SIGADOC
Recebimento Digital Conferência da Portaria Despachar/Transferir Transferido (Digital) Transferência Cancelada Outras Ações Anexar Arquivos Edição de Portaria Exclusão de Portaria
Exibição de Informações Completas Vinculação de Portarias
Visualização Dossiê Visualizar Impressão
Contatos
Índice
Recebimento Digital
Considere que a portaria foi transferida para a sua lotação. Nesse caso, esse documento se encontrará na situação Caixa de Entrada (Digital). Essa situação representa todos os documentos que foram enviados a você ou a sua lotação.
No contexto de portarias, convencionamos que o envio sempre será feito para uma lotação. Logo, note na figura abaixo que não há documentos enviados diretamente a você (valor 0 na coluna Atendente) e há um ou mais documentos enviados para sua lotação (coluna Lotação). Dessa forma, para você achar a portaria que você criou, você terá que clicar sob o número que se encontra na coluna Lotação, na situação Caixa de Entrada (Digital).
Recebimento Digital
Clique no Número de identificação da portaria para visualizar o conteúdo e realizar o recebimento digital.
Recebimento Digital
Conferência da Portaria
Faça a conferência da Portaria e seus anexos.
1) Para conferir o anexo clique no link para visualizá-lo.
2) Para visualizar a portaria, clique em Visualizar Impressão. Verifique:
1) se o documento está com texto correto.
2) se a portaria não ficou em 2 páginas, onde a segunda página contém somente a assinatura do subscritor, no caso, o Reitor.
Conferência da Portaria
Em caso de qualquer erro notado, faça uma anotação, clicando no botão Fazer Anotação. Preencha os campos e clique em Ok.
Conferência da Portaria
Clique no botão Exibir Informações Completas. Observe abaixo que a anotação é exibida na linha de trâmite do documento.
Conferência da Portaria
Feito isso, transfira a portaria para lotação criadora da mesma, a fim de que o responsável por ela possa fazer a correção ou entrar em contato com a equipe de Suporte SIGADOC para fazer a correção.
Despachar/Transferir
Feito o recebimento da Portaria e não precisando de correções, proceda com a transferência desta portaria, clicando em Despachar/Transferir.
Despachar/Transferir
Será apresentada a página para realizar a transferência. No campo Atendente, escolha entre as opções IdUFF ou Setor para definir o tipo do destinatário. Uma vez escolhida a opção, clique no botão
No contexto de portarias, ficou definido que o envio sempre será feito para um setor, uma vez que todos os colaboradores lotados no setor destinatário terão acesso ao documento.
Entretanto, somente o colaborador que receber o documento é quem poderá dar trâmite a ele.
Despachar/Transferir
Uma vez tendo clicado em , será apresentada uma página de busca para que possa selecionar o setor desejado.
Despachar/Transferir
Clique na sigla do setor e você será redirecionado para a página anterior com o setor preenchido.
Transferido (Digital)
Clique no botão SIGA e escolha a opção Página Inicial. Note que há um documento que se encontra na situação Transferido(Digital), na seção Documentos Avulsos. A situação Transferido(Digital) representa documentos que foram transferidos para diversos destinatários (setor ou pessoa) e que ainda não foram recebidos por estes.
Transferido (Digital)
Importante: Quando o destinatário receber o documento, este não estará mais na listagem de
documentos do remetente. Logo, não ache que você perdeu o documento, que o mesmo sumiu ou até mesmo foi deletado. Se ele não se encontra mais na situação Transferido(Digital), significa que o destinatário já o recebeu e está com a posse do mesmo.
Transferido (Digital)
O valor 1 para a coluna Atendente significa que há um documento que você transferiu e que ainda não foi recebido. O valor 1 para a coluna Lotação significa que há um documento que foi transferido por você ou alguém que está na mesma lotação que você. Observe que o valor para coluna lotação poderia ser 10 e isso indicaria que outras pessoas da sua lotação também transferiram documentos.
Transferido (Digital)
Para continuar no documento que você acabou de transferir, clique no número 1 presente na coluna Atendente, na situação Transferido (Digital).
Identifique o documento na listagem apresentada e clique sobre o seu número de identificação. Uma nova tela será exibida.
Transferido (Digital)
Desfazer Transferência: Caso necessite realizar alguma correção
na portaria ou anexar novos documentos, é possível desfazer a Transferência enquanto o destinatário não tiver realizado o recebimento digital.
Transferência Cancelada
Outras Ações
Abaixo se encontra uma imagem com as ações que podem ser feitas sobre o documento antes de ser transferido digitalmente.
Anexar Arquivos
No Menu, clique em Anexar Arquivo para integrar um arquivo PDF na Portaria. Ao anexar um PDF qualquer ao documento A, este passa a tramitar junto a ele, como se fossem um único documento. Apenas arquivos em formato PDF e de tamanho inferior a 10 mb (megabytes) podem ser anexados.
Anexar Arquivos
Informe a data, o responsável (deve ser quem assinará digitalmente o anexo), coloque uma breve descrição e anexe o arquivo, clicando no botão Selecionar arquivo... Após selecionar o arquivo clique no botão Ok para finalizar.
Anexar Arquivos
Abaixo se encontra uma lista de anexos pendentes de assinatura, tendo a opção de Visualização,
Excluir e Assinar/Conferir cópia.
1 2 3
Visualizar Anexo: Antes de assinar, deve verificar o anexo. Excluir: O anexo pode ser excluído.
Anexar Arquivos
O botão Conferir Cópia deve ser utilizado por profissionais atuantes no protocolo para dar valor legal a um documento entregue pelo servidor.
No contexto de Portarias, somente o Reitor, Vice-Reitor ou Decano podem assinar os anexos. Esse conteúdo é somente informativo, uma vez que você, criador da portaria, não deverá executar nenhuma das duas operações.
Edição de Portaria
No Menu, clique em Editar. O documento mesmo encerrado também poderá ser editado. Além disso, a edição do conteúdo do documento só poderá ser feita pelo criador do mesmo.
Exclusão de Portaria
A exclusão de um documento temporário do sistema torna impossível sua recuperação. É importante saber que essa opção só é possível pelo fato dele ainda ser temporário.
Após clicar em Excluir, será apresentada uma mensagem de confirmação de exclusão, clique no botão Ok.
Exibição de Informações
Completas
No Menu, clique em Exibir Informações Completas para exibir todas as informações relacionadas ao trâmite do documento.
Vinculação de Portarias
No Menu, clique em Vincular para realizar a vinculação de portarias. A vinculação é somente como uma referência a outra portaria dentro do SIGA.
IMPORTANTE: Sempre vincule Portarias de Dispensa/Exoneração às de Nomeação/Designação, pois
isso ajudará os assessores do reitor a ficarem atentos no momento de numeração das portarias.
Para realizar a vinculação, clique em e selecione a Portaria que deseja vincular.
Vinculação de Portarias
Selecione a Portaria que deseja realizar a vinculação, clicando no seu Número de identificação.
Vinculação de Portarias
Feita a seleção da Portaria a ser vinculada, você será redirecionado a tela anterior com o preenchimento da identificação e sua descrição.
Vinculação de Portarias
A partir desse momento, os documentos passam ser relacionados, podendo ser visualizados, conforme exibido na imagem abaixo.
Vinculação de Portarias
Caso necessário é possível desfazer a vinculação, bastando acessar o documento e clicar em
Desfazer Vinculação.
Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique no botão Ok e você será redirecionado para a página de exibição da Portaria.
Visualização Dossiê
Em Visualização de Dossiê é exibida a listagem de documentos pertencentes a portaria em questão. Note que há a possibilidade de exibição do documento no navegador no formato PDF e em tela cheia.
É a visualização de todo o conteúdo do documento (despachos, anexos e documentos vinculados). Permite a exibição no navegador, em PDF e em tela cheia.
Visualizar Impressão
Confira as informações do documento, clicando no botão Visualizar Impressão. Dessa forma, você verá como o documento ficaria impresso no papel.
Obs: Ao clicar no botão Visualizar Impressão, somente
será exibida a portaria que está sendo criada. Não serão exibidos nem anexos nem portarias vinculadas.
Contatos
Em caso de dúvidas ou problemas, favor entrar em contato através do Sistema de Atendimentos
ou através do telefone 2629 2042 Opção 3 ou
