MBA / Mestrado em Logística 2005/2006 GESTÃO DE PROJECTOS. Casos de estudo. José Cruz Filipe 1 / 1

1 / 1 LOGÍSTICA

EM

MESTRADO

MBA / Mestrado em Logística 2005/2006

GESTÃO DE PROJECTOS

Casos de estudo

CASO Sophisticated Lady

A multinacional Sophisticated Lady comercializa os seus produtos – artigos de moda e bijutaria – directamente ou através lojas em franchising. Os seus mercados alvo são os segmentos alto e médio-alto. O estudo de viabilidade do investimento que fundamentou a decisão de se implantar no país prevê que se atinja um volume de facturação anual de dez milhões de euros ao fim de quatro anos e estima em 22% a taxa interna de rendibilidade.

Ao decidir a entrada no país, definiu como estratégia abrir uma primeira loja de administração directa e só depois de ter um conhecimento conveniente do mercado local é que iniciará o processo de abertura de lojas em franchising, o que prevê vir a acontecer ao fim de um ano. O investimento associado ao início da actividade e à abertura da primeira loja está estimado em um milhão de euros.

Nesta fase de arranque a Sophisticated Lady tem no país um director-geral vindo da casa mãe e dois executivos e uma secretária contratados localmente. O projecto de instalação da empresa e abertura da primeira loja – que dever ser inaugurada em 30 de Abril próximo (final da semana 17 de 2006) – é gerido pessoalmente pelo director-geral com o apoio dos restantes quadros locais. O projecto recebeu a designação de SophLisbon.

Alguns dos objectivos e metas intermédios definidos para o projecto são: − Constituir e registar a empresa.

− Alugar e instalar o escritório-sede.

− Estudar a localização adequada para a loja e alugar o espaço.

− Contratar e supervisionar os projectos de arquitectura e engenharia da loja. − Conceber e implementar o sistema de abastecimento da loja.

− Seleccionar, recrutar e formar o quadro de pessoal da loja.

− Conceber, planear e dirigir a campanha de promoção do lançamento da Sophisticated Lady. GRUPO I

I - 1. Qual a justificação de negócio do projecto SophLisbon? I - 2. Qual o critério de conclusão do projecto SophLisbon? I - 3. Proponha um Scope Statement do projecto SophLisbon.

GRUPO II

A parte do plano de projecto correspondente à “Campanha de promoção do lançamento da Sophisticated Lady” é um subprojecto com o conjunto de actividades listado na página seguinte. Está estabelecido que a abertura da loja deve coincidir com o meio da “execução da campanha”.

II - 1. Elabore o cronograma deste subprojecto, indicando as actividades críticas, as folgas, a duração total e a semana que lhe parece mais conveniente para iniciar este subprojecto. Justifique.

NOTA: Utilize a folha distribuída com o enunciado.

II - 2. Considera-se elevada a probabilidade de haver demora nas obras da loja, com consequente adiamento da data de abertura. Proponha o plano de risco apropriado.

GRUPO III

Avance no tempo. Estão já a decorrer as obras na loja, cuja duração total foi inicialmente estimada em 15 dias de trabalho e com um custo total de 630 000 €. Ao fim de 5 dias foi feito um ponto de situação e apurou-se que a totalidade dos custos imputados era de 250 000 €, quando nessa data e de acordo com o planeamento se deveriam ter gasto apenas 240 000 €. A avaliação do trabalho realizado permitiu concluir que as actividades já completas tinham sido orçamentadas por 210 000 € e que se encontravam em curso duas actividades G3.15 e G3.22. Os valores orçamentados para estas actividades foram, respectivamente, de 10 000 € e 30 000 €. A primeira está concluída em 30% e a segunda em 40 %.

Campanha de promoção do lançamento da

:

Código Descrição Duração estimada

(semanas)

Actividades precedentes

A Contratar a agência de publicidade 1 --

B Definir o briefing para a agência 1 --

C Aprovar o orçamento da agência 1 A; B

D Acompanhar a definição do plano da campanha 2 C

E Aprovar o plano da campanha 1 D

F Acompanhar a criação dos materiais promocionais 2 E

G Aprovar os materiais promocionais 1 F

H Aprovar os orçamentos de produção dos materiais 1 G

I Aguardar pela produção dos materiais 4 H

J Aprovar os orçamentos de difusão da campanha 1 E

K Aguardar pela contratação dos meios de difusão 3 J

L Acompanhar a execução da campanha 4 I; K

M Aguardar a avaliação da campanha 2 L

CASO Sophisticated Lady – Resolução

GRUPO I

I - 4. Qual a justificação de negócio do projecto SophLisbon?

Obter um conhecimento do mercado local para, ao fim de um ano, iniciar o processo de abertura de lojas Sophisticated Lady em franchising, com vista a atingir um volume de facturação anual de dez milhões de euros e uma a taxa interna de rendibilidade 22% ao fim de quatro anos.

I - 5. Qual o critério de conclusão do projecto SophLisbon?

Ter, ao fim de um ano de actividade da SophLisbon, o conhecimento necessário para o lançamento do processo de abertura de lojas Sophisticated Lady em franchising.

I - 6. Proponha um Scope Statement do projecto SophLisbon.

Instalar a empresa e abrir a primeira loja no dia 30 de Abril próximo, com um custo de um milhão de euros, e recolher durante o primeiro ano de actividade o conhecimento necessário para o lançamento do processo de abertura de lojas Sophisticated Lady em franchising, com vista a atingir ao fim de quatro anos um volume de facturação anual de dez milhões de euros com uma taxa interna de rendibilidade de 22%.

GRUPO II

II - 3. Elabore o cronograma do subprojecto “Campanha de promoção do lançamento da Sophisticated Lady”, indicando as actividades críticas, as folgas, a duração total e a semana que lhe parece mais conveniente para iniciar este subprojecto.

Dur. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

A Contratar a agência de publicidade 1 1 B Definir o briefing para a agência 1 1 C Aprovar o orçamento da agência 1 1 D Acompanhar a definição do plano da campanha 2 1 E Aprovar o plano da campanha 1 1 F Acompanhar a criação dos materiais promocionais 2 1 G Aprovar os materiais promocionais 1 1 H Aprovar os orçamentos de produção dos materiais 1 1 I Aguardar pela produção do materiais 4 1 J Aprovar os orçamentos de difusão da campanha 1 1 K Aguardar pela contratação dos meios de difusão 3 L Acompanhar o desenvolvimento da campanha 4 M Aguardar a avaliação da campanha 2 N Aprovar o relatório final da agência 1

Abertura da loja 0

II - 4. Considera-se elevada a probabilidade de haver demora nas obras da loja, com consequente adiamento da data de abertura. Proponha o plano de risco apropriado.

Apesar de o impacto ser elevado, como não se considera admissível atraso na abertura da loja, fica eliminada a necessidade de ter plano de contingência.

Como a probabilidade é elevada, há que ter planos de mitigação que tenham em conta não só os comportamentos negligentes do empreiteiro, mas também as condições envolventes:

− Garantir a conclusão dos projectos de arquitectura e de engenharia, e o licenciamento da obra com antecedência, prevendo uma almofada entre a obtenção das licenças e o início das obras;

− Garantir a entrega nos prazos dos equipamentos que não sejam da responsabilidade do empreiteiro; − Especificar uma data de conclusão das obras que tenha uma almofada em relação à data de abertura; − Seleccionar um empreiteiro com referências sólidas no cumprimento de prazos;

− Incluir cláusulas contratuais com penalidades elevadas para o empreiteiro por incumprimento do prazo; − Acompanhar e fiscalizar diariamente das obras;

− Exercer pressão constante sobre o empreiteiro;

Notar que medidas de aceleração de trabalho – mais recursos, horas extraordinárias, etc. – são da responsabilidade do empreiteiro, que deverá assumir os custos inerentes. Resultarão naturalmente da ‘pressão constante’ exercida.

GRUPO III

III - 2. Calcule as estimativas revistas do custo e da duração dos trabalhos referentes às obras na loja. Duração inicialmente estimada = 15 dias de trabalho. Custo total inicialmente estimado = 630 000 €. Totalidade dos custos imputados: AC = 250 000 €.

De acordo com o planeamento deveriam ter-se gasto: PV = 240 000 €. EV = 210 000 + 0,30 x 10 000 + 0,4 x 30 000 = 225 000 €.

CPI = EV / AC = 225 000 / 250 000 = 0,90 Î EAC = 630 000 / 0,90 = 700 000 € SPI = EV / PV = 225 000 / 240 000 = 0,9375 Î TAC = 15 / 0,9375 = 16 dias

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CASO TORRAEXT

A TORRAEXT é uma empresa que concebe e fabrica electrodomésticos. Um dos seus produtos de sucesso é uma torradeira eléctrica da linha MODERNEX, com controlo da temperatura, cuja comercialização foi iniciada há dois anos. Prevê-se que na Primavera de 2007 seja lançada uma nova linha de produtos que substituirá a MODERNEX. O molde de fazer o corpo de plástico da torradeira está a chegar ao fim de vida e foi decidido aproveitar a necessidade de um novo molde para redesenhar a torradeira, tornando o seu design mais moderno e atractivo. A parte interna – resistências eléctricas, sistema de controlo da temperatura, mecanismos de movimentação do pão, sistemas de segurança, etc. – mantém-se sem alteração em relação ao modelo existente. Os estudos de mercado permitem esperar um prolongamento da duração do ciclo de vida da torradeira de dezoito meses, com um volume de facturação associado de seiscentos mil euros. A estimativa do custo da transformação é de setenta e cinco mil euros. A TORRAEXT pretende que o novo modelo seja lançado em Outubro de 2005.

Suponha que é o gestor do produto. Vai ter de planear e supervisionar o trabalho. As suas outras actividades ocupam-lhe 70% do tempo.

Estabeleceu já uma primeira lista das macro-actividades que vão ter de ser realizadas: 1. Desenhar o novo corpo da torradeira;

2. Desenhar a fixação dos equipamentos (parte interna) ao novo corpo; 3. Testar um modelo;

4. Contratar o fabrico do molde; 5. Produzir o lote de teste.

Como é usual no desenvolvimento de novos produtos, o desenvolvimento do projecto depende dos resultados de testes.

I

(Fase de iniciação)

Com base no modelo fornecido, elabore o Project Charter, designadamente no que se refere a: − Objectivo geral.

− Justificação.

− Objectivos intermédios e produtos. − Factores críticos de sucesso.

− Hipóteses, limitações e constrangimentos. − Orçamento global.

II

(Fase de Planeamento – planeamento das actividades)

Elabore uma lista de actividades (work breakdown structure) que lhe permita gerir o projecto, tomando como base as macro-actividades já definidas.

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III

(Fase de Planeamento – planeamento de tempos e recursos)

Elabore, com base na work breakdown structure que estabeleceu, o cronograma do projecto, designadamente: − Estime tempos para cada uma das actividades que definiu.

− Defina as precedências que lhe parecem adequadas. − Estabeleça o cronograma das actividades do projecto.

IV

(Fase de Planeamento – planeamento de risco)

Reveja os documentos de planeamento do projecto que já preparou e identifique dois riscos que lhe pareça terem relevância. Elabore os planos de contenção de risco respectivos.

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CASO TORRAEXT – Resolução

I

(Fase de iniciação)

Objectivo geral

Redesenhar o corpo da torradeira, tornando o seu design mais moderno e atractivo, encomendar e recepcionar o molde, efectuar com sucesso os testes.

Justificação

Um design mais moderno e atractivo permitirá prolongar a vida do produto até à Primavera de 2007, com um volume de facturação associado de seiscentos mil euros.

Objectivos intermédios e produtos

Novo design do corpo da torradeira. Novo molde.

Novo modelo testado e aprovado, pronto para a produção.

Factores críticos de sucesso

Assegurar as condições para o sucesso do teste final.

Hipóteses, limitações e constrangimentos

O novo modelo deve entrar em produção em Outubro de 2005 e o custo da transformação não deve exceder os setenta e cinco mil euros.

Orçamento global.

75 000 euros.

II

(Fase de Planeamento)

Work Breakdown Structure, estimativa da duração das actividades e precedências.

Código Actividade Duração estimada

(dias)

Precedências 0 GERIR O PROJECTO

1 Desenhar o novo corpo da torradeira

1.1 Rever modelos dos concorrentes 2 -- 1.2 Obter inputs do marketing 5 -- 1.3 Elaborar esboços alternativos 5 1.1 / 1.2 1.4 Obter a aprovação do design definitivo 5 1.3

2 Desenhar a fixação dos equipamentos (parte interna) ao novo corpo

2.1 Elaborar os desenhos detalhados 3 1.4

2.2 Especificar materiais 1 1.4

3 Testar um modelo

3.1 Construir uma maquete 5 2.1 / 2.2

3.2 Realizar testes 3 3.1

3.3 Efectuar os ajustes necessários 3 3.2

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Código Actividade Duração estimada

(dias)

Precedências 4 Contratar o fabrico do molde

4.1 Elaborar a especificação 3 3.4

4.2 Consultar três fornecedores 5 4.1

4.3 Seleccionar o fornecedor 2 4.2

4.4 Encomendar o molde 1 4.3

4.5 [Fabricar o molde - fornecedor] 15 4.4

4.6 Testar e aprovar o molde 5 4.5

5 Produzir o lote de teste

5.1 Encomendar os materiais 2 2.2

5.2 Preparar o fabrico 3 4.1

5.3 Montar o molde 1 4.5 / 5.1 / 5.2

5.4 Fabricar o lote 2 5.3

5.5 Verificar as unidades produzidas 3 5.4 5.6 Efectuar os ajustes necessários 3 5.5

5.7 Obter a aprovação final 5 5.6

III

(Fase de Planeamento – cronograma)

Ver Gantt em anexo.

IV

(Fase de Planeamento – planeamento de risco)

ID Task Name

1 PROJECTO

2 Início do projecto 3 0 GERIR O PROJECTO

4 1 Desenhar o novo corpo da torradeira

5 1.1 Rever modelos dos concorrentes 6 1.2 Obter inputs do marketing 7 1.3 Elaborar esboços alternativos 8 1.4 Obter a aprovação do design definitivo

9 2 Desenhar a fixação dos equipamentos

10 2.1 Elaborar os desenhos detalhados 11 2.2 Especificar materiais

12 3 Testar um modelo

13 3.1 Construir uma maquete 14 3.2 Realizar testes

15 3.3 Efectuar os ajustes necessários 16 3.4 Obter a aprovação final

17 4 Contratar o fabrico do molde

18 4.1 Elaborar a especificação 19 4.2 Consultar três fornecedores 20 4.3 Seleccionar o fornecedor 21 4.4 Encomendar o molde

22 Prazo de entrega do molde

23 4.5 Testar e aprovar o molde

24 5 Produzir o lote de teste

25 5.1 Encomendar os materiais 26 5.2 Preparar o fabrico 27 5.3 Montar o molde 28 5.4 Fabricar o lote

29 5.5 Verificar as unidades produzidas 30 5.6 Efectuar os ajustes necessários 31 5.7 Obter a aprovação final

32 Conclusão do projecto

11-04

26-07

28-03 04-04 11-04 18-04 25-04 02-05 09-05 16-05 23-05 30-05 06-06 13-06 20-06 27-06 04-07 11-07 18-07 25-07 01-08April May June July Augus

Projecto: TORRAEXT Gestor do projecto: Código do risco Descrição do risco Actividade associada (Código WBS) Causa / Origem Probabilida-de (1 = Mto Baixa, 5 = Mto Alta) Impacto (1 = Mto Baixo, 5 = Mto Alto) Grau de importância Plano de mitigação Plano de contingência Indicador de monitorização Data de início da monito-rização Data de fim da monito-rização Respon-sável R.1 Atraso no fornecimento do molde 4,5 Pouca fiabilidade do fornecedor. Limitação de custos impde contratação de outro mais fiável. 4 4 1 Acompanhamento da construção do molde por um inspector nosso, duas vezes por semana. Acelerar as actividades agendadas para depois da conclusão da actividade 4.5. Grau de avanço da construção do molde verifivado pelo nosso inspector.

9-Jun-05 29-Jun-05 José dos Anzóis

Assinatura:

Data: _____ / _____ / _____

Execução

Mapa de Planeamento do Risco