EBOOK
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
DESAFIOS, VANTAGENS E TECNOLOGIA
03 ….. Desafios na Gestão de Documentos 07 ….. Vantagens da Gestão de Documentos 10 ….. Guarda de Documentos Físicos
18 ….. Gestão de Documentos Paperless 23 ….. Plataforma Gestão de Documentos
SUMÁRIO
Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.
DESAFIOS NA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DESAFIOS:
EXTRAVIO DE DOCUMENTOS PERDA DE TEMPO
CUSTOS COM PAPEL
Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em "garçons" de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD.
DESAFIOS NA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DESAFIOS:
ASSIMETRIA DA INFORMAÇÃO MULTAS CONTRATUAIS
SEM CONTROLE
PARA FAZER A GESTÃO DO FUTURO E DA INOVAÇÃO
TECNOLÓGICA É PRECISO, ANTES,
FAZER A GESTÃO DO PRESENTE.
E COMO FAZER A
GESTÃO DO PRESENTE?
É importante mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias, adequadas às necessidades da empresa. Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa.
Uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias.
VANTAGENS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
VANTAGENS:
SEGURANÇA
RASTREABILIDADE AUDITABILIDADE
Consideramos uma empresa madura na gestão documental quando percebemos as melhores práticas na união de TECNOLOGIA + PESSOAS + PROCESSOS. Essas boas práticas, também conhecidas como ECM/GED, podem atuar desde o mapeamento e tratamento do acervo físico, assim como na implantação da gestão eletrônica.
➔ Agilizar a busca e recuperação de documentos válidos;
➔ Evitar perda de documentos e assimetria da informação;
➔ Definir perfis de acesso aos documentos;
➔ Garantir rastreabilidade das informações;
➔ “Desburocratizar” processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos sem perder o controle;
➔ Otimizar fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos;
VANTAGENS DA GESTÃO
DE DOCUMENTOS
VANTAGENS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
➔ Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless;
➔ Sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário;
➔ Permitir acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica;
➔ Contar com um sistema de backup.
GUARDA DE
DOCUMENTOS
FÍSICOS
Algumas empresas optam por tentar resolver a questão internamente, desviando funcionários de suas atividades de rotina, para concentrar esforços em organizar, digitalizar e separar para descarte o acervo documental. A opção por realizar internamente não é recomendável, pois, além de comprometer as frentes de trabalho de rotina, é preciso um olhar externo para implantar ou aprimorar as metodologias de geração, tramitação, arquivamento e descarte dos documentos, para que o passivo documental seja resolvido efetivamente e o acervo futuro não se torne um novo problema.
EQUIPE INTERNA
PARA RESOLVER GARGALOS?
As empresas precisam buscar prestadores de serviços especializados em metodologias e técnicas de mapeamento, organização, arquivamento e implantação de processos de gerenciamento eletrônico. Contratar e entregar o acervo documental nas mãos de empresas sem o know how necessário, além de não resolver o problema, pode gerar outros ainda maiores, como perda de documentos, quebra de sigilo, arquivamento sem método, o que impossibilita a recuperação da informação e cria dentro da empresa os famosos:
PERDA DE TEMPO COM
PRESTADORES DESQUALIFICADOS.
“BURACOS NEGROS DIGITAIS” (Arquivos eletrônicos de documentos digitalizados, salvos no computador sem metodologia de nomenclatura e organização, o que inviabiliza o uso e recuperação posterior).
É comum as empresas buscarem soluções, mas não tem o escopo definido, não sabem exatamente o que pretendem atingir como resultado deste trabalho e não sabem dimensionar o tamanho, condições e quantitativos dos acervos documentais.
A partir daí os orçamentos recebidos podem subestimar o problema, frustrando a empresa ao final do trabalho contratado, ou, superestimando o problema, ocasionando orçamentos onerosos, que inviabilizam a contratação dos serviços.
FALTA DE DEFINIÇÃO DE
ESCOPO E DIMENSIONAMENTO.
Na maioria dos casos, há falta de definição do escopo porque a equipe interna não tem tempo disponível para fazer este estudo. Neste caso é aconselhável uma consultoria externa para mapear o acervo, suas condições, necessidades e uma estimativa de quantidade de documentos para cada tipo. Assim é possível estabelecer as quantidades de documentos que devem ser organizados, digitalizados, arquivados e descartados.
Os orçamentos ficam mais realistas.
FALTA DE DEFINIÇÃO DE
ESCOPO E DIMENSIONAMENTO.
REGRAS E SOLICITAÇÕES EXCESSIVAS, SEM
EXPERTISE, PARA ORGANIZAÇÃO DO
ACERVO, ONERANDO A CONTRATAÇÃO DOS
SERVIÇOS, TORNA O INVESTIMENTO
INVIÁVEL.
A implantação de gestão documental na empresa envolverá o tratamento do acervo passivo e o estabelecimento de metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro. Ao definir necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo é preciso ser simples e objetivo. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais. O cálculo para execução dos serviços de gestão documental é elaborado a partir de valores unitários, ou seja, cada documento organizado, cada imagem digitalizada, cada informação cadastrada do documento tem seu valor.
REGRAS E SOLICITAÇÕES EXCESSIVAS PARA
ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Estes valores unitários são bem pequenos, mas, ao multiplicá-los por o volume de documentos do acervo passivo, os valores podem ficar muito onerosos e serem reprovados pela direção da empresa.
REGRAS E SOLICITAÇÕES EXCESSIVAS PARA
ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
O ideal então é estudar e avaliar o necessário para viabilizar estes serviços, dentro das necessidades e possibilidades da empresa. Uma consultoria especializada pode ajudar nisso também.
O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. A companhia digitalizou boa parte de seus arquivos.
Agora, todos estão em um HD, em um servidor ou em uma nuvem.
Ok, primeiro passo dado, mas se não houver uma taxonomia, uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a bagunça somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
PAPERLESS
Perda de tempo é prejuízo. Um levantamento da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) indica que os gestores de uma companhia perdem, por ano, uma média de 4 semanas na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e que, diariamente, 7,5% do total de um expediente é perdido nesta mesma função. Se isso é apenas transferido para o ambiente digital, qual o ganho?
Melhor repensar a estratégia paperless do início ao fim, adotando ferramentas que, mais do que somente digitalizar, promovem a transformação digital a nível cultural no negócio. Isto sim fará a diferença.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
PAPERLESS
Outro dano que a carência de uma cultura e de recursos corretos para a gestão eletrônica da informação pode acarretar é a perda de dados importantes. A mesma ABGD (Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos) aponta que, por ano, as empresas perdem ou extraviam de 3% a 5% de seus arquivos, tendo um custo de cerca de US$ 120 para recriar cada um.
Ou seja: digitalizar e não gerir da forma correta pode não apenas não ser
suficiente, como também agravar um problema que, muitas vezes, pode evoluir para sérias implicações na operação da empresa, inclusive questões jurídicas.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
PAPERLESS
E a Segurança? Este é um item fundamental quando se fala em gestão da informação. Se tratando de documentos físicos não há como ter total controle sobre acesso aos arquivos, podendo haver violações. Uma solução digital completa trará recursos para garantir a segurança da informação, a rastreabilidade, a auditabilidade e a privacidade de dados
E aí está um divisor de águas entre um negócio realmente inovador, com processos automatizados e gestão documental escalável, e uma companhia que confie apenas na digitalização pura e simples como método para evoluir sua estratégia.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
PAPERLESS
E aí está um divisor de águas entre um negócio realmente inovador, com processos automatizados e gestão documental escalável, e uma companhia que confie apenas na digitalização pura e simples como método para evoluir sua estratégia.
Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
PAPERLESS
PLATAFORMA ROBUSTA ECM/GED e BPM
by W3K
CONHEÇA O GREENDOCS
PLATAFORMA ROBUSTA ECM/GED e BPM, desenvolvida pela W3K Tecnologia, para a gestão escalável de documentos e
automatização de processos, provendo governança da informação com agilidade e fluidez, sem perder a segurança e o controle, garantindo a rastreabilidade e a auditabilidade dos dados.
Saiba mais em: WWW.W3K.COM.BR/GREENDOCS
CONHEÇA O GREENDOCS
A
provê escalabilidade à gestão das empresas, por meio de disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos seus clientes.
+ 10 anos
Saiba mais em: WWW.W3K.COM.BR
SAIBA MAIS
Case paperless Greendocs:
Maturidade da Gestão da Informação
Clique aqui para assistir
ECM as a Service – Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda
Clique aqui para assistir
Como assinar Documentos PDF com certificado ICP BRASIL
Clique aqui para assistir
Implantação de sistemas de gestão de documentos e informação
Clique aqui para assistir
CONTATO
Entre em contato conosco, pelo telefone, Whatsapp ou email, tire suas dúvidas e solicite uma demo.
Telefone: +55 (51) 3081-5900, Whatsapp + 55 (51) 99245 4091 contato@w3k.com.br
Acompanhe nosso blog no site www.w3k.com.br. Fique por dentro das novidades e tenha acesso a muitos conteúdos que a W3K disponibiliza semanalmente.
