CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS PROCEDIMENTO OPERACIONAL

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CENTRO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS

PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Cenário de Negócio Data Criação Data Revisão Número de páginas

Contabilidade 11/11/2011 27/11/2014 Página 1 de 15

Processo de Negócio Criado por: Adriano Gimenez

Contabilização das Receitas Operacionais da UN

Seguros Revisado por: Cristiano Domingos de Castro

INDICE: 1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA 3. DEFINIÇÕES 3.1 – Informações Relevantes 4. DIRETRIZES 4.1 – Responsabilidades 4.2 – Procedimentos 4.2.1 – Contabilização Manual 4.2.2 – Contabilização Automática 4.2.3 – Identificações de crédito 4.2.4 – Compensação Automática

4.2.5 – Análise e Acompanhamento do processo 5. DISPOSIÇÕES GERAIS

6. ANEXOS

7. FORMULÁRIOS

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1. OBJETIVO

Estabelecer diretrizes, responsabilidades e procedimentos operacionais para o registro e análise da contabilização, recebimento e tributação das Receitas Operacionais da UN Seguros, de acordo com a legislação vigente.

2. ABRANGÊNCIA

Este processo aplica-se ao CSC - Controles Internos e Análises Locação e Seguros e todas as empresas da UN Seguros com Atividade de Corretagem e Agenciamento de Seguros e de Previdência Privada.

3. DEFINIÇÕES

CSC – Centro de Serviços Compartilhados.

CSC – Controles Internos e Análises Locação e Seguros – Célula de trabalho do

Centro Serviços Compartilhados responsável pela análise dos processos contábeis da empresa.

CSC – Operações Contábeis e Gerencias– Célula de trabalho do Centro Serviços

Compartilhados responsável pelos processamentos contábeis da empresa.

UN – Unidade de Negócios.

CAR – CSC Financeiro Contas a Receber

BI – Tipo de documento para contabilização de lançamentos manuais que tem como

descrição: Batch Input – planilha padrão de contabilização manual

SA – Tipo de documento para contabilização de lançamentos manuais que tem como

descrição: DOC CONTA DO RAZAO

SAP – Sistema integrado (ERP).

COL – Corretor on-line - Sistema de gestão de comissões a receber utilizado na UN

Seguros.

WEBSERVICE – Canal de integração online de informações entre sistemas legados e o

SAP.

CONECTE CASC – Central de Atendimento de Serviços Compartilhados (Atendimento

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3.1 – Informações Relevantes

 O cumprimento deste procedimento assegura que todas as comissões recebidas das Companhias Seguradoras sejam reconhecidas no período correto de seu recebimento, com consequências tributárias adequadas.

 No processo de contabilização das receitas existem duas formas para as entradas de dados, sendo a primeira de forma manual e a segunda de forma automática.

A) Empresas com entradas de dados manual no SAP :

- S005 - Rodobens Transportes Administradora e Corretora Seguros Ltda. - S007 – Rodobens Benefícios Corretora de Seguros Ltda.

Estas empresas utilizam-se de entradas manuais, devido não estarem homologadas no software de gestão de comissões da UN - COL.

B) Empresas com entrada de dados automáticos no SAP :

- S001 - Prestacon Administradora e Corretora de Seguro de Vida Ltda. - S002 - Rodobens Administração e Corretagem de Previdência Privada Ltda. - S003 - Rodobens Administradora e Corretora de Seguros Ltda.

- S006 - BRQualy Administradora e Corretora de Seguros Ltda.

Estas empresas também apresentam demanda de entrada de dados manuais pelo fato de alguns recibos de comissões não serem cadastrados no sistema de gestão de comissões COL.

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4. DIRETRIZES

4.1 – Responsabilidades

UN Seguros – Comissões a receber

 Garantir a veracidade das informações registradas neste processo, de acordo com documentos oficiais de recebimento de comissões.

 Revisar semestralmente a tabela de códigos das Companhias Seguradoras utilizada.

CSC – Controles Internos e Análises Locação e Seguros

 Analisar e acompanhar os valores registrados na contabilização das receitas operacionais.

 Efetuar conferência final das notas fiscais enviadas pela UN Seguros para análise das devidas tributações.

4.2 – Procedimentos Fluxo do Processo:

4.2.1 – Contabilização Manual

 Neste tipo de contabilização, a UN Seguros – Comissões a receber enviam planilhas BI para o CSC – Operações Contábeis e Gerenciais através de abertura de chamado no CONECTE CASC.

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Período: Semanal

Prazo: 2º Dia útil do mês subsequente até as 18:00hs. Atribuição Padrão: Código da Companhia Seguradora Tipo de documento: BI

Exemplo: Modelo Padrão de planilha BI

Exemplo contabilização:

4.2.2 – Contabilização Automática

 Nesta forma de contabilização a UN Seguros efetua o input dos recibos de comissões no sistema COL e, após validações, são feitas as integrações ao SAP via Web

Service.

Período: Diário

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Texto Padrão: Recebimento Comissão – Nome da Companhia Seguradora. Atribuição padrão: Código da companhia seguradora

Tipo de documento: SC Exemplo:

 A UN Seguros – Comissões a receber deve acompanhar a interface da contabilização através da transação no sistema SAP - ZFI0041 – relatório Log – Interf.SAPxLegado garantindo que todos os recibos sejam contabilizados até o prazo limite detalhado acima. Caso ocorram falhas na entrada do arquivo no SAP estas deverão ser tratadas e corrigidas no sistema COL e o arquivo de integração deverá ser reenviado ao WebService.

4.2.3 – Identificações de crédito

 O processo de identificação é realizado pelo CSC - Financeiro – CAR e deve ser acompanhado pela UN Seguros – Comissões a receber com foco especial ao final do mês, ou seja, garantindo que todos os valores recebidos estejam identificados no mesmo mês de seu recebimento.

Período: Processo Gradual e diário.

Prazo de identificação: 1º Dia útil do mês subseqüente até as 12:00 hs.

Prazo para conclusão no CAR: 1º Dia útil do mês subseqüente até as 24:00 hs. Atribuição padrão: Código da Companhia Seguradora.

Texto padrão: Receita Comissão – Nome da Companhia Seguradora Tipo de Documento: SA

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Exemplo:

Prazo implantação NF: 1º dia útil do mês subsequente até as 12:00hs. Prazo implantação no CAR: 1º dia útil do mês subsequente até as 24:00hs. Atribuição padrão: Número da Nota Fiscal

Texto padrão: seguir modelo, conforme exemplo.

 A receita é reconhecida no momento da emissão da nota evitando desencontro fiscal e tributário.

 Poderá ocorrer casos de entrada de contabilização de receitas via implantação de nota fiscal no módulo SD, pelo fato das Companhias Seguradoras emitirem extratos de comissões ou solicitarem emissão antecipada de nota fiscal específica em um determinado mês e só efetivarem o pagamento destas comissões no mês seguinte.

 Nestes casos a UN deverá solicitar esta implantação através de abertura de chamado no CONECTE CASC, sendo direcionado para o CSC Financeiro – Contas a receber. Na abertura do chamado a UN Seguros – Comissões a receber deverá anexar uma planilha eletrônica padrão e a cópia da Nota Fiscal emitida.

 No mês seguinte quando a comissão é efetivamente recebida, a UN deverá identificar este crédito solicitando a baixa do título implantado no mês anterior, não utilizando portanto a conta transitória de recebimento de receitas.

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Exemplo: Planilha eletrônica para implantação

4.2.4 – Compensação Automática – Conta contábil 4301010023 – Transitória de Recebimento Receita

 A compensação automática da conta contábil transitória tem a finalidade de agilizar o processo de compensação.

 Regras para execução:

- Exercício: ano corrente - Período: mês corrente

- Montante: Valores da receita = Débito

Valores do recebimento = Crédito

- Atribuição: Código das Companhias Seguradoras

 O preenchimento correto do campo atribuição é de fundamental importância para esta compensação, evitando a necessidade de compensação manual.

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 Este processo está amparado pelo Procedimento Operacional formal de Compensação automática.

4.2.5 – Análise e Acompanhamento do processo

CSC - Controles Internos e Análises Locação e Seguros

 Analisar a contabilização da receita com o seu efetivo recebimento, em caso de falha na compensação automática, analisar e notificar a UN Seguros – Comissões a receber para regularização.

 Para análise, gerar o relatório do razão:

Transação FBL3N – Partidas individuais contas do razão

Conta contábil transitória: 4301010023 Período de Análise: Semanal

Prazo: 2º dia útil do mês subsequente até as 18:00hs. Seleção do relatório:

 Empresa: de/até múltipla escolha

 Partidas em aberto: último dia do mês de análise

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 No razão contábil, serão visualizados somente os valores que não tiveram compensação automática.

 Após visualização do razão, seguir com as seguintes etapas: - Selecionar o campo atribuição, clicar no botão sub-total

- Valores a crédito na conta: é a contabilização do recebimento no banco, mediante envio da planilha de identificação dos valores pela UN. Para este caso, ficou faltando a contabilização via Web Service ou contabilização do BI enviado pela UN.

- Valores a débito na conta : é a contabilização da receita, mediante integração de dados via Web Service ou contabilização do BI enviado pela área de negócio para o CSC - Operações Contábeis e Gerenciais.

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Exemplo:

 Poderá ocorrer a compensação manual nos casos:

1º) Quando a soma da atribuição não for igual a zero, ou seja, tiver diferença de centavos, deverá ser enviado para UN – Comissões a receber autorizar o CSC – Controles Internos e Análises Locação e Seguros a fazer a compensação nas contas contábeis 3106040001 – Variação Monetária Ativa ou 5105020001 – Variação Monetária Passiva.

2º) Quando a soma da atribuição for igual a zero, mas composta por múltiplas partidas, ou seja, contabilização de dois valores a crédito e um valor a débito.

Para realizar a compensação manual, deverá acessar a transação:

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Clicar em ENTER

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 Após a conta contábil 4301010023 – Transitória de receita estar zerada, efetuar conferência final entre notas fiscais enviadas pela UN e a receita contabilizada, analisando as devidas tributações, conforme legislação vigente.

Prazo para finalização da análise : 3º dia útil do mês subsequente até as

12:00hs.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS

Qualquer acontecimento ou nova operação diferente do que está listado neste Procedimento Operacional, deverá ser informado com antecedência ao CSC – Controles Internos e Análises Locação e Seguros, para atualização.

6. ANEXOS

Não há.

7. FORMULÁRIOS