Análise dos Procedimentos Gerais sobre o Controlo Interno na Firma Bento S.A.
De acordo com os objectivos traçados para o presente trabalho, aplicou-se uma entrevista dirigida à Firma Bento S.A, com intuito de apurar o nível de importância do controlo interno na área dos inventários, existente, bem como medir o seu grau de cumprimento por parte dos responsáveis e funcionários no geral.
Os resultados obtidos revelam que a Firma tem um regulamento interno para prestações de serviços onde descreve os direitos e obrigações de cada funcionário de acordo com organigramas e manual de procedimentos apresentadas por áreas funcionais. Analisando as três grandes áreas funcionais da empresa, relativamente aos dados permite nos visualizar a existência de um Gerente que coordena e garante a aplicação dos procedimentos relativos á gestão financeira e contabilísticos, supervisionando a área, nomeadamente a nível de validação e lançamento de toda a documentação contabilístico, e elaboração dos mapas mensais de tesouraria, projecção dos valores previsionais de recebimentos e pagamentos, gere a carteira de seguros da empresa, nos diversos ramos previstos pela legislação em vigor, tanto para instalações de equipamentos como para os funcionários. Efectua a reconciliação da conta corrente dos clientes, fornecedores, e outros devedores / credores e contas bancárias.
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Página 82 Gere e organiza o arquivo contabilístico da empresa mantendo disponível toda a informação de acordo com os procedimentos definidos (documentos referenciados, lançamentos por data e numero de documento factura, recibo, nota de débito, nota de credito).
Análise dos Procedimentos nos Recursos Humanos
O Recrutamento e Selecção de Pessoal para quaisquer funções existentes na empresa só se verificarão mediante a existência de vaga e deverá obedecer aos princípios da gestão previsional. Para tal a empresa contem um questionário que os candidatos preenchem e fica anexado de acordo com suas categorias, assim quando precisar de um colaborador para um determinado cargo procura nos arquivos, aqueles que considera melhor ao cargo, para entrevista. Os critérios de selecção deverão ser previamente definidos, podendo a empresa exigir a prestação de provas de avaliação psicológica, curricular e de conhecimentos e selecciona-se aquele que se adequa.
Para a motivação e incentivos a Firma procede da seguinte forma:
Formação do Pessoal – A Firma concede formação para todo o pessoal, para tal elaboram um plano de formação. A formação deve ser planeada e enquadrada, considerando o conjunto de definições estratégicas da Firma, de acordo com o conhecimento previsional das necessidades manifestadas pelos seus diversos órgãos e sempre numa perspectiva intervencionista e de mudança. Tal será concretizado através de Planos de Formação dinamicamente evolutivos, tendo em vista não só a obtenção de níveis de eficiência mais elevados, como também a criação de condições que permitam uma maior valorização humana, profissional e cultural dos trabalhadores.
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Página 83 Anualmente será elaborado um Plano de Formação que permita dar as respostas mais adequadas às necessidades da Firma e potencialidades dos trabalhadores.
As Acções de Formação destinam-se a toda a população da Firma, independentemente da categoria profissional e funções dos trabalhadores, tendo em conta o desempenho e as potencialidades demonstradas.
As formações são custeadas na totalidade pela Firma, mas em contrapartida a um acordo entre eles em que o colaborador que for beneficiado por uma formação tem um espaço de 2 anos para liquidar a divida (custo da formação) com a firma, caso o colaborador sair antes de ter liquidado a respectiva divida, este deve retribui-la em dinheiro (alias vem escrito na lei).
Avaliação do pessoal – A avaliação de desempenho consiste em avaliar a actuação do trabalhador no posto de trabalho que ocupa, face às responsabilidades, actividades e tarefas que lhe foram atribuídas, assim como face aos resultados que dele se espera.
O sistema de avaliação pretende:
Dar ao trabalhador a oportunidade de se autoavaliar o seu comportamento perante o trabalho,
Permitir uma avaliação dos trabalhadores de forma rápida e eficaz, sem descurar o rigor, isenção e equidade que os avaliadores (chefias directas) devem salvaguardar no processo,
Servir como indicador para eventuais promoções e rotação de pessoal, detectando
algumas necessidades de formação e determinando ainda o grau de ajustamento entre as exigências da função ao perfil do indivíduo,
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Página 84 A avaliação que incidirá sobre os seguintes aspectos:
Conhecimentos teóricos e práticos demonstrados possuir no desempenho da função, Volume de trabalho realizado e a rapidez da execução, Perfeição no desempenho da função, Comportamento em geral em relação aos colegas, superiores hierárquicos e clientes, Assiduidade, observância das normas e vontade de cooperar, Adaptação a novas situações técnicas ou métodos de trabalho, Independência no desempenho da função e capacidade para resolver questões de forma ponderada, assumindo as responsabilidades inerentes, Criatividade na procura de soluções visando melhorar o índice de desempenho na função, Disponibilidade e desprendimento na execução das atribuições cometidas a cada um, etc.
A avaliação antes na empresa era feita trimestralmente, mas agora é feita anualmente, são avaliadas pelo prémio de produtividade e conduta profissional, onde é enviada todo o final do ano uma ficha com os itens a ser avaliados (ex: faltas injustificadas, pontualidade, assiduidade, empenho e colaboração, método de organização, iniciativa, deveres e obrigações, relação colega/publico e rigor) às chefias de todos os postos de venda e ao do escritório para avaliar os seus respectivos colaboradores. Depois enviem a ficha a chefia do departamento comercial para fazer a sua apreciação e só depois é enviada ao pessoal de administração para a apreciação final. Pode-se dizer que no fim do ano os colaboradores recebe para além do seu vencimento, recebe o premio de produtividade, o subsídio de natal e o subsídio de falha de caixa.
Carreiras Profissionais - são definidas como linhas fundamentais de acesso e evolução horizontal ou vertical dos efectivos dentro das estruturas funcionais e orgânica existentes na Firma.
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Página 85 No intuito de garantir igualdade de oportunidade a todos os trabalhadores, foi estabelecida, através de regulamentação própria, regras de ingresso e progressão em todas as Carreiras Profissionais.
Promoções - serão baseadas na apreciação do mérito relativo dos trabalhadores, podendo em casos devidamente ponderados ser concedidos em que o único fundamento é a antiguidade. Sempre que o equilíbrio da gestão o permita e aconselhe, a gerência poderá, como estímulo da valorização profissional, exceder-se às percentagens de promoções previamente fixadas. O processo de promoção obedecerá a esquemas transparentes, que exigirão dos proponentes a maior objectividade de apreciação do mérito, com vista a decisões que traduzam responsavelmente o maior sentido de justiça, sem prejuízo de eventual reclamação a interpor pelos colaboradores que para tal encontrem razões justificativas.
As Férias - A firma atribui aos seus colaboradores 21 dias de férias, sendo os restantes 9 dias pagos em numerário, devendo ser marcada por mútuo acordo entre o empregador e o colaborador e assim a empresa elabora um mapa de férias. Além da retribuição normal do fim de mês, a empresa optou por conceder aos colaboradores um subsídio durante o período de ferias mas consoante o seu desempenho durante o ano, dando origem a um documento denominado de mapa subsidio e/ou venda férias com todas as informações úteis do ano anterior.
Análise do Absentismo – normalmente é feita na avaliação de desempenho, que por sua vez é feita pelas faltas injustificadas.
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Analise dos Procedimentos nos Inventários
O lançamento e conferência das entradas de todos os produtos que dão entrada na Firma terão que ter um guia de entrada, que é feito através de um processo isto para as mercadorias importadas e mercadorias encomendadas de outras ilhas.
Para as compras efectuadas no mercado local deve ser acompanhada do guia de entrada suportada pela factura do fornecedor. O guia de entrada deve ser feita em triplicado, o original fica no escritório, o duplicado vai para o processo de compra e o triplicado vai para o armazém.
Quando necessita de alguma mercadoria faz-se saber a direcção comercial, verifica- se qual o posto de venda a grosso que tem tal mercadoria em maior quantidade e faz-se a requisição no posto de venda a grosso, para a secção controlo de existências o documento de requisição do posto de venda deve estar suportado pelo guia de recepção interna. As mercadorias que constam na requisição do posto de venda têm que coincidir com as do guia de recepção interna. Nos postos de venda a grosso efectua-se vendas por volume, à quando da recepção das mercadorias o supervisor no minimercado faz a contagem das mercadorias por unidade.
Os inventários parciais são feitos uma vez por semana nos postos de venda a grosso, depois de encerrada a venda. Na secção retalho realiza-se este inventário duas vezes por semana logo no inicio do dia.
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Página 87 Os inventários e balanços gerais são realizados seis em seis meses para os postos de venda a grosso, três em três meses para o posto de venda a retalho, realizados nos meses de Dezembro, Abril e Setembro.
A Firma dispõe de cinco postos de venda: PVG Campinho – Armazém A1, PVG Cidade – Armazém A3, PVG Ribeirinha – Armazém A4, PVG Avenida Holanda – Armazém A6 e o PVR MMB – Armazém A2. Onde a maior parte das mercadorias dá entrada no Armazém A1 que é o armazém central posteriormente, os produtos são distribuídos pelos outros armazéns de acordo com o escoamento das mercadorias nestes postos de venda.
Todos os produtos têm um código que facilita muito na venda e na inventariação destes:
Produtos alimentares – 01, Produtos alcoólicos – 02, Produtos não alcoólicos – 03, Produtos de higiene e limpeza – 04, Cosméticos – 05, Especiarias – 06, Tabacos – 07, Confeitarias – 08, Taras e vasilhames – 09, Diversos – 10.
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Página 88 Deve ser efectuado o controlo do estado das embalagens das mercadorias, por exemplo, embalagens de leite não devem ser armazenadas em locais quentes onde possam refrigerar.
No caso de falhas, quebras e outras ocorrências tais como produtos fora do prazo ou por vencer deve-se informar o chefe do departamento comercial para que este autorize uma baixa de preços nestes produtos para que de alguma forma não haja perda total dos produtos.
Na existência de produtos com prazos vencidos deve-se fazer a queima destes, na presença de um responsável da Câmara Municipal, um da Delegacia de Saúde, um das Finanças e a polícia.
Sempre que entrar mercadorias no armazém, deve-se efectuar imediatamente a actualização nos registos informáticos, porque enquanto isso não se pode realizar a venda desses produtos nos postos de venda.
Para a método de custeio para a valorização do stocks a Firma utiliza o FIFO ( acrônimo para First In, First Out, que significa primeiro a entrar, primeiro a sair. E ainda utiliza o inventario intermitente para a sua inventariação, ou seja é realizado no final do ano contabilístico, semestralmente para o fim do período e anual para o fecho da conta.
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Análise dos Procedimentos nas Disponibilidades
A assinatura dos cheques para ordem de pagamento são barrados, estes só servem para depósito, e só podem ser levantados dois dias depois da emissão, estes cheques são assinados por duas pessoas, pelo Presidente do Conselho de Administração e por um Administrador.
Para os empréstimos concedidos aos colaboradores da empresa é feito uma ordem de pagamento e preenchido um cheque a ordem do colaborador, mas antes de preencher a ordem de pagamento o pedido de empréstimo tem que ser autorizado pelo responsável do departamento onde o colaborador está inserido.
Quanto ao desempenho/ rendimento, pode – se dizer que dentro do contexto nacional, a Firma Bento S.A tem sido louvável, isso porque há-de concordar que não é fácil nem frequente, uma empresa que iniciou a sua actividades com mais de 50 (cinquenta) anos no mercado estar ainda a apresentar um bom desempenho com resultados sempre crescentes e positivos.
Esta boa performance é principalmente justificada pela política que desenvolve na gestão dos capitais circulantes, no planeamento financeiro a curto prazo e pela gestão de dívida a terceiros a curto prazo.
A Empresa consciente que tinha de desenvolver boas práticas de gestão, para prossecução dos seus objectivos estabeleceu um conjunto de medidas, técnicas e instrumentos para facilitar o controlo e a gestão do capital circulante e as dívidas a curto prazo.
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Página 90 Cruzamento de todos os cheques emitidos;
Depósito de cheques nos bancos sacados;
Pagamento aos grandes fornecedores sempre por transferência bancária; Pagamentos, tanto quanto possível, feito na mesma moeda de facturação.
A preocupação em manter valores mínimos de caixa e bancos é afectada pela inexistência no mercado de produtos de aplicação de tesouraria de curtíssimo prazo.
Na gestão do realizável do Bento, SA, vem, desde algum tempo, a fazer a implementação da sua política de crédito, que define um conjunto de acções como forma de se gerir o crédito concedido aos clientes, assim como alguns indicadores de performance dessa gestão.
A política assenta-se nos seguintes pilares:
Define a categoria e o risco do cliente,
Definição do limite de crédito para cada cliente, Definição das garantias,
Termos e métodos de pagamento.
Também, define de forma precisa o que se pretende com a gestão das dívidas, a política de cobrança e de provisões. Para além disso, a matriz de responsabilidade e o manual de aprovação para todos os acordos ao longo do processo de venda, concessão de crédito, as reuniões de crédito e os indicadores de medição de performance (% de facturas vencidas, % débitos fora dos limites de créditos definidos, dias de vendas fora dos termos definidos e encomendas abastecidas fora das condições definidas) permitem avaliar qualitativamente a gestão de créditos e tirar ilações sobre a efectiva aplicação da política.
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Página 91 A aplicação da política de crédito tem contribuindo, efectivamente, para melhoria dos prazos médios de recebimento e para a redução dos saldos de clientes.
A manutenção dos inventários num nível baixo aceitável, tem sido afectado por um conjunto de factores, como sejam:
País insular e deficientes meios de transporte,
Importação e stockagem de grandes quantidades de produtos por imperativos de gestão do custo dos transportes,
Capacidades de armazenagem e custos de distribuição,
Estas situações têm na verdade implicado nível de stock elevadas, originando na imobilização de capital.
Na gestão das dívidas a terceiros de curto prazo também se definiu um conjunto de procedimentos a serem seguidos e controlados, como por exemplo:
Todos os pagamentos a fornecedores devem ser feitos em tempo, não sendo objectivo da empresa atrasar os pagamentos;
Todos os fornecedores devem ter definido os termos de pagamentos concedidos, Pagamento a fornecedores internacionais através de transferência bancária, Controlo diário e reconciliação das contas bancárias.
Em relação aos financiamentos bancários, graças ao “bom-nome” que a Firma conseguiu construir no mercado e a sua estabilidade financeira, detém a vantagem de se conseguir empréstimos em grandes montantes, com excelentes taxas de juros.
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As Auditorias
Na Firma Bento S.A quadrimestralmente, é feita pela empresa Razão, Lda., - Contabilidade, Auditoria e Consultoria Fiscal uma auditoria externa. Os exames de auditoria são feitos de acordo com as normas e técnicas de auditoria internacionalmente aceites, nomeadamente as emitidas pelo IFAC – International Federation of Accounting. A auditoria é feita com o objectivo de inteirar da actividade desenvolvida pela empresa durante o quadrimestre, verificar a regularidade dos registos e livros contabilísticos e respectiva documentação, proceder as inspecções consideradas necessárias em relação as análises efectuadas e ainda verificar o cumprimento da lei e dos estatutos. Também, a Razão, Lda., tem como objectivo examinar todas as demonstrações financeiras entre as quais o balanço, as demonstrações, o fluxo de caixa e os anexos ao balanço.
Convém realçar que é da responsabilidade da administração da Bento, S.A, a preparação das demonstrações financeiras de modo que apresentem de forma verdadeira e apropriada a situação financeira da empresa, a Razão, Lda. compete simplesmente emitir uma opinião sobre a mesma tendo em conta todos os testes já efectuados.
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