6. Projektek menedzselése
(műszaki-fejlesztés, innováció szerepe, projekt értelmezése, típusai, életciklusa, munkafázisai, módszertan, kialakulása, működése, siker-kudarc tényezői, hálótervezés a
projektmenedzselésben)
Projekt: Meghatározott célok (eredmények) elérése érdekében gondosan megtervezett tevékenységsorozat.
Időszakos vállalkozás, célja: egyedi termék, szolgáltatás előállítása. Elemei:
• Idő • Költség • minőség Kialakulása:
• A projektmenedzsment fogalmát nagyrészt az 1950-es években határozták meg, a hidegháborús védelmi programok során.
• Az alapelvek a repülőgépgyártás és a hadiipar területén fejlődtek ki.
• A ’90-es években csak néhány egyetemi, főiskolai projektmenedzsment-kurzus indult. • 2004-re már a Fortune 500-as listáján szereplő vállalatok osztályaikon megpróbáltak
projektmenedzsment-irodát felállítani.
• A projektmenedzsment hivatalos szervezete (Project Management Institute) tagjainak száma 1990 és 2004 között 7700-ról 100 000-re nőtt.
• A gazdasági verseny arra készteti a vállalatokat, hogy átlépjenek szervezeti és földrajzi határaikon, a szótárukba bekerül a virtuális team kifejezés.
• A fejlődő technológiák miatt egyre gyorsabbak a fejlesztési ciklusok.
• A jól képzett, ideiglenes munkaerő tökéletesen illik a projektekkel működő vállalathoz.
Módszertana:
• Oren Hararai úgy látja, hogy a projektorientált foglalkozás egyre elterjedtebb. A rutinfeladatokat automatizálni kell, vagy ki kell adni őket más vállalatoknak. A vállalat igazi érték az adja meg, hogy az emberek milyen gyorsan tudnak teamekbe rendeződni, majd ezt követően azonnal szétválni.
• Tom Stewart szerint a vállalatok újra rajzolták határaikat, amelyek szorosabbá váltak és porózusabbak lettek.
• Pen Stout a független dolgozók és a nagyobb vállalatok között szimbiotikus kapcsolatot lát: Lesznek erős, nagyon nagy vállalatok és erős, nagyon kicsi vállalatok, de közepesek nem nagyon. A projektmenedzsment lehetővé teszi, hogy a nagyok hasznosítsák a kicsik erősségeit.
• Ram Charran és Larry Bossidy a stratégia és a siker közötti kapcsolatra hívják fel a figyelmet, a dolgok végrehajtásához szükséges szaktudást hangsúlyozva.
Projektmenedzsment funkciók:
• Definiálás (célmeghatározás, projektmenedzsment-tevékenységek irányítása) • Tervezés (projekt céljainak elérése)
• Irányítás (előrehaladás mérése, kommunikáció, korrekciós lépések) A projekt tulajdonságai:
• Kezdési és befejezési időpont adott • Egyszeri tevékenység
• Összetett, komplexitás • Saját szervezeti háttér
Projekttípusok: a projekteket csoportosíthatjuk méreteik, elérendő projektumok, illetve azok céljai valamint működési jellegük alapján
Méretek szerinti csoportosítás:
• Óriás (gigant) projektek: Több évet is igénybe vesznek, feladataik általában nemzetköziek, megbízóik általában valamelyik világszervezet. (Bős-Nagymarosi Vízlépcső, Adriai kőolajvezeték, Alaszkai-Am-i kőolajvezeték)
• Nagyméretű projektek: Több alprojektre és részprojektre osztható, megbízó: országos szintű (állami megbízás vagy nemzetközi és hazai multi cégek) ált. beruházás jellegűek (Plázák, autópályák)
• Közepes méretű projektek: vállalatok, intézmények outsourcingjai, beruházások belső projektjei (16.ker uszoda)
• Kisméretű projektek: két elkülöníthető részprojekt alakítható ki (megvalósíthatósági tanulmányokat elősegítő pályázati projektek, másrészt a beruházási kivitelezését végigvivő részprojektek) általában rendezvények szervezése vagy pályázati projektek • (Mikro projektek: vállalaton belüli pl.: minőségirányítási rendszer kialakítása)
Elérendő projektumok céljai és azok megvalósításának jellege szerinti csoportosítás: • Irányító projektek
• Stratégiát kialakító projektek • Beruházási projektek
• Kutatási-műszaki fejlesztésű projektek • Szervezetfejlesztési projektek
• Tervezési projektek
• A megvalósíthatósági tanulmányok, valamint a pályázati anyagokat összeállító projektek
• A különféle értékteremtési tevékenységek megvalósítására szakosodott projektek • Oktatásszervezési és képzési projektek
• Rendezvényeket szervező és bonyolító projektek Működési jelleg alapján történő csoportosítás:
• Belső projektek: a Megbízó saját szervezetén belül adott témákra hoz létre projekteket
• Külső megbízásos projektek: A Megbízó a projekt véghezvitelére külső projektszervezettel köt szerződést
• Vegyes projektek: A belső és külső megbízásos projektek kombinációja, mindig a belső projekt a meghatározó
A projekt életciklusa: a projekt lineáris előrehaladását jelenti, az egyes fázisok határai döntési pontokat jelentenek. Négy döntési pont van:
• Definiálás: Ez a fázis akkor kezdődik, amikor a projektet és a projektmenedzsert megnevezik a projektalapító okiratban, és akkor fejeződik be, amikor megszületnek a projekt szabályai.
• Tervezés: Elkezdődik a projekt megtervezése, néhány projektszabállyal kapcsolatos döntés megváltozik. A tervezési fázis végén a feleknek egyet kell érteniük a projektszabályokban történt változásokkal is.
• Végrehajtás: Ebben a szakaszban történik a konkrét munkavégzés. Ez a fázis teszi ki a projekt legalább 90%-át. Akkor fejeződik be, amikor a projekt elérte célját.
• Lezárás: Ez a projekt legrövidebb szakasza. Három fontos funkciót tölt be: átlépés a következő szakaszba (működtetés, újabb termékfejlesztési fázis), a projekt hivatalos lezárása a megrendelő számára, a projekt sikereinek és hibáinak elemzése
A legáltalánosabb projekt életciklus a termék életciklusához hasonlítható. Az ábra vízszintes tengelyén a projekt időbeli lefutása, a fázisok láthatóak (idődimenzió). A függőleges tengely az egyes fázisok munkaráfordításával arányos (munkaóra, embernap, néha pénz), tehát a projektbe invesztált munka-mennyiséget mutatja. A jó projekt ismérvei:
• Releváns: kereslet vezérelt, cél-orientált, megfelel a stratégiai elvárásoknak
• Megvalósítható
• Fenntartható: megvalósítás után a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatóak maradjanak.
A projekt sikerességének okai:
• A szervezeti struktúra megfelelő a projekt-munkacsoport számára. • A munkacsoport részt vesz a tervezésben.
• A munkacsoport elkötelezett az ütemterv kialakítására.
• A munkacsoport elkötelezett egy reális költségvetés elkészítésére.
• A projekt köré megfelelő hálózatot terveznek, és nem engedik, hogy a projekt kezdete és vége maga a projektterv legyen.
• A munkacsoport kihasználja a szervezet bürokráciáját, politikái és eljárásai által nyújtott lehetőségeket, nem pedig ellenük dolgozik.
• A munkacsoport speciális és reális projekt-célkitűzéseket fogad el. • A megcélzott közösséget a projekt kezdetétől bevonják.
A projekt sikertelenségének okai: • Nem megfelelő hatáskör.
• A munkacsoport kellő bevonása és megalapozott tervezés hiánya. • A munkacsoportot nem vonják be, ha probléma merül fel.
• Nem megfelelő kommunikációs készségek. • Nem megfelelő gyakorlati készségek. • Nem megfelelő adminisztrációs készségek. • Irreális időbeni ütemezés.
• Nem világos (közös) célok.
Projektek fázisai:
• Kezdeményezési (koncepcionális) fázis Ötlet/igény felmerülése
Projektjavaslat elkészítése
Részletesebb piaci elemzések (megvalósíthatósági tanulmány) készítése • Tervezési fázis
Projekt célok definiálása
Projekt menedzsment létrehozása
Tevékenységek, erőforrások tervezése-ütemezése, integrálása minőségi-, illetve biztonsági előírásokkal, adminisztrációval
Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése • Végrehajtási (implementációs) fázis
Tervek „üzembehelyezése” Idő R á fo rd ítá s Koncepció (Megvalósít-hatóság)
Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása
Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerinti reviziója • Lezáró (befejező) fázis
Projekt komplettálása Átadás
Projekt kiértékelése
Nyomon követési feladatok Innováció:
Olyan társadalmi – műszaki – gazdasági folyamat, amely az ötletek és találmányok gyakorlati hasznosítása által új, vagy jobb tulajdonságú termékhez, eljárásokhoz vezet és – gazdasági profitorientált jellege esetén – a piacon való megjelenése többlethasznot eredményezhet. Az innováció a kutatási folyamattól a marketing folyamatig a tevékenységek teljes spektrumát átöleli.
Projekt innovatív tartalma: A kutatási és fejlesztési projektek csoportjába sorolható minden olyan projekt, amelynek eredményeként:
• új termék vagy technológia jön létre
• meglévő termék vagy technológia javulása következik be • új termék gyártását vagy új technológia alkalmazását vezetik be • termékek és szolgáltatások költsége csökkenthető
• új számítógépes program jön létre vagy meglévő kerül továbbfejlesztésre • termékek vagy szolgáltatások piaci bevezetése valósul meg
• célként előre meghatározott eredmény általában jól rögzíthető kvantitatív módon (paraméterek)
• materiális mellett egyre inkább a szellemi erőforrások válnak meghatározóvá • prototípus készíthető (máshol modellezés)
Az innováció 5 alapesete (Schumpeter, Mainesfeld, Vendler):
• Új – a fogyasztók körében még nem ismert – javaknak előállítása, vagy egyes javak új minőségének előállítása
• Új termelési eljárás bevezetése, amelynek nem kell semmiképpen sem új, tudományos felfedezésen alapulnia, és amely valamely áruval kapcsolatos újszerű kereskedelmi eljárás is lehet.
• Új elhelyezési lehetőség, vagyis új piac meghódítása
• Nyersanyagok vagy félkész áruk új beszerzési forrásának meghódítása • Új szervezeti felépítés létrehozása (magasabb hatékonyság)
Hálótervezés:
A hálótervezés lépései: • Célmeghatározás
• a cél eléréséhez szükséges folyamatok meghatározása
• a folyamatok bontása tevékenységekre (résztevékenységekre)
• sorrendiség meghatározása (mi az, ami párhuzamosan készíthető, mi az, ami csak egymás után következhet). Rendező elv vagy a technológia sorrendje, vagy a folyamat végrehajtásának logikája.
• a logikai háló megszerkesztése
• az egyes tevékenységekhez időadatok meghatározása • az átfutási idő meghatározása (kritikus út)
• a résztevékenységek kezdő és befejezési időadatainak meghatározása, a tartalékidők meghatározása, optimalizálás
• az eredmény kiértékelése
Tevékenység típusú háló elemei:
Minden hálónak egy kezdő és egy befejező eseménye van. A körök az eseményeket, a nyilak pedig a tevékenységeket jelentik. A tevékenységeknek időtartamuk, az eseményeknek határidejük van. Minden középen lévő esemény a megelőző tevékenység befejező, a követő tevékenységnek pedig a kezdő eseménye.
Ha egy tevékenység megkezdhető anélkül, hogy a megelőző tevékenység befejeződött volna, a megelőző tevékenységet résztevékenységekre kell bontani.
A hálótervezés geometriai szabályai:
• A hálónak összefüggő rendszert kell alkotnia
• A háló véges kiterjedésű, véges számú eseménypontból és ágból épül fel
• A háló irányított gráf, a nyilaknak mindig egy korábbi időpontban bekövetkező esemény felé kell mutatnia
• A háló hurokmentes, a nyílfolyamok önmagukban nem záródhatnak
• A hálóban – a rendszer hurokmentességéből következően – alternatív megoldások nem tervezhetők
• A háló alakja közömbös, a tevékenységeket ábrázoló nyilak metsződhetnek
A hálóterv nagyobb projektek esetén nehezen kezelhető. A Gantt-diagrammal mind az ütemtervvel kapcsolatos információ, mind a feladatok közötti kapcsolat jól szemléltethető. Gantt-diagram: Vonalas ütemterv, amely a folyamatok egymáshoz kapcsolódását, időbeli elrendezését mutatja. Végrehajtás nyomon követésére használható:
• végrehajtási adatok felvétele • tevékenységek ütemezése
• hátralévő tevékenységek átütemezése
Eric Verzuh: Projektmenedzsment
