado”.

Em tempo: traje passeio é o que no Brasil, erradamente, algumas pessoas insistem em chamar de “esporte fino”. Isto não existe.

Passeio completo – para os homens significa terno. Escuro e mais formal, de preferência,

marinho bem escuro ou grafite (não preto), com camisa social branca ou azul muito claro e gravata de estampas mais discretas.

As mulheres ainda não devem optar por longos, apenas por tecidos mais nobres, como crepes, sedas, veludo e brocados, mas com discrição. Brilhos, bordados e transparências devem ser usados com parcimônia e dependendo da ocasião.

A rigor (ou black tie) – para os homens, não tem erro: é o smoking e, como diz o nome,

com gravata borboleta preta. Sem tentações de variar usando faixa e gravata em cetim violeta, azul ou prata.

O black tie para mulheres – ao contrário do que se pensa, não as obriga a sair em busca

de um vestido longo. Podem até usar, mas não é obrigatório. Porém, os modelos são mais trabalhados, usa-se mais brilho, transparências, decotes e fendas mais pronunciados. Pantalonas largas, em tecidos mais nobres, são perfeitas para este pedido de traje. Em tempo: se no convite estiver escrito “habillée” leia “black tie”.

Gala – para os homens, casaca (paletó preto com cauda bipartida, gravata borboleta branca

e camisa de colarinho alto com as pontas viradas). Para as mulheres, vestidos longos, abaixo do tornozelo e nada de conjuntos de saia e blusa por mais elaborado que seja o tecido.

Uniformes e trajes profissionais

Cada tipo de evento requer um modelo de uniforme diferente, de acordo com suas ca-racterísticas. Por isso, o profissional de recepção deve estar atento e informado sobre este assunto.

As fichas de cadastro para trabalhar em eventos devem conter dados reais de peso, altura e manequim.

Para evitar surpresas, sempre prove o uniforme com antecedência.

O uniforme para um evento deverá propiciar uma sensação agradável de uso. Não pode ser apertado nem desconfortável.

Os sapatos devem ter um salto confortável.

Maquiagem

Uma boa recepcionista de eventos deve conhecer algumas regras básicas e fundamentais sobre maquiagem.

Cada evento requer uma produção específica. Existem os que exigem uma maquiagem mais carregada e outros que requerem maquiagem leve.

O clima e horários devem ser levados em consideração. Analisar:

• formato de rosto; • tipo de pele; • cabelos;

Passo a Passo da maquiagem Pele • Limpar

• Tonificar • Hidratar

Base • Corretivo disfarça algumas marcas • Harmonizar o tom da base com a pele

Pó facial • Para dar acabamento • Para retocar

Blush • Dá cor e vida à face • Não usar em excesso

Olhos • Sombra realça

• Rímel alonga e valoriza os cílios • Lápis destaca a expressão

Batom • Realça o rosto

Perfume

• É um toque muito pessoal e torna-se uma espécie de marca registrada. • No ambiente profissional, o cuidado deve ser rigoroso.

• O perfume deve provocar uma sensação de bem-estar e jamais “invadir” o ambiente. Dicas para uso do perfume:

• Durante o dia ou no calor, deve-se evitar essências muito marcantes. • Ao usar, bastam algumas gotinhas.

• No caso de spray, uma aplicação nos pulsos e atrás das orelhas.

• Escolher muito bem o tipo de fragrância que combina com seu estilo pessoal.

Cabelos

• O cabelo é uma espécie de moldura do rosto.

• Antes de tudo, um belo corte é essencial para quem trabalha com frequência como recepcionista de eventos.

• Um corte benfeito e prático é o ideal.

• Além de um bom corte, o cabelo merece atenção especial.

• O cabelo possui em sua estrutura uma proteína conhecida como queratina, que é pro-duzida pelo organismo.

• Os melhores produtos para o cabelo são os que tem queratina na sua composição. Dicas para cuidar do cabelo:

• Manter boa alimentação.

• Usar água morna ou fria nas lavagens. • Evitar uso frequente do secador. • Cortar sempre as pontas.

• Ao lavar, retirar bem o excesso de xampu e creme.

• Ao sol, proteger bem com filtro solar especial para cabelos.

Os penteados utilizados em eventos deverão acompanhar o estilo da pessoa e do cabelo. Muitos eventos pedem cabelos presos, pois evita a queda dos fios, além do toque das mãos. Uma recepcionista de eventos deve seguir à risca toda e qualquer orientação dada pela coordenação do evento no que se refere ao trato com os cabelos.

Acessórios

• Em alguns casos, os acessórios se destacam mais do que a roupa. • A principal função é adornar, valorizar ou destacar o traje.

• Os acessórios discretos denotam elegância e bom gosto. Dicas para uso de acessórios:

• Sapatos: invista em qualidade e conforto.

• Bolsas: optar por bolsas versáteis e práticas, com toque de moda. • Cintos: devem combinar com o estilo da roupa, sem exageros.

• Bijuterias: evitar usar muitas peças ao mesmo tempo e procurar combinar o estilo. • Joias: quanto mais delicadas, mais elegantes.

• Echarpes e lenços: são detalhes que valorizam a roupa e devem combinar muito bem em cores e estilo.

Apresentação entre pessoas

• Critérios de apresentação são: idade, sexo, posição social ou política. • Apresenta-se sempre a pessoa menos importante à mais importante.

• Apresenta-se um homem a uma mulher, uma pessoa mais nova a uma mais velha. • A pessoa mais importante estende a mão a que lhe foi apresentada ou faz reverência

com a cabeça. A pessoa mais importante é quem diz: “Como vai”. Não se usa mais o “Muito prazer”.

• O homem ou a pessoa mais jovem é quem cumprimenta em primeiro lugar.

• Quando ocorre um encontro entre homens, todos se levantam para cumprimentar aquele que chega.

• Quando há um grupo de pessoas reunidas e chega mais uma, o anfitrião deve apre-sentá-la dizendo seu nome, e de longe dizer os nomes das pessoas do grupo. Não há necessidade de cumprimentos individuais.

Cumprimentos

Em linhas gerais, as normas adotadas para os cumprimentos são: • O homem se levanta ao cumprimentar outro homem ou mulher. • Na saudação, a mulher sentada não se levanta.

• As exceções à regra são feitas quando se tratar de personagem ilustre, senhora idosa ou pessoa graduada.