UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES AVM – FACULDADE INTEGRADA
MBA EM GESTÃO DE COMPRAS E SUPRIMENTOS
LUCIANA SIRAT
AS EMPRESAS BRASILEIRAS E COMO ESTAS SÃO IMPACTADAS POR FRAUDES EM COMPRAS E COMO
PODEM SE PROTEGER
Rio de Janeiro 2019
DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEIDE DIREITO AUTORAL
LUCIANA SIRAT
AS EMPRESAS BRASILEIRAS E COMO ESTAS SÃO IMPACTADAS POR FRAUDES EM COMPRAS E COMO PODEM SE PROTEGER
Monografia apresentada ao curso de MBA em Gestão de Compras e Suprimentos, como requisito parcial para a obtenção do grau de especialista em Gestão de Compras e Suprimentos.
Orientador: Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço.
Rio de Janeiro
2019
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho à minha família,
pelo apoio incondicional em minha vida
acadêmica e principalmente ao meu
esposo Leonardo Leite por sempre estar
ao meu lado.
AGRADECIMENTOS
Agradeço em especial ao Professor
Sandro Reis pela dedicação,
comprometimento e inspiração.
RESUMO
A delimitação do estudo se volta ao enfoque dos processos de compras e
licitações realizados em atividades de empresas brasileiras, sem se ater ao
panorama mundial, bem como as demais ações de administração de materiais,
sendo sua concentração e delimitação o estudo de questões referentes a
possibilidades e prevenção de fraudes nesses ambientes e negócios. Neste estudo,
foram abordados os principais conceitos e fundamentos da administração de
materiais, destacando-se práticas de compras, bem como a evolução dos processos
de compras. O desenvolvimento do estudo se baseia em pesquisa descritiva e
bibliográfica, conforme apresentado no tópico destinado à metodologia. Foi
pesquisado em livros, artigos científicos e sites indexados de Internet, informações
correspondentes ao tema, que pudessem auxiliar a obter uma conclusão sobre o
estudo. Assim, pode-se concluir que é importante efetuar ações voltadas ao
combate e prevenção de fraudes em área suscetível como a de compras e
contratações. Atualmente a tecnologia se tornou ao mesmo tempo aliada às funções
deste profissional na elaboração de suas funções com maior precisão, trazendo
também outros desafios à sua profissionalização, já que é necessário por parte
deste profissional um constante estudo e conhecimento de eficácia técnicas e
procedimentos para evitar as fraudes na empresa. O auditor de fraudes, deve deter
conhecimentos suficientes aos controles e técnicas específicas e renovadas para
enfrentar desafios e riscos no âmbito de sua função. Nas estratégias de combate à
fraude, flagra-se a essencialidade de que a cultura organizacional seja calcada em
valores éticos e de transparência. O gerenciamento de pessoas deve estar baseado
em tais princípios, assegurando-se a composição e quadro funcional compatível com
as diretrizes de legalidade da organização.
METODOLOGIA
Como o estudo pretende identificar fatores e aspectos importantes do contexto da gestão de compras e seus desafios em face do combate a fraudes, os matérias e métodos adotados no desenvolvimento da monografia consistem principalmente em pesquisa descritiva e bibliográfica. Preliminarmente, foi realizada a revisão da literatura especializada, observando-se os assuntos ligados tanto à gestão de compras, sua evolução e práticas contemporâneas, como em relação aos riscos de fraudes e devidas ações para combates. Nesta parte do estudo, foram consideradas citações cronológicas e históricas dos teóricos específicos do tema, com o enfoque histórico e evolutivo.
A partir daí, desenvolveu-se análise detalhada e crítica do material reunido, para a identificação de semelhanças e diferenças entre as abordagens. Em seguida, organizou-se resenha do assunto, incluindo os levantamentos realizados, além de pareceres, opiniões e comentários sobre o tema. Baseado, portanto, na sistemática apresentada por Vergara (2016), o estudo se enquadra em pesquisa descritiva em relação aos fins de estudo. Tendo em vista o estado atual dos estudos sobre o tema selecionado, a pesquisa descritiva favorece a apresentação de informações com a exposição de dados e características do fenômeno, sem necessariamente explicá-los.
No que diz respeito aos meios de investigação, o estudo foi classificado
como pesquisa bibliográfica, pois, de acordo com os ensinamentos de Vergara
(2016), se refere a um estudo sistematizado que se vale de materiais publicados
disponíveis. Assim, os dados foram coletados conforme sua destinação no estudo,
ou seja, a pesquisa bibliográfica em livros, revistas especializadas, jornais, páginas
da Internet, periódicos, teses e dissertações com informações pertinentes ao
assunto. Para adequado tratamento, os dados foram correlacionados com os
objetivos do trabalho, para então serem codificados e apresentados estruturados,
facilitando processos analíticos, já que, com base na análise do material levantado,
foram também consideradas interpretações, argumentações e conclusões sobre o
tema dos autores pesquisados.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Atividades de Administração de Materiais (Extraída de GURGEL;
FRANCISHINI, 2013, p. 5) ... 15 Figura 2: Tipos de frades mais comuns (Extraída de KROLL , 2017, p. 8)... 23 Figura 3: Fatores impactados pela descoberta de fraude (Extraída de KROLL, 2017,
p. 16)... 26
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ...9
CAPÍTULO I... 12
COMPRAS E CONTRATAÇÕES: PRINCÍPIOS E FUNDAMENTOS... 12
1.1 Administração de materiais: compras e suprimentos ... 12
1.2 Atividades inerentes à administração de compras ... 14
1.2.1 Tipos de compras... 15
1.3 Aspectos financeiros e de custos em compras ... 17
1.4 A tecnologia em gestão de compras ... 18
CAPÍTULO II... 21
AS EMPRESAS E OS RISCOS DE FRAUDES ... 21
2.1 Breve abordagem sobre Fraude ... 21
2.2 Operações administrativas e os riscos de fraudes ... 22
2.3 Verificação de fraudes: revisão de procedimentos de compras ... 24
2.4 Os riscos de fraudes nas atividades de compras e contratações e principais impactos ... 25
CAPÍTULO III ... 27
PREVENÇÃO E COMBATE A FRAUDES: DESFAIOS DE COMPRAS E SUPRIMENTOS ... 27
3.1 A prevenção de fraudes ... 27
3.1.1 A auditoria como meio de combate a fraudes e erros ... 29
3.2 Governança e cultura: códigos de ética ... 30
3.2.1 A importância de homologar fornecedores ... 34
CONCLUSÃO... 37
BIBLIOGRAFIA ... 40
INTRODUÇÃO
As operações que envolvem compras são compostas por atividades críticas e envolvem fatores e variáveis a serem controladas visando a melhor consecução do processo. Muitas vezes políticas internas das organizações são instituídas no sentido de assegurar padrões de trabalho, como também posturas éticas e lícitas, pois é sabido que a transparência nesses serviços é essencial à credibilidade dos resultados.
A situação torna-se mais contundente quando se refere a compras e contratações, que por razões óbvias necessitam de procedimentos éticos e claros nos processos de concorrência e licitações. Tanto na iniciativa privada como na esfera pública, a qualidade e o preço, geralmente associados à expectativa de eficiência norteiam os padrões de avaliação dessas negociações.
No entanto, além das variáveis mais comumente empregadas para a escolha de parceiros e fornecedores, a questão da prestação de contas fé essencial, funcionando como meio de monitoramento de processos. Nesse caso, não é difícil observar que a cautela da prestação de contas faz com que o item preço seja mais relevante e, muitas vezes, a qualidade eficiente das aquisições não seja tão valorizada. Porém, há de se considerar a necessária conjugação de tais fatores para que os produtos e bens adquiridos atendam, de fato, às necessidades e exigências de compras.
Observa-se, desse modo, que se trata de situação complexa que realmente deve ser desenvolvida a partir de diretrizes previamente estabelecidas, o que, hoje em dia, no Brasil se dá na forma da lei. Dispositivos legais específicos determinam as principais regras dos processos licitatórios de empresas públicas, como também norteiam as atividades na esfera privada. Tais mecanismos, por vezes, podem exigir uma gama de ações e cumprimento de etapas que podem tornar o processo de compras moroso.
Contudo, a evolução dos processos de trabalho e gestão trouxeram
inovações com possibilidades de tornar as operações mais ágeis com a entrada do
sistema eletrônico de compra, por exemplo. As licitações ocorrem a partir dos
recursos tecnológicos, empreendendo velocidade e atendimento aos pré-requisitos
de modo simultâneo. Sendo, então, mais uma modalidade a requerer cuidados na prevenção de problemas, transtornos e fraudes.
Nesta monografia, a proposta é de estudar os desafios da gestão de compras no combate à fraude nos processos de aquisições e contratações. Como tema de estudo se baseia na identificação de como as empresas brasileiras são impactadas por fraudes em compras e como podem se proteger. Tal questão se coloca como central, sendo o problema que se estabelece no desenvolvimento da monografia: como as empresas brasileiras são impactadas por fraudes em compras e como podem se proteger?
A gestão de compras é um tema em constante atualização, face ao caráter dinâmico hoje encontrado nas questões de administração. Questões éticas, de qualidade e eficiência costumam ser à base das discussões. Desenvolver estudos que contemplem tal problemática contribui para a reflexão da matéria, que passa a contar com visões renovadas. No caso de contratações, o assunto também se revela interessante em função, igualmente, da necessária vistoria e acompanhamento de processos e, consequentemente, a prestação de contas.
Justifica-se, portanto, a escolha do tema, cuja relevância interessa tanto a estudantes como profissionais atuantes nos segmentos abordados, bem como à sociedade em geral.
Portanto, justifica-se a realização do estudo por sua contemporaneidade.
Trata-se de assunto atual, em voga em pautas diversas e que necessita ser continuamente atualizado. De fato, os sistemas de compras, licitações e contratações são caminhos que podem facilitar ações ilícitas e fraudes. Tratar da matéria sob o olhar de impactos e prevenção salienta a importância de planos de monitoramentos e, sobretudo, a consolidação de posturas éticas através da construção de culturas de valor essenciais, observando-se, principalmente, a gestão de riscos.
Assim, interessam aos estudantes da área, como aos empresários em
geral que estudos dessa natureza sejam realizados com a proposta de que cada vez
mais sejam difundidos valores compatíveis com a ética empresarial, que aliás
passou a ser considerada na imagem e valor da organização ou marca no mercado,
representando assim diferencial competitivo, quando se fala de empresa confiável e
transparente. Tais razões tão evidenciam o interesse do estudo para a sociedade e
governo, já que se propõe a despertar olhares à importância de prevenção de fraudes.
Dessa forma, o objetivo geral do trabalho é o de demonstrar como as empresas brasileiras são impactadas por fraudes em compras e como podem se proteger. Também apresenta objetivos específicos, conforme adiante indicados:
discorrer sobre o papel de compras dentro das organizações; abordar os principais impactos das fraudes no Brasil relativos aos processos de compras e contratações;
discutir os pontos principais referentes à Governança e Cultura; tratar da importância de Códigos de Ética; considerando a ética na relação com fornecedores e colaboradores e, por consequência, o processo de homologação de fornecedores.
A partir de tais considerações, observa-se que a delimitação se volta ao enfoque dos processos de compras e licitações realizados em atividades de empresas brasileiras, sem se ater ao panorama mundial, bem como as demais ações de administração de materiais, sendo sua concentração e delimitação o estudo de questões referentes a possibilidades e prevenção de fraudes nesses ambientes e negócios.
O desenvolvimento do estudo se baseia em pesquisa descritiva e bibliográfica, conforme apresentado no tópico destinado à metodologia. Então, para melhor ‘ organização do estudo, o mesmo encontra-se estruturado em três capítulos. No primeiro, são apresentadas e discutidas as bases de atividades de compras de um modo geral. A ideia é contextualização dos processos referentes a aquisições de bens e materiais, bem como contratações de serviços como segmento de gestão nas empresas.
No segundo capítulo, são abordadas as atividades de compras passíveis de erros e fraudes, considerando, assim, os riscos de fraudes nas empresas, de um modo em geral.
Por fim, o terceiro capítulo considera meios de ação para prevenir e combater posturas de gestão que permitem fraudes, erros ou transtornos de gestão.
Leva em conta a figura do auditor que extrapolou os contextos contábeis financeiros,
para atuar na empresa como um todo, apresentando características de
conhecimentos técnicos e especializados nas áreas auditados, o que se aplica
efetivamente ao setor de contratações, suprimentos e compras.
CAPÍTULO I
COMPRAS E CONTRATAÇÕES:
PRINCÍPIOS E FUNDAMENTOS
No presente capítulo a ideia é a de apresentar considerações gerais sobre a área de compras e suprimentos, com o intuito de destacar sua importância nas operações empresariais. Fazendo parte das rotinas e responsabilidades da administração de materiais, as operações relativas a compras e contratações integram o rol de atividades que necessitam ser desempenhadas com conhecimento técnico, além de ética e responsabilidade.
1.1 Administração de materiais: compras e suprimentos
Carreira (2009) explica, inicialmente, que a administração pressupõe duas fases: a de planejamento e a relativa à execução. Portanto, parte-se do plano para conseguir algo, passando-se à operação, que é o meio para se conquistar a meta estabelecida. Para o autor, a base deste processo segue um ciclo de atividades e propósitos.
Chiavenato (2014), na mesma linha, explica que os principais objetivos da administração de materiais concentram-se no suprimento adequado, levando em conta qualidade e acompanhamento de resultados. Mas, também devem ser considerados pessoal qualificado ao trabalho de compras e os custos envolvidos nos processos.
Carreira (2009), por sua vez, enxerga a área de administração de
materiais associada às atividades de gerenciamento logístico, pressupondo
terceirização e gestão de contratos de prestação de serviços. Essa interpretação da
área baseia-se no alinhamento de processos, de modo que a manutenção de estoques e a distribuição de materiais sejam realizadas de modo otimizado.
Gonçalves (2015) diz que a administração de materiais vem passando por transformações em busca da luta contra o tempo para melhoramento de novas ideias sobre o melhor momento de comprar e custear ao máximo; atingir melhor atendimento em serviços ao cliente interno e uma integração, fornecedor/empresa em busca da melhor qualidade de produtos no mercado para atingir o maior objetivo em otimização de recursos, minimização de custos e aumento de lucros para a empresa, ressaltando, entretanto, que todas as ações têm que estar respaldados nos princípios de lisura e ética.
Ballou (2010) esclarece que a base da administração de materiais conta com um ciclo de aquisição composto pelas etapas: planejamento, compra e fornecimento. O processo como um todo não chega ao final quando o usuário cliente recebe o material no prazo determinado, existe o conjunto de eficiência que engloba o recebimento da fatura emitida com posterior pagamento e contabilização da compra, bem como a verificação de atendimento ao que foi planejado.
Nesse sentido, tanto cliente como fornecedor estão envolvidos nos processos. Ambos devem primar pela qualidade e eficiência. Chiavenato (2014) alega que o cliente interno deve ser fidelizado com um bom atendimento e produtos de melhor qualidade em prateleiras, como também se deve levar em consideração que um fornecedor satisfeito irá contribuir para que o ciclo de bom atendimento, desde de acordos firmados, entrega de material e prazo de pagamentos, sejam cumpridos.
Para Ballou (2010), na administração de compras se dá ênfase ao ciclo de aquisição, que é iniciado com tarefas de determinação, descrição e comunicação de informação de necessidades, gerando o início do pedido de compra de material, que por sua vez, promove concorrência, licitação ou inexigibilidade dependendo do material a ser adquirido. Alguns critérios são considerados para esta definição, como, por exemplo, compra exclusiva por padronização; fornecedor exclusivo e outros.
Há ainda, de acordo com os ensinamentos de Campos (2016), a
modalidade de compra através de contratos globais de materiais, que requerem
emergência na reposição dos itens de estoques considerados críticos, na falta dos
mesmos em atendimento a necessidades internas da empresa. Neste caso, há
praticamente um relacionamento de aliança, com obrigações previstas firmadas em acordo contratual. Os materiais, nesse caso, permanecem em depósitos de armazéns sendo retirados através de uma requisição de material.
1.2 Atividades inerentes à administração de compras
Correa (2010) salienta que o gerenciamento de materiais está diretamente ligado à gestão de estoques. Caracterizar o prazo e período de reposição, assim como a quantidade ideal a ser comprada, preços mais compatíveis à realidade da instituição que está realizando a compra, níveis de segurança, qualidade do produto, são responsabilidades da administração de materiais.
Sendo assim, a gestão de compras tem que ter cunho estratégico, na medida em que lida com variáveis distintas que precisam ser integradas e alinhadas aos objetivos da empresa, ou seja, políticas de pagamento, de qualidade, transparência de informações e resultados dentre outras (CHIAVENATO, 2014).
De modo resumido, Gurgel; Francishini (2013) informam que são muitas as atividades inseridas no rol de atribuições de uma área de administração de matérias. Algumas são consideradas básicas e integram uma rede dinâmica de funcionamento (Figura 1).
Controle da produção
Controle de
estoque Com pras
Tráfego de fora
Distribuição
Tráfego para fora
Recepção
Arm azenamento na fábrica Arm azenagem
externa
Movim entação de m ateriais
Inspeção das entradas
Inspeção de saída
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Figura 1: Atividades de Administração de Materiais (Extraída de GURGEL; FRANCISHINI, 2013, p. 5)
Considerando as atividades expressas na Figura 1, compras integra um rol de atividades integradas. Correa (2010) ainda alerta que uma análise formal da relação entre demanda e consumo deve respaldar as definições de critérios e regras a serem cumpridas por uma área de administração de materiais. Deve-se, ainda, conhecer o capital disponível para as operações de compras, bem como as prioridades determinadas para os processos de compras, ou seja, preço, qualidade, eficiência, entrega rápida e outros.
Campos (2016) considera que a estrutura base da área tem que estar concentrada no atendimento à demanda. Assim sendo, as atividades de administração de estoque, com a decisão do tipo de controle, também compõem os processos de gerenciamento de materiais. Igualmente, as condições de entrega (distribuição) do produto estão inseridas no escopo de responsabilidades e corresponsabilidades da área que trata de materiais.
A nível organizacional, a necessidade de renovação processual auxilia a preparação e a composição dos paradigmas corporativos. Assim mesmo, a competitividade nas transações comerciais estende o alcance e a importância do investimento em reciclagem técnica. A certificação de metodologias que nos auxiliam a lidar com a revolução dos costumes podem nos levar a considerar a reestruturação do remanejamento dos quadros funcionais. As experiências acumuladas demonstram que o novo modelo estrutural aqui preconizado apresenta tendências no sentido de aprovar a manutenção do fluxo de informações. É claro que o acompanhamento das preferências de consumo agrega valor ao estabelecimento das direções preferenciais no sentido do progresso.
1.2.1 Tipos de compras
Para Gurgel; Francishini (2013) as compras podem ser classificadas sob
duas óticas diferentes. A primeira delas categoriza as compras por tipo de
fornecedor e a segunda se baseia na frequência na qual é realizada a compra. Os
autores percebem diferenças consideráveis entre os dois tipos. Segundo seus
entendimentos no caso da compra classificada por tipo de fornecedor afirmam que seu enquadramento é aplicado aos seguintes tipos de aquisições:
produtos de venda corrente;
produtos com preço fixado correntemente;
fornecimento, sob encomenda, com preços fixados pelo fornecedor;
fornecimento em regime de escassez.
Diferentemente do primeiro caso apresentado, a classificação que se baseia em frequência de realização de compras e, portanto, considera a média de intervalos entre os prazos de reposição, Gurgel; Francishini (2013) enquadram os seguintes tipos:
compras constantes e habituais;
compras programadas;
compras de investimentos;
compras de emergência;
compras sofisticadas.
Campos (2016) informa que, independentemente do tipo de compra a ser realizada, na maioria das vezes, a formalização de o processo se inicia a partir da expedição de documento próprio conhecido como requisição ou pedido de compra.
Geralmente, nas organizações, quer públicas quer privadas, este documento tem limites de autorização, sendo assinado e despachado por pessoa cuja delegação de autonomia seja compatível aos limites de compras.
Os processos de aquisição partem da requisição e cumprem rotinas e
padrões que dependem de cada organização. Na grande maioria, a concorrência é
estabelecida de imediato. Esta se dá de vários modos, desde um levantamento com
cotação de preços até a convocação formal, por edital, para participação de evento
específico (CHIAVENATO, 2014).
1.3 Aspectos financeiros e de custos em compras
Em todos os casos, a questão do custo representa importante pilar de definição sobre o andamento dos trabalhos. Na verdade, o custo em administração de materiais, tem que ser previsto e calculado com base na manutenção e disponibilização de materiais. Resulta, em grande parte, da taxa de manutenção do estoque. Correa (2010) considera que o custo de estoque é o que mais se destaca no âmbito da administração de materiais. Estes podem ser diretos, quando se relacionam ao desembolso imediato. e os indiretos consideram, por exemplo, o volume de estocagem.
Embora aparente um trabalho rotineiro, de fato não é, já que a complexidade de decisão para condução de o processo de compra tem que considerar: fabricante, distribuidores, atacadistas, transportadores etc. Portanto, escolha de produtos mais baratos nem sempre será aquela que representa maior economia e maiores lucros para a organização. Na verdade, um ponto simples, que é ressaltado pelos autores corresponde à seleção de fornecedores competentes para o que se pretende adquirir.
Dessa maneira, Chiavenato (2014) lembra que no respectivo planejamento de materiais devem ser avaliados não só o investimento na aquisição do produto, mas também custos de manutenção; custos de espaço reservado e próprio à armazenagem e guarda do produto; custos do serviço envolvido, além de valores previstos para riscos, falta de estoque etc.
Considerando os estudos acerca do custo em estoque de diversos autores como Guerrero (2010); Gonçalves (2013) e Silva (2018), a seguir estão sendo apresentados os principais itens que compõem o rol de despesas e custos.
Custos de aquisição: estes podem ser fixos ou variáveis. Fixo o próprio termo já explica, ou seja, o valor do produto. Já em termos variáveis, consideram-se fatores que são alterados quando do crescimento do número de pedidos.
Custos de manutenção: estes são expostos por Silva (2018) que alerta sobre
mão-de-obra e tempo despendido na armazenagem e estoque até o destino
final do produto. Em outras palavras, são os custos para manter o bem no período entre a obtenção até o consumo.
Custos de espaço: Gonçalves (2013) entende que o custo de espaço deve ser analisado em separado ao de manutenção, pois é específico ao valor empreendido para manter o ambiente físico e a relação com o espaço ocupado pelo produto. Nesse sentido, devem ser verificadas as condições e recursos locais, ou seja, se espaço alugado ou próprio, bem como a infraestrutura como energia elétrica, água e outros.
Custos de capital: Guerrero (2010) explica que esse é um dos itens mais importantes na questão custo, pois se trata do valor empatado para composição do estoque. A avaliação deste custo deve considerar vantagens em contrapartida, como, por exemplo, se por conta de promoções e melhores condições de compra foram adquiridos maior quantidade.
Custos de serviço: Silva (2018) explica que este custo é responsável pela proteção do estoque, ou seja, seguros e estrutura de segurança, impedindo roubos, além de cuidados contra riscos variados como incêndio, umidade ou qualquer outra questão que possa danificar ou inutilizar os produtos.
Custos de risco: Guerrero (2010) esclarece que se trata de um risco relacionado ao não uso do produto estocado em tempo hábil, podendo o mesmo ser considerado ultrapassado ou obsoleto, por conta do lançamento de novas versões mais atualizadas. Acrescenta-se então como atividade no processo de compras o acompanhamento de mercado a fim de que se verifique a dinâmica de atualização de peças, produtos, bens em geral que compõem o estoque.
Custos por falta de estoque: Chiavenato (2014) trata desse custo como decorrente da falta de planejamento adequado, podendo haver falta ou nível excedente revelando desperdício e custo desnecessário.
1.4 A tecnologia em gestão de compras
Carreira (2009) defende a idéia de que os avanços em tecnologia estão
benefiiando as atividades referentes a administração de compras e suprimentos,
através da otimização do tempo, de recursos e de maior eficiência e agilidade. O autor explica que a evolução da informática tem permitido que se lide com operações cada vez mais complexas. Nesse caso, quando se refere a gestão de compras, os processos tiveram ganhos no sentido de minimizar custos de estoque, com a implantação de sistemas específicos de gerenciamento.
A tecnologia da informação favorece a dinamicidade da área de compras através de softwares especializados que são empregados na administração de níveis de estoque e nas transações de compras. Dois pontos são considerados inovadores na administração de materiais, a partir das implementações da tecnologia da informação:
manter níveis ideais de estoque com o máximo controle dos pontos de reposição
rastreamento de produtos com a identificação de onde está um lote/unidade/estoque num determinado momento.
As principais áreas de interesse residem em: rastreamento por satélite, comunicações por satélite e intercâmbio eletrônico de dados, que permite a conexão da área incluindo fornecedores, produção, distribuição, ponto de venda e consumidores. Essas tecnologias são cada vez mais usadas em combinação com os pedidos feitos de modo eletrônico/virtual e com o rastreamento automatizado (CAMPOS, 2016).
Da mesma forma, a tecnologia de armazenamento evoluiu chegando ao código de barras. Depósitos automatizados com sistemas de localização de produto e outros controles realizados de modo eletrônico, por programas e aplicativos especiais tornaram a gestão de estoques mais eficiente (CHIAVENATO, 2014).
Na verdade, os aplicativos além servirem ao monitoramento de estoques, colaboram no controle das alçadas de autorização para compras, cadastro de fornecedores e principais características de cada um deles, buscando subsidiar licitações ou compras imediatas. Todo o processo de compras pode ser gerenciado a partir de aplicativos próprios, que ainda apropriam valores para efeitos contábeis e promovem o controle de pagamentos (CHIAVENATO, 2014).
Por conseguinte, o aumento do diálogo entre os diferentes setores produtivos
auxilia a preparação e a composição do impacto na agilidade decisória. Todas estas
questões, devidamente ponderadas, levantam dúvidas sobre se a valorização de fatores subjetivos apresenta tendências no sentido de aprovar a manutenção do orçamento setorial. Neste sentido, a crescente influência da mídia é uma das consequências dos procedimentos normalmente adotados. A nível organizacional, a consolidação das estruturas promove a alavancagem de todos os recursos funcionais envolvidos.
O que temos que ter sempre em mente é que a constante divulgação das
informações agrega valor ao estabelecimento dos modos de operação
convencionais. O cuidado em identificar pontos críticos na adoção de políticas
descentralizadoras exige a precisão e a definição do retorno esperado a longo
prazo. As experiências acumuladas demonstram que o novo modelo estrutural aqui
preconizado deve passar por modificações independentemente das regras de
conduta normativas. No mundo atual, a complexidade dos estudos efetuados
prepara-nos para enfrentar situações atípicas decorrentes de alternativas às
soluções ortodoxas. A prática cotidiana prova que o entendimento das metas
propostas não pode mais se dissociar das condições financeiras e administrativas
exigidas .
CAPÍTULO II
AS EMPRESAS E OS RISCOS DE FRAUDES
Nesse capítulo são abordados os riscos de fraudes e erros em geral nas empresas, havendo, entretanto, a especificação da área de compras objeto de estudo da monografia. A ideia é a de oferecer uma visão ampla do que se entende como risco a fraude nas operações e atividades organizacionais.
2.1 Breve abordagem sobre Fraude
A fraude é definida como um engano deliberado, cometido com a intenção de obter alguma vantagem, lucro, etc., sobre o que não se tem direitos, às custas de outro, conforme ensina Ferreira Neto (2012). Segundo o autor, as fraudes podem ser divididas em duas espécies a saber:
a) Desfalques: que envolvem a malversação de dinheiro ou bens e que são normalmente dissimulados através da falsificação dos registros.
b) Falsificação das contas e manipulação fraudulenta: que são feitas para obter benefícios diferentes daqueles relativos aos desfalques, por exemplo, a obtenção de empréstimos bancários com base na apresentação de demonstrações contábeis falsas.
As fraudes são cometidas por funcionários que ocupam desde os níveis mais baixos até os mais altos dentro de uma organização. Frequentemente são praticadas por funcionários de confiança. Existem todavia, outras causas ou razões para ocorrências desta natureza, porém muitas vezes guardam relação com as acima mencionadas (KITCHING, 2011).
O exame das demonstrações financeiras não é suficientemente projetado
para desvendar fraudes. Não é essa a sua finalidade. Contudo, ao programar e
executar seu exame, e ao expressar a sua opinião, um auditor reconhece a
possibilidade de erros e irregularidades, inclusive desfalque e outras modalidades de
fraudes, e que, em certos casos, eles poderão ser de tamanha significância a ponto de afetarem materialmente o resultado das operações da empresa auditada (SANTOS; SOUZA, 2018).
2.2 Operações administrativas e os riscos de fraudes
As fraudes e crises no mercado de empresas brasileiras constituem-se em realidade no âmbito nacional. Alguns fatores contribuem para esse cenário, segundo Ferreira Neto (2012). O avanço no processo da terceirização impôs uma demanda crescente de cuidados especiais na orientação dos demonstrativos financeiros das empresas, em relação às fraudes e os desvios éticos, na forma de corrupção, crivando de desonestidade os modernos negócios, apresentando-se em excesso tais situações.
Os incentivos à fraude, tornam imprescindível que o gestor se previna, conhecendo os segredos desta problemática, de maneira a colaborar na construção da empresa eficiente, competitiva, ética, viabilizadora da excelência e promotora do desenvolvimento da sociedade em que atua (FERREIRA NETO, 2012).
Em situações assim, os que ficarão bem são os executivos, superiores dos delinquentes. A maioria das fraudes praticadas pode ser considerada um desafio aos princípios de controle interno implementados na empresa, cuja principal responsabilidade é da gestão das empresas. A fraude pode ser considerada como um comportamento ilegal e ilícito, praticado de modo intencional e que tem em vista a obtenção de ganho desonesto ou causar prejuízos a terceiros, em proveito próprio ou para beneficiar a organização. A fraude pode revestir-se de várias formas, designadamente: apropriação de dinheiro; roubo de recursos (equipamento, software ou existências); exercícios de influências, na expectativa de recebimento de prendas ou favores (KITCHING, 2011).
Conforme publicação Kroll (2017) as fraudes mais comuns verificadas no
Brasil correspondem a desvio de ativos físicos (Figura 2)
Figura 2: Tipos de fraudes mais comuns (Extraída de KROLL, 2017, p. 8)
Observa-se o crescimento das fraudes em um ano apenas, destacando- se o roubo em estoques. Segundo Moreira et al (2012) a parte relativa à execução do trabalho de verificação de fraudes ocorre pela auditoria. Trata-se de atividade complexa e abrangente, já que envolve todos os conhecimentos técnicos e administrativos da área. Os autores explicam que a auditoria é a técnica utilizada para avaliar Informações, constituindo, assim, complemento indispensável para que a gestão empresarial atinja plenamente sua finalidade, principalmente nos casos de fraudes que deve avaliar a exatidão e a clareza das operações realizadas, quando há a predisposição para a existência de fraudes.
No que se refere as operações de compras, licitações e contratações, os respectivos relatórios e planilhas de gerenciamento destinam-se não somente a auxiliar os órgãos administrativos do patrimônio, como também a resguardar os interesses de terceiros a ele vinculados, investidores (titulares do patrimônio);
financiadores e fornecedores; o fisco e trabalhadores (KITCHING, 2011; MOREIRA et al, 2012).
Sob o aspecto financeiro, Moreira et al (2012) informam que a auditoria no
setor de compras das empresas resguarda créditos de terceiros fornecedores e
financiadores, contra possíveis fraudes e dilapidações do patrimônio, permitido
maior controle dos recursos para fazer em face desses compromissos. No entanto,
sob o aspecto administrativo, a auditoria contribui para redução de ineficiência,
negligência, incapacidade e improbidade de empregados e administradores.
Embora a auditoria não se destine especificamente à descoberta de fraudes, erros ou irregularidades praticadas por administradores ou funcionários, ela frequentemente apura tais fatos, através dos procedimentos que lhes são próprios.
Desta forma, o auditor, enfrenta certos desafios em diversos aspectos relacionamentos e consequências que tendem ser detectado e que dependem de uma bagagem de conhecimento por parte do auditor (SOARES, 2013).
2.3 Verificação de fraudes: revisão de procedimentos de compras
As fraudes podem acontecer em qualquer setor de uma empresa e quase sempre estão ligadas a pessoas que aproveitam falhas de sistemas ou ausência de controle. Moreira et al (2012) consideram que, não havendo a difusão de valores como ética, no contexto corporativo empresarial, aumenta a chance de empregados não se comprometerem com resultados e serem passíveis a fraudes. Esses estão cada vez menos ligados à companhia e têm perdido a vontade de seguir uma carreira longa dentro da empresa.
Assim, no âmbito da administração de materiais, Jarnyk (2008) explica que alguns fatores são indicadores de suspeita de fraudes, cabendo o acompanhamento das operações:
Quando há o número ou volume de compras superior a necessidade (demanda) com a pretensão de troca caso haja sobras
Reposição de peças em estoque com maior frequência do que o consumo, mostrando que há quantidade exagerada de produtos que apresentam baixo giro
Falta de comprometimento dos operadores, atendentes e superiores da área
Apesar desses fatores, Soares (2013) considera que algumas fraudes são
extremamente complexas, pois envolvem vários participantes de áreas distintas. Na
verdade, ele alerta que existem diversos tipos de golpes: desde o simples desvio do
dinheiro do caixa até a corrupção, praticados por todos os níveis hierárquicos sem
predominância.
2.4 Os riscos de fraudes nas atividades de compras e contratações e principais impactos
Gonçalves (2013) explica que as metodologias de compras são focadas principalmente em licitações convencionais. Nos moldes tradicionais de licitações públicas, não atendem às necessidades de velocidade e qualidade determinadas pelo momento competitivo que a empresa atravessa, e a implementação de novas técnicas passa a ser fundamental para a vantagem competitiva da empresa. Há uma consciência da necessidade de introduzir práticas já adotadas pelo mercado, no mínimo aquelas já consagradas pelo uso nas grandes corporações.
Os riscos verificados nesse contexto correspondem, principalmente, as compras públicas, objeto de despesas com arrecadação de contribuintes. Os impactos causados nesse sentido são praticamente incomensuráveis, na medida em que desvio de valores em processos licitatórios resultam na quebra de caixa e prejuízo de orçamentos de gestão (SOARES, 2013).
Gurgel; Francishini (2013) informam que a evolução da área de materiais atravessou fases que envolviam desde a compra pelo próprio dono da empresa até a atual fase em que as atividades estão integradas ao sistema de logística e, muitas vezes, também associadas às responsabilidades de marketing. Tal amplitude requer maior controle no que tange a riscos de erros operacionais ou desvios e, consequentemente, fraudes.
Soares (2013) acrescenta que ao longo dos tempos, o sistema de
compras passou por processos formais, sendo que a partir da Constituição Federal
promulgada em 1988, e atualizada posteriormente pela legislação complementar,
foram estabelecidos parâmetros calcados na legalidade, impessoalidade,
moralidade, publicidade e eficiência para todos os processos de competência da
administração pública, extrapolando-se para os contextos privados. Os impactos,
nesse caso, verificados no Brasil ao longo dos anos são constatados de modo
incessante (Figura 3).
Figura 3: Fatores impactados pela descoberta de fraude (Extraída de KROLL, 2017, p. 16)
![Recomendação n.º 13/A/2002 [art.º 20.º, n.º 1, alínea a), da Lei n.º 9/91, de 09 de Abril]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAP///wAAACH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAICRAEAOw==)