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ORIENTAÇÕES
DESPESAS MIÚDAS DE PRONTO PAGAMENTO
DIRETOR DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E FINANÇAS Adailton Vieira Pereira GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO E FINANÇAS Renata Vieira Oliva de Paula DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE E FINANÇAS Áurea Vieira Gomes de Alcântara
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ORIENTAÇÕES SOBRE ADIANTAMENTO
1. DESPESAS MIÚDAS DE PRONTO PAGAMENTO
Pequenas despesas urgentes para manutenção de serviços, que não permitem emissão de empenho prévio específico.
2. CONSIDERA-SE DESPESA MIÚDA E DE PRONTO PAGAMENTO, AS SEGUINTES:
Compra de selos postais, xerox, material de limpeza e higiene, pequenos consertos, pequenos carretos, gás e outras aquisições avulsas no interesse da administração em quantidade restrita.
Artigos de escritório, de desenhos, impressos de papelaria em quantidade restrita para uso e consumo próprio ou imediato, desde que não sejam materiais fornecidos pelo Almoxarifado.
Artigos farmacêuticos ou de laboratórios em quantidade restrita para uso ou consumo próprio ou imediato.
3. É VEDADA A UTILIZAÇÃO DE RECURSO DE ADIANTAMENTO PARA AS SEGUINTES DESPESAS:
Material Permanente (mobiliário, aparelhos, vasos, livros, manuais técnicos, instrumentais, etc...);
Material de consumo para estocagem (consumo acima de 1 (um) mês); Pagamento parcelado de compra ou serviços;
Assinatura de revistas, jornais ou periódicos; Despesas de caráter Pessoal;
Contratação de serviços de terceiros em caráter permanente; Utensílios para copa e cozinha, toalhas, roupas de cama.
4. LIMITES
Conforme dispõe o art. 25 do Decreto 37.924 de 16/05/96 e o Acordo de Resultado vigente, só poderão ser realizadas pelo regime de adiantamento os seguintes tipos de despesas e limites para cada adiantamento:
3 a) combustíveis e lubrificantes: até R$ 250,00;
b) reparos de veículos em viagem: até R$ 250,00; c) transportes urbanos em viagem: até R$ 250,00;
d) despesas miúdas de pronto pagamento: até R$ 400,00; e) eventuais de gabinete: até R$ 500,00;
f) adiantamento especial: R$ 4.000,00
As diárias de viagem, conforme Decreto 45.618 de 09/06/2011, poderão ser realizadas por meio de adiantamento, pois é um tipo particular de despesa pública.
5. CONDIÇÕES PARA REALIZAR DESPESAS PELO REGIME DE ADIANTAMENTO:
a) a despesa deve se realizar em casos excepcionais;
b) deve ser despesa que não possa submeter-se ao processo normal de aquisição; c) não deve ser feita por servidor em alcance (aquele que não prestou contas no
prazo regulamentar), nem responsável por mais de dois adiantamentos distintos.
6. INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE PAGAMENTO
A Unidade responsável pela despesa organizará o processo de pagamento de adiantamento da seguinte forma:
1. Abrir capa de processo – modelo 20.122 (capa azul); 2. Inserir:
a) 1ª via da solicitação de adiantamento ou requisição de diária de viagem, devidamente assinado pelo ordenador de despesa;
b) Informar o número do empenho e sequencial de liquidação na capa do processo;
3. Enviar ao DECOF/Execução Orçamentária, para conferência e pagamento.
7. APLICAÇÃO DO ADIANTAMENTO
A aplicação do adiantamento consiste na realização da despesa e consequentemente no pagamento ao fornecedor da mercadoria ou prestador do serviço, devendo observar o seguinte:
1. o responsável deverá aplicar o numerário após o seu recebimento, dentro do prazo estipulado;
4 2. cuidar para que a compra de mercadorias ou serviços se faça no
menor preço para a administração pública;
3. colher nota fiscal ou outro documento equivalente emitida em nome do IPSEMG;
4. colher quitação na nota fiscal ou outro documento que a substitua, exceto quando se tratar de cupom de registradora;
5. no pagamento feito a pessoa física por prestação de serviço eventual, exigir nota fiscal avulsa ou recibo em RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo) devidamente preenchido com:
CPF;
Inscrição INSS;
Inscrição ISSQN na Prefeitura local, caso haja exigência da legislação local;
Retenção da alíquota: 11% sobre o valor global do serviço; Recolhimento Patronal: 20% do valor bruto;
Código de recolhimento: 2402-Órgãos do Poder Público – CNPJ 17.217.332/0001-25 (Ver instruçoes anexo I).
6. declarar no verso das notas fiscais ou RPAs que o serviço ou mercadoria foram recebidos ou prestados de acordo com as normas de serviço público firmado por 2 (dois) outros servidores que não o titular do adiantamento;
7. recolher o saldo de adiantamento, se houver, antes do término do prazo da prestação de contas através de DAE ( Documento de Arrecadação Estadual );
8. Não utilizar, em hipótese alguma, recursos próprios para realizar gastos públicos antes do recebimento do recurso. Quem assim o fizer, arcará com o ônus da despesa; pois fere os princípios legais que regem o regime de adiantamento, tornando a respectiva despesa como imprópria;
9. É proibida a realização de despesas por meio de ADIANTAMENTO, quando já existir contrato amparando a realização da despesa, exceto se ficar comprovada a impossibilidade do cumprimento das cláusulas desse instrumento;
10. Despesas realizadas fora da finalidade legal do regime de adiantamento serão repostas pelo funcionário responsável pelo adiantamento.
5 8. PRESTAÇÃO DE CONTAS
Para submeter a prestação de contas à aprovação do ordenador, a unidade deverá promover uma análise da documentação observando o seguinte:
se a data dos comprovantes está dentro do mês ou período para o qual o adiantamento foi concedido;
se há rasuras ou emendas. Se isto ocorrer, solicitar a quem expediu o documento, que faça ressalva, date e assine;
se as notas fiscais ou outro documento equivalente estão emitidos em nome do IPSEMG;
se todos os comprovantes de despesas têm recibo de quitação, exceto cupom de registradora;
se consta comprovante de depósito bancário e anulação de despesa orçamentária;
se consta nos comprovantes a declaração de quem de direito, do recebimento do material ou do serviço prestado;
9. TOMADAS DE CONTAS
A Tomada de Contas de prestação de contas de adiantamento é um procedimento administrativo, decorrente da ocorrência de irregularidades no processamento de despesas pelo regime de adiantamento, quais sejam:
a) falta de apresentação de prestação de contas;
b) falta de cumprimento de diligência nos prazos estabelecidos; c) falta de aplicação regular do adiantamento;
d) falta de recolhimento do saldo;
e) ocorrência de qualquer outra situação irregular.
10. ADIANTAMENTO/DIARIAS DE VIAGEM PARA CDA
Quando se tratar de CONTRATAÇÃO POR TEMPO DETERMINADO PARA ATENDER A NECESSIDADE TEMPORÁRIA DE EXCEPCIONAL INTERESSE PÚBLICO, NOS TERMOS DO INCISO IX DO ART. 37 DA CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA, regulamentada pela Lei nº 18.185/09 e Decreto nº 45.155/09, os funcionários poderão realizar viagem a serviço e receber diárias de viagem desde que aprovado pelo Secretário de Estado e dirigente máximo de órgão autônomo, fundação ou autarquia ou responsável a quem foi delegada competência. A concessão das diárias e dos adiantamentos será efetuada assim como é feito para um servidor efetivo.
Mas se o contrato administrativo for terceirizado (MGS), a realização de viagem a serviço deve ser autorizada também pelo dirigente máximo de órgão autônomo, fundação ou autarquia ou responsável a quem foi delegada competência e o pagamento das diárias é realizado dentro do contrato. Se não houver previsão de
6 pagamento de viagem no contrato terceirizado, provavelmente, não poderão ser pagas as diárias dentro do contrato e também não poderá ser feito pelo SIAFI.
11. FUNDAMENTOS LEGAIS PARA CONCESSÃO DE UM ADIANTAMENTO.
Artigos 68 e 69, da Lei 4.320/64, de 17/03/64.
Decreto 45.618 de 09/06/2011 – dispõe sobre Diária de Viagem. Decreto 37.924 de 16/05/96 artigos 24 a 31 sobre Adiantamentos. Portaria SCCG nº 297 de 13/06/96.
Resolução Conjunta nº 5.637 de 28/07/2004 da SEPLAG. Lei nº 9122 de 30/12/1985.
7 ANEXO I
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE PESSOA FÍSICA NOTA FISCAL DE SERVIÇO AVULSA
O IPSEMG é obrigado a reter a contribuição previdenciária da pessoa física que presta serviço nos Centros ou Agências Regionais.
A retenção será realizada mediante desconto de 11% na remuneração paga pelo serviço prestado observando o teto máximo.
O prestador de serviço deverá ter inscrição na Previdência Social ou no PIS para que seja informada a respectiva retenção ao órgão competente.
Cabe ao IPSEMG, como empregador, recolher também a alíquota de 20% sobre o serviço.
O valor mínimo para pagamento da GPS é de R$ 10,00 (dez reais).
O contribuinte que eventualmente possuir recolhimento inferior a R$ 10,00 deverá acumular este valor com os próximos futuros até que a soma atinja este mínimo, para então proceder ao recolhimento, utilizando a última competência como base de informação no campo 4 da GPS.
PROCEDIMENTOS A SEREM REALIZADOS PELO COORDENADOR QUANDO DA CONTRATAÇÃO DE PRESTADOR DE SERVIÇO – PESSOA FÍSICA:
1 – Além dos documentos exigidos na Prestação de Contas, solicitar cópia da Carteira do PIS ou Inscrição no INSS (documento obrigatório);
2 – Entrar no sitio da Previdência Social e emitir a GPS (Guia de Previdência Social) preenchendo os campos corretamente, conforme demonstrado abaixo:
Link para gerar GPS – Guia Previdência Social
9 Imprimir guia para pagamento
3 – OBS: Para emissão da GPS, não esquecer em calcular a parte patronal – 20%, somar a retenção de 11% e dirigir-se ao Banco para pagar a Guia, anexando o comprovante à Prestação de Contas.
4 – O valor a ser pago ao Prestador de Serviço será o valor cobrado retirada a retenção de 11% do INSS.
Ex.: Serviço de jardinagem - 100,00 INSS – 11% 11,00 LÍQUIDO DO PRESTADOR = 89,00
10 PARTE PATRONAL – 20% X 100,00 = 20,00
VALOR A PAGAR PARA O INSS – 11,00 + 20,00 = 31,00 VALOR DO SERVIÇO – Prestador = 100,00
Patronal = 20,00 Total = 120,00
Quando do surgimento da necessidade de contratação de autônomo, entrar em contato previamente com o Departamento de Contabilidade para devidas instruções. Os casos serão tratados individualmente.
Belo Horizonte, setembro de 2013
Aurea Vieira Gomes de Alcântara
Chefe do Departamento de Contabilidade e Finanças Telefone (31) 3915.2554
