Protocolo e Gestão de Eventos.pdf

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Dr.ª. Emília Reis

Protocolo e Gestão de Eventos

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O curso visa apresentar aos participantes os conceitos fundamentais da gestão de projetos, seguindo a metodologia PMBOX – Project Management Body of Knowledge, do Project Management Institute (PMI).

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Objetivos do módulo

No final da ação, os participantes possuirão as bases necessárias para: Conceber, planificar e implementar um projeto ;

Gerir a qualidade dos produtos do projeto;

Estabelecer o plano de comunicação, avaliar os riscos e os procedimentos associados à gestão dos principais recursos do projeto, sejam eles humanos, materiais ou equipamento.

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1. Introdução ao Protocolo  Protocolo Autárquico

2. Organização e Gestão de Eventos:

 Conceção, Criatividade, Briefing e Agências  Planeamento de Eventos

 Gestão de Fornecedores e Serviços  Catering

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Conteúdos programáticos:

3. Estratégias de comunicação:  Imagens em eventos  Promoção e Comunicação  Comunicação digital  Assessoria de imprensa 5

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Metodologia PMBok

Metodologia

7 • Project Management Institute (PMI) é uma organização sem fins

lucrativos que se destina a criar e manter boas práticas na gestão de portfólios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em 1969 na cidade da Filadélfia no estado da Pensilvânia.

• Nos dias atuais, o PMI já possui mais de 200.000 associados e é

considerado uma das principais organizações de gestão de projetos, com representações em 185 países.

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Metodologia

• Apesar de inicialmente o PMI ser orientado a projetos de software, hoje

suas práticas são utilizadas nas mais diversas áreas como: aeroespacial, negócios, construção, engenharia, serviços financeiros, farmacêutico, saúde,etc.

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Metodologia PMBok

A sistemática e os conceitos que envolvem a condução de um projeto, ou seja, a visão objetiva e completa do trabalho a realizar, focada em resultados e com a preocupação na gestão dos recursos por meio do trabalho em times, acabam servindo e auxiliando todo o conjunto de atividades que têm objetivos rígidos de cumprimento de prazos, consumo controlado de recursos e qualidade de resultados obtida a partir de trabalho integrado em times multidisciplinares.

Orlando Cattini Junior EAESP - FGV

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planeamento Planear as comunicações Planear a qualidade Esboço Esboço Esboço

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Sumário das áreas de gerência de projeto

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Integração

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos

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Esboço

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso.

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Sumário das áreas de gerência de projeto

13

Tempo

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos relativos ao término do projeto no prazo correto.

 Custo

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos envolvidos em planeamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

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Qualidade

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.

 Recursos Humanos

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

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Sumário das áreas de gerência de projeto

15

Comunicações

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada Recursos Humanos.

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Riscos

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto.

Aquisições

É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos procedimentos de gerenciamento de contratos.

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Objetivo

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Objetivo – o que se pretende (e que não) se consegue resolver ou alcançar.

Esboço – qual (e qual não) é o âmbito e profundidade da solução procurada (estancar, atenuar ou resolver).

Premissas – em que cenários ou condições o estudo é válido.

Critérios – regras para determinar que alternativa melhor atende aos objetivos.

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A Gerência de projetos exige uma forte interação com as demais áreas. Estas interações podem ser claras e diretas ou, indiretas. Estas interações exigem do gerente de projeto a capacidade de balancear a gestão de recursos x objetivos. A ampliação do escopo de algum projeto, acarretará, em algum sacrifício em outra área.

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Controle Planeamento Encerramento Execução Inicialização 19

Grupos de projetos

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Processos de Controle

Processos de Execução

Processos de Planeamento

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Iniciação Planeamento Controle Execução Finalização Definição e compromisso com o projeto

Criação de um plano que garanta que a execução do projeto cumpre sua missão

Coordenação de pessoas e recursos para realizar o plano monitoração, controle e ações

corretivas para garantir

que os objetivos serão atingidos

– aceitação formalizada dos resultados do projeto

– terminação

coordenada As flechas representam _{os fluxos de entradas e}

saídas entre os grupos de processos.

Conexão entre grupos

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Interação dos processos

Cada processo é descrito em termos de: Entradas (inputs): documentos de trabalho

Ferramentas e Técnicas: mecanismos aplicados nas entradas para gerar saídas

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Integração de Projeto

•Planeamento

•Controle de Mudança Integrado

Escopo do Projeto • Planeamento •Definição •Verificação •Controle de Mudança Tempo do Projeto • Definição, Sequenciamento, estimação e controle de atividades

Custo do Projeto

• Planeamento de Recursos, Estimativas e controle de custo

Qualidade do Projeto

• Planeamento, garantia e controle da qualidade

Recursos Humanos do Projeto • Planear, adquirir e desenvolver

times de projeto Riscos do Projeto • Planear e gerenciar •Monitorar e controlar Aquisições do Projeto •Planear aquisições; •Planear solicitações; Comunicações do Projeto

• Planear comunicação e distribuição de informações

•Reportar desempenho

Áreas de atividade

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QUALIDADE ESBOÇO CUSTO TEMPO RECURSOS HUMANOS AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES RISCOS INTEGRAÇÃO

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Áreas de atividade

25 Iniciação Planeamento do Esboço Definição do Esboço Verificação do Esboço

Controle de Mudanças do Esboço

Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o

trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.

Autorizar o início do projeto ou de uma nova fase.

Desenvolver uma declaração escrita do esboço como base para decisões futuras do projeto. Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais maneáveis. Formalização e aprovação do esboço do projeto.

Controlar as mudanças de esboço, envolvendo esboço

do produto e esboço do projeto.

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Definição das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Estimativa de Duração das Atividades

Desenvolvimento do Cronograma

Controle do Cronograma

Processos necessários para assegurar que o projeto termine

dentro do prazo previsto.

Identificar as atividades específicas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto. Identificar e documentar as relações de dependência entre as atividades.

Estimar a quantidade de períodos de trabalho que serão necessários para a implementação de

cada atividade.

Analisar a seqüência e as durações das atividades, e os requisitos de recursos para criar o cronograma do projeto.

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Áreas de atividade

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Gerência do Custos do Projeto

Planeamento dos Recursos

Estimativa dos Custos

Orçamentação dos Custos

Controle dos Custos

Processos necessários para assegurar que o projeto termine

dentro do orçamento aprovado.

Determinar quais recursos e que quantidades de cada devem ser usadas para executar as

atividades do projeto.

Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos

necessários à implementação das atividades do projeto.

Alocar as estimativas dos custos do projeto aos itens individuais de trabalho.

Controlar as mudanças no orçamento do projeto.

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Planeamento da Qualidade

Garantia da Qualidade

Controle da Qualidade

Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto

sejam atendidas.

Identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfazê-los. Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de

qualidade.

Monitorar os resultados do

projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatórios.

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Áreas de atividade

29

Gerência da Recursos Humanos do Projeto

Planeamento Organizacional

Montagem da Equipa

Desenvolvimento da Equipe

Processos necessários para proporcionar a

melhor utilização das pessoas

envolvidas no projeto.

Identificar, documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamentos do projeto. Conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados

ao projeto.

Desenvolver habilidades individuais e do grupo

para aumentar o desempenho do projeto.

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Planeamento das Comunicações

Distribuição das Informações

Relato de Desempenho

Encerramento Administrativo

Processos necessários para assegurar que a

geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto

Determinar as informações e comunicações necessárias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como

ela será fornecida.

Disponibilizar as informações necessárias para as partes interessadas de uma maneira conveniente.

Coletar e disseminar as

informações de desempenho, incluindo relatórios de situação, medição de progresso e previsões. Gerar, reunir e disseminar

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Áreas de atividade

31

Gerência dos Riscos do Projeto

Processos necessários para a

identificação, análise e resposta a riscos do projeto.

Planeamento da Gerência dos Riscos

Análise Quantitativa dos Riscos

Planeamento das Respostas aos Riscos

Controle e Monitoração dos Riscos Identificação dos Riscos

Análise Qualitativa dos Riscos

Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características.

Analisar qualitativamente os riscos e as condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto.

Monitorar riscos residuais,

identificar novos, reduzir e avaliar a efetividade por todo o projeto. Decidir como abordar e planear as atividades de gerência dos riscos do projeto.

Medir a probabilidade e as consequências dos riscos e estimar as implicações nos objetivos do projeto.

Desenvolver processos e técnicas para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças dos riscos.

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Planeamento das Aquisições

Planeamento das Solicitações

Obtenção de Propostas

Seleção de Fornecedores

Administração de Contratos

Encerramento de Contratos

Processos necessários para a

Determinar o que contratar e quando.

Documentar as necessidades de produtos ou serviços e

identificar possíveis fornecedores. Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço,

cartas-convite, licitação). Escolher entre os possíveis fornecedores.

Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.

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Áreas de atividade

33

Gerência da Integração do Projeto

Desenvolvimento do Plano do Projeto

Execução do Plano do Projeto

Controle Geral de Mudanças

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos

sejam adequadamente coordenados.

Agregar os resultados dos outros processos de planeamento

construindo um documento coerente e consistente.

Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas. Coordenar as mudanças através de todo o projeto.

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Desenvolvimento do Plano do Projeto

Execução do Plano do Projeto

Controle Geral de Mudanças

Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos

Agregar os resultados dos outros processos de planeamento

construindo um documento coerente e consistente.

Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas. Coordenar as mudanças através de todo o projeto.

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Antes de tudo, porque elaborar esse projeto

35

Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça; Estruturar as informações para a tomada de decisão:

 Situação Atual

 Objetivo, Esboço, Premissas e Critérios

 Descrição e tabulação das alternativas

 Plano de implantação

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Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;

 Identificação das oportunidades e/ou ameaças que merecem atenção

 Descrição da situação, pontos fortes e fracos, conclusões e recomendações

 Prognóstico do futuro da situação atual se nada for feito

 Distinção do que é estratégico (política, longo prazo) do tático (processo de produção, pode ser adotado de imediato)

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Descrição e tabulação das alternativas

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Técnicos Situação atual Alternativa A Alternativa B Eficácia Eficiência Flexibilidade Outros... Económicos Investimentos Custos Economias Outros... Implementação Prazos Parceiros Oportunidade Outros...

Os critérios devem ser diferenciadores e relacionados aos objetivos

Medir em tempo, quantidades, volumes, disponibilidades, dinheiro, pessoas, cultura, imagem ...

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→ Análise do comportamento da solução perante mudanças de cenário ou premissas – riscos

→ Obtenção dos “de acordo” para o início do projeto – garantia de recursos e apoios necessários

→ Considerações sobre a estratégia e outros aspetos diretores para a implementação.

→ Uso de estudos de casos para ilustrar a consequência das escolhas na estratégia da empresa / entidade / projeto

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Plano de implantação

39

 Migração da situação atual para a proposta

 Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do âmbito do desenvolvimento do projeto

 Definição do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do projeto

 Capacitação e treinamento requeridos

 Identificação do incentivo ou motivação organizacional que fará o projeto ser implementado.

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Iniciação

41

Desenvolver Termo de Abertura do Projeto

Aprovação Formal

Nomear o Gerente do Projeto

Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar

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Esboço

Planeamento do esboço

Definição do esboço e elaboração

Prazo

Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração, recursos e restrições)

Custo

Estimar custos e preparar orçamentos

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Planeamento (cont)

43

Qualidade

Planeamento da qualidade

Recursos Humanos

Planeamento de recursos humanos

Aquisições

Planear compras e aquisições Planear contratações

Planeamento das comunicações

Integração

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Integração

Orientar e gerenciar a execução

Qualidade

Garantia da qualidade

Contratar e mobilizar a equipa do projeto Desenvolver a equipa do projeto

Aquisições

Solicitar resposta de fornecedores Selecionar fornecedores

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Controlo

45

Integração

Monitorar e controlar o trabalho Controle integrado das mudanças

Esboço

Verificação do esboço

Gerenciar a equipe do projeto

Relatório de desempenho

Gerenciar as partes interessadas

Aquisições

Administração do contrato

Controle

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Introdução ao Protocolo

Protocolo

Protokollon é uma palavra originalmente composta de dois elementos de língua grega: proto, que significa primeiro, e Kollan- folhas de papiro coladas.

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Protocolo

Protocolo significava o registo em que os documentos eram ligados, depois ‘passou a significar a forma como os documentos eram redigidos. Em França, o bureau du protocole ocupava-se da preparação dos documentos diplomáticos para a assinatura do cerimonial a que deveria obedecer esta assinatura. Por assimilação, o serviço do protocolo passou a designar mais corretamente o serviço que ocupava o cerimonial e a palavra protocolo a significar o mesmo que cerimonial.

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Introdução ao Protocolo

Existem palavras que estão intimamente relacionadas com Protocolo:  Etiqueta  Cortesia  Cerimonial  Formalidades 49

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 Etiqueta

Cerimonial usado junto das altas personalidades, ou de representantes de outros países, em receções ou cerimónias oficiais, respeitando

 Cortesia

É a demonstração ou o ato para se demonstrar atenção e respeito para com as pessoas.

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Introdução ao Protocolo

 Cerimonial

Conjunto de formalidades ou preceitos que se devem observar ou cumprir , num ato social ou numa ocasião ou cerimónia solene.

 Protocolo

A arte da determinação e o estabelecimento das normas essenciais para a execução eficaz de toda atividade humana, social, oficial e relevante.

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O Protocolo bem sucedido é aquele que não é visível!

Não existe uma regra protocolar uniforme para todos os países, em virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos países, logo a liberdade protocolar é escassa.

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Introdução ao Protocolo

Classificam-se em dois tipos:

 Público

Quando se refere a atividades do estado ou à pessoa que possui um cargo público e que o exercita legalmente

 Privado

Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituição, etc.

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No protocolo como conjunto de regras cerimoniais é determinante o uso constante de palavras e diálogos apropriados, regras e formas de tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo conhecimento em organização de Eventos.

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Tipos de Protocolo

 Protocolo Oficial

 Protocolo Autárquico

 Protocolo Diplomático

 Protocolo Religioso

 Protocolo Aeronáutico e Marítimo

 Protocolo nas Empresas

 Protocolo Desportivo

 Protocolo Social

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 Protocolo Oficial

Conjunto de preceitos a cumprir nas cerimónias em que participam entidades oficiais, ou

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Tipos de Protocolo

 Protocolo Diplomático

Conjunto de regras que se devem observar, segundo as ocasiões, com os representantes de estados membros.

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 Protocolo Autárquico

Conjunto de regras que se devem observar no relacionamento (interno ou externo) da autarquia;

É o código de conduta para a maioria das situações da vida da autarquia.

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Protocolo Autárquico

59

As Precedências

A precedência deriva do latim praecedere que significa ir à frente ou na frente.

Podemos definir então que precedência - é o prévio estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou participam de uma atividade que afeta o protocolo, em função de sua preeminência, primazia, categoria, nível ou relevância, no seio da estrutura e da própria sociedade que integram o Estado, para se obter a máxima eficácia nessa atividade.

(60)

A ordem de precedência é aquela que se estabelece entre as várias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com a hierarquia ou com o cargo de cada uma, atendendo á Lei ou aos costumes e à tradição.

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Protocolo Autárquico

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Os princípios gerais de precedência ditam que, um convidado que não tenha uma certa supremacia na hierarquia, não deve situar-se à frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior preeminência. A precedência é uma honra ou privilégio outorgado às pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e como honra que é, a autoridade que a recebe deve também saber cumprir e respeitar as suas normas.

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Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedência, ocupa normalmente a primeira presidência.

Não esquecer que quem tem a precedência é quem tem o poder de a ceder, e quando tal acontece, a pessoa visada, por cortesia e educação, deve aceitá-la.

(63)

Protocolo Autárquico

63

Esta questão das precedências serve para todos os atos, quer sejam em sessões solenes, quer em refeições formais, quer em todos os meios de transporte.

(64)

Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a precedência e nela incluem as personalidades que têm por força do seu cargo oficial, um lugar devidamente estabelecido na relação de precedência, por isso concluem ter um precedência determinada.

O sentido amplo da definição, acautelam a presença de pessoas que têm importância real na sociedade, e que quando convidadas, devem ser enquadradas na ordem geral.

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Protocolo Autárquico

65

Pode existir a precedência indeterminada e a necessidade de encontrar soluções coerentes.

Exemplo:

Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um outro.

Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma evidente tem uma dimensão maior.

(66)

Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos diversos tipos de Protocolo para auxiliar a decisão – Protocolo religioso, académico, militar ou desportivo - , para melhor decidir sobre a ordem a determinar em relação a um tipo específico de cerimónia.

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Protocolo Autárquico

67

As soluções são múltiplas e muitas são as possibilidades de resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador comum da lógica, do bom senso e ser conhecidas pelos intervenientes.

(68)

As Precedências Exemplos:

 Um conjunto mínimo de pessoas – Membros da Assembleia- é só aplicar a norma da eleição.

 Uma empresa que tenha uma relação de dependência ou tutelagem com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua precedência ao Ministro da qual depende a entidade.

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Protocolo Autárquico

69

Precedências no Estado Português

É uma lista de uso obrigatório em todas as cerimónias oficiais, e deve ser observada em todos os eventos, mesmo que privados, onde estejam presentes a esse titulo as altas autoridades públicas.

Todas as entidades que não constam expressamente da lista são enquadradas na posição daquelas cuja competência, material e territorial mais se aproximem.

(70)

Na Lei do Protocolo (artigo 8.º) que “ aos cônjuges das altas entidades públicas, ou a quem com elas viva em união de facto, desde que convidados para a cerimónia, é atribuído lugar equiparado às mesmas quando estejam a acompanhá-las. “

Os cônjuges terão de ser efetivamente convidados e devem ser a título de acompanhante da entidade convidada.

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Protocolo Autárquico

71

Se existir casos em que o homem ou a mulher têm um cargo e a mulher, ou o homem, têm outro de menor precedência e são ambos convidados expressamente pelos cargos que ocupam, deve-se aplicar a seguinte norma: cada um ocupará o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo que ocupa.

(72)

Quando existem entidades de idêntica posição, precedem aquelas cujo titulo resultar de eleição popular ou, noutros casos, aquelas que tiverem mais antiguidade na exercício do cargo, salvo se existir outra regra na Lei.

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Protocolo Autárquico

73

Sempre que o Estado esteja representado, sejam as cerimónias oficiais ou não, deve-se assegurar a presença de titulares de vários órgão do âmbito correspondente àquela que organiza, nomeadamente do escalão imediatamente inferior e, caso exista composição pluripartidária deve acautelar-se incluir sempre membros da maioria e da oposição.

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A ordem de precedência dos presidentes ou secretários- gerais dos partidos políticos, bem como os respetivos presidentes dos grupos parlamentares com representação na Assembleia da República, é estabelecida em função do número de deputados que têm, ou seja, da sua representatividade eleitoral.

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Protocolo Autárquico

75

No artigo 31.ª da Lei do Protocolo faz referência ao poder local “Em cerimónias nacionais realizadas no respetivo concelho, os presidentes das câmaras municipais seguem imediatamente a posição das entidades com estatuto de ministro e, se mesa houver, nela tomarão lugar, em termos apropriados.

(76)

No artigo 35.ª da Lei do Protocolo trata das altas entidades da União Europeia e que refere que o “ Presidente do Parlamento Europeu, quando em Portugal, segue imediatamente o Presidente da Assembleia da República e as entidades parlamentares europeias as suas congéneres portuguesas”, que o “Presidente do Conselho Europeu segue imediatamente o Primeiro-Ministro, exceto se for chefe de Estado, caso em que segue imediatamente o Presidente da República”.

(77)

Protocolo Autárquico

77

Precedências a pé, em transporte e em situações diversas

Durante as visitas oficiais há necessidade, por vezes, de organizar cortejos a pé. As pessoas podem deslocar-se lado a lado ou em fila. Consoante o caso. Tem que atender à precedência das entidades em que integram o cortejo, do espaço disponível e do como que se quer organizar o deslocação. É possível organizar cortejos com duas filas paralelas.

(78)

Precedências a pé, em transporte e em situações diversas

Ao passar lado a lado, no caso de serem duas pessoas, dá-se a direita à pessoa de maior precedência.

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Protocolo Autárquico

79

Precedências a pé

Se forem 3 pessoas a caminhar lado a lado, ou qualquer número ímpar, a de maior precedência toma o centro, dando a direita à segunda pessoa mais importante e o lado esquerdo à outra, continuando se for o caso, com direita/ esquerda para os restantes.

1

(80)

Se forem 4 pessoas ou qualquer número par, o primeiro lugar é o da direita para quem olha de frente, de uma linha imaginária traçada ao centro.

1

(81)

Protocolo Autárquico

81

Se por alguma razão o cortejo é organizado com as entidades em fila de duas pessoas, a de maior importância deve ir à frente.

1 2

(82)

Se a fila integrar 3 ou mais pessoas em número ímpar, o primeiro lugar é o do meio, segundo o que precede este e o terceiro o que antecede

1 3

(83)

Protocolo Autárquico

83

Se forem 4 pessoas, o cortejo abre com a pessoas de menor precedência, seguindo-lhe o que ocupa o segundo lugar e depois a que tem lugar de honra, fechando com a pessoa que tem o terceiro lugar.

3

1

2

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Precedências no automóvel

No automóvel, a precedência deve-se com o número de passageiros , com o tipo de viatura e até com o país. O motorista, ao chegar ao destino, deve estacionar de forma que a pessoa mais importante saia do lado do passeio, mas respeitando sempre as regras de trânsito vigentes.

A pessoa mais importante, nos atos protocolares, entra primeiro e saí em último, exceto quando o meio de transporte é o avião.

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Protocolo Autárquico

85

1

(86)

Um ou dois passageiros é o caso mais normal. O lugar de honra é atrás, lado contrário ao do motorista. O segundo lugar é o da esquerda (atrás do motorista). É normal o Presidente da Câmara sentar-se no lugar 1 e o seu Chefe de Gabinete ou um Vereador no lugar 2.

2

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Protocolo Autárquico

87

O terceiro lugar a escolher é o ao lado motorista. Por exemplo: o Presidente da Câmara que se faz acompanhar por um Vereador (lugar 2) e pelo Chefe de Gabinete (lugar 3).

2

Passeio

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No caso de existir uma quarta pessoa, ocupará o lugar atrás a meio dos outros passageiros.

2 4

(89)

Protocolo Autárquico

89

A Bandeira

As regras gerais para o uso da Bandeira Nacional (BN) encontram-se estabelecidas pelo Decreto-Lei 150/87. Este decreto-lei, no entanto apenas estabelece regras genéricas de utilização da BN e apenas para alguns casos. Sendo assim, além das regras especificamente definidas no Decreto-Lei 150/87, deverão ser seguidos os protocolos e as regras tradicionalmente aplicadas nacional e internacionalmente, bem como as regras estabelecidas para o âmbito militar e marítimo.

(90)

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Protocolo Autárquico

91

A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada

Locais obrigatórios, por Lei:

 Instalações de órgãos das administrações públicas central, regional e local;

 Monumentos nacionais;

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A Bandeira

Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada

Locais opcionais:

 Delegações dos institutos e empresas públicas;

 Instalações de entidades privadas e de pessoas coletivas.

Nos locais onde a Bandeira Nacional pode ser hasteada opcionalmente, se o for, deverá sê-lo cumprindo sempre as regras e protocolos definidos.

(93)

Protocolo Autárquico

93

A Bandeira

Quando deverá ser hasteada a bandeira nacional

Segundo a Lei, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada todos os dias nos seguintes locais:

 Presidência da República;  Assembleia da República;

 Presidência do Conselho de Ministros;  Supremo Tribunal de Justiça;

(94)

A Bandeira

Apesar da Lei não o obrigar especificamente, seria aconselhável hastear todos os dias, a BN em outros locais de maior simbolismo ou com grande visibilidade, por exemplo:

 Sedes dos Representantes da República para as Regiões Autónomas;

 Ministérios da Defesa Nacional e dos Negócios Estrangeiros;  Governos civis dos distritos;

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Protocolo Autárquico

95

A Bandeira

 Representações diplomáticas de Portugal no estrangeiro;

 Sedes dos órgãos legislativos e executivos das regiões autónomas;  Sedes das áreas metropolitanas e de comunidades intermunicipais.  Sedes das câmaras municipais;

 Quartéis-generais das Forças Armadas e de comandos militares;  Monumentos nacionais de grande afluxo turístico.

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A Bandeira

Nos restantes locais, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada aos Domingos e Feriados e nas ocasiões especiais em que tal seja decretado pelo órgão executivo nacional, regional ou local da área territorial abrangida.

Nos dias em que é hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser às 09h00. Deverá ser arreada ao pôr do sol. Considera-se aceitável, em locais cujo funcionamento esteja já encerrado ao pôr do sol, que o arrear da Bandeira Nacional seja realizado à hora do seu encerramento.

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Protocolo Autárquico

97

Posições relativas das bandeiras

Quando hasteada com outras bandeiras, a Bandeira Nacional ocupará sempre o lugar mais honroso.

Conforme o número e a disposição dos suportes, as bandeiras deverão ocupar as seguintes posições:

(98)

Se forem hasteadas várias bandeiras num único mastro: a Bandeira

Nacional ocupará a posição mais alta, seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedência de cima para baixo:

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Protocolo Autárquico

99

Se existirem dois mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro da

(100)

Se existirem três mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro do

centro e a seguinte bandeira na ordem de precedência, ocupará o mastro da direita (esquerda de quem olha);

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Protocolo Autárquico

101

Se existir uma linha de quatro ou mais mastros assentes no solo: a

Bandeira Nacional ocupará o mastro mais à direita (mais à esquerda de

quem olha), seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedência,

da direita para a esquerda (da esquerda para a direita de quem olha). Opcionalmente, neste caso poderá ser colocada uma segunda Bandeira Nacional no mastro mais à esquerda (mais à direita de quem olha);

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Protocolo Autárquico

103

Em receções oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar o pavilhão do país que acolhe a receção. A precedência alfabética deverá ser enunciada pelo processo de identificação internacional do país.

Quando se trata de um encontro bilateral, deverá ser dado a direita ao pavilhão nacional convidado, devendo os mastros ser iguais.

As bandeiras, quando em suporte de pé de palco, deverão ser colocadas no canto interior direito atrás da mesa da presidência do eventos, sendo que o pavilhão nacional deve ser colocado ao meio.

(104)

Gabinete de Protocolo

O Gabinete de Protocolo, numa Camara Municipal, deve atender às competências e às atribuições definidas dos Serviços do Protocolo de Estado do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

(105)

Protocolo Autárquico

105

A existência de um gabinete de protocolo é fundamental, sobretudo quando se trata de questões de Estado. Nessa configuração, o papel e o objetivo de um gabinete deste tipo é de um ponto de vista geral:

 Estabelecer linhas de orientação e de conformidade com o gabinete homólogo afim de determinar ações e obter informações sobre o melhor modo de atuação;

 Determinar o programa de ação, tratando de todas as questões de organização, segurança, transportes, locais e equipamentos a usar, alojamento, convites, etc.

(106)

Do ponto de vista específico, compete aos serviços de protocolo:

a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e pragmática de acordo com

a prática internacional e as tradições locais;

(107)

Protocolo Autárquico

107

O Chefe de Protocolo é responsável por:

(a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ação protocolar que envolva órgãos de soberania;

(b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de deslocações oficiais de representação ao estrangeiro;

(c) acompanhar os embaixadores estrangeiros no processo de acreditação, nomeadamente na cerimónia de entrega das cartas credenciais;

(108)

O Chefe de Protocolo é responsável por:

(d) estruturar, em parceria com os seus homólogos, o programa de receção em visitas oficiais de representantes estrangeiros;

(109)

Protocolo Autárquico

109

Cerimónias nos Municípios

Qualquer que seja a cerimónia a organizar, ela só faz sentido e êxito se cumprir na integra os seus objetivos. Por norma são públicos, o que implica, para além dos participantes no evento, alguns ou muitos convidados, eventualmente público a assistir que nem sequer foi convidado.

(110)

Cerimónias nos Municípios Considerações:

 Para a definição do melhor local para o levar a efeito o evento;

 Existência de uma listagem de todos os eventos, requerendo o preenchimento obrigatório de vários itens.

Esta lista deve ser fruto de um trabalho prévio dos responsáveis pelo Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a título de necessidades, por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.

(111)

Protocolo Autárquico

111

Cerimónias nos Municípios Considerações:

Seguidamente deve-se criar uma base de dados que responda a todo o que é previsível e necessário para o seu preenchimento, respondendo com eficiência a tudo o que a lista requer.

(112)

Evento: Observações Rúbricas Nota preliminar Data do evento Hora do evento Local do evento

Definição da listagem de convidados

Comunicação Social

Refeições

(113)

Protocolo Autárquico

113

1. Definição do tipo de cerimónias;

- Qual o local mais indicado, a melhor data e hora, quem participa e quem convida.

(114)

O “antes” é o tempo de planificar, é a oportunidade para tudo acautelar, com o objetivo de que todo corra bem.

Durante a cerimónia, o responsável deve verificar com atenção o bem desenrolar do programa e controlar o tempo em todas as fases do planeamento.

No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos participantes e convidados, na ordem prevista de saída; agradecer às

(115)

Cerimónias no Município

Descerramento de uma Placa Toponímica

É uma cerimónia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias. Os convites devem ser emitidos e enviados até 8 dias antes do ato. Deverão ser enviados convites aos familiares do homenageado e às entidades públicas ou privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. É desagradável atribuir um topónimo e não combinar previamente com a família do homenageado a data e a hora que convém a cerimónia.

(116)

Descerramento de uma Placa Toponímica O ato decorre junto à placa toponímica.

Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poderá estar num plinto, num entroncamento de uma artéria a inaugurar ou numa frontaria de um edifício.

Em função do homenageado e da sua dimensão, a placa será previamente coberta com a Bandeira Nacional e com a Bandeira do Município ou só com a Bandeira do Município.

(117)

Cerimónias no Município

À direita ficará a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituída por um porta-estandarte e três bombeiros, armados com machados de honra.

Perto situar-se-á uma banda de música, que se sugere que seja de uma Associação do concelho.

Frente à placa e em setor situado a conveniente distância da mesma será montado, sempre que possível, um estrado, com as dimensões necessárias para albergar as entidades envolvidas.

A partir do estrado e até ao local da placa poderá ser colocada uma passadeira delimitada por cordões.

(118)

No estrado deverá providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores onde se colocará uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto da cerimónia.

Deve-se prever, se possível, um número mínimo de mastros, onde ficaram hasteadas as Bandeiras Nacional, do Município e da Freguesia.

A instalação sonora será montada noutro estrado de menor dimensão, onde se efetuarão os discursos alusivos ao ato. Pode-se utilizar o mesmo estrado utilizado

(119)

Cerimónias no Município

Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo ser recebidos por funcionários do Gabinete de Protocolo, que os conduzirão ao local onde irá decorrer o ato.

Se existir uma entidade para presidir ao ato, que não seja o Presidente da Câmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois até junto dos familiares do homenageado.

Dando-se inicio à cerimónia, o Presidente do Município, a entidade que preside à cerimónia e os familiares ou representantes do homenageado dirigem-se par4a junto da placa, procedendo-se então ao seu descerramento.

(120)

A banda de musica nessa altura tocará o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do Concelho (caso exista) ou qualquer marcha militar, enquanto a escolta de Bombeiros presta continência.

Após o descerramento e concluídos os hinos, as entidades dirigem-se ao estrado, dando-se lugar às intervenções, procedendo-se à leitura da cerimónia, se existir, e de seguida, irão ocorrer os discursos pela seguinte ordem:

 da entidade que convida para o ato;

(121)

Cerimónias no Município

Embora o Presidente da Câmara, que normalmente preside a estas cerimónias é de bom senso que ceda a referida precedência neste caso. Significa que usa da palavra antes do homenageado.

As intervenções não devem exceder os 5 minutos cada.

Encerra a cerimónia, com autorização da entidade que preside, quem esteve a gerir a cerimónia e já o havia feito para a iniciar.

(122)

Câmara Municipal da Trofa Gabinete de Presidência/ Protocolo

(data)

Placas Comemorativas

Ocasião Tipo

Data/ Horário

(123)

Cerimónias no Município

Lançamento de Primeira Pedra.

A personalidade a convidar vai presidir à cerimónia deverá estar normalmente relacionada com a tutela do organismo que vai determinar o arranque da obra.

Devem-se associar a este ato todos os representantes de entidades que estão ou estarão ligados à sua execução, bem como o povo da localidade onde o ato vai decorrer e as denominadas força vivas locais.

O local deverá estar sinalizado com mastros e bandeiras, sendo delimitada a área de implantação da primeira pedra com um cordão.

Sempre que possível será colocado um estrado ou um tapete grande de relva artificial, onde se colocará a mesa para se proceder à assinatura do auto da noticia.

(124)

Auto de Notícia

AO DIA________DO MÊS DE _____________ DE,___________, DA ERA CRISTÃ,

NA REPÚBLICA PORTUGUESA SENDO

PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE _____________________________________ ______________________________________________

VEREADOR (PELOURO) DA CÂMARA MUNICIPAL DE ____________ ________________________________________________

EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA

__________________________________________________ ARQUITETO PROJETISTA

__________________________________________________ PROCEDEU À IMPLANTAÇÃO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO _____________________________________________________

(125)

Cerimónias no Município

Se estiver presente algum membro do governo, presidindo à cerimónia, o seu nome também é inserido neste auto de notícia, que deve ser impresso num papel especial, tipo papiro.

(126)

A primeira pedra terá as dimensões adequadas a não provocar embaraços a quem a colocar, devendo o local do seu assento de fácil acesso. Junto estará um tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.

Os convidados devem chegar ao local do evento 15 minutos antes do inicio da cerimónia. O convidado de honra, acompanhado pelo Presidente do Município e restante comitiva, tomará a sua posição junto ao local do assentamento ou no

(127)

Cerimónias no Município

Os serviços de Protocolo deverão providenciar para que a população esteja próxima do local.

Deve-se acautelar uma zona para a comunicação social – atenção ao posicionamento do Sol.

É lido o Auto de Notícia, sendo convidados a assinar os principais intervenientes. O Auto é enrolado, atado com fitas das cores do município e colocado num tubo, que poderá conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar os arqueólogos vindouros a identificarem a época de construção.

(128)

O auto, encerrado no tubo fechado, será colocado dentro da caixa , fechando-se de seguida.

Depois de assentar a pedra, a primeira colocação de cimento cabe ao convidado de honra, que entregará de seguida a colher de pedreiro à entidade anfitriã, sendo esta que chamará para si os convidados que entenda deverem associar-se mais diretamente a este ato simbólico, lançando cimento sobre a pedra já colocada.

(129)

Cerimónias no Município

No final, encerra-se a cerimónia em nome da entidade que preside, agradecendo-se a presença de todos.

(130)

Inauguração de uma obra

Os convites a enviar a esta cerimónia obedecerão ao que já foi referido. Quem convida deve chegar 15 minutos antes da hora prevista para o inicio.

Os convidados serão acolhidos por funcionários da Câmara Municipal especialmente destacados para esse fim.

Aguardam todos no exterior a chegada da individualidade que irá proceder à inauguração e que, vem em cortejo, desde o limite do concelho, ou será recebida no exterior do edifício pelo Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal,

(131)

Cerimónias no Município

Sempre que possível e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestará honras no momento da chegada da entidade oficial.

Pode-se considerar a existência de uma fita à porta do edifício ou numa zona de entrada do espaço a inaugurar, a ser cortada por uma tesoura previamente preparada para o efeito.

Já no interior deve proceder ao descerramento de uma placa comemorativa da inauguração, na qual constará o motivo justificativo do ato, nome e o cargo da individualidade que preside à inauguração e a respetiva data.

(132)

Esta placa estará devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do Município, conforme o caso. A entidade eclesiástica, caso esteja presente, procederá à cerimónia litúrgica da bênção, após o que todos os convidados se dirigirão para o local onde vai ser efetuada a sessão alusiva ao ato.

Logo que as personalidades ocupem os seus lugares na mesa de honra, o Presidente da Autarquia dará inicio à sessão, no decorrer da qual serão proferidos discursos, normalmente da entidade responsável pelo organismo inaugurado.

(133)

Cerimónias no Município

Deve realizar-se uma seleção prévia dos setores principais, por forma que a visita não se prolongue excessivamente.

No interior do edifício deve providenciar-se para que o percurso, quer na entradas, quer na saída das entidades oficiais, se faça de forma a não se verificarem situações de aglomeração.

Ter cuidado de não levar a comitiva num percurso que termine num beco e que obrigue toda a gente a voltar para trás, rompendo pelo meio de todos quantos vinham a acompanhar a visita.

(134)

Neste caso há duas soluções:

 ou se prevê a situação e se corta a passagem a todos os acompanhantes depois de passar um número razoável de pessoas, esperando que elas façam a visita e voltem até àquele ponto, ou se evita ir mesmo aqueles espaços.

Quando a entidade oficial se retirar, será acompanhada à viatura pelo Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal e outras Autarcas, bem como

(135)

Precedências Militares e da PSP

Além das precedências das entidades militares com determinadas funções, incluídas na lista das Altas Autoridades, há que ter em conta as precedências das diversas patentes militares e as respetivas equivalências entre as diversas armas.

No artigo 9º do Regulamento de Continências e Honras Militares encontramos a forma de agrupar as forças armadas para efeitos de continência e honras militares, no que se refere aos graus de hierarquia militar.

A precedência das tropas em formatura ou em parada fica determinada no artigo 97º, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem precedência a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da frente para a retaguarda (quando em coluna) será a seguinte:

(136)

Estabelecimento militares de ensino: Colégio militar;

Instituto Militar dos Pupilos do Exército;

Estabelecimento de ensino superior militar: Escola Naval;

Academia Militar:

Academia da Força Aérea Armada

(137)

Precedências Militares e da PSP

Exército: Infantaria; Artilharia; Cavalaria; Engenharia: Transmissões; Serviços de saúde;

Serviços de administração militar; Serviços de material;

(138)

Força Aérea

Forças de Segurança

Guarda Nacional Republicana e Polícia de Segurança Pública.

A mesma disposição estabelece ainda que havendo tropas apeadas, monitorizadas e a cavalo constituir-se-ão com a seguinte precedência:

1. Tropas apeadas

2. Tropas a cavalo

(139)

Precedências Militares e da PSP

As altas entidades das Forças Armadas ordenam-se da seguinte forma:

a. Chefe do Estado-Maior General das Forças Armadas

b. Almirantes da Armada e Marechais, segundo a antiguidade

c. Chefe de Estado-Maior da Armada

d. Chefe do Estado-Maior do Exército

e. Chefe do Estado-Maior da Força Aérea.

(140)

Chaqué

O chaqué aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os atos que se realizem num espaço de tempo compreendido entre as nove da manha e a sete da tarde).

A sua origem remonta às cortes britânicas do sec.XIX., onde era utilizado como indumentaria para montar a cavalo.

O mais cerimonioso é de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual e não admite condecorações ou outros elementos do género, à exceção de um

(141)

Trajes civis de cerimónia

Chaqué

É utilizado nos atos que celebram a Semana Santa, na 5ª Feira Santa usar-se-á gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6ª Feira Santa e Sábado levar-se- á gravata e luvas pretas.

Atualmente é muito usado em casamentos mas, é importante diferenciar a cor do chaqué do noivo e dos acompanhantes deste.

(142)

Compõem-se das seguintes peças:

Camisa – branca rígida, bem passada a ferro, de gola normal sem botões.

Pulso duplo para botões de gala. O tecido mais frequente é o fio ou popelina.

Gravata – cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir

adornada de um alfinete de gravata com uma pérola na cabeça.

Colete – cinza, com uma fila de botões de corte clássico. Em cerimónias

fúnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet.

(143)

Trajes civis de cerimónia

Chaqué

Compõem-se das seguintes peças:

Meias – finas de cor preta, de fio ou seda.

Sapatos – pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser

mate ou com pouco brilho.

Fato – tipo “levita”, com faldões separados na sua parte dianteira e lapelas

clássicas. Pode ser preto ou cinza escuro.

Chapéu – Ainda que não frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo

ou seda brilhante.

Luvas – clássicas, de pele e de cor cinzenta. Atualmente utilizam-se pouco.

(144)

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda preta e botões cobertos de seda.

O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.

O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.

É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.

(145)

Trajes civis de cerimónia

Smoking

Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda preta e botões cobertos de seda.

O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.

O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.

É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.

(146)

Fato – de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a

época do ano, mas o mais utilizado é o preto. Pode ser reto ou cruzado, com lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado não se deve vestir barra, só um botão superior.

O fato branco só se veste na primavera e verão e normalmente em espaços abertos.

Camisa – branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e

pulso duplo para levar botões.

(147)

Trajes civis de cerimónia

Compõem-se das seguintes peças:

Barra – em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra não pode utilizar

colete.

Meias – finas, de seda ou fio e pretas.

Sapatos – pretos, com atacadores e charol.

Colete – de seda e do mesmo tecido que o smoking. Luvas – brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.

(148)

É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex: entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a actos académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por Reis e Presidentes da República.

Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este.

Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,

(149)

Trajes civis de cerimónia

Fraque

É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex: entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a atos académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por Reis e Presidentes da República.

Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este.

Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos, receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.