Usar Racionalizar Processos

(1)

Administrando Prioridades

Visão de Valor

aos Processos

Disciplina: Técnicas de Racionalização de

Processos

(2)

Administrando

Prioridades e

Visão de Valor

aos Processos

Administrando

Prioridades e

Visão de Valor

aos Processos

(3)

O QUE APRENDEREMOS NESTE MÓDULO :

- Aprender como melhorar processos

- Planejar melhorias e aumentar o valor agregado

- Planejar os processos

- Fazer melhorias nos indicadores

Gestão e

Melhoria de Processos

Gestão e

Melhoria de Processos

(4)

Atividade de Trabalho

É toda atividade humana, exercida regular

ou esporadicamente, exigindo do executante

conhecimento,

habilidade

e

experiência,

oferecendo algum benefício a pessoas ou

organizações.

(5)

Cliente

Indivíduo

ou

organização para quem

um produto ou serviço

é feito ou uma atividade

é realizada, e que se

beneficia deste produto

ou serviço ou atividade.

(6)

Valor

Benefício, financeiro, moral, afetivo, simbólico, ou

outro, que um indivíduo ou organização obtém ou

espera obter com um produto, serviço ou

atividade.

(7)

Processo

É um conjunto de atividades com uma ou

mais entradas e que cria uma saída de valor para

o cliente. Esta saída necessariamente tem que

ser mensurável.

(8)

O que queremos de um processo

?

Redução

• esforço

• material

• custo

• tempo

• Atender a requisitos

• Exceder as expectativas

• Aumentar ganhos

FORNECEDOR

PROCESSO

CLIENTE

Atividades

Entradas

Saídas

feedback

(9)

Foco nos Processos



Ouvir a Voz dos Clientes



Transpor as Barreiras Inter-Funcionais



Obter Proatividade no Processo de Mudança

ou seja

Produzir Valor

aos Clientes

(10)

Busca da Cultura de

Processo

Melhoria

contínua do

Processo

Melhoria gradual da capacidade do processo

Cultura de

Processo

Projeto

do

Processo

(11)

Estrutura dos Processos

Processo Principal

Sub-processo

Processo Operacional

(12)

Diretor

Produção

Vendas/Marketing

Planejamento

Gerenciamento de Processos

• Expectativa

_Expectativa

• Necessidade

_Necessidade

• Satisfação

_Satisfação

Cliente

(Interno e Externo)

(13)

• Proporciona vantagem competitiva

• Máximo uso dos recursos e insumos

• _{Bem detalhado}

• _Flexível

Adaptáveis às mudanças necessárias

• _Robusto

Imune a erros

Características de um

bom processo

(14)

Abordagem de Processos

-

Exemplo

Processo de Projeto e Desenvolvimento de Produto

Transformação

das Entradas

em Saídas

Entradas

Informações

apropriadas para

aquisição,

produção e para

fornecimento de

serviço

Recursos

Requisitos de

Funcionamento

/Desempenho

Requisitos Estatutários e

Regulamentares

Informações originadas de

projetos anteriores

semelhantes + Outros

requisitos essenciais

Agrega de valor a empresa

(15)

Vendas

Oficina

_Peças

Administ.

Diretoria

Visão funcional da concessionária - as atividades ficam

restringidas pela hierarquia funcional .

Esta figura mostra o fluxo das atividades sendo feito

subordinado às funções ou à hierarquia, o que impede o fluxo

mais rápido e direto entre os interessados, no âmbito funcional

da concessionária.

Visão funcional

(16)

Vendas

Oficina

Peças

Administ.

Realizar atendimento

Preparar veículo novo

Faturar veículo novo

Entregar veículo novo

Visão de processos da concessionária

Nesta figura, a informação flui para solucionar as necessidades dos

clientes dos próximos processos. As decisões são tomadas automaticamente, uma

vez que os limites de autoridade foram definidos no mapeamento dos processos.

(17)

Analisar o processo

Identificar “gaps”

Estabelecer requisitos

O caminho do

Process Improvement

Definição do Processo

(18)

• Definir vínculos

• Listar atividades-chave

• Identificar inputs,

recursos & outputs

Definição do Processo

Melhoria do Processo

Análise do Processo

Identificar Gaps

Estabelecer requisitos

Definição do Processo

(19)

Listar os objetivos definidos e

indefinidos dos clientes.

Defina uma Política de excelência

na empresa / negócio

Analisar o Processo

Identificar gaps

Estabelecer requisitos

Definir o processo

Estabelecer Requisitos

(20)

• Descrever ou desenhar onde estamos hoje?

• Identificar por que estamos assim ?

• Propor e planejar onde deveriamos estar?

• Identificar como faremos para chegar lá ?

• Quais objetivos deveremos atingir?

• Quais obstáculos interferirão nos objetivos

?

Identificando os gap’s

(21)

Análise do Processo

Identificar Gaps

Estabelecer Requisitos

Definir o processo

Análise custo Gráf. Controle Doc’s Input/output Mapa local Fluxograma X UCL LCL

Análise do Processo

(22)

Números

Análise custos

Doc’s

Procedimentos

operacionais

Input /Output

Fluxograma

Diagramas

Gráf. Controle

X

UCL

LCL

Formas de

Análise do Processo

(23)

Identifica necessidades clientes Testes Revê modifi-cações no produto Reação Mercado Suporte no campo ident. necessidades Determina parâmetros de preço e volume Revisão estudo viabilidade Relatório de viabilidade do produto Desenvolve especificação do produtot D E S E N V O L. P R O D U T O G E R E N C IA M E N T O M A R K E T IN G A S S IS T E N C IA C A M P O C L IE N T E / M E R C A D O Estabelece prioridades Estudo de viabilidade produto Teste de conceito Produto Identifica necessidades mercado Avalia necessid. Recomenda Novos Produtos Avalia Mercado Desenvolve perfil do produto

Exemplo

(24)

Ex. :

Fluxograma Atividade

Principais indicadores mensais

Volume de vendas ( quantidades / R$)

Margem de Contribuição ( Após vendas) % pedidos incorretos / falhas / erros % de NF com falhas e erros Tempo de atendimento pedidos ( ato da colocação à entrega no cliente) % Devoluções / Faturado 1 2 3 4 5 6 Consultor analisa criticamente os dados de entrada OK Correção / ajuste Sistema Informação vendas Política Comercial OK? Sim Não Análise e Decisões Comerciais Não Pedido Sim OK Não Fim Estoque para entrega OK? Sim Não Follow-up Pedido Pendente ( Sistema) Processo/ Entrega 1 2 5 4 3 3 3 Não Sim OK? Sim Situação de crédito OK? Ajuste com gerencia vendas Não Sim 3 3 4 6 1 Operador Logístico Renegocia ção com clientes Não Sim OK? Cancela Pedido 3 Análise de vendas com grupo Retroalimenta

(25)

Um fluxograma

...



Fornece a visão do Processo



Documenta o processo

É um requisito para garantia da qualidade e certificação IS09000



Demonstra onde podemos simplificar

Redundância, looping, etapa desnecessária, etc...



Identifica “gargalos”

(26)

Analisar o Processo

Identificar Gaps

Estabelecer requisitos

Definir o processo

• Desenvolver plano de

• Mudanças

• Plano de Implementação

• Definir indicadores

Melhorar o Processo

Etapas

(27)

Tipos de Melhoramentos

• Prevenção de Problemas

Antecipar o que pode acontecer de errado e tomar ações

• Corrigir Problemas

• Padronização de Rotinas

Definir as práticas em procedimentos operacionais

• _{Melhoria no Equipamentos}

Usar ferramentas melhores, equipamentos, softwares

• Simplificar processos

(28)

Ciclo PDCA na

Abordagem de Processo

A=agir

P=planejar

C=checar

D=fazer

Estabelecer Objetivos

Definir Processos

Definir

Recursos

Educar e Treinar

Implementar os

Processos

Monitorar e medir

Processos e

produtos em relação

as políticas, aos

objetivos e aos

requisitos do cliente

e políticas da

organização

Executar ações para

promover

continuamente a

melhorias do

desempenho do

Processo

(29)

Definir Indicadores



EFICÁCIA (EFETIVIDADE DO RESULTADO)



EFICIÊNCIA

Tempo de Ciclo, Perdas, Valor agregado



Flexibilidade

Lead Time, Time To Market



Robustez /Segurança

(30)

Processo Geral

-

Análise Crítica

Relacionamento com o cliente BUSINESS PLAN Vendas identifica necessidades cliente OK? Enviar Planejamento Vendas -Cotas -Visitas -Metas Produto novo ou embalagem nova Emendas ( Alterar pedidos ou fim de série) Alteração de Preço Analise viabilidade produtiva Analise viabilidade engenharia Consulta ao Planej. PCP Necessidade compras/ ou novo fornecedor -insumos -ferramentas Analise de viabilidade Financeira Analise Crítica Realizar Acertos com cliente Vendas direciona à área -Engenharia -Produção -PCP -Financeiro

Vendas classifica necessidades do cliente

Sim Indicador

(31)

Exemplo Processo Fechamento Mensal

Planejamento Inicial

-

Controladoria

Preparação IFO Início Lista de preços Transferências mês IFO Real Dados Reais Análises B. Plan x Current View

Atual

NOC ( Real) Pedidos em Carteira

(32)

EXPEDIÇÃO

ADMINISTRAÇÃO

DE VENDAS EXPEDIÇÃO

INÍCIO

ENVIAR INFORMA-ÇÕES SOBRE AS

EN-TREGAS (O QUÊ, QUANDO, QUEM) E - MAIL B12 MEMO VERBAL RECEBER AS INFORMAÇÕES SOBRE AS ENTREGAS E RETI-RAR NA ADM. DE VENDAS AS NOTAS FISCAIS E OUTROS

DO-CUMENTOS

EMITIR ETIQUETAS DE IDEN-TIFICAÇÃO DE ACORDO COM

O PADRÃO DO CLIENTE PADRÕES DET. P/ ENGª ATENÇÃO P/ A EXIST. DE MAIS DE UMA NF

CONFERIR A CARGA CONF. A NOTA FISCAL E AFIXAR AS ETIQUETAS EM CADA PALETE

CARGA EM ORDEM -

COM-PLETA?

CONSULTAR ADM DE VENDAS PARA UMA

PROVIDÊNCIA VISTAR E DATAR O CARIMBO

“CARREGAMENTO CONFERI-DO” APOSTO NAS 1ª E 4ª VIAS DA NOTA FISCAL

CORRES-PONDENTES

DISPENSAR O VEÍCULO ANOTAR OS NÚMEROS DAS

ETIQUETAS “PRODUTO APRO-VADO - F0160 - 69/0”; FAZENDO

A AMARRAÇÃO COM A RES-PECTIVA NOTA FISCAL

RASTREA-BILIDADE

VERIFICAR AS CONDIÇÕES DO VEÍCULO QUE FARÁ O

TRANS-PORTE CHECK-LIST 1 VEÍCULO EM ORDEM? COMUNICAR O FATO À ADM. DE VENDAS PROVIDENCIAR EMPILHA-DEIRA E FAZER O

CARREGA-ENCAMINHAR A NOTA FISCAL PARA A PORTARIA. VISTAR, DATAR E CARIMBAR O CONHE-CIMENTO COM CARIMBO

BOR-PORTARIA ALMOXARIFADO

CARIMBAR COM CA-RIMBO DATADOR E VISTAR TODOS OS

VERSOS DAS VIAS DA NOTA FISCAL

PREENCHER O REGIS-TRO DE NOTAS

FIS-CAIS (F4211 - 53/0) DATA MOTORISTA TRANSP. DESTINO Nº DA NF QUANT. RODAS HORA ENTRADA HORA SAÍDA PREENCHER O RELA-TÓRIO DE ENTRADAS E SAÍDAS DE VEÍCU-LOS (F4211 - 44/0) FIRMA VEÍCULO Nº DA NF PLACA VEÍCULO HORA ENTRADA HORA SAÍDA RETER A 4ª VIA DA NF E ENVIAR AO ALMOXARIFAFO LIBERAR O VEÍCULO FAZER O APLICA-TIVO F58H DATA HORA Nº DA NF PLACA DO VEÍCULO TRANSPORTADORA FRETE ARQUIVAR A 4ª VIA DA NOTA FISCAL, CONT. DIÁRIO DE PREENCHER O CON-TROLE DIÁRIO DE CARREGAMENTO (F0301 - 05/1) Nº DA NOTA FISCAL CLIENTE Nº DA RODA QUANT. RODAS TRANSPORTADORA MOTORISTA PLACA VEÍCULO TIPO DE VEÍCULO CONDIÇÕES DO VEÍCULO PREENCHER O RELA-CIONAMENTO NF X PALETE (F0160 - 52/0) Nº DA NOTA FISCAL PRODUTO DATA PALETES NºS DAS ETIQUETAS ELABORADO POR CHAPA VISTO ANALISAR A SITUA-ÇÃO QUANTO ÀS NECESSIDADES DO CLIENTE LIBERAR PARCIALMENTE? 3 SIM 4 NÃO 2 SIM NÃO SIM NÃO 3 2 4 1 5 5