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Apresentação
Seja bem-vindo à Crase Sigma. Nosso compromisso é administrar condomí- nios e propriedades com qualidade máxima, serviços diferenciados, ética, transparência e tecnologia. Por isso, elaboramos esse material informativo sobre o eSocial, uma vez que acreditamos na importância de manter todos bem informados sobre os principais aspectos que envolvem a adminis- tração condominial realizada com excelência e responsabilidade.
Visamos a satisfação e o bem-estar de nossos clientes, sempre inovando e apri- morando para oferecer a você o melhor da gestão de condomínios.
Transparência e ética na conduta, profissionalismo absoluto em qualquer situ- ação, respeito e simplicidade são a nossa marca.
Crase Sigma
Sua casa em boas mãos Creci-RJ 1734
O eSocial é uma plataforma que integra o envio de informações para o INSS, Receita Federal e Ministério da Economia e já é está funcionando para os condomínios e administradoras. O cronograma de implantação foi dividido em 3 etapas, estando as fases 1 e 2 já implantadas. A terceira fase do calendário de obrigatoriedades do eSo- cial, das empresas pertencentes ao 3º grupo de obrigados, incluindo os condomí- nios, teve início em 10 de maio de 2021. Esta implantação tornou obrigatório o envio das folhas de pagamento dos condomínios através do sistema. A implantação da quarta fase está agendada para janeiro de 2022. Nesta última fase, deverão ser enviados pelo eSocial também os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).
É muito importante que os condomínios acompanhem com atenção as mudanças para que a implantação do eSocial não traga prejuízos à gestão, evitando principal- mente os riscos trabalhistas. Portanto, é fundamental que o condomínio esteja sendo assessorado por uma administradora que tenho total controle e responsabili- dade na compilação dos dados do condomínio junto ao eSocial. Um bom serviço de administração traz tranqüilidade e segurança para que o síndico e o conselho não sejam futuramente responsabilizados por erros nas operações junto ao sistema eSo- cial. Não deixe seu condomínio em risco de ser penalizado. Muitas das consequên- cias do uso errado do eSocial serão vistas somente no futuro, como por exemplo no momento de uma rescisão de contrato de trabalho.
Para que você entenda um pouco mais do eSocial, separamos alguns tópicos impor- tantes.
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Como o eSocial muda a relação do síndico com funcionários e administradora:
Os síndicos devem estar cientes de que a relação com os funcionários e com a administradora mudou.
Uma das principais alterações é em relação ao cronograma de informações relacio- nadas aos empregados. Antes do eSocial, os síndicos costumavam passar estes dados uma vez por mês à administradora. Isso agora mudou. Os dados não podem mais ser enviados depois de acontecerem. Admissão, férias, licença-maternidade, volta da licença de qualquer tipo, tudo isso deve ser comunicado com antecedência.
Justamente por isso é fundamental que haja maior sinergia entre o condomínio e a administradora, de forma que a empresa consiga transmitir os dados ao governo dentro do prazo, evitando multas.
Essa mudança impacta no dia a dia da gestão dos condomínios e, por isso, é tão importante que o síndico esteja ciente da sua responsabilidade, trabalhando junto com a administradora.
A mudança de cultura dos síndicos torna-se portanto um dos maiores desafios do eSocial.
Como muitos condomínios passam as informações para a administradora depois do ocorrido, é essencial contar com a colaboração do síndico neste momento de mudanças para que as informações cheguem a tempo de a administradora finalizar os procedimentos dentro do prazo.
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Envio de dados do condomínio para a administradora:
É a administradora quem transmite os dados via eSocial. Porém, para isso, as infor- mações precisam chegar com uma certa antecedência à administradora. Caso con- trário, o condomínio fica sujeito a multas. Outro ponto importante a ser explicado é quem irá fazer essa ponte entre o condomínio e a administradora.
Neste ponto a estrutura de atendimento da administradora faz uma grande diferença no tratamento dos dados em tempo certo, assim como a atuação do gerente predial. Isso porque o envio de uma informação errada, ou mesmo sua falta, poderá acarretar em diversos problemas para o condomínio.
É parte da responsabilidade da administradora orientar os síndicos da melhor forma possível sobre o tema e cobrar, sempre que necessário, que os prazos sejam cumpri- dos conforme o acordado previamente.
>> Acompanhando a administradora e o envio de informações via eSocial:
Para que os síndicos possam estar bem informados sobre se a transmissão de dados está sendo feita corretamente pela administradora, os mesmos podem solicitar os recibos de entregas feitas pela administradora. Todos os dados enviados pela administradora pelo eSocial gera um recibo. E, dessa forma, o síndico pode acom- panhar o trabalho e entender a importância de realizar os procedimentos dentro dos prazos. Os síndicos devem ter acesso a esse tema, de forma a se manterem sempre bem informados. Nas fases já implementadas, como demissão, admissão, aviso de afastamento e reintegração, obrigam que tudo seja processado e enviado para o sistema do eSocial.
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>> Quais informações são enviadas pelo eSocial?
Com o eSocial, as informações dos funcionários do condomínio para o governo che- garão de forma on-line, quase em tempo real. É uma forma de coibir possíveis abusos, como aqueles ‘acordos’ de demissão. Os dados enviados pelo eSocial são os mesmos informados ao governo atualmente. O que muda é o formato. O envio passa a ser unificado e online, enviado em tempo real. Veja o que estará aglutinado no portal:
• GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE - Livro de Registro de Empregados
• CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD - Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social
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Cronograma de implantação do eSocial
Houve diversas mudanças no prazo para a implementação do eSocial nos condomí- nios, sendo a mais recente a implantação da Fase 3 em 10 de maio de 2021.
É bom sempre lembrar que, se a empresa não se adaptar ou não estiver com a docu- mentação em dia para as novas datas de implementação das demais fases, poderá ter problemas, pois não é algo simples de fazer em prazo curto e sem conhecimento.
O eSocial é obrigatório para condomínios e administradoras desde 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja as fases abaixo:
Fase 1: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (eventos periódicos).
*Aguarda-se definição de data da substituição da GFIP (Guia de informações à Previ- dência Social) para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (Instrução Nor- mativa específica, a ser publicada) .
Fase 4: Na última fase, deverão ser enviados também pela plataforma os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).
>> Impacto do eSocial nos condomínios:
Os condomínios devem mudar sua cultura. Todas as admissões deverão passar
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Impacto do eSocial nos condomínios:
Os condomínios devem mudar sua cultura. Todas as admissões deverão passar sempre pela administradora, assim como informações referentes a férias ou acidentes de trabalho, entre outras informações trabalhistas.
Com o eSocial, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.
As administradoras, por sua vez, devem se preparar para a mudança, procurando acompanhar as novidades no site do eSocial.
É importante lembrar que o eSocial integra áreas como TI, recursos humanos e jurídi- co, por isso, os condomínios que não contam com a assessoria de uma boa adminis- tradora podem se complicar com as novas regras.
Condomínios com funcionários terceirizados:
Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o eSocial trará mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.
Ao mesmo tempo em que este processo traz mais transparência no pagamento de encargos, horas-extras, este novo formato traz ferramentas para que o síndico con- tinue acompanhando de perto a empresa.
Todo condomínio é obrigado a ter o eSocial?
Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao eSocial, bem como os condomínios que contam apenas com funcionários terceiriza- dos. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar multas. Depois da implantação do eSocial, as mesmas serão praticamente em tempo real, o que deverá impactar em uma mudança de cultura por parte dos condomínios.
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Certificado digital é necessário para o eSocial?
A adesão ao eSocial é um movimento similar ao da implantação do certificado digi- tal. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessi- dade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.
O entendimento atual é que as empresas seguirão usando o certificado digital para transmitir os dados de seus empregados via eSocial. Quem não aderir não irá conse- guir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, sob risco de multa.
Multas relacionadas ao eSocial
Antes do eSocial era mais simples evitar pagar multas pelo envio de informações incorretas relativas aos funcionários. Essa realidade mudou.
Com este novo procedimento, qualquer informação errada pode gerar multas auto- maticamente, já que está tudo on-line e integrado.
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Veja abaixo os valores de algumas multas, já previstas na legislação:
1 – ADMISSÃO DO TRABALHADOR
Anteriormente, a admissão de um colaborador era enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subse- quente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o eSocial, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado.
A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, dobrada por rein- cidência.
2 – ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E CONTRATUAIS
Uma fase importante do eSocial é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do eSocial. É responsabilidade do empregador informar as alter- ações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT.
O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54.
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3 – ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL (ASO)
Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.
A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$
402,53 a R$ 4.025,33.
4 – COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT)
Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.
O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador.
Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
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5 – PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PPP)
De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológi- cos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.
O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho.
Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS.
O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$
181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
6 – AFASTAMENTO TEMPORÁRIO
Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.
A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$
181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério da Economia.
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