Objectivos do Controlo Interno

Na empresa moderna os problemas de controlo encontram-se praticamente em todas as áreas: compras, produção, armazenamento, vendas, entre outras. O objectivo nos diversos sectores é o alcance de resultados mais favoráveis, identificando as falhas ou desperdícios que comprometem o processo organizacional.

Para o Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON (1996, pag. 52) o controle interno possui quatro objectivos:

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Página 33  Protecção de activos,

 Obtenção de informação adequada,  Promoção da eficiência operacional,

 Estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração.

O controlo tem relevância e significado somente quando é concebido para garantir o cumprimento de objectivos definidos, quer seja administrativo ou gerências (ATTIE, 2000). Oliveira et al. (2002, pag. 84) demonstrou de uma forma mais detalhada, os objectivos do controlo interno, citarão entre outros:

 Verificar e assegurar os cumprimentos às políticas e normas da companhia, incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais,

 Obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil, que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões,

 Prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a

descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de correctas responsabilidades;

 Registar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a eficiente utilização dos recursos da empresa,

 Assegurar o processamento correcto das transacções da empresa, bem como a efectiva autorização de todos os gastos incorridos no período.

Nota-se que muitos objectivos podem ser delineados, devido a amplitude das operações que compreendem o processo organizacional, tendo como fim fornecer instrumentos aos gestores, para a definição de sua política de actuação, indicar os

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Página 34 procedimentos adequados a serem seguidos e proporcionar maior segurança no exercício de suas actividades.

O Controlo Interno possui inúmeros procedimentos ligados a práticas, que possibilitaram à empresa um controle mais efectivo das suas operações.

Para Attie (1998, pag. 117), o conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controle interno tem quatro objectivos básicos:

a) A salvaguarda dos interesses da empresa,

b) Precisão e a contabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais,

c) O estímulo à eficiência operacional, d) A derência às políticas existentes,

a) Salvaguarda dos Interesses da Empresa

“Está relacionada à protecção do património contra quaisquer perdas e fiscos devidos a erros ou irregularidades” (ATTIE, 1998, pag.117).

Uma empresa é composta de bens, direitos e obrigações que são divididos por diversos departamentos e sectores que se responsabilizam individualmente.

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Página 35 No armazém responsável pela estocagem, manutenção, guarda e distribuição dos produtos. O sector financeiro controla os saldos bancários, entradas e saídas de numerário. O sector de pessoal é o responsável pelo cálculo e controlo da folha de pagamento e pelos recolhimentos dos encargos sociais.

Para Attie (1998, pag. 117), a salvaguarda dos interesses é obtida através de alguns meios, que são: segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, determinação de funções e responsabilidades, rotação de funcionários, carta de fiança, manutenção de contas de controlo, seguro, legislação, diminuição de erros e desperdícios, contagens físicas independentes, alçadas progressivas.

b) Precisão e Confiabilidade dos Informes e Relatórios Contabilísticos, Financeiros e Operacionais

“Compreende a geração de informações adequadas e oportunas, necessárias

gerencialmente para administrar e melhor entender os eventos realizados na empresa”

(ATTIE, 1998, pag.118).

Uma empresa precisa criar sistemas que possam garantir conhecimentos sobre cada um de seus segmentos. A contabilidade não levanta um balancete diário para cada facto, pois o mesmo é ocorrido quando há documentação suficiente para fazê-lo.

Segundo Attie (1998, pag. 119), os principais meios que permitem dar o suporte necessário à empresa para que haja precisão dos informes e relatórios contábeis,

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Página 36 financeiros e operacionais são os que seguem: documentação contabilístico, conciliação, análise, plano de contas, tempo hábil, equipamento mecânico.

c) Estímulo à Eficiência Operacional

Tem como objectivo dispor meios necessários à condução das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e acção tempestiva e uniforme. A empresa dispõe de procedimentos e normas para cada sector, porém é preciso que seja comunicada de forma clara e objectiva para que todos assimilem e conheçam suas tarefas, para que a totalidade mova a empresa como um todo.

Segundo Attie (1998, pag. 120), os principais meios que podem prover suporte ao estímulo à eficiência operacional são os que seguem: selecção, treinamento, plano de carreira, relatórios de desempenho, relatório de horas trabalhadas, tempos e métodos, custo-padrão, manuais internos, instruções formais.

d) Aderência às Políticas Existentes

Garante que os procedimentos adoptados pela administração sejam seguidos adequadamente pelo pessoal. Para Attie (1998, pag. 121), “existe meio que tende a dar fundamento para as aderências às políticas existentes, que são: Supervisão, Sistema de revisão e aprovação, Auditoria Interna”.

Para que o auditor tenha amplo conhecimento de como está projectado o sistema de Controlo Interno da área, é importante que se faça uma revisão detalhada de todo o sistema levantando dados através de:

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Página 37  Leitura de manuais de procedimentos e fluxogramas,

 Conversas com os funcionários do sector,

 Inspecção física desde o início da operação até seu registo final.

As informações obtidas são registadas pelo auditor em forma de memorandos narrativos, questionários padronizados ou fluxogramas anexados aos seus papéis de trabalho. A forma mais comum para estes registos é o questionário padronizado. É interessante que seja aplicado este questionário sobre o controle interno abrangendo todos os itens que o auditor considerar relevantes a todos os encarregados e responsáveis pelas transacções.