B-on (1ª parte) Relatório de Actividades e Informações. Teresa Costa João Mendes Moreira Paulo Lopes

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B-on (1ª parte)

Relatório de Actividades e Informações

Teresa Costa João Mendes Moreira Paulo Lopes

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Agenda

• Relatório

actividades 2010

• Indicadores

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Agenda

• Relatório actividades 2010

– Infra-estruturas

– Serviços electrónicos – Conteúdos

– Sítio web e e-learning – Plano nacional formação – Programa visibilidade – Perguntas frequentes

• Indicadores

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Infra-estruturas

• Degradação da performance a partir de

2008/9

• Programa de substituição de infra-estruturas

b-on

– Especificação de requisitos

(Clustering=>substituição integral)

– Estudo de arquitecturas

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Infra-estruturas

Metalib SFX/Juro4C /SAN – 12Tb Se03 Se06 Rede FC db01 (Oracle) db02 (MySQL) Sala de equipamentos 03 Sala de equipamentos 06 SITE – www.b-on.pt INTERNET

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Serviços electrónicos - Portal de pesquisa

Objectivos

• Interface único de pesquisa

• Agrupar os vários recursos de informação por tipos e categorias

Funcionalidades

• Agrupamento de resultados da pesquisa

• Indicação de texto integral • Periódicos favoritos

650 mil pesquisas

(1 ano)

50 mil visitantes absolutos

(3 meses)

Tempo médio 7 minutos

(3 meses)

Int er face F or m ulár io

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Serviços electrónicos - Metalib

• Migração em Agosto de 2010

• Minor updates

• Actualizações periódicas knowledge base

(base de dados de recursos)

• Configurações de recursos

• Configurações de instituições

• Limitações existentes neste sistema

• parecimento de soluções alternativas

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Serviços electrónicos - SFX

• Linking ágil e facilitado da referência bibliográfica para:

– Full text

– Outros serviços (ILL, Catálogo)

• No portal e nos editores

• Sensível ao contexto (quem e o quê)

• Possibilidade de costumização; • Ferramentas standardizadas

para configuração e

actualizações facultadas pelos fornecedores de conteúdos; • Fornecimento de estatísticas

de uso;

Em 2010 foram feitos 1.755.726 downloads a partir do SFX

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Serviços Elect.

SFX – Funcionalidades

Navegação por letras Áreas temáticas

Citações

Sugestões ao pesquisar

Áreas temáticas

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Serviços electrónicos – SFX - Colecções

• Principais dificuldades no setup da aplicação:

– Parametrizar colecções no gestor de ligações do SFX: • Colecções subscritas pela b-on colecções no SFX

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Serviços electrónicos – SFX - Colecções

• Principais dificuldades no setup da aplicação:

– Workflow do processo:

• Gerar ficheiro para desactivar toda a colecção actual. • Gerar ficheiro para activar segundo a nova subscrição. • Gerar ficheiro com intervalos de subscrição.

• Processar erros (encontrar ISSNs, associar às colecções e activar).

• Processar todos os ficheiros via browser para efectiva configuração do SFX.

• Repetir processo para cada serviço (texto integral, abstract, toc) e colecção

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Serviços electrónicos – SFX - Colecções

• Principais dificuldades no setup da aplicação:

– Informação com limitações para actualização em massa do SFX:

• Falta de ISSNs

• Mistura de periódicos, monografias, relatórios, Conference Proceedings, …

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Serviços electrónicos – SFX - Colecções

• Principais dificuldades no setup da aplicação:

• Incongruências (troca de colunas, datas em formato diferente)

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Serviços electrónicos – SFX - Colecções

• Principais dificuldades no setup da aplicação:

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Serviços electrónicos – SFX - Colecções

• Principais dificuldades no setup da aplicação:

– Limitações no SFX – Portfólios incompletos

Como consequência destas excepções, deve primeiro ser feita a associação à colecção e, depois, ser feita a sua activação.

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Serviços electrónicos – SFX - OpenURL

• Open URL INBOUND

– Parametrizado do lado do SFX. Todos os editores que suportam esta funcionalidade estão contemplados

• Open URL OUTBOUND

– Parametrizado do lado dos editores

• Requer as seguintes informações:

– Link server URL - http://sfx.b-on.pt:9003/sfxclc3

– Open URL Image* - http://www.b-on.pt/sfx.gif

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Serviços electrónicos – SFX - OpenURL

• Processo de implementação que requer

tempo;

• Cada caso é um caso e contém

especificações próprias;

• É necessário uma parametrização por

membro

– 70 membros * nº de editoras

• Nem todas as editoras suportam esta

funcionalidade

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Serviços electrónicos – SFX - OpenURL

Editoras

ID b-on no

Full-text Botão SFX

#1 ACS Não Sim

#2 EBSCO Sim Sim

#3 Annual Reviews Não Sim

#4 Wiley / Blacwell

#5 RSC

#6 InformaWorld / T&F Sim Não

#7 IOP Não Sim

#8 IEEE

#9 ACM

#10 Springer / Metalib

#11 SAGE Sim Sim

#12 AIP Sim Sim

#13 SIAM Sim Sim

#14 WOK Não Sim

#15 NATURE

#16 EMERALD Sim Sim

#17 CAMBRIDGE Sim Não

#18 ELSEVIER Sim Sim

Solicitado ao editor Solicitado ao editor Solicitado ao editor Solicitado ao editor

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SFX – Operações - Síntese

• Revisão completa de todas as colecções

• Revisão da configuração OpenURL

Inbound/Outbound

• Actualizações periódicas da knowlegde base

• Configurações de recursos e de instituições

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Serviços electrónicos – Disponibilidade

• Disponibilidade serviços electrónicos b-on – ano de 2010

Sistemas SLA Vigente

1 pesquisa.b-on.pt 99,50% 99,44% 0,56%

2 SFX 99,50% 99,95% 0,05%

3 Juro4C n/a 98,60% 1,41%

4 Base de dados 99,50% 100,00% 0,00%

5 www.b-on.pt 99,50% 99,54% 0,46%

Melhor que SLA Igual a SLA Pior que SLA

Critical

Scorecard

Média Ano 2010 %Time

versus

SLA Vigente

Período temporal 1 de Janeiro a 31 de Dezembro Período horário Expediente (9:00 - 18:00)

Serviços b-on

Backtrack archives 120 (10 por cada mês)

Ficha técnica

Os valores do Serviço de Pesquisa foram afectados por 3 factores:

a) Uma quebra de energia

no DataCenter que afectou

o sistema;

b) A migração de

plataforma do sistema de

monitorização que acabou

por contabilizar falsos negativos;

c) A migração do Metalib para a nova plataforma.

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ERMS

Objectivos

• Aumentar eficiência e qualidade • Melhorar a comunicação com os membros

• Potenciar novos e melhores serviços (EIB, SFX, Gestão)

Parceiros (TX)

• ISCTE • UP

Piloto (conclusões)

• Limitações (suspenso)

• Novo piloto (2 trimestre 2011)

B-on Acquisition Access Management Support Assessement and monitoring Edit or s Membe rs

E-resources Life cycle management

Provisioning A dj ud ica ti on De ta iled pl an ning Ki ck -of f Setu p b-on Setu p member s New S er vi ces Implementation Preparation Co ns ul ta ti on Integration

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Agenda

• Relatório actividades 2010

– Serviços electrónicos – Conteúdos

– Sítio web e e-learning – Plano nacional formação – Programa visibilidade – Perguntas frequentes

• Indicadores

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Conteúdos – Editoras All-for-All Geral

• A b-on permite a todos os membros académicos e

de investigação o acesso aos mesmos conteúdos

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Editoras All for All Hospitalar

• Para os hospitais e desde a sua entrada em

2005 a b-on disponibiliza o acesso a

editoras multidisciplinares

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Bases de Dados em Texto Integral

Instituições académicas

• Academic Search Complete • Business Source Complete • Eric

Instituições hospitalares

• Academic Search Complete • Business Source Complete • Cinahl

• Dynamed

• Health Business Elite • Medline with full text

• Psychology + Behavioral Science Collection

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Conteúdos some for some

Cinahl Plus with Full Text MedicLatina

MedLine With Full text Nursing Reference Center

Psychology + Behavioral Science Collection SportDiscus With Full text

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0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 AH ET C SA C SO Ciências N.º de títulos

Conteúdos - Títulos

• A b-on disponibiliza a todas as instituições

académicas e de I&D públicas o acesso a mais de

22.700 títulos em texto integral

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10% 22% 16% 31% 21% AH ET C SA C SO Ciências

Conteúdos – Cobertura por área

• Uma das preocupações da equipa da b-on sempre foi

o equilíbrio da cobertura das várias áreas científicas e

consequentemente da percentagem de títulos por

área.

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Sítio web

EDITORA 2009 2010 2011 ASComplete 11.222 11.527 13.564 ACM 324 418 430 ACS 34 34 38 AIP 12 13 13 AR 34 37 37 BSComplete 4.421 4.547 4.547 ELSEVIER 1.623 2.083 2.095 IEEE 280 362 405 IOP 36 36 36 RSC 34 34 34 SAGE 66 66 66 SIAM 14 14 15 SPRINGER 1.132 1.871 1.871 T&F 1.221 1.205 1.226 WILEY 477 454 445 Nature 1 1 20.930 22.702 24.777

Conteúdos – Evolução

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Agenda

• Relatório actividades 2010

– Sítio web e e-learning – Plano nacional formação – Programa visibilidade – Perguntas frequentes

• Indicadores

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Sítio web

• Desde o início que a b-on disponibiliza um

website de suporte ao projecto com

informação institucional, listas de membros,

editoras e publicações disponibilizadas,

adesão, serviços prestados e informação

diversa de apoio ao utilizador.

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• Conteúdos gerais de subscrição

obrigatória (All for All):

– Instituições de Investigação

Científica e Tecnológica e do

Ensino Superior

– Hospitais

• Conteúdos de subscrição

facultativa (Some for Some):

– Disponível para todas as

instituições

Visualizar Informação

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Objectivos

• Disponibilizar formação de forma permanente e

ubíqua

• Disponibilizar um sistema de aprendizagem interactiva

• Esclarecer conceitos associados às pesquisas

ajudando a optimizá-las

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Agenda

• Relatório actividades 2010

– Sítio web e e-learning

– Plano nacional formação – Programa visibilidade

– Perguntas frequentes

• Indicadores

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Plano Nacional de Formação

Objectivos:

• Divulgar as funcionalidades e

potencialidades da b-on

• Desenvolver competências ao nível

dos serviços e recursos electrónicos

• Contribuir para o aumento da

utilização dos recursos electrónicos

Ferramentas:

• Formação presencial • e-learning

Números:

• 2006: 21 sessões, 400 formandos • 2007: 26 sessões, 500 formandos • 2008: 45 sessões, 935 formandos • 2009: 85 sessões, 2.989 formandos • 2010: 73 sessões, 2.368 formandos

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Comunicação e disseminação

Objectivos : • Disseminar e promover a utilização da b-on na comunidade • Manter os informados os vários stake-holders do projecto Materiais: • Manual b-on • Guia do utilizador • Folhas de serviço Outros

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Agenda

• Relatório actividades 2010

– Sítio web e e-learning – Plano nacional formação – Programa visibilidade – Perguntas frequentes

• Indicadores

(73)

Visibilidade

• Objectivo do programa de visibilidade:

– tornar a imagem e a identidade do consórcio b-on

visíveis junto dos utilizadores.

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Visibilidade

• Os requisitos para a identificação do consórcio

b-on nas páginas das editoras são constituídas

por:

– Logotipo b-on

– Identificação da b-on e da instituição numa

mensagem de boas-vindas ou com a indicação de

que o acesso é fornecido pela b-on

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Identificação da b-on:

Botão SFX

Identificação no full-text

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Visibilidade

Editoras ID_Cons Logo b-on

#1 ACS Sim Sim

#2 EBSCO Sim Sim

#3 Annual Reviews Sim Sim

#4 Wiley / Blacwell Sim sim

#5 RSC

#6 InformaWorld / T&F Sim Sim

#7 IOP

#8 IEEE

#9 ACM

#10 Springer / Metalib Sim Sim

#11 SAGE Sim Sim

#12 AIP Sim Sim

#13 SIAM Sim Sim

#14 WOK Sim Sim

#15 NATURE

#16 EMERALD Sim Sim

#17 CAMBRIDGE Sim Não

#18 ELSEVIER Solicitado ao editor Solicitado ao editor Solicitado ao editor Solicitado ao editor Solicitado ao editor

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Agenda

• Relatório actividades 2010

– Sítio web e e-learning – Plano nacional formação – Programa visibilidade – Perguntas frequentes

• Indicadores

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Contacto

s

A. Contactar a equipa b-on

• Admin primário – responsável pelo contacto da instituição

com a equipa b-on

• Contacto centralizado:

– difunde informação na instituição e

– canaliza todas as perguntas e respostas

• Email de suporte da b-on:

helpdesk@b-on.pt

– Dificuldades de acesso – Informação de protocolos – Estatísticas

– Formação – …

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Ficha institucional

• Dados institucionais

• _Morada

• _{Contactos na instituição:}

• _dirigente,

• bibliotecário,

• técnico e

• _financeiro

• _{Endereços IP}

Contactos

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Perguntas frequentes

B. Falta de acesso

Informação disponível no SFX

Se não é suficiente deve:

1. Verificar se o título é subscrito

• _{Regime all-for-all}

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2. Verificar o endereço IP

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3. Contactar a equipa b-on

• _{Email para o helpdesk b-on}

• Enviar print-screen do erro

• Indicar título, data, n.º, volume e editor

Perguntas frequentes

• É aberto um pedido de serviço

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C. Utilizador anónimo

• Área Pessoal e não falta de acesso.

• Existem algumas funcionalidades do Serviço de Pesquisa, que só

poderá utilizar se durante a sessão efectuar o login.

• Só assim será possível guardar as suas pesquisas e resultados, criar

alertas, criar conjuntos de recursos e guardar periódicos.

Para usufruir de todas as potencialidades da b-on o 1º registo na área pessoal tem de ser efectuado na Instituição.

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D. Mudança de IP

• _{Envio dos pedidos aos editores é feito duas vezes por mês.}

(1.ª e 3.ª segundas-feiras/mês)

• _{A activação pode levar até 48h por parte do editor}

• O pedido tem de ser feito pelo

contacto admin primário da instituição.

• _{Sempre que o IP não esteja registado}

como pertencente à instituição –

operador – necessário envio de

declaração de uso exclusivo dos

intervalos de IP’s

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E. Informação estatística

• _{2004 – 2006}

-

ficheiro excel na área do bibliotecário

• _{2006 – 2009}

-

JURO4C http://juro4c.b-on.pt:8080/juro/grantSession.jsp

• _{2010 –}

-

nova ferramenta – USTAT

necessário login – admin primário

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• Disponibilização dos dados por parte dos editores:

o

_Fevereiro

• Admin tool de todos os editores

• Credenciais para cada instituição

• Geral ficheiros CSV

o

_{c. 1.500 ficheiros}

• Carregamento dos dados

• _{Disponibilização à comunidade}

o

_Março/Abril

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Agenda

• Relatório actividades 2010

• Indicadores

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Portal b-on

2010

Tabela 1 – Percentagem de pesquisas no portal por tipo de instituição

Conjuntos Só metapesquisa Metapesquisa c/ alertas UN 72% 65% 64% PL 22% 30% 30% HP 3% 3% 3% LB 1% 1% 2% OS 1% 1% 1% AO 0,005% 0,012% 0,2% CV 0,013% 0,006% 0,04% Total 100% 100% 100%

1º Trim 2º Trim 3º Trim 4º Trim Total 2010 nº pedidos tx integral 471.920 416.358 385.888 481.560 1.755.726

2009 nº pedidos tx integral 442.804 375.620 222.039 355.321 1.395.784

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Serviço de Helpdesk

Ocorrências por fila (2010)

1 – Envio protocolos

2 – Acesso a conteúdos => SFX 3 - Alterações de IP

4 – Formação 1 e 2 trimestres 5 – Agosto migração Metalib.

(95)

Agenda

• Relatório actividades 2010

• Indicadores

• Serviços de Suporte

– Estatísticas

– Gestão de ocorrências

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Estatísticas

• As estatísticas são um importante instrumento de

apoio pois providenciam informação útil para a

tomada de decisões estratégicas;

• Análise detalhada da utilização dos recursos b-on;

• A recolha de estatísticas permite:

– optimizar o aprovisionamento de conteúdos; – melhorar os processos de negociação;

– preparar e orientar para uma melhor comunicação, disseminação e formação.

(97)

Estatísticas

(98)

Estatísticas

Funcionalidades Problemas

Disponibilizado na área do bibliotecário

Recolha manual de mais de um milhar de ficheiros

Nº de downloads por editora e mês Tratamento manual desses mesmos ficheiros

Compilação manual de relatórios por Instituição membro

(99)

Estatísticas

• Tratava-se de um processo:

– Complexo

– Consumidor de recursos

– Consumidor de tempo da equipa

– Sujeito a erros devido aos processos manuais envolvidos

• Devido a esta complexidade e morosidade, o

serviço que prestado aos membros b-on não atingia

os níveis de qualidade e celeridade que seriam

(100)

Estatísticas

2004

(101)

(102)

Estatísticas

Interface Web para acesso institucional

Processo de carregamento dos dados moroso e pouco fiável Recolha manual dos dados mas o

tratamento é feito pelo Juro

Não exporta relatórios (copy + paste)

Diminui a dependência do trabalho de operação

Não elabora relatórios nem gráficos

Reporting mais completo

Suporta a norma Counter JR1 Suporte para Consórcio

• A melhoria imediata do serviço foi evidente. O

processo continuou a revelar-se moroso e

(103)

Estatísticas

2004

2007

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Estatísticas

• Protocolo SUSHI (Standardized Usage Statistics

Harvesting Initiative)

– Define um processo automático baseado num modelo de pedidos e respostas para a recolha de dados de utilização de recursos electrónicos.

• Este modelo baseia-se na utilização do protocolo

SOAP (Simple Object Access Protocol) e a troca de

mensagens é feita no formato XML.

• Trata-se de uma arquitectura cliente – servidor onde

o primeiro faz o pedido e o segundo é responsável

pela resposta.

(105)

Estatísticas

• Com a estabilização e adopção do protocolo,

começaram a aparecer aplicações baseadas na sua

utilização (clientes SUSHI):

– 360 Counter da Serials Solutions

– Ebsco AtoZ

– USTAT da ExLibris

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Estatísticas

2004

2007

2010

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Estatísticas

Interface Web para acesso institucional

Sem suporte para Consórcio Cliente SUSHI - Recolha

automática dos dados;

Carregamentos manuais rápidos e fiáveis

Obriga a criar um repositório de dados no formato “COUNTER” de forma a preservar os mesmos. Compatível com a norma Counter

JR1 e DB1

Reporting completo com

“dashboard view”

Exportação dos dados (PDF, Excel, PPT, Tab delimited)

Disponibilizado sem custos para clientes VERDE / SFX

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Estatísticas

Carregamentos manuais Carregamentos via SUSHI Clientes Membros

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Estatísticas

• O que é o USAT?

– É um cliente SUSHI;

– Permite o carregamento automático dos dados via

protocolo SUSHI ou o carregamento manual de ficheiros; – Suporta ficheiros compatíveis com a norma COUNTER

(JR1 e DB1) – Suporte para a norma CR1 em desenvolvimento

– Fornecido sem custos para clientes VERDE / SFX da ExLibris

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Estatísticas

• O que NÃO é o USTAT:

– Não é uma ferramenta de gestão baseada na análise de dados estatísticos (embora possa integrar com a aplicação ERMS da ExLibris – VERDE);

– Limita-se a apresentar a informação que os formatos COUNTER JR1 e DB1 fornecem (número total de

downloads, mensais ou anuais, por plataforma, membro ou editor).

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Estatísticas

USTAT READY

Wiley NÃO

Sage publishing Sim

Springer/Kluwer Sim

ACS Sim

Annual Reviews Sim

EBSCO Sim AIP NÃO SIAM NÃO ACM Sim RSC NÃO IEEE NÃO

Sciencedirect - Elsevier NÃO

IOP Sim

T&F (Informaworld) NÃO

Blackwell NÃO

Cambridge - CUP Sim

Nature NÃO

EMERALD NÃO

COUNT 8

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Estatísticas

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Estatísticas

• Nova abordagem:

– Gestão via Consórcio:

• A equipa b-on parametriza as contas SUSHI,

descarrega os ficheiros dos editores “não SUSHI” e carrega os mesmos no USTAT;

• O boletim estatístico passará a ser feito, sempre que disponibilizado pelo editor, com base nos relatórios de Consórcio (CR1)

– Autonomia Institucional:

• São fornecidas as credenciais de administração e operação à instituição que poderá gerir, sem

(114)

Agenda

• Relatório actividades 2010

• Indicadores

• Serviços de Suporte

– Estatísticas

– Gestão de ocorrências

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OTRS

• Principais objectivos

– melhorar o serviço de apoio ao utilizador;

– melhorar a percepção e satisfação dos utilizadores (membros b-on) – utilização mais eficiente de recursos afectos ao projecto;

– melhoria de comunicação interna;

– possibilidade de tomar melhores decisões de gestão com base nos relatórios fornecidos pelo sistema.

• Ferramenta de Service Desk

• Substituiu a partir de 2 de Janeiro p.p. a anterior ferramenta (HP Open View), que se encontrava em produção desde o último trimestre de 2009;

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OTRS

• Com este sistema, o serviço de apoio da b-on dispõe de 3

canais.

– O telefone

– O correio electrónico – O OTRS

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OTRS

• O Sistema irá ainda permitir, a curto prazo, a gestão, em

tempo real, por parte dos utilizadores, dos pedidos.

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OTRS

• O sistema permite retirar uma série de métricas que são de

extrema importância para as decisões estratégicas da gestão do projecto:

– Nº de pedidos por dia, semana, mês, ano;

– Problemas mais comuns de acordo com a classificação dos mesmos; – Tempo de resposta por parte da equipa interna e de fornecedores

externos;

– Priorização e escalonamento dos pedidos de acordo com a sua importância

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OTRS

• Para que se possam atingir os objectivos propostos é

necessário o apoio de todos. Boas práticas a observar:

– E-mail de suporte helpdesk@fccn.pt;

– No caso de troca de mails com a equipa de suporte na sequência de um pedido aberto o assunto não deverá ser alterado.

– Aquando da resolução de um problema e da notificação da conclusão do mesmo, respostas do tipo “Obrigado” (que são sempre apreciadas  ), neste caso concreto, dão origem à reabertura do pedido.

• Prioridade superior para os pedidos recepcionados via helpdesk@fccn.pt.

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