O controlo interno na área dos inventários: Caso Bento SA

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UNIVERSIDADE DO MINDELO

O CONTROLO INTERNO NA

ÁREA

DOS INVENT

Á

RIOS

CASO: FIRMA, BENTO S.A

KATISIA ISAURINDA FORTES LOPES

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Katisia Isaurinda Fortes Lopes

Página ii São Vicente, 31 de Julho de 2012 Katisia Isaurinda Fortes Lopes Katisia Isaurinda Fortes Lopes, autor da Monografia intitulada O Controlo Interno na Área dos Inventários, Caso Firma, Bento S.A declaro que, salvo fontes devidamente citadas e referidas, o presente documento é fruto do meu trabalho pessoal, individual e original.

Memória Monográfica apresentada à Universidade do Mindelo como parte dos requisitos para a obtenção do grau de Licenciatura em Organização e Gestão de Empresas.

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Dedicatória

Aos meus pais por todo o apoio que me foi dado para superar as dificuldades e para a realização desse sonho.

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Agradecimentos

A Deus pela vida e pela perseverança para superar dificuldades.

Aos meus pais, Isaurinda Fortes e Adriano Lopes, por todo o apoio não apenas financeiro, mas principalmente pelo apoio emocional e pela pessoa forte que me ensinaram a ser, através dos seus exemplos de vida. Sem dúvida isso é prescindível para a minha conquista.

Aos meus irmãos, Juary e Rui, que me deram apoio e incentivo para a conquista deste titulo.

Agradeço ao meu orientador, Mestre Dirceu César do Rosário que tanto fez para que o mesmo se concretizasse, á Firma Bento S.A, com maior destaque para a Sr. Eunisia Silva que

mostrou sempre disponível em conceder documentos, responder questões colocadas, proceder

a revisão e correcção, pela paciência e compreensão que constituíram requisitos indispensáveis

para a realização do presente trabalho.

Ao Doutor Cesário Lopes pelas consultas e apoio relativamente às pesquisas bibliográficas para realização do trabalho e discussões sobre o tema do trabalho.

Agradeço muito e francamente A todos, que de uma forma ou outra deram o seu contributo para que o presente trabalho se efectivasse.

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Epígrafe

“Somos todos anjos de uma só asa e só podemos voar quando nos abraçamos uns aos outros”. Fernando Pessoa

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Resumo

O presente trabalho visa avaliar o sistema de controlo interno na Firma Bento S.A, focado particularmente na área dos inventários, empresa que tem como objecto o comércio geral de importação e exportação de produtos alimentares, bebidas, produtos de higiene, limpeza, entre outros.

Com a actual competitividade, as empresas cada dia mais buscam ferramentas que facilitem e garantem a eficiência operacional das suas actividades, com isso, as discussões sobre um bom controlo interno e riscos operacionais tornam-se cada vez mais frequentes. Surge então a necessidade de avaliação dos controlos internos existentes na entidade, para o aperfeiçoamento e adequação dos mesmos, caso não estejam de acordo com as necessidades da empresa, pois um sistema de controlo interno eficaz pode trazer muito benefício para a empresa além de fornecer segurança no mínimo razoável para cumprir os objectivos propostos pela mesma. Aborda-se nesse artigo as informações colectadas na empresa em análise para a avaliação no sistema de controlo interno com base no referencial teórico, e, em seguida, dando soluções para prevenir ou suavizar o problema.

Para tal foi aplicado uma entrevista, com 11 questões ao responsável do departamento financeiro e controlo de existências. Paralelamente este relatório tem como objectivo propor melhorias nas áreas onde seja verificado situações que não estejam de acordo com as normas de controlo interno.

O controlo interno é uma ferramenta altamente relevante para a empresa moderna, pois ele pode tornar a empresa muito mais competitiva, facilitando toda a rotina da organização.

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Página vii

Abstract

The goal of this work is to evaluate the internal control system on “Firma Bento S.A” giving a particular attention to the area of the inventory. The main object of this company is the general market of importation and exportation of foodstuffs, drinks, hygienic and cleaning products, and others.

Keeping in mind that actually there is a lot of competition, every day the companies are searching for tools in order to make things easier and guarantee more efficiency on their activities. So, some discussions about a good internal control and operational risks are more and more frequent. The necessity of evaluation on the existent internal control of the entity emerges for its improvement in case they do not match with the necessities of the company.

An internal control system that is efficient can bring a lot of benefits to the company, besides giving security to fulfill the goals proposed by this same company. In this article, it is tackled some information received from “Firma Bento S.A” in order to evaluate the internal control system grounded on the theoretician referential, and then some solutions are given in order to minimize the problem.

So an interview with 11 questions was applied to the responsible of the financial department and existence control. The goal of this report is to propose improvement on the areas where situations that are against the rules of the internal control has been detected.

The internal control is extremely important to the modern companies, since it can make them more competitive, and making the organizational routine easier.

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Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página viii

Índice

INTRODUÇÃO ...1 Situação Problemática ...3 Objectivos ...7 Objectivo Geral ...7 Objectivos Específicos ...7 Hipóteses de Pesquisa: ...7 Justificativa ou Razão ...8 Estrutura do Trabalho ... 10

CAPÍTULO I – FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ... 11

1.1. Definição de Auditoria Financeira... 11

1.2. Evolução História da Auditoria ... 13

1.3. Tipos de Auditoria ... 15

1.4. Auditoria e Controlo Interno ... 19

2. O Controlo Interno ... 21

2.1. Evolução e História do Controlo Intern ... 21

2.2. Conceitos de Controlo ... 27

2.3. Conceitos de Controlo Interno ... 28

2.4. Interpretação do Conceito de Controlo Interno ... 32

2.5. Objectivos do Controlo Interno ... 32

2.6. Tipos de Controlo Interno ... 37

2.7. Relação do Controle Interno com a Auditoria... 39

2.8. Limitação do Controlo Interno ... 40

2.9. Formas de Recolher e de Registar os Sistemas Contabilístico e de Controlo Interno ... 42

2.10. Avaliação de um Sistema de Controlo Interno através de Realizações de Testes de Controlo ... 45

CAPÍTULO II - ASPECTOS RELACIONADOS COM O CONTROLO INTERNO ... 46

2.1. Inventários ... 46

2.2. Alguns Aspectos de Natureza Contabilística ... 46

2.3. Medidas de Controlo Interno... 48

2.3.1. A Entrada nos Armazéns dos Inventários Provenientes da Compra ... 48

2.4. Armazenagem, Movimentação e Saída dos Inventários ... 48

2.5. O Controlo Físico dos Inventários ... 49

2.6. Instruções Escritas para a Realização das Contagens Físicas dos Inventários ... 50

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CAPÍTULO III - Metodologia ... 54

3.1. Método de Investigação ... 54

3.2. População ... 55

3.3. Amostra ... 55

3.4. Recolha de dados de Investigação ... 56

3.5. Recolha dos Dados ... 56

3.6. Análise de Dados ... 56

CAPÍTULO IV- CARACTERIZAÇÃO DA FIRMA BENTO S.A ... 57

4.1. Descrição da Entidade Acolhedora ... 57

4.1.1. Descrição da Actividade ... 57 4.1.2. História... 57 4.1.3 Dimensão da Empresa ... 59 4.2. Missão ... 59 4.4. Objectivos Estratégicos ... 59 4.5. Estratégias ... 60 4.6. Valores ... 60

4.7. Análise dos stackholders... 61

4.8. Organização Interna da Firma Bento, S.A ... 62

4.9. Organograma de Bento S. A. ... 63

4.10. Departamento Comercial (DC) ... 65

4.11. Departamento Financeiro e de Controlo de Existência (DFCE) ... 66

4.12. Departamento de Administração e de Recursos Humanos (DARH) ... 68

4.13. Analise Financeira da Firma Bento S.A ... 70

4.14. Analise dos Rácios da Firma Bento, SA. ... 71

CAPÍTULO V – APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS OBTIDOS ... 81

CAPÍTULO VI – CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES ... 93

Conclusão ... 93

Recomendações ... 95

Bibliografia ... 96

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Índice

Quadros

Quadro 1-Formulas dos Indicadores Económicos – Financeiros ………...71

Quadro 2 - Analise Económica e Financeira da Firma Bento S.A………...72

Gráficos Gráfico 1 - Fundo de Maneio………73

Gráfico 2 - Prazo Médio de Recebimentos………...74

Gráfico 3- Prazo Médio de Pagamentos………...75

Gráfico 4- Grau de Liquidez Geral………...76

Gráfico 5- Autonomia Financeira……….77

Gráfico 6- Solvabilidade………...78

Gráfico 7- Rentabilidade de Capital Próprio……….79

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Lista de Abreviaturas

AAA - American Accounting Association AIA - American Institute of Accountants ASB - Auditing Standards Board

AICPA- American Institute of Certified Public Accountants CNNC - Comissão Nacional de Normalização Contabilística

COSO - Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission CPLP - Comunidade de Países de Língua Portuguesa

DAF - Divisão Administrativa e Financeira IFAC - International Federation of Accountants

SNCRF - Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro

IUR - Imposto Único Sobre o Rendimento IVA - Imposto Sobre o Valor acrescentado

SEC - Securities and Exchange Commission

SAS - Statement on Auditing Standards

SOX - Sarbanes Oxley Act

SAP - Statement on Auditing Procedure

D.C – Departamento Comercial

D.F.C.E – Departamento Financeiro e de Controlo de Existências D.A.R.H – Departamento Administrativo e de Recursos Humanos MMB- Minimercado Bento

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INTRODUÇÃO

Em decorrência da grande competitividade entre as empresas, o mercado de trabalho torna-se cada vez mais exigente. Decorrente disso é necessário que as empresas estejam sempre em constante interacção com o meio onde actuam, afim de que possam manter-se actualizadas sobre as mudanças que ocorrem diariamente no mercado.

A expansão industrial e tecnológica possibilitou o avanço empresarial, assim as organizações assumiram um papel em crescente evolução, com o intuito de sempre evoluir de acordo com as necessidades do mercado.

Com o controlo interno, os administradores empresariais possuem uma clareza de todas as actividades realizadas por seus funcionários. O controlo interno traz segurança para a empresa, pois através dele verifica-se que as operações estão sendo executadas de maneira correcta pelos funcionários da mesma. Quanto maior e melhor o controle interno, mais segurança a empresa terá.

O controlo interno tem por objectivo proteger o património da empresa, verificar a exactidão de todas as informações geradas, e também, promover a eficiência de todas as actividades efectuadas. Mas, de nada adianta ter um controle interno, formado por um excelente plano de organização, normas e procedimentos se as pessoas envolvidas na empresa não os executam. É da responsabilidade da administração da empresa verificar se as normas e procedimentos do controle interno estão sendo seguidos pelos funcionários. Um controle interno eficiente provém de meios, métodos e de um pessoal qualificado.

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Página 2 A escolha do tema proposto justifica-se pela relevância que um bom controlo interno no departamento financeiro oferece para a tomada de decisão da administração da empresa. Para a realização da pesquisa foi escolhida uma empresa comercial que tem como objecto o comércio geral de importação e exportação de produtos alimentares, bebidas, produtos de higiene, limpeza, em razão da grande importância que a empresa tem em manter e aprimorar um controle interno condizente com suas normas e princípios.

Com este trabalho, pretende-se analisar e compreender o Sistema de Controlo Interno na área dos Inventários, na Firma Bento S.A, bem como os seus procedimentos.

A emergência de soluções para melhor conduzirem os negócios tem alertado as organizações para a realidade dos Sistemas de Controlo Interno tanto para as áreas operacionais como administrativas, que cada vez mais se tornam num poderoso aliado. Segundo alguns autores, é hoje um dado adquirido que um adequado Sistema de Controlo Interno constitui um importante elemento de apoio à gestão de qualquer empresa, contribuindo para a melhoria da eficiência das operações, bem como para uma racional utilização dos respectivos recursos humanos e materiais, evitando, dessa forma, a ocorrência de perdas injustificadas, nomeadamente, por erro ou fraudes1.

A crescente entrada das empresas no ambiente concorrencial dificulta a implementação de sistema de controlo interno, sendo assim surgiu este tema: a importância de controlo interno na área dos inventários, com intuito de responder a seguinte pergunta de partida:

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Ainda de salientar que a fraude pode referir-se a “fraude da gerência” (elementos da gerência ou dos encarregados da governação) e a “fraude de empregado” (fraude que envolva apenas empregados). Em qualquer dos casos, pode existir intriga dentro da entidade ou com terceiros.

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Página 3 - Será que o controlo interno implementado na Firma Bento S.A, particularmente na área dos Inventários, tem impacto nas tomadas de decisões para o desenvolvimento e eficácia da gestão?

Situação Problemática

O processo de instabilidade e das transições na economia mundial faz com que as empresas procurem desenvolver instrumentos estratégicos de decisão, que possibilitem a tomada de acções precisas, na busca contínua de seu posicionamento num mercado cada vez mais amplo e competitivo.

A evolução tecnológica tem exigido uma atenção especial à gestão do sistema de informação no qual a empresa está inserida, sendo necessário a harmonização do conjunto de informações disponíveis para a realização dos planos traçados e dos objectivos definidos. A obtenção de informações, adequadas ao processo de gestão, depende do sistema de controlo interno adoptado na organização, para orientar a elaboração de mecanismos de apoio ao desempenho das diversas actividades executadas.

Todas as empresas têm controlos internos, porém a questão é verificar se são consistentes ou não com as actividades desenvolvidas. Diante da realidade fica difícil imaginar que muitas organizações não dispõem de um sistema de controlo adequado à sua estrutura operacional, o que compromete a continuidade do fluxo das operações e o alcance de resultados satisfatórios.

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Página 4 A qualidade dos negócios está relacionada com a forma como são conduzidos e, principalmente, em como estão sendo controlados. Todas essas transformações têm exigido uma atenção especial à gestão do sistema de informação no qual a empresa está inserida, sendo necessário a harmonização do conjunto de informações disponíveis para a realização dos planos traçados e dos objectivos definidos. A obtenção dessas informações, adequadas ao processo de gestão, depende em grande parte do Sistema de Controlo Interno adoptado na organização, para orientar a elaboração de mecanismos de apoio ao desempenho das diversas actividades.

A partir dessas necessidades de controlo, foram desenvolvidos diversos conceitos sobre o assunto, inicialmente apenas no meio académico, mas logo em seguida também através de determinações impostas por instrumentos legais.

Mas com a crise de 1929, o controlo interno começou a ser definido como um meio para garantir que os relatórios apresentados pela empresa fossem apropriados, e a partir da necessidade do aperfeiçoamento dos procedimentos utilizados pelas organizações, o controlo interno passou a ocupar lugar de destaque no planeamento e execução das actividades operacionais.

Desde então, diversas instituições e organismos internacionais têm discutido o tema e proposto metodologias para sua estruturação, avaliação e acompanhamento visando atender diferentes propósitos, tais como a eficácia de políticas internas, conformidade com instrumentos legais e fidedignidade das demonstrações contabilísticas.

No contexto da globalização e tendo em conta os vários desafios que se coloca a economia cabo-verdiana tem-se registado em diversos sectores uma crescente

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Página 5 convergência normativa com a União Europeia e uma predisposição cada vez maior a adopção de procedimentos de gestão mais aperfeiçoados as novas exigências. Também o crescente incremento das relações internacionais a nível económico e comercial, com implantação de empresas originárias de outros países em Cabo Verde conduziu a que nos últimos anos se começasse a assistir a uma harmonização das normas contabilísticas.

Devido a esses factores houve a necessidade do aperfeiçoamento e actualização das normas, procedimentos e práticas da contabilidade. No ano de 2009, Cabo Verde já adoptava um novo Sistema de Normalização Contabilística, o que veio substituir o Plano Nacional de Contabilidade, que vigorava desde de 1984. A utilização desta nova ferramenta de Contabilidade e Relato Financeiro implicou uma modernização importante para as empresas, harmonizando o país com os standards europeus e mundiais.

O Governo cabo-verdiano aprovou um projecto de decreto-lei que cria a Comissão Nacional de Normalização Contabilística (CNNC) para acompanhar as directivas internacionais sobre a qualidade de informação financeira no arquipélago.

Neste sentido o controlo interno é visto como ferramenta fundamental na gestão das organizações em Cabo Verde.

Dada a importância do tema, Representantes dos Organismos Estratégicos do Controlo Interno da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (OECI/CPLP) aprovaram, no dia 8 de Dezembro de 2009, em Brasília, o “Manual de Controlo Interno2_”.

O propósito do documento, preparado por um grupo técnico, formado por representantes de Angola, Brasil, Cabo Verde e Portugal, entre os dias 4 e 11 de Julho e 2 e 4 de

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Página 6 Dezembro de 2009, é reunir um conjunto de princípios e práticas orientadoras da actuação dos Organismos de Controlo Interno, a serem adoptados de forma conjunta pelos países da CPLP. O manual, baseado, entre outras, em normas de auditoria internacionais, reúne princípios programáticos destinados a sustentar a actividade de controlo dos OECI numa base de boas práticas orientadas para agregar valor e fortalecer a gestão pública e racionalizar as acções de controlo e de avaliação da execução de programas.

Relativamente a todo este panorama, a literatura relativa aos Sistemas de Controlo Interno em Cabo Verde é praticamente inexistente. Do nosso conhecimento apenas uma investigação foi desenvolvida no âmbito de uma licenciatura com foco no impacto dos sistemas de controlo interno na tomada de decisões.

A introdução do IVA (Imposto Sobre o Valor acrescentado) em Cabo Verde no passado ano de 2004, obrigou as empresas cabo-verdianas e a Firma Bento, S.A, em particular, a aumentar o nível de sistematização dos processos de controlo interno, e a Firma, tem vindo a aperfeiçoar os procedimentos de controlo interno nas diversas áreas devido as exigências dos Stakeholder.

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Objectivos

Objectivo Geral

Analisar o Sistema de Controlo Interno na área dos Inventários e verificar a sua importância no processo de tomada de decisão na Firma Bento S.A.

Objectivos Específicos

Para a consecução deste objectivo geral, utilizou-se como instrumento os seguintes objectivos específicos:

 Identificar o referencial teórico e as exigências legais sobre o tema.

 Analisar e Compreender o processo do Sistema de Controlo Interno na área dos Inventários e os seus procedimentos na tomada de decisões.

 Caracterizar o Sistema de Controlo Interno na área das Inventários existente na Firma Bento, S.A.

 Perceber a importância da função do controlo interno numa empresa, em particular

na Firma Bento S.A, na tomada de decisões.

Hipóteses de Pesquisa:

1° Hipótese

O sistema de controlo interno na área dos Inventários na Firma Bento S.A, influencia no processo de tomada de decisão.

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Página 8 2° Hipótese

A implementação do sistema de controlo interno na Firma Bento S.A contribui para o

desenvolvimento e eficácia da gestão.

3° Hipótese

A existência de um Sistema de Controlo Interno adequado na área dos Inventários, implica um maior rendimento na Firma Bento S.A.

Justificativa ou Razão

O trabalho em tela tem a sua justificativa ao procurar identificar se a sua estrutura de controlo interno instituídas pelas organizações efectivamente cumpre o seu papel de aumento de credibilidade nas informações disponibilizadas, buscando contribuir com a evolução e o aperfeiçoamento dos estudos sobre o tema.

O tema que propomos, desenvolver sobre “ Controlo Interno, na área dos Inventários ”, não foi uma escolha aleatória, pois exigiu esforço na recolha e sistematização de um vasto leque de elementos bibliográficos, leitura de várias obras, pesquisa em Internet. O interesse para a escolha desse tema está apoiado num conjunto de objectivos nomeadamente, por estar relacionado com a eminência da humanidade, da vida social das organizações e das empresas. Em particular uma vez que o sistema do controlo interno constitui «a viga mestra» nas administrações segundo, Marcelo Cavalcanti3.

Actualmente nenhuma organização ou empresa, por mais pequena que seja, não pode exercer a sua actividade operacional com eficiência e eficácia sem ter implementado

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Página 9 um qualquer tipo sistema de controlo interno. Tal sistema irá sendo tanto mais sofisticado, quanto mais a empresa for crescendo e as suas actividades se tornarem mais complexas, de tal forma que de um simples controlo dos meios monetários (considerados só activos mais vulneráveis) se passara progressivamente não só para as operações de compra e venda como para todas as operações em geral. O conceito de controlo interno é de facto tão vasto que abarca todas as operações da empresa ou entidade.

A abordagem deste tema visa demonstrar o nosso entendimento sobre a relevância do mesmo como factor do desenvolvimento de qualquer organização ou empresas, tendo em conta as carências bibliográficas que fazem sentir neste campo, em Cabo Verde, traduzido num ou noutro artigo avulso, publicados em revistas de especialidades, algumas bibliografias, quase sempre com a dimensão de um título.

Trata-se portanto, de um tema que poderemos considerar de interesse generalizado uma vez que o controlo interno é uma actividade abrangente, indispensável às organizações, em particular as organizações empresarias. Nesta perspectiva, tendo em conta que a “Firma Bento S.A;” representa uma organização empresarial Cabo-verdiano constituída pelo componente social, material e financeiro o que pressupõe necessariamente a existência e a implementação de um controlo interno efectivo e eficaz que lhe permite o seu melhor no mercado empresarial competitivo na era da globalização.

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Estrutura do Trabalho

O referido trabalho está organizado do seguinte modo:

A primeira parte fala-nos da introdução, em cujo teor é focalizado, de forma ampla, a proposta da pesquisa, buscando mostrar a importância do assunto, apresenta os objectivos propostos, nesta pesquisa a fim de delimitar os principais aspectos necessários a sua realização.

O primeiro capítulo é composto pelo referencial teórico, começando por falar sobre a auditoria, ainda alguns conceitos, evolução histórica e tipos de auditorias. Numa outra parte falamos sobre toda a história e aspecto conceitual do controlo interno, desde os princípios do controlo até as principais áreas, funções, objectivos, características e classificações, etc.

O segundo capítulo fala sobre aspectos relacionados com o controlo interno, entre elas, os inventários.

No terceiro capítulo descreve os procedimentos metodológicos com a caracterização da pesquisa, bem como o levantamento de dados.

No quarto capítulo, procede-se ao estudo de caso na Firma Bento, S.A, bem como a sua análise financeira.

No quinto capítulo faz-se a apresentação e análise dos resultados obtidos.

Por fim apresentamos as conclusões resultantes desta pesquisa bem como algumas recomendações.

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CAPÍTULO I – FUNDAMENTAÇÃO TEÓR

ICA

1.1. Definição de Auditoria Financeira

A tarefa de definir auditoria não é fácil, especialmente em face das possibilidades da aplicação dessa técnica em muitas áreas do conhecimento humano.

A Auditoria Financeira é definida como um serviço que se caracteriza pela expressão de uma opinião objectiva sobre as demonstrações financeiras de uma entidade, fazendo referência a um conjunto de normas que têm natureza de interesse público e que contribuem para o aumento da credibilidade da informação financeira.

A auditoria é uma operação de análise e diagnostico da empresa, tendo em consideração todos os aspectos da sua gestão, a fim de avaliar a sua coerência, a racionalização de processos e de apreciar a validade e o rigor dos resultados. De modo geral, a auditoria intervém em diversos domínios organizacionais, focalizando vários alvos. (Alberto Carneiro, 2004 pag.7).

A American Accounting Association (AAA), em 1973 (pag. 2), após dois anos de investigação define auditoria como “um processo sistemático de obter e analisar objectivamente a evidência acerca das afirmações relacionadas com actos e acontecimentos económicos, a fim de avaliar tais declarações à luz de critérios estabelecidos e de comunicar o resultado as partes interessadas”.

Nos últimos anos também, os diversos organismos internacionais de contabilistas e auditores tem vindo a definir qual deve ser o objectivo da auditoria.

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Página 12 Para o American Institute of Certified Public accountants (AICPA), o objectivo do exame às demonstrações financeiras realizado por um auditor independente, é expressar uma opinião sobre a fiabilidade das demonstrações financeiras de uma empresa, os resultados das operações e as alterações da posição financeira em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites.

Por seu lado, a International Federation of Accountants (IFAC, 1980, p.9) preconiza que o objectivo de uma auditoria às demonstrações financeiras é possibilitar ao auditor expressar uma opinião independente sobre essas demonstrações financeiras, acrescentando que a opinião do auditor confere contabilidade à informação financeira. (Bruno Almeida, 2005, pag. 43).

Para tal, o conhecimento aprofundado acerca das empresas auditadas, nomeadamente, quanto às suas actividades e às suas estruturas, proporcionam ao auditor uma tomada de decisão consciente no domínio da gestão.

O conjunto de serviços prestados na área da auditoria é diversificado, recaindo, substancialmente, nas seguintes competências: consultoria de gestão no que respeita a aconselhamento em matérias de informática, controlo interno, procedimentos e organização da empresa; aconselhamento relativamente a investimentos, nomeadamente àqueles que se ajustam às condições específicas das empresas, intervenção do revisor oficial de contas como fiscal único, fundamentação objectiva acerca do valor das entradas em espécie pelos detentores de capital à sociedade, intervenção ao nível dos serviços relacionados com a revisão legal de contas, questões de insolvência, entre outros.

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Página 13 Os auditores são profissionais qualificados e necessariamente externos à empresa, com o propósito de garantir a independência e fiabilidade dos resultados das actividades das empresas e da sua posição financeira, bem como garantir que as suas demonstrações financeiras sejam apresentadas de acordo com as normas jurídicas em vigor.

1.2. Evolução História da Auditoria

A auditoria externa surgiu como um foco da evolução do capitalismo, sendo que no princípio as empresas eram exclusivamente fechadas e a participação no seu capital era exclusiva de um grupo familiar. A Revolução Industrial, operada na segunda metade do Século XVIII, imprimiu novas directrizes às técnicas contabilísticas e especialmente às de auditoria, visando atender às necessidades criadas com o aparecimento de grandes empresas. Como consequência, as demonstrações contabilísticas passaram a ter uma grande importância para os futuros investidores, como medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações. Estes passaram a exigir que as demonstrações financeiras fossem examinadas por um profissional independente da empresa, surgindo então a profissão do auditor.

Recuando no tempo, já em 200 a. C., na República Romana, as contas governamentais eram apresentadas na forma de lucros e perdas e eram constantemente fiscalizadas pelos magistrados encarregues das finanças. Com efeito, uma actividade similar à auditoria foi realizada durante o Império Romano, já que era comum os imperadores encarregarem funcionários de inspeccionarem a contabilidade das diversas províncias.

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Página 14 A primeira menção de uma auditoria realizada foi em Inglaterra, no ano de 1314, a pedido da Rainha Elizabeth. Inglaterra designou o Auditor do Tesouro para instalar um sistema de controlo e marcas sobre os gastos do governo.

Já ao alcançar um maior grau de evolução, a auditoria de empresas começou com a legislação britânica, promulgada durante a Revolução Industrial. Assim, a auditoria na forma que se conhece nos dias actuais, desenvolveu-se no Reino Unido e foi difundida para outros países, principalmente Canadá e Estados Unidos, que, devido ao desenvolvimento económico, aprimoraram significativamente esta nova técnica.

Até esta data, a auditoria era utilizada pelos indivíduos mais ricos e com grande dispersão dos seus activos, que necessitavam saber se estes eram adequadamente mantidos e utilizados e não negligenciados pelas pessoas a quem eram confiados. Assim, na sua primeira fase, a auditoria dava especial ênfase à detecção de fraudes, modelo que prevaleceu até aos primeiros anos de 1900.

Foi a partir desta altura, em consequência do grande desenvolvimento das sociedades anónimas como forma jurídica de empresa, que surgiu a necessidade de se saber se a informação fornecida aos accionistas e aos credores correspondia realmente à situação económica e patrimonial da empresa. O grande desenvolvimento dos mercados de capitais, bem como a repartição do capital das grandes empresas por investidores, alterou o comportamento e originou uma mudança nas linhas de orientação da auditoria. Por esta altura, os investidores estavam mais preocupados com os lucros futuros do que com a posse de determinados activos. Assim, o lucro converteu-se na base do estabelecimento e previsão dos valores das acções, sendo a medição e verificação das demonstrações financeiras considerada como a principal preocupação dos auditores.

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Página 15 Nos anos 80 e 90, a credibilidade dos auditores foi abalada com o conhecimento público da existência de actividades fraudulentas que afectaram o sector empresarial. O governo americano interveio, tendo como preocupação a qualidade das auditorias e a independência do auditor. A crescente complexidade da economia e os problemas com que os profissionais de auditoria se viram confrontados, forçou-os a procurar um novo e mais recompensador paradigma para os seus serviços.

Assim, a auditoria começou a focar-se na confirmação e no controlo dos riscos que afectam a organização, nova problemática que está no desenvolvimento da profissão. Os investidores deixam de estar só interessados no retorno do seu investimento, centrando também as suas preocupações em indicadores que demonstrem qual o rumo que a empresa está a tomar no curto e longo prazo. Esta atitude coloca as prioridades da auditoria na área de riscos futuros e na capacidade da organização diminuir os riscos, através de um adequado planeamento e controlo, sem, no entanto, substituir as questões da propriedade e do lucro. (Lara Duarte, 2010, pag.10).

1.3. Tipos de Auditoria

Existem vários tipos de auditoria, mas vamos fazer uma breve descrição das mais

utilizadas hoje em dia e mencionar os restantes, sendo elas as seguintes:

Auditoria Externa

A auditoria externa ou auditoria independente nasceu como parte da evolução do sistema capitalista. No começo, as empresas eram fechadas e pertenciam a grupos familiares.

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Página 16 Com a expansão do mercado e a exasperação da concorrência, houve a necessidade de a empresa ampliar suas instalações fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnológico e melhorar os controlos e procedimentos internos em geral, principalmente visando à redução de custos e, deste modo, tornando mais competitivos seus produtos no mercado (CAVALCANTI, 1996, pag. 21).

Auditoria externa é uma técnica independente entre as técnicas da ciência contabilística, razão pela qual tem objecto perfeitamente identificado e definido, sendo este não apenas único, porém também múltiplo, baseado em entendimento unanimemente consagrado nos dias de hoje, ou seja, Auditoria Externa ou Independente, a sua qualidade principal é a desvinculação com o órgão auditado. (Maria Vinagre, 2004, pag. 22).

Deve ficar claro que cada autor pode limitar ou ampliar o objecto da auditoria, de conformidade com o seu entendimento. No entanto, existe um certo consenso, acerca de alguns itens básicos, como por exemplo:

 Comprovação, pelo registo, de que são exactos os factos patrimoniais,  Demonstração dos erros e fraudes encontrados,

 Sugestão das providências falíveis, visando à prevenção de erros e fraudes,

 Verificação de que a contabilidade é satisfatória sob o aspecto sistemático e de organização,

 Verificação do funcionamento do controle interno,

 Proposição de medidas de previsão de fatos patrimoniais, com o propósito de

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Página 17 Portanto, auditoria é uma das técnicas utilizadas pela contabilidade, ou seja, aquela destinada a examinar de forma minuciosa a escrituração e demonstrações contábeis, a fim de confirmar sua adequação. A auditoria, dessa maneira, aperfeiçoa a utilidade das informações fornecidas e dá credibilidade à contabilidade, valorizando seus objectivos.

Auditoria Interna

Por outro lado, a auditoria interna é aquela de dentro da instituição, ou seja, administradores e/ou proprietários, quando se envolvem directamente na administração de suas empresas.

Assim sendo, a administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao facto de o administrador, em alguns casos, o proprietário da empresa, não poderia supervisionar pessoalmente todas as suas actividades. Contudo, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de constatar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa.

O auditor interno surgiu como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho ele examina. “O auditor interno não deve desenvolver actividades que ele possa um dia examinar (como por exemplo, elaborar lançamentos contabilísticos), para que não interfira em sua independência.”

A Auditoria Interna é um trabalho de avaliação independente e de assistência da administração, voltada exclusivamente para o exame e avaliação de adequação, eficiência e

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Página 18 eficácia dos sistemas de controlo, bem como da qualidade do desempenho das áreas, em relação às atribuições e aos planos, às metas, aos objectivos e as políticas definidas para as mesmas. (ALMEIDA, 1996, pag. 25.)

Com o crescimento da actividade e o seu prestígio notório, o auditor vem alcançando uma base sólida como um elemento indispensável dentro da estrutura organizacional.

A definição tradicional do auditor interno está sendo há muito tempo modificada pelas novas concepções da gestão empresarial, que vêem na auditoria interna um importante aliado para a revisão das operações desenvolvidas pela área operacionais e de base, além disso, com apoio no exame minucioso das rotinas e procedimentos internos, analisar a eficiência e a eficácia do funcionamento dos sistemas de controlo interno da organização. A necessidade cada vez mais premente, exige do auditor interno maior participação na estratégia da empresa, opinando com alternativas possíveis para o atendimento do cliente, se elas existirem.

O Auditor Interno, cada vez mais, tem que se profissionalizar, tem que se tornar um profissional de mercado, é extremamente fundamental se dedicar na sua formação como profissional da área. Em outras palavras, ele tem que se tornar um especialista na sua área de competência, de modo a estar preparado para aditar qualquer actividade económica ou empresarial. O conhecimento de instrumentos e técnicas de auditoria o coloca apto para concorrer o mercado.

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Página 19 Auditoria Governamental

Auditoria Governamental envolve uma situação atípica, haja vista as peculiaridades do sector público que prima pela necessidade de se comprovar a legalidade, legitimidade e avaliar os resultados, quanto a economicidade, eficiência e eficácia da gestão pública. Portanto, seu objectivo, é a gestão dos recursos públicos, cujas principais características são a propriedade pública e a escassez de recursos, pois decorrem de contribuições da população para custear bens e serviços que satisfaçam suas necessidades. (Lara Vinagre, 2004, pag. 25).

Por outro lado, a melhoria dos serviços públicos desponta como o seu principal objectivo, pois diz respeito à finalidade de todo o funcionamento da máquina governamental, enquanto a economia, eficiência e eficácia na gestão de recursos figuram como objectivos meios, aliados, é claro, aos aspectos da legalidade e legitimidade.

1.4. Auditoria e Controlo Interno

O auditor deve planear o trabalho de campo estabelecendo qual a natureza, a extensão, e a profundidade dos procedimentos que pretende adoptar, com vista a atingir o nível de segurança desejado, tendo em conta para a sua determinação o risco da auditoria e a definição dos limites de materialidade, que lhe permita expressar uma opinião sobre as demonstrações financeiras, portanto deve adquirir conhecimento suficiente da entidade e do seu negócio, através de uma prévia recolha e apreciação crítica de factos significativos, dos sistemas contabilístico, dos factores internos e externos que condicionam a estrutura organizativa e a actividade exercida pela entidade e sobretudo do Sistema de Controlo

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Página 20 Interno. O auditor definirá a extensão dos seus trabalhos por meio do levantamento dos Sistemas de Controlo Interno portanto o controlo interno é a base para determinação do nível de serviços de auditoria.

A verificação de procedimentos e a validação dos controlos internos utilizados pela organização permitem ao profissional auditor emitir uma opinião de aconselhamento à direcção ou ao staff da entidade em estudo, garantindo precisão e segurança na tomada de decisão.

O papel principal da auditoria não está em assumir o exercício do controlo, mas, a partir dos exames efectuados, recomendar medidas voltadas a aprimorar o Sistema de Controlo Interno da organização.

Para Sá (2002) “a avaliação do controlo interno é um processo auxiliar de auditoria, através do qual, mede-se a capacidade dos meios utilizados pela organização para protecção do seu património. Um Sistema de Controlo Interno adequado minimiza os riscos da auditoria e consequentemente a extensão dos procedimentos a serem adoptados pelo auditor. A existência de um bom controlo interno aumenta a confiança do auditor quanto à exactidão dos registos contabilísticos e à veracidade de outros documentos e informações internas. Attie (1984, pag. 67) “ (…) ressalta que em consequência da identificação das fraquezas do controlo interno, pode o auditor fazer recomendações mais valiosas e realistas à administração para que providenciem as medidas correctivas consideradas apropriadas (…)”.

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Página 21

2. O Controlo Interno

2.1. Evolução e História do Controlo Interno

A utilização dos controles internos teve início com a necessidade de maior controlo das operações realizadas, pois com a expansão dos mercados, crescimento das empresas e o desenvolvimento das actividades, o relativo controlo dos seus diversos sectores se tornou mais complexo.

Mediante a complexidade do controlo destes sectores é que o sistema de controlo interno foi criado, a fim de evitar erros e fraudes dentro das organizações, seguindo métodos e procedimentos os quais irão auxiliar no controle das actividades da empresa.

As questões relacionadas ao controlo interno passaram a ser discutidas no início do século, primeiro no meio académico, mas logo em seguida também no meio profissional. Inicialmente, a discussão era apenas em nível conceitual, evoluindo e culminando com a definição de estruturas ideais para avaliação e acompanhamento do Sistema de Controlo Interno. (Juliene Tenorio, 2007, pag. 39).

O facto importante por esses autores é que a evolução do controle interno foi mais reactiva do que proactiva, ou seja, as discussões normalmente evoluem quando algum facto do mercado coloca em questionamento a credibilidade das organizações.

Em 1929 o Federal Reserve Board, em concordância com o American Institute of Accountants (AIA), publicou o documento Financial Statements, que expandiu a discussão sobre controlo interno que havia sido iniciada anos antes no meio académico. Esse documento referia-se ao controlo interno como um instrumento de avaliação nos trabalhos de auditoria independente para determinação da extensão dos testes de verificação,

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Página 22 específico para cada condição em particular, e definido de acordo com o nível de segurança do controlo instituído pela organização: se o nível do controlo estivesse bom, apenas testes de auditoria superficiais seriam suficientes; se não estivesse bom, seria necessária a execução de testes mais extensos, com uma porção substancial de dados contabilísticos.

Após a crise de 29, com o objectivo de estabilizar o mercado e garantir que os relatórios destinados aos investidores fossem apropriados, foram publicadas pelo congresso americano a Securities Act, em 1933, e a Securities Exchange Act, em 1934, que determinavam a obrigatoriedade de emissão de relatórios e da realização de auditoria independente, auxiliando na criação de controlos regulares do mercado e enfatizando a importância da inclusão do procedimento de revisão dos controlos internos nos trabalhos de auditoria.

Ainda como reflexo da crise, em 1936, o AIA realizou uma publicação denominada Examination of Financial Statements by Independent Accountants, novamente acentuando o foco sobre controlos internos e, assim como o Financial Statements, estabeleceu que a extensão do Sistema de Controlo Interno da empresa era factor determinante da necessidade de conferência pela auditoria independente. Quanto mais extensivo fosse o sistema de controlo da empresa, menos extensiva seria a necessidade de conferência dos controlos.

Em 1939, o AIA recebeu, por delegação da SEC4, a responsabilidade pelo desenvolvimento de princípios contabilísticos e procedimentos de auditoria, criando

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Securities and Exchange Commission, é responsável pela execução de uma série de iniciativas de regulamentação exigida pela Dodd, Frank Wall Street Reform Act e Defesa do Consumidor.

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Página 23 rapidamente o Comité de Princípios Contabilísticos e o Comité de Procedimentos de Auditoria.

Em 1948, este comité de procedimentos de auditoria publicou o relatório Special Report on Internal Control, expandindo a abrangência do termo controlo interno definindo que ele engloba o planeamento da organização e todos os seus métodos e técnicas de mensuração adoptadas com o objectivo de salvaguardar os activos, verificar a veracidade e fiabilidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência e encorajamento da aderência às políticas determinadas. Esse relatório buscou ampliar o alcance dos controlos internos para além da conferência da auditoria independente, enfatizando também a responsabilidade dos administradores das organizações.

Em 1958, o comité de procedimentos de auditoria emitiu um novo relatório, denominado Statement on Audit Procedure (SAP) 29 – Scope of The Independent

Auditor’s Review on Internal Control, que descreve o controlo interno segregando-o em controlos contabilísticos e controlos administrativos. Os primeiros relacionavam-se directamente com os registos contabilísticos e precisariam ser avaliados pela auditoria; o segundo relacionava-se indirectamente com os registos contabilísticos e a sua necessidade de avaliação dependeria do entendimento do auditor responsável.

Em 1977, o AICPA produziu um novo relatório, o Report of the Special Advisory Committee on Internal Accounting Control, também conhecido como Minaham Report, Em 1977, o AICPA produziu um novo relatório, o Report of the Special Advisory Committee on Internal Accounting Control, também conhecido como Minaham Report, que forneceu um guia para gestão e avaliação do controlo interno e o seu

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Página 24 acompanhamento, em busca da conformidade com os procedimentos preestabelecidos pela administração.

Segundo Juliene Tenorio (2007), continuam descrevendo que, em 1985, foi criada a National Commission on Fraudulent Financial Report – Treadway Commission, com o objectivo de identificar os factores que explicassem a ocorrência das fraudes e oferecer recomendações que pudessem reduzir a sua incidência. Muitas dessas recomendações foram directamente endereçadas à estrutura de controlo interno, enfatizando a importância do ambiente do controlo e de um código de conduta dos administradores e funcionários. Mais tarde, a Treadway Commission passou a se chamar Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission (COSO)5.

Como reflexo das recomendações do Treadway Commission, em 1988, o ASB emitiu nove relatórios, dentre os quais três relacionam-se com a auditoria das demonstrações financeiras, revisando as responsabilidades dos auditores independentes para detecção de erros, irregularidades, actos ilegais e avaliação do controlo interno.

Posteriormente, diversas novas publicações foram lançadas pelo ASB, citando a necessidade e importância do controlo interno, dentre elas destacam-se a SAS 16 - Reports on Comparative Financial Statements; SAS 17 – The Independent Auditor’se, o SAS 55 – Consideration of Internal Control Structure in Financial Statement Audit.

Esta última publicação, a SAS 55, que foi realizada em 1988, merece destaque porque redefiniu o termo controlo interno para “estrutura de controlo interno”,

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COSO é uma organização privada criada nos EUA em 1985 para prevenir e evitar fraudes nas demonstrações contabilísticos da empresa.

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Página 25 interpretando-o como um conjunto de políticas e procedimentos, que são estabelecidos para fornecer razoável segurança de que os objectivos das entidades seriam alcançados. Essa estrutura de controlo interno seria subdividida em três elementos principais: o ambiente de controlo, o sistema contabilístico e procedimentos de controlo.

A SAS 55 destacou novamente que o controlo interno deveria fazer parte dos trabalhos de auditoria, afirmando que os auditores precisariam conhecer o Sistema de Controlo Interno das organizações para que pudessem planear os seus trabalhos, bem como avaliar como a organização controla os seus riscos. Tanto a avaliação do controlo interno quanto do gerenciamento do risco precisavam ser formalmente documentadas pelo auditor.

Em 1990, o ASB publicou o Guia de Auditoria para SAS 55 (Audit Guide), demonstrando como seria a aplicação prática das determinações da SAS 55, tendo como destaque a extensão do foco da avaliação do controlo do risco.

Em 1992, o COSO, publicou o documento Internal Control – Integrated Framework, conhecido como COSO I6 no qual segrega o controlo interno em cinco elementos que se inter-relaciona e precisam estar presentes e em efectivo funcionamento para que o controlo interno das operações seja eficiente. São estes os elementos: Ambiente de controlo, Avaliação de Risco, Actividades de Controlo, Informação e Comunicação, Monitoramento Em 2001 e 2002, o mercado de acções americano estremeceu diante da descoberta de fraudes contabilísticos cometidas por grandes empresas como o Enron e a Worldcom. Como reacção imediata a esses escândalos, os Estados Unidos promulgou,

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COSO I - Internal Control - Integrated Framework (Controle Interno - Um Modelo Integrado que baseia em conceito: o ambiente de controlo, avaliação de risco, actividade de controlo, informação e comunicação

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Página 26 ainda em 2002, a Sarbanes Oxley Act (SOX), redigida pelos Senadores norte-americanos Paul S. Sarbanes e Michael G. Oxley, oficialmente intitulada como “uma lei para proteger o investidor através do aperfeiçoamento da precisão e fiabilidade dos relatórios, fazer com que as leis de segurança sejam seguidas e para outros propósitos.”

Juliene Tenorio, (2007), destaca que, no final do ano de 2002, também como uma resposta aos escândalos contabilísticos ocorridos e a própria SOX, o ASB publicou o SAS 99 – Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit, fornecendo um guia trazendo a definição de fraude, avaliação do risco de sua ocorrência, detecção e avaliação da auditoria com relação à estrutura de controlo da organização e, em 2003, a SEC, também influenciada pela SOX, publicou regulamentações a respeito da avaliação do controlo interno.

Por fim, em 2004, o COSO expandiu a estrutura de controlo proposta pelo COSO I, através da publicação do Enterprise Risk Management, conhecido como COSO II7, dando ênfase a gestão dos riscos. A estrutura proposta pelo COSO II adicionou mais 03 novos elementos aos 05 anteriores propostos no COSO I, o direcionamento dos objectivos, a identificação de eventos, e resposta ao risco.

Estes acontecimentos provaram as organizações que é imperativo analisar as transacções que estão na origem dos registos na contabilidade, sendo que a melhor forma de o fazer é através da análise dos processos e controlos instituídos na empresa.

7

COSO II ou COSO ERM- Enterprise Risk Management – Integrated Framework (Documento de Gerenciamento de Risco Empresarial – Estrutura Integrada), que pode ser visto como uma versão melhorada (evoluída) do COSO I ou COSO Report.

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Página 27 A necessidade de se manter um Sistema de Controlos Internos vem sendo tratada com bastante interesse pelas empresas. Pouco se fala sobre essa importante ferramenta mas sabe-se que sua utilização tornou-se imprescindível para o alcance das metas traçadas e para maior fiabilidade nos serviços prestados.

2.2. Conceitos de Controlo

Uma actividade ou grupo de actividade são ditos controláveis por um indivíduo ou por uma equipa, se detiver os recursos, as competências e o poder necessário para influenciar significativamente os resultados.

Controlo é um conjunto de procedimentos e métodos, cuja finalidade é vigiar as funções e atitudes nas empresas, permitindo verificar todas as operações são realizadas conforme os programas adoptados e as directrizes e princípios estabelecidos. (Alberto Carneiro, 2004, pag. 49).

Moreno, afirmou que o controlo se traduz numa actividade permanente, multiforme e complexas que exige elevada tecnicidade e profissionalismo abrange a actividade financeira, cobrir as deferentes etapas ou fases estender se aos diversos actos e operações em que ela se desdobra, debruçar se sobre a estrutura das organizações e sobre o seu funcionamento, sobre os seus recursos, custos, resultados, utilidade social.

Também necessariamente sobre o agir das pessoas físicas que nelas detém responsabilidade financeira, refere ainda este autor que tudo somado, permite lhe expressar a ideia de que o controlo e o reverso da medalha, e a outra face e o espelho, ou seja, é o exame da consciência, e o negativo da fotografia da actividade numa única palavra o controlo consubstancia a contar actividade da actividade financeira inserido na actividade

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Página 28 de gestão e dela fazendo parte no controlo interno constituindo uma actividade autónoma no caso do controlo externo.

O controlo é qualquer acção compreendida pela gestão pelo conselho e outras entidades para aperfeiçoar a gestão do risco e melhorar a possibilidade do alcance dos objectivos.

2.3.

Conceitos de Controlo Interno

Existe uma infinidade de definições de controlos internos. Destacam - se as consideradas de relevância para o presente trabalho.

Segundo o grupo norte-americano de identidades profissionais COSO «o controlo

interno, são processos operados pelo concelho de administração, pela administração e outras

pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto a consecução de objectivos nas

seguintes categorias»

 Confiabilidade de informações financeiras,

 Obediência, Compliance as leis e regulamentos aplicáveis,

 Eficácia e eficiência de operações.

O controlo interno é um conjunto de procedimentos implementados pela gestão, com o objectivo de valorar e planear a organização e todos os métodos e medidas adoptados numa entidade a fim de reforçar e melhorar a eficácia e eficiência na utilização de recursos, salvaguardar os activos, verificar a fiabilidade, exactidão e fidedignidade da informação financeira, o cumprimento das leis e normas contabilísticas e promover a

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Página 29 eficácia operacional. Ou seja, é uma actividade que procura garantir as boas práticas de gestão e procedimentos e o cumprimento das políticas estabelecidas pela gestão.

Segundo, Araújo8, na sua obra de “ A escrituração dos, controlos internos e a independência de da auditoria interna” regista uma definição de controlo interno emitida pelo AICPA «Controlo interno compreende o plano de organização e conjunto coordenado dos métodos e medidas adoptados pela empresa, para salvaguardar o seu património, conferir exactidão e fidedignidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a obediência as directrizes traçadas pela administração da companhia».

De acordo com Franco e Marra entendem o controlo interno como «Todos os instrumentos da organização destinados a vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu património».

Pode se notar que os autores tendem a considerar o controlo com grande utilidade para realizar avaliações do processo de gestão. Nos conceitos apresentados e notável a presença de aspectos directivos, económicos e financeiros. Logo existe pelas citações um forte vínculo entre o controlo interno e administração empresarial.

O profissional pouco afeito aos assuntos gerências e contabilísticos pode entender que as informações financeiras são dirigidas única e exclusivamente para o público externo, podendo criar uma impressão de que elas atendem apenas aos interesses fora da organização.

8

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Página 30 Essa visão não seria completa pois a experiência indica que a informação financeira vinculada aos sistemas de controlos internos e em especial ao sistema contabilidade, é amplamente utilizada pelos administradores do empreendimento. O facto de o processo contabilidade servir de importante ponto de controlo para os gestores, também qualifica como ferramenta administrativo.

Mas ultimamente o crescimento da participação dos investidores institucionais nas empresas vem despertando um grande interesse mesmo por parte do mercado de capitais. Esse interesse sinaliza que por trás de bons controlos pode existir indícios de valor para o accionista tanto e assim que importantes escritores desse mercado desabafam.

Fazer os sistemas de controlo interno das grandes empresas funcionar e o maior desafio com que nos defrontamos na década de 90.

Marcelo Cavalcanti, comenta o controlo interno e a sua relação com o processo de geração de informação de contabilidade e gerências como se segue «o controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos métodos ou rotinas com os objectivos de proteger os activos produzir dados contáveis confiáveis e ajudar administração na condução ordenadas dos negócios da empresa»

O instituto de Auditores internos Audibra9 foca a eficácia empresarial em seu conceito de controlo a saber «Controlos Internos devem ser entendidos como qualquer acção tomada pela administração assim compreendida tanto a alta administração como os

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AUDIBRA- Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exercício da auditoria interna, 2ºediçao.São Paulo. AUDIBRA, 1992, pag.48

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Página 31 níveis gerências apropriados para aumentar a probabilidade de que os objectivos e metas estabelecidos sejam atingidos»

Audibra reforça a ideia de vínculo do controlo interno como extensão e instrumentos de gestão, registando elementos históricos. “A expressão controlo interna passou a ser utilizada como um meio de distinguir os controlos originados dentro ou pela própria organização, daqueles de origem externa, como e o caso dos controlos impostos pela legislação.”

Verifica - se pois ainda que com os objectivos diferenciados, as definições de auditores internos e externos convergiram. Ambas as visões explicitaram que a gestão precisa ser suportada por um bom e controlo interno o que pressupõe, uma boa estrutura de geração de informação contabilísticos, para aumentar a probabilidade de alcance das metas ou no mínimo auxilio na condução ate as mesmas.

A definição de Audibra expressa com maior evidencia o vínculo entre controlo interno e o processo de gestão. Ao mencionar a expressão «aumentar a probabilidade» permite o entendimento de que o controlo interno pode auxiliar no alcance das metas mas não depende somente do controlo pois há factores que não são determinados pela administração do empreendimento. Essa definição não explicita um carácter exclusivamente formal para controlo interno quando se fala da expressão «toda e qualquer acção».

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Página 32 A definição do Coso apresenta um conteúdo explicativo e normativo importante, podendo ser amplamente adoptado por empresas no mundo que possuam vinculação com mercado accionario e por força da lei.

2.4. Interpretação do Conceito de Controlo Interno

Pela sua amplitude, o conceito de controlo interno para ser correctamente compreendido, deve ser devidamente examinado quanto ao seu real significado, com base no conceito de controlo interno estabelecido pelo AICIPA, já mencionados e a luz dos conhecimentos de administração. Pela definição de controlo interno anteriormente exposta pode se observar que inclui uma série de procedimentos bem definidos que, conjugados de forma adequada, asseguram a fluidez e a organização necessárias para a obtenção de algo palpável.

O controlo tem significado e relevância somente quando e concebido para garantir o cumprimento de um objectivo definido, quer seja administrativo ou gerências. Dessa forma, o controlo não é algo sem face ou sem forma, mas um dado físico que avalia uma função observável.

2.5

. Objectivos do Controlo Interno

Na empresa moderna os problemas de controlo encontram-se praticamente em todas as áreas: compras, produção, armazenamento, vendas, entre outras. O objectivo nos diversos sectores é o alcance de resultados mais favoráveis, identificando as falhas ou desperdícios que comprometem o processo organizacional.

Para o Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON (1996, pag. 52) o controle interno possui quatro objectivos:

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Página 33  Protecção de activos,

 Obtenção de informação adequada,  Promoção da eficiência operacional,

 Estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração.

O controlo tem relevância e significado somente quando é concebido para garantir o cumprimento de objectivos definidos, quer seja administrativo ou gerências (ATTIE, 2000). Oliveira et al. (2002, pag. 84) demonstrou de uma forma mais detalhada, os objectivos do controlo interno, citarão entre outros:

 Verificar e assegurar os cumprimentos às políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais,

 Obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões,

 Prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a

descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de correctas responsabilidades;

 Registar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da empresa,

 Assegurar o processamento correcto das transacções da empresa, bem como a efectiva autorização de todos os gastos incorridos no período.

Nota-se que muitos objectivos podem ser delineados, devido a amplitude das operações que compreendem o processo organizacional, tendo como fim fornecer instrumentos aos gestores, para a definição de sua política de actuação, indicar os

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Página 34 procedimentos adequados a serem seguidos e proporcionar maior segurança no exercício de suas actividades.

O Controlo Interno possui inúmeros procedimentos ligados a práticas, que possibilitaram à empresa um controle mais efectivo das suas operações.

Para Attie (1998, pag. 117), o conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controle interno tem quatro objectivos básicos:

a) A salvaguarda dos interesses da empresa,

b) Precisão e a contabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais,

c) O estímulo à eficiência operacional, d) A derência às políticas existentes,

a) Salvaguarda dos Interesses da Empresa

“Está relacionada à protecção do património contra quaisquer perdas e fiscos devidos a erros ou irregularidades” (ATTIE, 1998, pag.117).

Uma empresa é composta de bens, direitos e obrigações que são divididos por diversos departamentos e sectores que se responsabilizam individualmente.