Seção de Planejamento e Desenvolvimento de Coleções (SPDC) Equipe: Márcia Silvestre* Valéria Bruno Fátima Gradiz E-mail: spdc@ndc.uff.br *Bibliotecária/Chefe da SPDC
A compra de bibliografia básica e bibliografia
A compra de bibliografia básica e bibliografia
complementar ocorre anualmente, através de
complementar ocorre anualmente, através de
licitação [Lei N
licitação [Lei N
°
°
8.666/93], pela modalidade Pregão
8.666/93], pela modalidade Pregão
Eletrônico.
Eletrônico.
A
A
Licitação
Licitação
designa o procedimento seletivo
designa o procedimento seletivo
contratual prévio, utilizado pelo Estado, quando trata
contratual prévio, utilizado pelo Estado, quando trata
de celebrar acordos com o particular.
de celebrar acordos com o particular.
O
O
Pregão
Pregão
é uma modalidade de licitação, para
é uma modalidade de licitação, para
contratos de bens e serviços comuns, qualquer que
contratos de bens e serviços comuns, qualquer que
seja o valor estimado da contratação.
seja o valor estimado da contratação.
No pregão o fator técnico não é levado em
No pregão o fator técnico não é levado em
consideração, mas apenas o fator preço.
Lei Federal N
Lei Federal N
°
°
10.520/2002 e Decreto Federal
10.520/2002 e Decreto Federal
N
N
°
°
5.450/2005 regulamentam o pregão, na
5.450/2005 regulamentam o pregão, na
forma eletrônica, nas compras governamentais
forma eletrônica, nas compras governamentais
controladas direta ou indiretamente pela União.
controladas direta ou indiretamente pela União.
O pregão, na forma eletrônica, é aquele em
O pregão, na forma eletrônica, é aquele em
que a disputa acontece à distância em sessão
que a disputa acontece à distância em sessão
pública, utilizando recursos da tecnologia da
pública, utilizando recursos da tecnologia da
informação, por meio da internet.
informação, por meio da internet.
Características que contribuem para contratações muito
Características que contribuem para contratações muito
mais vantajosas para o interesse público:
mais vantajosas para o interesse público:
Julgamento das propostas ocorre anteriormente à
Julgamento das propostas ocorre anteriormente à
habilitação e classificação;
habilitação e classificação;
O exame da habilitação apenas quanto ao primeiro
O exame da habilitação apenas quanto ao primeiro
classificado no pregão;
classificado no pregão;
Possibilidade de redução dos valores das propostas
Possibilidade de redução dos valores das propostas
por meio de lances verbais ou virtuais, e após isto ,
por meio de lances verbais ou virtuais, e após isto ,
redução pela negociação direta entre o pregoeiro e
redução pela negociação direta entre o pregoeiro e
primeiro classificado.
As bibliotecas enviam, através de e-mail, para as
As bibliotecas enviam, através de e-mail, para as
coordenações de curso, as planilhas modelo de
coordenações de curso, as planilhas modelo de
solicitação de bibliografia básica e bibliografia
solicitação de bibliografia básica e bibliografia
complementar (títulos nacionais e estrangeiros).
complementar (títulos nacionais e estrangeiros).
A planilha é composta dos seguintes dados
A planilha é composta dos seguintes dados
identificadores: Item, Autor, Título, Editor/Ano, ISBN, N
identificadores: Item, Autor, Título, Editor/Ano, ISBN, N
°
°
de Exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor
de Exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor
Estimado Total (R$) e Curso/Biblioteca.
Estimado Total (R$) e Curso/Biblioteca.
Preenchimento das planilhas de solicitação de bibliografia
Preenchimento das planilhas de solicitação de bibliografia
básica e bibliografia complementar pelas coordenações
básica e bibliografia complementar pelas coordenações
dos cursos.
dos cursos.
Envio, pelas coordenações, das planilhas de solicitação à
Envio, pelas coordenações, das planilhas de solicitação à
biblioteca que atende ao corpo acadêmico da área.
biblioteca que atende ao corpo acadêmico da área.
Recebimento e análise pela biblioteca das planilhas
Recebimento e análise pela biblioteca das planilhas
enviadas pelos cursos.
enviadas pelos cursos.
Os títulos inseridos nas planilhas podem ser novos na
Os títulos inseridos nas planilhas podem ser novos na
biblioteca ou já existentes no acervo.
biblioteca ou já existentes no acervo.
As bibliotecas podem inserir outros títulos ou mais
As bibliotecas podem inserir outros títulos ou mais
exemplares, conforme verifique a necessidade para compor
exemplares, conforme verifique a necessidade para compor
o acervo da área.
A análise pela biblioteca é muito importante para
A análise pela biblioteca é muito importante para
adequação do acervo às necessidades dos
adequação do acervo às necessidades dos
usuários, como também, para que se tenha ao
usuários, como também, para que se tenha ao
final do processo de compra a eficácia desejada.
final do processo de compra a eficácia desejada.
A análise da planilha consiste na verificação dos
A análise da planilha consiste na verificação dos
dados corretos para identificação dos títulos;
dados corretos para identificação dos títulos;
identificação de títulos esgotados ou não
identificação de títulos esgotados ou não
comercializados; e, também, nos títulos e nº de
comercializados; e, também, nos títulos e nº de
exemplares solicitados.
exemplares solicitados.
Os seguintes procedimentos de alteração pela biblioteca na
Os seguintes procedimentos de alteração pela biblioteca na
planilha enviada pela coordenação do curso podem
planilha enviada pela coordenação do curso podem
ocorrer:
ocorrer:
Inclusão ou redução do nInclusão ou redução do n°° de exemplares, conforme a de exemplares, conforme a
demanda assim exija;
demanda assim exija;
Inclusão de títulos já existentes na biblioteca, cujos nInclusão de títulos já existentes na biblioteca, cujos n°°
de exemplares não são suficientes para o atendimento
de exemplares não são suficientes para o atendimento
aos usuários;
aos usuários;
Inclusão de títulos que a biblioteca não possui e que Inclusão de títulos que a biblioteca não possui e que
são necessários ao acervo;
são necessários ao acervo;
Após as alterações necessárias feitas pela biblioteca
Após as alterações necessárias feitas pela biblioteca
nas planilhas de solicitação para compra de
nas planilhas de solicitação para compra de
bibliografia básica e bibliografia complementar, estas
bibliografia básica e bibliografia complementar, estas
devem ser enviadas por e-mail à SPDC (
devem ser enviadas por e-mail à SPDC (
Seção de
Seção de
Planejamento e Desenvolvimento de Coleções
Planejamento e Desenvolvimento de Coleções
)
)
responsável pela aquisição de material bibliográfico
responsável pela aquisição de material bibliográfico
do Sistema de Bibliotecas da UFF.
do Sistema de Bibliotecas da UFF.
Recebimento, impressão e arquivamento (on-line e
Recebimento, impressão e arquivamento (on-line e
em pastas) pela SPDC, das planilhas, por curso.
em pastas) pela SPDC, das planilhas, por curso.
As planilhas devem ser enviadas pelas bibliotecas
As planilhas devem ser enviadas pelas bibliotecas
com todos os dados de identificação dos títulos
com todos os dados de identificação dos títulos
pesquisados.
Em caso de lacunas, fica a critério da SPDC, solicitar à
Em caso de lacunas, fica a critério da SPDC, solicitar à
biblioteca que complemente os dados nas planilhas
biblioteca que complemente os dados nas planilhas
recebidas, ou, se considerar viável, efetuar ela mesma
recebidas, ou, se considerar viável, efetuar ela mesma
a pesquisa e inclusão dos dados.
a pesquisa e inclusão dos dados.
O procedimento de devolução da planilha para
O procedimento de devolução da planilha para
complementação dos dados não preenchidos
complementação dos dados não preenchidos
precederá de contato com a biblioteca.
precederá de contato com a biblioteca.
A SPDC se reserva o direito de exclusão de obras
A SPDC se reserva o direito de exclusão de obras
esgotadas ou não comercializadas.
esgotadas ou não comercializadas.
A SPDC poderá reduzir o n
A SPDC poderá reduzir o n
°
°
de exemplares solicitados
de exemplares solicitados
em função da verba disponível para a compra.
em função da verba disponível para a compra.
A SPDC, irá elaborar duas planilhas gerais, uma de títulos A SPDC, irá elaborar duas planilhas gerais, uma de títulos
nacionais, e outra de títulos estrangeiros, contendo todas as
nacionais, e outra de títulos estrangeiros, contendo todas as
solicitações dos cursos recebidas, com os mesmos dados de
solicitações dos cursos recebidas, com os mesmos dados de
identificação das obras (Item, Autor, Título, Editor/Ano, ISBN,
identificação das obras (Item, Autor, Título, Editor/Ano, ISBN,
N
N°° de exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor de exemplares, Valor Estimado Unitário (R$), Valor Estimado Total (R$), Curso/Biblioteca, e o Total Geral do
Estimado Total (R$), Curso/Biblioteca, e o Total Geral do
Valor (R$).
Valor (R$).
Como produtos resultarão duas Planilhas Gerais (Nacionais e Como produtos resultarão duas Planilhas Gerais (Nacionais e
Estrangeiros) que integrarão o Edital de Licitação.
Estrangeiros) que integrarão o Edital de Licitação.
Impressão e arquivamento (on-line e em pastas), pela SPDC, Impressão e arquivamento (on-line e em pastas), pela SPDC,
das Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros).
das Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros).
Envio das duas Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros) Envio das duas Planilhas Gerais (Nacionais e Estrangeiros)
para a PROGRAD (Pró-Reitoria de Graduação), responsável
para a PROGRAD (Pró-Reitoria de Graduação), responsável
pela realização da licitação.
Execução do Pregão Eletrônico, tipo menor preço, ou, tipo Execução do Pregão Eletrônico, tipo menor preço, ou, tipo
maior desconto pela PROGRAD/UFF, na pessoa de um
maior desconto pela PROGRAD/UFF, na pessoa de um
pregoeiro.
pregoeiro.
São indicados os vencedores do certame, a adjudicação do São indicados os vencedores do certame, a adjudicação do
objeto, o julgamento da habilitação e das propostas e a
objeto, o julgamento da habilitação e das propostas e a
homologação do procedimento licitatório.
homologação do procedimento licitatório.
““Após a homologação, o adjudicatório será convocado para Após a homologação, o adjudicatório será convocado para
assinar o contrato ou ata de registro de preços no prazo
assinar o contrato ou ata de registro de preços no prazo
definido no edital” (§1º, Art.27. Decreto Federal nº 5.450/05).
definido no edital” (§1º, Art.27. Decreto Federal nº 5.450/05).
““Na assinatura do contrato ou da ata de registro de preços, Na assinatura do contrato ou da ata de registro de preços,
será exigida a comprovação das condições de habilitação
será exigida a comprovação das condições de habilitação
consignadas no edital, ... ” (§2º, Art.27. Decreto Federal n
consignadas no edital, ... ” (§2º, Art.27. Decreto Federal n°° 5.450/05).
5.450/05).
““A ata será disponibilizada na internet para acesso livre, A ata será disponibilizada na internet para acesso livre,
imediatamente após o encerramento da sessão pública”. (§3º,
imediatamente após o encerramento da sessão pública”. (§3º,
Art.30. Decreto Federal nº 5.450/05).
Emissão e envio de “Nota de Empenho” aos licitantes
Emissão e envio de “Nota de Empenho” aos licitantes
vencedores do Pregão pela PROGRAD/UFF.
vencedores do Pregão pela PROGRAD/UFF.
Empenho é o principal instrumento da administração pública
Empenho é o principal instrumento da administração pública
para acompanhar e controlar a execução de seus orçamentos,
para acompanhar e controlar a execução de seus orçamentos,
que se materializa através da “nota de empenho”.
que se materializa através da “nota de empenho”.
A “Nota de Empenho” indicará o nome do credor, a
A “Nota de Empenho” indicará o nome do credor, a
especificação do material, assim como do valor da despesa, ou
especificação do material, assim como do valor da despesa, ou
valor do empenho.
valor do empenho.
Uma via da “Nota de Empenho” é destinada à SPDC, para
Uma via da “Nota de Empenho” é destinada à SPDC, para
conhecimento da firma e valor empenhado.
Envio das Planilhas Gerais, Nacionais e Estrangeiros, às Envio das Planilhas Gerais, Nacionais e Estrangeiros, às
firmas licitantes pela SPDC, conforme o Edital de Licitação.
firmas licitantes pela SPDC, conforme o Edital de Licitação.
Envio pelas firmas licitantes das notas fiscais eletrônicas e Envio pelas firmas licitantes das notas fiscais eletrônicas e
dos livros adquiridos da licitação.
dos livros adquiridos da licitação.
Recebimento pela SPDC das notas fiscais e dos livros.Recebimento pela SPDC das notas fiscais e dos livros.
O livro é considerado bem móvel permanente, passando a O livro é considerado bem móvel permanente, passando a
ser patrimônio da Universidade quando do tombamento.
ser patrimônio da Universidade quando do tombamento.
Tombamento se constitui na atribuição de número de Tombamento se constitui na atribuição de número de
registro patrimonial a cada bem individualizado.
registro patrimonial a cada bem individualizado.
Uma via da Nota Fiscal é destinada à Coordenação de Uma via da Nota Fiscal é destinada à Coordenação de
Patrimônio da Universidade para tombamento dos livros,
Patrimônio da Universidade para tombamento dos livros,
isto é, cada livro ou item da nota fiscal, irá receber um nº
isto é, cada livro ou item da nota fiscal, irá receber um nº
de registro patrimonial.
A distribuição do material permanente para uso será
A distribuição do material permanente para uso será
efetuada mediante “Termo de Responsabilidade”, que será
efetuada mediante “Termo de Responsabilidade”, que será
assinado pelo responsável pela guarda e conservação.
assinado pelo responsável pela guarda e conservação.
O “Termo de Responsabilidade”, em duas vias, será
O “Termo de Responsabilidade”, em duas vias, será
assinado e datado pelos responsáveis pelo tombamento -
assinado e datado pelos responsáveis pelo tombamento -
Coordenação de Administração Patrimonial - e pela
Coordenação de Administração Patrimonial - e pela
guarda do bem público adquirido - Superintendência de
guarda do bem público adquirido - Superintendência de
Documentação (Bibliotecas).
Documentação (Bibliotecas).
Uma via do “Termo de Responsabilidade” será arquivada
Uma via do “Termo de Responsabilidade” será arquivada
na Biblioteca e a outra via na Coordenação de
na Biblioteca e a outra via na Coordenação de
Administração Patrimonial.
A SPDC realizará a conferência dos livros e notas fiscais
A SPDC realizará a conferência dos livros e notas fiscais
com a “Nota de Empenho” e Planilhas Gerais respectivas.
com a “Nota de Empenho” e Planilhas Gerais respectivas.
A SPDC notificará às firmas no caso de exemplares faltosos,
A SPDC notificará às firmas no caso de exemplares faltosos,
exemplares enviados em maior número que o requisitado,
exemplares enviados em maior número que o requisitado,
obras não enviadas e relacionadas na nota fiscal, obras não
obras não enviadas e relacionadas na nota fiscal, obras não
relacionadas na nota fiscal e enviadas; obras não
relacionadas na nota fiscal e enviadas; obras não
solicitadas, duplicação de títulos na nota fiscal, obras com
solicitadas, duplicação de títulos na nota fiscal, obras com
defeito.
defeito.
Após a conferência, estando tudo certo, as notas fiscais
Após a conferência, estando tudo certo, as notas fiscais
receberão o atesto da SPDC e o visto da Superintendência
receberão o atesto da SPDC e o visto da Superintendência
de Documentação, e serão encaminhadas para pagamento
de Documentação, e serão encaminhadas para pagamento
na PROGRAD.
Ocorrerá o processamento das obras na SPDC, com a Ocorrerá o processamento das obras na SPDC, com a
colocação de 03 etiquetas de identificação:
colocação de 03 etiquetas de identificação:
1. Acervo: Bibliografia Básica, Curso e Biblioteca; ou Bibliografia 1. Acervo: Bibliografia Básica, Curso e Biblioteca; ou Bibliografia
Complementar, Curso e Biblioteca; Complementar, Curso e Biblioteca;
2. Licitação: Pregão, Firma, Empenho, Item, Nota Fiscal, Preço 2. Licitação: Pregão, Firma, Empenho, Item, Nota Fiscal, Preço
(R$) e Unidade(Biblioteca); (R$) e Unidade(Biblioteca);
3. Patrimônio: Nº Tombamento.3. Patrimônio: Nº Tombamento.
A SPDC providenciará o envio das obras às bibliotecas, A SPDC providenciará o envio das obras às bibliotecas,
juntamente com o formulário próprio por curso
juntamente com o formulário próprio por curso
“Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia Básica e
“Comprovante de Entrega de Livros da Bibliografia Básica e
Bibliografia Complementar”, constando dos seguintes
Bibliografia Complementar”, constando dos seguintes
elementos: Item, Lote/Parte, Pregão, Descrição (Título e
elementos: Item, Lote/Parte, Pregão, Descrição (Título e
outros), Exemplares, em duas vias (Biblioteca e SPDC).
ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO
ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO
LICITAÇÃO
LICITAÇÃO
Uma via do formulário “Comprovante de Entrega de
Uma via do formulário “Comprovante de Entrega de
Livros
da
Bibliografia
Básica
e
Bibliografia
Livros
da
Bibliografia
Básica
e
Bibliografia
Complementar”, deverá ser recebida, conferida, datada
Complementar”, deverá ser recebida, conferida, datada
e assinada pela biblioteca e devolvida a SPDC.
e assinada pela biblioteca e devolvida a SPDC.
A biblioteca deverá retificar o “Comprovante de
A biblioteca deverá retificar o “Comprovante de
Entrega de Livros da Bibliografia Básica e Bibliografia
Entrega de Livros da Bibliografia Básica e Bibliografia
Complementar”, caso algum dado não esteja correto e
Complementar”, caso algum dado não esteja correto e
devolvê-lo datado e assinado à SPDC.
devolvê-lo datado e assinado à SPDC.
Com relação ao material bibliográfico cabe à biblioteca Com relação ao material bibliográfico cabe à biblioteca
manter seu registro, com todos os elementos necessários
manter seu registro, com todos os elementos necessários
à sua identificação, bem como o preço pelo qual foi
à sua identificação, bem como o preço pelo qual foi
adquirido.
adquirido.
Processamento Técnico das obras nas bibliotecas.Processamento Técnico das obras nas bibliotecas.
Inserção das obras no acervo para consulta e empréstimo.Inserção das obras no acervo para consulta e empréstimo.
Divulgação pela biblioteca das obras da Bibliografia Básica Divulgação pela biblioteca das obras da Bibliografia Básica
e Bibliografia Complementar, solicitadas e adquiridas por
e Bibliografia Complementar, solicitadas e adquiridas por
compra, junto às coordenações e para os usuários.
“
“
Nenhuma compra será feita sem a adequada
Nenhuma compra será feita sem a adequada
caracterização de seu objeto e indicação dos
caracterização de seu objeto e indicação dos
recursos financeiros para seu pagamento” – ordena
recursos financeiros para seu pagamento” – ordena
o Decreto-lei 2.300/86, art.13 e Lei 8.666/93, art.
o Decreto-lei 2.300/86, art.13 e Lei 8.666/93, art.
14.
14.
O ISBN é reconhecido internacionalmente
O ISBN é reconhecido internacionalmente
como o sistema de identificação para a
como o sistema de identificação para a
indústria de edição e comércio de livros.
indústria de edição e comércio de livros.
O ISBN consiste em 13 dígitos, o que não
O ISBN consiste em 13 dígitos, o que não
substitui as atribuições anteriores em 10
substitui as atribuições anteriores em 10
dígitos.
dígitos.
A biblioteca deve ter em mente os tipos de documentos que
A biblioteca deve ter em mente os tipos de documentos que
irão formar o seu acervo.
irão formar o seu acervo.
Alertamos que se coloque na planilha de solicitação, o ISBN
Alertamos que se coloque na planilha de solicitação, o ISBN
correspondente ao suporte que se deseja da publicação.
O sucesso de uma aquisição está intrinsecamente
O sucesso de uma aquisição está intrinsecamente
ligado com a correta descrição de seu objeto.
ligado com a correta descrição de seu objeto.
